Quá trình láºp kế hoạch chiến lược thÆ°á»ng không Ä‘Æ¡n giản. Nó giống nhÆ° là quá trình quản lý, là má»™t sêri những biện pháp nhỠđồng loạt được thá»±c hiện để phát triển công ty theo Ä‘úng hÆ°á»›ng Ä‘á» ra.
Má»™t vài chỉ dẫn tạo tiá»n Ä‘á» cho việc láºp kế hoạch
Nhiá»u nhà quản lý giành thá»i gian “quý báu" của mình ở công ty để nghiên cứu và giải quyết các vấn Ä‘á». Äối vá»›i những nhà quản lý nhÆ° váºy, cÅ©ng nhÆ° đối vá»›i nhiá»u ngÆ°á»i trong số chúng ta, cảm thấy tháºt khó mà ngồi yên má»™t chá»— và có cái nhìn nghiêm túc vá» những gì chúng ta muốn thá»±c hiện cÅ©ng nhÆ° cách thức tiến hành chúng. Äiá»u được quan tâm là tiến hành công việc nhÆ° thế nào. Tuy nhiên má»™t trong những sá»± khác biệt chính giữa nhà quản lý trẻ vá»›i nhà quản lý có kinh nghiệm là kỹ năng nhìn ra các triển vá»ng lá»›n, có sá»± xem xét kÄ© càng vá» những gì muốn làm và bằng phÆ°Æ¡ng pháp gì. Má»™t trong những cách tốt nhất để phát triển kỹ năng này là thông qua những kinh nghiệm có được trong quá trình láºp kế hoạch chiến lược. Má»™t vài gợi ý dÆ°á»›i Ä‘ây có thể giúp ích cho bạn trong quá trình này.
1. Mục Ä‘ích chính của quá trình láºp kế hoạch là cung cách tiến hành chứ không phải là các tài liệu kế hoạch.
2. Không có bản kế hoạch nào là “hoàn hảo" cả mà chỉ có việc bạn cố gắng hết sức để Ä‘Æ°a ra các ý tưởng chiến lược và các phÆ°Æ¡ng thức tiến hành để từ Ä‘ó bạn có thêm kinh nghiệm cho các kế hoạch chiến lược sau này.
3. Quá trình láºp kế hoạch chiến lược thÆ°á»ng không Ä‘Æ¡n giản. Nó giống nhÆ° là quá trình quản lý, là má»™t sêri những biện pháp nhỠđồng loạt được thá»±c hiện để phát triển công ty theo Ä‘úng hÆ°á»›ng Ä‘á» ra.
4. Trong quá trình láºp kế hoạch má»i việc không quá tệ nhÆ° bạn tưởng song cÅ©ng không quá tốt nhÆ° bạn mong đợi.
5. Hãy tiến hành từ những việc Ä‘Æ¡n giản nhất.
Bạn cần tÆ° vấn hay trợ giúp để láºp kế hoạch?
Bạn có thể muốn xem xét việc nháºn trợ giúp từ phía ngoài công ty nếu :
1. Công ty bạn trÆ°á»›c Ä‘ây chÆ°a từng tiến hành các kế hoạch chiến lược.
2. Vì nhiá»u lý do mà các kế hoạch trÆ°á»›c Ä‘ây được coi là không thành công.
3. Có rất nhiá»u ý kiến Ä‘óng góp từ phía nhân viên công ty vá» các kế hoạch này và các vấn Ä‘á» hiện thá»i của công ty Ä‘á»u hÆ°á»›ng tá»›i kế hoạch.
4. Không có nhân viên nào trong công ty khiến má»i ngÆ°á»i cảm thấy có đủ năng lá»±c cần thiết .
5. Không có nhân viên nào trong công ty táºn tâm vá»›i kế hoạch chiến lược của công ty .
6. Các nhà lãnh đạo cho rằng nguyên nhân thuáºn lợi bên trong sẽ hạn chế sá»± tham gia của các nhân viên đồng thá»i và há» không có cÆ¡ há»™i tham gia tích cá»±c vào việc láºp kế hoạch
7. Các nhà lãnh đạo muốn nghe những ý kiến khách quan, tức là đối vá»›i những ngÆ°á»i có sá»± quan tâm lá»›n tá»›i các vấn Ä‘á» và ý tưởng chiến lược của công ty.
Những ai tham gia kế hoạch ?
Các dá»± án chiến lược nên được chỉ đạo tiến hành bởi má»™t Ä‘á»™i dá»± án.
Má»™t số gợi ý dÆ°á»›i Ä‘ây dùng để tham khảo cho việc phát triển Ä‘á»™i dá»± án (giành cho ban quản trị của các táºp Ä‘oàn )
1. Chủ tịch há»™i đồng quản trị và ban quản trị nên tham gia và chỉ đạo Ä‘á»™i dá»± án hÆ°á»›ng phát triển và tiến hành kế hoạch .
