Giám Đốc PR – Anh Là Ai?

Khi đề cập đến phòng PR nội bộ, một chức danh thu hút sự quan tâm của nhiều người là trưởng phòng PR nội bộ – Anh là ai? Làm thế nào để trở thành trưởng phòng PR, cần những tố chất nào để có thể đảm nhận cương vị này; Vị trí này sẽ có những thuận lợi và khó khăn gì… là một số câu hỏi của các thành viên có quan tâm gửi đến cho chúng tôi. Xin giới thiệu với các bạn bài viết này giới thiệu về chức danh trưởng phòng PR trong các doanh nghiệp mong rằng các bạn sẽ sớm có câu trả lời cho các thắc mắc của mình.
Chức danh người quản lý PR

Người quản lý phòng PR có thể được gọi bằng nhiều chức danh khác nhau như “giám đốc công vụ” (director of public affairs), “giám đốc giao tế” (communication manager) hoặc chức danh kết hợp “chuyên viên PR và quảng cáo” (advertising and public relations officer). Ở đây, chúng ta tạm gọi là trưởng phòng PR.

Trách nhiệm của trưởng phòng PR

Trưởng phòng PR có những trách nhiệm chính như sau:

– Xác định mục tiêu cho hoạt động PR

– Ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết

– Xác định thứ tự ưu tiên trong việc lựa chọn nhóm công chúng, phương tiện truyền thông để tiếp cận họ, thời điểm tiến hành, bố trí nhân sự và những nguồn tài nguyên khác một cách tốt nhất.

– Quyết định tính khả thi của việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra trong giới hạn của nguồn ngân sách, đội ngũ nhân viên và công cụ sẵn có.

Ngoài ra, trưởng phòng PR còn có các nhiệm vụ sau:

– Thiết lập và duy trì một hình ảnh đúng đắn về tổ chức, chính sách, sản phẩm, dịch vụ và nhân sự của tổ chức.

– Giám sát ý kiến bên ngoài tổ chức và báo cáo với ban lãnh đạo.

– Tư vấn cho ban lãnh đạo các vấn đề về giao tế, giải pháp và kỹ thuật.

– Thông tin cho công chúng về các chính sách, hoạt động, sản phẩm, dịch vụ và nhân sự của tổ chức để đạt được sự hiểu biết tường tận nhất của công chúng về tổ chức.

Sự liên kết giữa trưởng phòng PR và ban lãnh đạo

Để đạt hiệu quả trong công tác PR, trưởng phòng PR và ban lãnh đạo cần có mối liên kết hợp lý. Viễc liên kết có thể thực hiện theo những nguyên tắc sau:

-Trưởng phòng PR phải là người am hiểu chuyên môn để được ban lãnh đạo nễ trọng như một chuyên gia trong lĩnh vực này.

-Trưởng phòng PR nên thiết lập mối lien lạc xuyên suốt trong nội bộ – biết mọi người và được mọi người biết đến – và gây dựng sự tin cậy của mọi người để có thể thu thập thông tin từ tất cả các phòng ban trong tổ chức bất cứ lúc nào.

– Tương tự, trưởng phòng PR nên thiết lập các mối quan hệ bên ngoài tổ chức, đây được xem là một nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy. Những nguồn thông tin từ bên ngoài cũng vô cùng cần thiết vì sẽ giúp tổ chức biết được những ý kiến phản hồi.

– Trưởng phòng PR phải báo cáo tổng quát cho lãnh đạo cấp cao về những cuộc trò chuyện phỏng vấn, bài phát biểu và những dịp xuất hiện trước công chúng.

– Ban lãnh đạo phải có khả năng cũng như sẵn sang giao tiếp, và trưởng phòng PR có thể sắp xếp các cuộc “diễn tập” trước những buổi đón tiếp nhà báo, hay giúp ban lãnh đạo làm quen “ống kính” trước khi xuất hiện trên truyền hình.

– Ban lãnh đạo cũng phải thông tin một cách đầy đủ nhanh chóng và trực tiếp cho trưởng phòng PR, nghĩa là trưởng phòng PR phải được tiếp cận với ban lãnh đạo.

– Hơn nữa, trưởng phòng PR cần phải có một vị trí tương đối quan trọng trong tổ chức, d8ể chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cấp cao và liên kết với tất cả các phòng ban trong tổ chức. Lý tưởng nhất trưởng phòng PR nên là thành viên trong ban giám đốc, như thường thấy ở những công ty thành công nhất thế giới

Thuận lợi và bất lợi của Trưởng phòng PR nội bộ

Thuận lợi:

– Thân thuộc với các tổ chức của mình.

– Có thể thu nhập được các ý kiến hay kinh nghiệm chuyên môn về ngành nghề, lĩnh vực hay những đối tượng liên quan đến tổ chức.

– Có thể dễ dàng thiết lập những mối liên hệ trong tổ chức và thu nhập được những thông tin đáng tin cậy nhanh chóng.

– Có thể xữ lý ngay lập tức trong trường hợp khẩn cấp.

– Có mộ vị trí tương đối quan trọng để tư vấn cho ban lãnh đạo hàng ngày.

Bất lợi

– Có thể quá thân thuộc với tổ chức và như vậy dễ nảy sinh sự thiên vị. điều đó có thể được phản ánh qua những bài viết của trưởng phòng PR, và đây sẽ là mối bất lợi cho tổ chức vì các phương tiện truyền thông sẽ không tin tưởng và bác bỏ những bài viết như thế.

– Nếu trưởng phòng PR không được đào tạo tốt hay không có đủ những khả năng cần thiết, họ sẽ gây phức tạp, có thể trở thành một “mối nguy” cho tổ chức.

– Trưởng phòng PR có thể không nhận được chức danh phù hợp để được tôn trọng của ban lãnh đạo hay giới truyền thông, và như vậy họ khó thực hiện được công việc một cách hiệu quả.

(Theo PRVietNam)

Leave A Comment...