Phòng PR Nội Bộ Là Gì?

PR hiện nay Ä‘ang dần đần định hình trở thành má»™t ngành chuyên nghiệp hóa, việc tuyển dụng nhân viên PR đến hình thành má»™t bá»™ phận chuyên ngành PR hoặc thành lập công ty PR Ä‘ang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Phạm vi bài viết này chỉ đề cập đến vai trò của phòng PR ná»™i bá»™. Má»™t bá»™ phận Ä‘ang được nhiều DN có ý định thành lập.

Sá»± cần thiết lập phòng PR ná»™i bá»™

Khi má»™t công ty cần chú trọng nhiều đến công tác PR, việc thiết lập má»™t bá»™ phận PR ná»™i bá»™ sẽ thuận lợi hÆ¡n. Điều này không có nghÄ©a là bá»™ phận PR ná»™i bá»™ tốt hÆ¡n má»™t nÆ¡i chuyên tÆ° vấn PR nào Ä‘ó bên ngoài hay ngược lại. Hai hình thức này khác nhau, và má»™t công ty lá»›n có thể sá»­ dụng cả hai.

Có thể nói phòng PR là má»™t bá»™ phận “kết dính” trong tổ chức. Để đại diện cho tổ chức của mình, bá»™ phận này phải nắm bắt các vấn đề và liên hệ chặt chẽ vá»›i các bá»™ phận khác trong ná»™i bá»™. Bên cạnh Ä‘ó, họ có chức năng truyền đạt thông tin, cố vấn và hoạch định chiến dịch cÅ©ng nhÆ° phải xây dá»±ng mối quan hệ vá»›i người tiêu dùng, những nhà phân phối sản phẩm cho họ và mối quan hệ khác. Khi chuyên viên PR càng nắm rõ về tổ chức, họ càng làm tốt vai trò của mình.

Quy mô của bá»™ phận PR

Quy mô của bá»™ phận PR có thể lá»›n hay nhỏ tùy thuá»™c vào: Quy mô của tổ chức

Mức Ä‘á»™ cần thiết của tổ chức về PR và tầm quan trọng mà ban lãnh đạo xác định đối vá»›i hoạt Ä‘á»™ng này. Các yêu cầu PR đặc biệt của tổ chức

Chẳng hạn, má»™t nhà sản xuất sản phẩm tiêu dung lá»›n có thể chi phí nhiềucho quảng cáo và ít hÆ¡n cho PR, trong má»™t công ty trong lÄ©nh vục công nghiệp hay kỹ thuật thì ngược lại. Không có nhu cầu về PR ở tổ chức giống tổ chức nào. Điều quan trọng là mục tiêu giao tiếp vá»›i những nhóm công chúng xác định mà ban lãnh đạo đặt ra. Lá»±c đẩy của PR phải bắt đầu từ ban lãnh đạo.

Bá»™ phận PR ná»™i bá»™ có thể chỉ bao gồm má»™t trưởng phòng PR và má»™t thÆ° ký, hay có thể có thêm các trợ lý chuyên môn nhÆ° nhân viên báo chí, biên tập viên tạp chí ná»™i bá»™, nhân viên thiết kế – in ấn, thợ chụp hình…Có những tổ cức không tuyển dụng má»™t chuyên viên PR mà để giám đốc tiếp thị, quảng cáo hay giám đốc bán hàng kiêm luôn nhiệm vụ này hoặc sá»­ dụng dịch vụ của má»™t công ty tÆ° vấn.

Ở má»™t số nÆ¡i – chẳng hạn nhÆ° các tổ cức tình nguyện, hoạt Ä‘á»™ng PR cÅ©ng thuá»™c phạm vi nhiệm vụ của chính giám đốc, nhân viên gây quỹ, thÆ° ký hay thành viên. TrÆ°á»›c kia, tại các cÆ¡ quan chính quyền địa phÆ°Æ¡ng của Anh, PR do thÆ° ký của thị trưởng đảm nhiệm, nhÆ°ng ngày nay hầu hết các Ä‘Æ¡n vị này đều có hẳn má»™t Ä‘á»™i ngÅ© PR chuyên nghiệp.

Hoạt Ä‘á»™ng PR ở từng tổ chức không giống nhau, nhÆ°ng nhình chung công việc của má»™t phòng PR có thể bao gồm má»™t số hoặc tất cả các nhiệm vụ sau:

– Viết và phân bố cá thông cáo báo chí, hình ảnh và bài Ä‘iểm tin cho giá»›i báo chí, thu nhập và lÆ°u trữ danh sách báo chí.

– Tổ chức các buổi họp báo, các buổi Ä‘ón tiếp và những buổi Ä‘i tham quan cÆ¡ sở vật chất của tổ chức.

– Duy trì bá»™ phận chuyên cung cấp thông tin cho các phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông.

– Sắp xếp các buổi phỏng vấn vá»›i Ä‘ài phát thanh, Ä‘ài truyền hình hay giá»›i báo chí cho lãnh đạo.

– HÆ°á»›ng dẫn các nhà chụp ảnh và tổ chức má»™t thÆ° viện hình ảnh.

– Biên tập và xuất bản tạp chí ná»™i bá»™ cho nhân viên, tổ chức các hình thức thông tin ná»™i bá»™ khác nhÆ° chiếu phim, trình bày bằng hình ảnh hay báo tường, v.v…

– Biên tập và xuất bản tạp chí cho các đối tượng ngoài công ty nhÆ° nhà phân phối, người sá»­ dụng hay khách hành…

– Viết và xuất bản các tài liệu mang tính giáo dục, lịch sá»­ công ty,các báo cáo thường niên, giá»›i thiệu nhân viên má»›i, những áp- phích mang tính giáo dục cho các trường học…

– Tổ chức các cuá»™c triển lãm, trÆ°ng bày.

– Thá»±c hiện và duy trì các hình thức thể hiện văn hoá tổ chức nhÆ° logo, màu sắc, kiểu chữ, kiểu in, cách trang trí trên các phÆ°Æ¡ng tiện vận chuyển của công ty, đồng phục…

– Quản lý các chÆ°Æ¡ng trình tài trợ PR

– Tham dá»± các buổi họp ban lãnh đạo yêu cầu cÅ©ng nhÆ° các cuá»™c họp vá»›i bá»™ phận sản xuất, tiếp thị, bán hàng và các phòng ban khác…

– Tham dá»± các há»™i nghị của những người bán hàng và phân phối sản phẩm cho công ty.

– Đại diện cho công ty tại các cuá»™c họp hợp tác thÆ°Æ¡ng mại.

– Liên hệ vá»›i văn phòng tÆ° vấn PR.

– Huấn luyện Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên PR.

– Thá»±c hiện các cuá»™c thăm dò ý kiến (hay những nghiên cứu khác).

– Giám sát hoạt Ä‘á»™ng quảng cáo của tổ chức.

– Liên hệ vá»›i các chính trị gia hay nhân viên chính phủ.

– Thá»±c hiện các buổi khai trÆ°Æ¡ng cÆ¡ sở má»›i – sắp xếp cho nhân vật quan trọng (VIP), khách mời và giói báo chí tá»›i dá»±.

– Tổ chức các buổi tham quan cho những nhân vật quan trọng, khách nÆ°á»›c ngoài…

– Thu nhập các bái báo hay mọi thông tin phản hồi về công ty trên các phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông.

– Phân tích những ý kiến phản hồi vá Ä‘ánh giá kết quả dá»±a trên các mục tiêu đặt ra.

Theo PRVietNam