Không phải mọi sự xung đột đều mang ý nghĩa tiêu cực. Có những xung đột giúp nhà lãnh đạo rất nhiều trong việc đưa ra những quyết định chính xác và toàn diện hơn.
Xung đột có tính xây dựng là cần thiết cho việc tạo ra sự cam kết với các quyết định. Nếu mọi người chỉ cười, gật đầu và nói "vâng" trong tổ chức của bạn, thì có thể đã đến lúc phải bắt đầu cần những cuộc tranh luận.
Theo ông Michael Roberto, chuyên gia của trường kinh doanh Havard, việc thiếu các xung đột hữu ích – có tính chất xây dựng – trong tổ chức sẽ gây khó khăn cho việc đánh giá các ý tưởng kinh doanh và đưa ra các quyết định quan trọng. Tất nhiên, xung đột không có nghĩa là hăm doạ.
Tầm quan trọng của xung đột có tính chất xây dựng
Các nhà lãnh đạo nên tạo ra một môi trường của các quan điểm bất đồng có tính chất xây dựng nhằm cải thiện chất lượng của các quyết định và để nâng cao mức độ cam kết của các quyết định được đưa ra. Michael Roberto cho rằng: "Để cho các xung đột tích cực giúp bạn xây dựng các cam kết với quyết định, và do đó, tạo điều kiện cho việc thực thi".
Đây là hiểu biết chính mà thường dễ dàng bị xem nhẹ. Các xung đột tích cực đóng vai trò chính trong việc xây dựng sự gắn kết với tầm nhìn và mục tiêu nhóm.
Điều này nghĩa là, để trở nên hiệu quả, chúng ta cần thay đổi cách chúng ta đưa ra các quyết định quan trọng. Khuyến khích các quan điểm trái ngược có tính xây dựng trong quá trình ra quyết định sẽ tăng sự gắn kết của mọi người với quyết định. Hơn nữa, điều này sẽ đảm bảo cho việc thực thi hiệu quả hơn. Các nhà lãnh đạo cần đóng vai trò tích cực hơn trong việc khuyến khích mọi người đưa ra những quan điểm này.
Tất nhiên, việc diễn tả sự bất đồng có thể là điều rất khó khăn và không thoải mái cho bất kỳ nhà quản lý hay nhân viên cấp dưới nào. Do đó, nhà lãnh đạo không thể chờ đợi các ý kiến bất đồng tự đến với họ, mà họ phải chủ động đi tìm kiếm nó trong tổ chức.
Các nhà lãnh đạo có thể và nên tiến hành các bước vững chắc để xây dựng sự xung đột thành quá trình ra quyết định. Ví dụ, họ có thể đề nghị các nhà quản lý đóng vai trò là đối thủ cạnh tranh của tổ chức trong các cuộc họp. Hoặc họ có thể phân công ai đó đóng vai người không tán thành để chắc chắn rằng việc đánh giá dự án đã được tiến hành toàn diện trước khi tiến hành.
Bằng việc tiến hành các cuộc tranh luận sôi nổi và cởi mở, các nhà lãnh đạo sẽ biết được liệu mọi người có thực sự đồng ý với lựa chọn được đưa ra hay không.
Làm cho các xung đột có tính xây dựng
Để hiệu quả, các nhà lãnh đạo cần đảm bảo rằng xung đột duy trì tính chất xây dựng. Đó là, họ phải khuyến khích sự bất đồng hướng đến nhiệm vụ trong cuộc tranh luận trong khi cố gắng để hạn chế các xung đột cá nhân. Các nhà lãnh đạo có thể thực hiện điều này bằng việc tiến hành các bước vững chắc, trước, trong và sau một quá trình ra quyết định quan trọng.
Trước quá trình ra quyết định:
– Thiết lập quy tắc nền tảng về cách mọi người nên liên hệ với nhau trong suốt cuộc tranh luận.
– Làm rõ vai trò của mỗi cá nhân trong cuộc thảo luận.
– Xây dựng sự tôn trọng lẫn nhau.
Trong suốt cuộc tranh luận:
– Định hướng lại sự chú ý của mọi người và đưa ra tình huống trong một quan điểm khác.
– Trình bày các ý kiến và số liệu để nâng sự hiểu biết và phát sinh ra các hướng thảo luận mới.
– Gợi mở hướng giải quyết khi nhóm dường như lâm vào thế bế tắc.
