Truyền Thông Đối Nội: “Vũ Khí Bí Mật” Thường Bị Bỏ Qua

Thường thường, các doanh nghiệp quan tâm nhiều hÆ¡n cho công tác đối ngoại, PR vá»›i bên ngoài, trong khi truyền thông bá»™i bá»™ không mấy được ý thức hay chú trọng. Kênh truyền thông ná»™i bá»™ thông suốt, cởi mở không thể tá»± nhiên hình thành. HÆ¡n nữa, xây dá»±ng để nhu cầu truyền thông ná»™i bá»™ trở thành tá»± nhiên còn là Ä‘iều rất khó.

Nói cho ai? Ai nghe?

Để thay đổi hình ảnh trong mắt khách hàng, má»™t công ty mở cuá»™c thi “Nụ cười của nhân viên” và in phiếu thăm dò phát cho khách hàng nhằm ghi nhận phản hồi. Má»™t giám đốc công ty này quan sát xem nhân viên của công ty mình tăng cường …cười vá»›i khách hàng nhÆ° thế nào, thấy có người bấm kèm phiếu thăm dò vào hóa Ä‘Æ¡n tính tiền rồi nói gọn lỏn vá»›i khách: “Bên em Ä‘ang có chÆ°Æ¡ng trình thi nụ cười, anh chị Ä‘iền giúp ý kiến”; có người quên phát phiếu thăm dò, khách hàng ra tá»›i cá»­a má»›i vá»›i theo…NghÄ©a là, nhiệm vụ quan trọng nhất được họ hiểu là …cốt sao phát phiếu thăm dò tá»›i khách hàng cho bằng hết chứ không phải là thay đổi thái Ä‘á»™ phục vụ, thay đổi hình ảnh công ty.

Trong má»™t môi trường khác, má»™t nhân viên bức xúc vá»›i trưởng phòng vì vừa phát hiện ra mức lÆ°Æ¡ng của đồng nghiệp cao hÆ¡n mình nhiều, dù người ấy vào làm sau mình và trách nhiệm cÅ©ng nhẹ nhàng hÆ¡n. Trưởng phòng phản ánh lên cấp trên theo cách nào Ä‘ó, để cuối cùng kết luật của lãnh đạo là “Thằng này bắt đầu kiêu binh rồi, yêu sách Ä‘òi tăng lÆ°Æ¡ng Ä‘ây!”, trong khi sá»± thật, nhân viên nọ chỉ cần đựơc giải thích vì sao có sá»± chênh lệch hay biệt Ä‘ãi kia mà anh cho là bất công (anh không hề Ä‘òi tăng luÆ¡ng nếu đồng nghiệp kia cÅ©ng nhÆ° anh). Đó là má»™t trong những hệ quả tất yếu và phổ biến nhất của công tác truyền thông ná»™i bá»™ kém: Thông tin từ chiếu này đến chiếu kia bị khúc xạ, biến dạng hoặc thông tin không đến nÆ¡i đến chốn, các bên nói sai những gì cần nói, nghÄ© sai những gì được nghe. Và thá»±c tế là, theo má»™t chuyên gia quản trị: “Không thể có văn hóa doanh nghiệp lành mạnh khi không có kênh truyền thông đối ná»™i tốt”.

Thường thường, các doanh nghiệp quan tâm nhiều hÆ¡n cho công tác đối ngoại, PR vá»›i bên ngoài, trong khi truyền thông bá»™i bá»™ không mấy được ý thức hay chú trọng. Kênh truyền thông ná»™i bá»™ thông suốt, cởi mở không thể tá»± nhiên hình thành. HÆ¡n nữa, xây dá»±ng để nhu cầu truyền thông ná»™i bá»™ trở thành tá»± nhiên còn là Ä‘iều rất khó. Khi không có sá»± giao lÆ°u, thấu hiểu chủ trÆ°Æ¡ng của công ty, chính sách của ban lãnh đạo, chắc chắn má»—i nhân viên sẽ có má»™t cách hiểu và phát tán những thông Ä‘iệp khác nhau ra bên ngoài, gây nhiá»…u thông tin hay thông tin không đồng nhất. Mặt khác, sá»± méo mó thông tin sẽ gây sá»± ức chế, phát sinh ấm ức dẫn đến nói xấu lãnh đạo, đồng nghiệp bằng những thông tin thêu dệt hÆ¡n là những Ä‘óng góp ý kiến, phản biện chính thức trong cuá»™c hợp được sá»± đồng tâm, đồng sức làm suy yếu sức mạnh ná»™i bá»™ khi truyền thông không chính xác, tình trạng này còn tạo ra những hệ quả rất cụ thể, nhÆ° thá»±c hiện sai kế hoạch của công ty, tốn thời gian và tài chính khắc phục sá»± sai lạc, lòng vòng giữa các phòng ban…

LÀM SAO ĐỂ XÂY Dá»°NG KÊNH TRUYỀN THÔNG ĐỐI NỘI ĐẠT HIỆU QUẢ CAO?

Những công cụ thường được sá»­ dá»±ng nhất để truyền đạt các ý tưởng, chính sách chung của công ty đến nhân viên là bảng thông báo, bản tin ná»™i bá»™, những cuá»™c họp giao ban. Tuy nhiên truyền thông đối ná»™i không chỉ Ä‘Æ¡n thuần nhÆ° thế. Theo ông Quách Tuấn Khanh, Giám đốc công ty Going Up: “Phần lá»›n truyền thông đối ná»™i là văn hoá giao tiếp, chia sẽ bằng lời, trên phạm vi ná»™i dung công việc, mà còn là nhu cầu được mở lòng. Người lãnh đạo giữ vai trò chính trong việc xây dá»±ng kênh truyền thông ná»™i bá»™ và nhu cầu giao tiếp trong công ty. Má»™t khi Ä‘ã tạo thành cái khuôn rồi, rất khó để thay đổi”.

Để khắc phục Ä‘iều này, trÆ°á»›c người lãnh đạo phải thay đổi thái Ä‘á»™ của mình vá»›i nhân viên, tạo không khí gần gÅ©i và dân chủ, khuyến khích mọi người biết nói và nghe, phát huy tất cả các kênh liên kết nhÆ° e-mail, Ä‘iện thoại ná»™i bá»™, bản tin ná»™i bá»™, những cuá»™c họp giao ban vui vẻ, thÆ° Ä‘á»™ng viên của cấp trên vá»›i cấp dÆ°á»›i… Quan trọng nhất là tạo không khí để mọi người cảm thấy tin cậy, thoải mái khi trao đổi, tâm sá»± vá»›i nhau. Khi Ä‘ã có thể kể cho nhau má»™t câu chuyện vui, lan truyền cho nhau những tin nhắn offline thú vị, thì chắc chắn người ta không có gì trở ngại trong trao đổi công việc và phản hồi quan Ä‘iểm.