Đổi mới quản lí theo quy trình

Quản lý (QL) từ xÆ°a tá»›i nay vẫn là nhiệm vụ trung tâm của mọi tổ chức. Vá»›i thời gian, các công cụ công nghệ và phÆ°Æ¡ng pháp luận má»›i do con người nghiên cứu, phát triển Ä‘ã giúp cho việc QL các tổ chức lá»›n ngày má»™t hữu hiệu hÆ¡n. Từ chá»— phụ thuá»™c vào tài năng bẩm sinh của con người thành các quy trình (QT) khoa học công nghệ (KHCN) không phụ thuá»™c vào người thá»±c hiện

QL cổ Ä‘iển dá»±a trên con người

QL cổ Ä‘iển lấy con người làm trung tâm cho nên phụ thuá»™c rất nhiều vào tài năng và nghệ thuật của người lãnh đạo. Con người trong QL cổ Ä‘iển là nhân tố tổng hợp của các yếu tố: cảm nhận thá»±c tế, hình thành QT, xây dá»±ng chuẩn má»±c và ká»· luật tuân thủ. Thường người ta thấy ở những tổ chức cổ Ä‘iển thành công phải có những con người biết nhận định chính xác tình hình, biết lập ra QT phối hợp mọi người làm việc, biết lập ra các chuẩn má»±c Ä‘o chính xác hiệu quả công việc, và biết tuân thủ nghiêm ngặt các QT và chuẩn má»±c Ä‘ó. Không phải tất cả mọi người đều có thể há»™i tụ được những khả năng này, đặc biệt là khả năng nhận định chính xác tình hình và lập ra QT giải quyết vấn đề.

Trong QL cổ Ä‘iển, đặc biệt là ở phÆ°Æ¡ng Đông, việc tuyển chọn nhân tài trở thành Ä‘iều kiện thiết yếu và đầu tiên cho QL thành công. Từ Ä‘ó xuất hiện quan niệm "hiền tài là nguyên khí quốc gia" và quan Ä‘iểm lấy người tài làm trung tâm này được đẩy lên quá mức. Ngày nay, quan Ä‘iểm này Ä‘ã chuyển dịch: chọn người tâm phúc và tin cậy để đặt vào các vị trí chủ chốt, bỏ qua yếu tố xem xét tình huống để lập QT cho sát các nghiệp vụ.

Ví dụ Ä‘iển hình về QL cổ Ä‘iển là việc Khổng Minh bầy binh bố trận trong cuá»™c chiến Xích Bích vá»›i Tào Tháo. Khổng Minh, má»™t nhà lãnh đạo và QL giỏi, Ä‘ã hình dung ra QT trận Ä‘ánh, bố trí các tÆ°á»›ng lÄ©nh trấn giữ những Ä‘iểm chốt sẽ xảy ra chiến trận, và trao cho má»—i người má»™t “túi gấm” mô tả QT xá»­ lý cho các tình huống cùng các tiêu chuẩn thành công. Đòi hỏi căn bản vá»›i các tÆ°á»›ng lÄ©nh là phải tuân thủ nghiêm ngặt những QT Ä‘ã được thiết lập. Không có mấy ai trong lịch sá»­ có được khả năng lập ra QT hoàn hảo sát vá»›i thá»±c tế nhÆ° vậy.

Người QL nhÆ° vậy thá»±c sá»± là người lao Ä‘á»™ng trí tuệ cao, chuyển những nhận biết của mình thành các tài liệu mô tả mục Ä‘ích cần đạt tá»›i, cách thá»±c hiện công việc, cách kiểm soát công việc theo mục Ä‘ích và sá»­ dụng sức mạnh tuân thủ của tổ chức để làm cho ý tưởng trở thành hiện thá»±c. Thiếu những lao Ä‘á»™ng trí tuệ này, thá»±c tế người ta sẽ không thể Ä‘iều khiển được hệ thống phức tạp Ä‘ang diá»…n ra.

QL hiện đại trên nền công nghệ

Ngày nay, các cÆ¡ quan và tổ chức đều có mức Ä‘á»™ QL phức tạp vượt ra ngoài khả năng bao quát của con người bình thường. Do Ä‘ó các tổ chức này đều có nhu cầu tìm kiếm những người có khả năng QL giỏi. NhÆ°ng hiển nhiên không thể có nhiều người QL giỏi bẩm sinh nhÆ° kiểu Khổng Minh được.

QL hiện đại xem xét việc phân chia hoạt Ä‘á»™ng của người QL giỏi thành nhiều nhiệm vụ Ä‘á»™c lập nhau, có thể trao cho từng nhóm chuyên gia thá»±c hiện. Toàn tổ chức là bá»™ máy xâu chuá»—i công việc của các nhóm chuyên gia để thá»±c hiện mục tiêu.

Các nguyên tắc của QL hiện đại

Bên cạnh những yếu tố trá»±c cảm, quyết Ä‘oán của người quản lý, các yếu tố KHCN của QL cần được nhận diện và thá»±c thi để làm cho tổ chức phát triển vững chắc. Xuất phát từ những đặc trÆ°ng chính của người QL các tổ chức, bên ngoài yếu tố sáng tạo của con người, các yếu tố sau Ä‘ây cần được thiết lập dá»±a trên các nguyên tắc KHCN:

QT làm việc là dãy các hoạt Ä‘á»™ng phối hợp công việc của nhiều chuyên gia, nhiều nhóm công tác để đạt tá»›i mục tiêu của tổ chức. QT này phải do chuyên gia trong các lÄ©nh vá»±c xây dá»±ng nên và cần phải được làm tài liệu cẩn thận để cho những người kế tục có thể hiểu, thá»±c hiện và cải tiến chúng. QT này không phụ thuá»™c vào người tham gia thá»±c hiện miá»…n là họ Ä‘áp ứng đủ yêu cầu kỹ năng nào Ä‘ó.

Các sản phẩm của từng công Ä‘oạn QT cần phải Ä‘áp ứng các tiêu chuẩn chất lượng do các nhóm chuyên môn theo dõi, kiểm nghiệm tuân thủ Ä‘úng các chuẩn Ä‘ã quy định. Toàn tổ chức tham gia vào việc đảm bảo chất lượng cho sản phẩm và dịch vụ được thá»±c hiện.

Trong QL hiện đại, ba khái niệm về QT này được tách ra Ä‘á»™c lập nhau và có thể trao cho các nhóm người khác nhau trong tổ chức phụ trách. NhÆ°ng vấn đề là, các tổ chức ngày càng phức tạp, dù có các nhóm chuyên môn hoá, cÅ©ng không thể bao quát hết nếu chỉ dá»±a vào đầu óc của từng cá nhân. Công nghệ và máy móc cùng phÆ°Æ¡ng pháp làm việc má»›i trở thành quan trọng để há»— trợ hữu hiệu cho con người trong công tác QL tổ chức phức tạp. Do Ä‘ó việc tăng cường sá»­ dụng các công cụ xá»­ lý thông tin trong QL theo QT là má»™t yêu cầu tất yếu.

Ngô Trung Việt- Theo PcWorld