Sau quá trình ra quyết định:
– Học từ các bài học có liên quan đến cách quản lý xung đột một cách có tính xây dựng.
– Hàn gắn các mối quan hệ bị ảnh hưởng vì sự không rõ ràng trong quá trình.
Kỹ năng làm chủ một cuộc đối thoại có tính chất xây dựng là cần thiết cho các nhà lãnh đạo.
Đảm bảo rằng quá trình ra quyết định là công bằng
Các xung đột có tính chất xây dựng đòi hỏi một quá trình ra quyết định công bằng. Tất cả mọi người có liên quan trong cuộc tranh luận cần cảm thấy rằng quá trình đi đến quyết định là rõ ràng và công bằng.
Nhưng để xây dựng các đóng góp, các nhà lãnh đạo cần nghĩ ra một quy trình công bằng. Trong quá trình ra quyết định, một vài cá nhân có quan điểm được nhóm thừa nhận, trong khi những dự án khác lại có thể ít được ủng hộ. Lãnh đạo một quá trình công bằng không có nghĩa là cố gắng để thoả mãn mọi người trong khi quyết định cuối cùng được đưa ra. Thay vì thế, nó nghĩa là tạo ra một quá trình mà trong đó, các nhà lãnh đạo chứng tỏ sự quan tâm thực sự đến quan điểm của người khác. Để mọi người tin rằng một quá trình là công bằng, họ phải:
– Có cơ hội để diễn tả quan điểm và thảo luận tại sao và họ bất đồng với các thành viên khác như thế nào.
– Cảm thấy rằng quá trình ra quyết định là minh bạch.
– Tin rằng người lãnh đạo lắng nghe kỹ lưỡng và xem xét quan điểm của họ một cách có cân nhắc và nghiêm túc trước khi đưa ra quyết định.
– Nhận ra rằng họ có cơ hội thực sự để ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng của nhà lãnh đạo.
– Có sự hiểu biết rõ ràng về nhân tố căn bản của quyết định cuối cùng.
Dành thời gian trong các cuộc họp cho các trao đổi có tính chất xây dựng
Các xung đột có tính chất xây dựng và thảo luận cần phải có thời gian. Các nhà lãnh đạo cần cẩn trọng về việc cố gắng để tối đa hoá hiệu quả của cuộc họp của họ. Làm vậy, họ có thể chịu một hậu quả không chủ định trước. Chương trình quá tải, cùng với đòi hỏi cho hiệu quả, thường chống lại nỗ lực tốt nhất của nhà lãnh đạo với việc khuyến khích tranh luận.
Với một số người bất đồng, cần thời gian để có sự can đảm trong việc diễn tả quan điểm của họ hoặc để xác định một cách chính xác họ thích đưa ra quan điểm như thế nào. Lại có thể có những người muốn lắng nghe những người khác nói trước và có được sự hiểu biết tốt hơn về vấn đề trước khi đưa ra quan điểm của họ. Thảo luận diễn ra quá nhanh có thể sẽ không tạo ra sự thoải mái cho mọi người tham gia vào buổi thảo luận.
Làm cho mọi người có trách nhiệm
Để làm cho mọi người có trách nhiệm cần các quy tắc rõ ràng về sự gắn kết và làm rõ các hành vi có thể chấp nhận được. Việc nhà lãnh đạo rõ ràng trong cách mà họ muốn mọi người đóng góp và cư xử sẽ rất quan trọng trong quá trình ra quyết định.
Mọi người cần hiểu họ được trông đợi gì, cũng như họ có thể trông đợi gì vào người lãnh đạo. Nhưng quan trọng hơn, các nhà lãnh đạo cần duy trì các nguyên tắc, làm cho mọi người chịu trách nhiệm nếu họ vi phạm vào các quy phạm và quy tắc. Nếu ai đó sử dụng ý kiến bất đồng để tấn công cá nhân hoặc để cản trở việc thực thi sau đó, các nhà lãnh đạo cần chấn chỉnh. Các ý kiến bất đồng có thể là các cơ hội phát triển, họ có thể giúp các nhà quản lý và nhân viên học và cải thiện hoàn cảnh và cách làm việc nghèo nàn.
Nhu cầu có các xung đột có tính xây dựng nhằm nâng cao sự gắn kết và để hướng tới sự thực thi là một nguyên tắc lãnh đạo chủ chốt. Đó là một kỹ năng cần thiết để hướng tới kết quả trong các tổ chức ngày nay.