Truyền Thông Đối Nội: “Vũ Khí Bí Mật” Thường Bị Bỏ Qua

Thường thường, các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn cho công tác đối ngoại, PR với bên ngoài, trong khi truyền thông bội bộ không mấy được ý thức hay chú trọng. Kênh truyền thông nội bộ thông suốt, cởi mở không thể tự nhiên hình thành. Hơn nữa, xây dựng để nhu cầu truyền thông nội bộ trở thành tự nhiên còn là điều rất khó.

Nói cho ai? Ai nghe?

Để thay đổi hình ảnh trong mắt khách hàng, một công ty mở cuộc thi “Nụ cười của nhân viên” và in phiếu thăm dò phát cho khách hàng nhằm ghi nhận phản hồi. Một giám đốc công ty này quan sát xem nhân viên của công ty mình tăng cường …cười với khách hàng như thế nào, thấy có người bấm kèm phiếu thăm dò vào hóa đơn tính tiền rồi nói gọn lỏn với khách: “Bên em đang có chương trình thi nụ cười, anh chị điền giúp ý kiến”; có người quên phát phiếu thăm dò, khách hàng ra tới cửa mới với theo…Nghĩa là, nhiệm vụ quan trọng nhất được họ hiểu là …cốt sao phát phiếu thăm dò tới khách hàng cho bằng hết chứ không phải là thay đổi thái độ phục vụ, thay đổi hình ảnh công ty.

Trong một môi trường khác, một nhân viên bức xúc với trưởng phòng vì vừa phát hiện ra mức lương của đồng nghiệp cao hơn mình nhiều, dù người ấy vào làm sau mình và trách nhiệm cũng nhẹ nhàng hơn. Trưởng phòng phản ánh lên cấp trên theo cách nào đó, để cuối cùng kết luật của lãnh đạo là “Thằng này bắt đầu kiêu binh rồi, yêu sách đòi tăng lương đây!”, trong khi sự thật, nhân viên nọ chỉ cần đựơc giải thích vì sao có sự chênh lệch hay biệt đãi kia mà anh cho là bất công (anh không hề đòi tăng luơng nếu đồng nghiệp kia cũng như anh). Đó là một trong những hệ quả tất yếu và phổ biến nhất của công tác truyền thông nội bộ kém: Thông tin từ chiếu này đến chiếu kia bị khúc xạ, biến dạng hoặc thông tin không đến nơi đến chốn, các bên nói sai những gì cần nói, nghĩ sai những gì được nghe. Và thực tế là, theo một chuyên gia quản trị: “Không thể có văn hóa doanh nghiệp lành mạnh khi không có kênh truyền thông đối nội tốt”.

Thường thường, các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn cho công tác đối ngoại, PR với bên ngoài, trong khi truyền thông bội bộ không mấy được ý thức hay chú trọng. Kênh truyền thông nội bộ thông suốt, cởi mở không thể tự nhiên hình thành. Hơn nữa, xây dựng để nhu cầu truyền thông nội bộ trở thành tự nhiên còn là điều rất khó. Khi không có sự giao lưu, thấu hiểu chủ trương của công ty, chính sách của ban lãnh đạo, chắc chắn mỗi nhân viên sẽ có một cách hiểu và phát tán những thông điệp khác nhau ra bên ngoài, gây nhiễu thông tin hay thông tin không đồng nhất. Mặt khác, sự méo mó thông tin sẽ gây sự ức chế, phát sinh ấm ức dẫn đến nói xấu lãnh đạo, đồng nghiệp bằng những thông tin thêu dệt hơn là những đóng góp ý kiến, phản biện chính thức trong cuộc hợp được sự đồng tâm, đồng sức làm suy yếu sức mạnh nội bộ khi truyền thông không chính xác, tình trạng này còn tạo ra những hệ quả rất cụ thể, như thực hiện sai kế hoạch của công ty, tốn thời gian và tài chính khắc phục sự sai lạc, lòng vòng giữa các phòng ban…

LÀM SAO ĐỂ XÂY DỰNG KÊNH TRUYỀN THÔNG ĐỐI NỘI ĐẠT HIỆU QUẢ CAO?

Những công cụ thường được sử dựng nhất để truyền đạt các ý tưởng, chính sách chung của công ty đến nhân viên là bảng thông báo, bản tin nội bộ, những cuộc họp giao ban. Tuy nhiên truyền thông đối nội không chỉ đơn thuần như thế. Theo ông Quách Tuấn Khanh, Giám đốc công ty Going Up: “Phần lớn truyền thông đối nội là văn hoá giao tiếp, chia sẽ bằng lời, trên phạm vi nội dung công việc, mà còn là nhu cầu được mở lòng. Người lãnh đạo giữ vai trò chính trong việc xây dựng kênh truyền thông nội bộ và nhu cầu giao tiếp trong công ty. Một khi đã tạo thành cái khuôn rồi, rất khó để thay đổi”.

Để khắc phục điều này, trước người lãnh đạo phải thay đổi thái độ của mình với nhân viên, tạo không khí gần gũi và dân chủ, khuyến khích mọi người biết nói và nghe, phát huy tất cả các kênh liên kết như e-mail, điện thoại nội bộ, bản tin nội bộ, những cuộc họp giao ban vui vẻ, thư động viên của cấp trên với cấp dưới… Quan trọng nhất là tạo không khí để mọi người cảm thấy tin cậy, thoải mái khi trao đổi, tâm sự với nhau. Khi đã có thể kể cho nhau một câu chuyện vui, lan truyền cho nhau những tin nhắn offline thú vị, thì chắc chắn người ta không có gì trở ngại trong trao đổi công việc và phản hồi quan điểm.

(Theo SGDN)

Leave A Comment...