2. ÄÆ°a ra chỉ đạo rõ ràng cho các thành viên, ví dụ nhÆ° những ngÆ°á»i trá»±c tiếp tham gia Ä‘á»™i dá»± án, những ngÆ°á»i cung cấp thông tin quan trá»ng, những ngÆ°á»i kiểm tra tài liệu kế hoạch và những ngÆ°á»i láºp kế hoạch v..v…
3. Nhiệm vụ chính của ban quản trị là Ä‘Æ°a ra các kế hoạch chiến lược để chỉ đạo có hiệu quả các hoat Ä‘á»™ng của công ty. Do Ä‘ó ban quản trị cần tham gia vào các dá»± án và bổ nhiệm ban kế hoạch (giống nhÆ° ban lãnh đạo)
4. Trong Ä‘á»™i dá»± án luôn luôn cần có ít nhất má»™t ngÆ°á»i có thẩm quyá»n để cÆ¡ bản Ä‘Æ°a ra các quyết định chiến lược, ví dụ nhÆ° việc chá»n lá»±a mục tiêu cần thá»±c hiện và cách thức tiến hành .
5. Phải gắn liá»n vá»›i những ngÆ°á»i có trách nhiệm thiết láºp và thá»±c thi kế hoạch
6. Phải gắn liá»n những ngÆ°á»i quản lí quá trình tiến hành bao gồm : tổ chức các cuá»™c há»p, trợ giúp thu tháºp thông tin quan trá»ng, các tài liệu, kiểm tra tình trạng công việc …
7. Xem xét việc ghi chép những bÆ°á»›c quan trá»ng trong tiến trình kế hoạch để công ty quản lí kế hoạch của mình khi má»i việc được thá»±c thi.
LÆ°u ý má»™t số tiếp theo dÆ°á»›i Ä‘ây:
• Những nhân viên khác nhau cần thá»i gian khác nhau để thá»±c hiện kế hoạch. Ví dụ ban quản trị có trách nhiệm Ä‘Æ°a ra chỉ đạo chiến lược (nhiệm vụ, mục tiêu, hiệu quả) sau Ä‘ó trách nhiệm của nhân viên là phân tích chiến lược để xác định các chỉ thị mục tiêu của công ty để tháºn trá»ng Ä‘Æ°a ra chiến lược cần thiết nhằm đạt mục tiêu theo chỉ thị Ä‘Æ°a ra.
• Công ty nên tạo Ä‘iá»u kiện cho Ä‘á»™i dá»± án, các nhân viên, ngÆ°á»i láºp kế hoạch càng nhiá»u càng tốt. Má»™t Ä‘ôi dá»± án há»—n hợp sẽ giúp thành viên ban quản trị nắm rõ các vấn Ä‘á» và giúp nhân viên hiểu được các kế hoạch quan trá»ng của công ty .
Chúng ta cần tổ chức bao nhiêu cuá»™c há»p ?
• Nhiá»u nhà láºp kế hoạch trẻ thÆ°á»ng thắc mắc vá» số lượng buổi há»p và những gì cần cho buổi há»p… há» muốn có quy trình cho việc láºp kế hoạch. Số lượng buổi há»p phụ thuá»™c vào việc liệu trÆ°á»›c Ä‘ây công ty Ä‘ã bao giá» từng láºp kế hoạch chÆ°a, bao nhiêu dá»± án, mục tiêu mà công ty Ä‘ã từng tiến hành, truyá»n thống công ty là thích những cuá»™c há»p dài hay ngắn và thá»i gian công ty dá»± định cho kế hoạch là bao nhiêu ?
• Cố gắng hoàn thành kế hoạch tốt nhất là từ hai đến ba tháng bởi má»i sá»± há»— trợ sẽ giảm dần nên những ná»— lá»±c cho kế hoạch sẽ giảm bá»›t.
Lịch há»p
• Tổ chức cuá»™c há»p tốt nhất là hai đến ba tuần trong suốt quá trình láºp kế hoạch nếu không sẽ rất mất Ä‘á»™ng lá»±c làm việc.
• Yếu tố quan trá»ng nhất để hoàn thành công việc là các cuá»™c há»p nháºn được sá»± ủng há»™ từ phía nhà Ä‘iá»u hành. Do Ä‘ó cần chắc chắn rằng ban lãnh đạo Ä‘Æ°a ra các chỉ đạo rõ ràng chứng tá» hỠủng há»™ và quan tâm tá»›i quá trình láºp kế hoạch chiến lược đồng thá»i há» cÅ©ng tham gia vào kế hoạch .
Má»™t ví dụ vá» quá trình láºp kế hoạch và tổ chức buổi há»p
Ví dụ này bao gồm bốn cuá»™c há»p vá» kế hoạch và phát triển các kế hoạch chiến lược tối Æ°u. Sau Ä‘ó cuá»™c há»p này sẽ được chuyển sang kế hoạch hàng năm.
1. Kế hoạch bắt đầu vá»›i cuá»™c há»p cùng ban quản trị, chủ tịch há»™i đồng quản trị sẽ giá»›i thiệu và trình bày vá» kết quả công ty thu được từ kế hoạch chiến lược, các Ä‘iá»u tra tổng quát vá» quá trình láºp lế hoạch và những ngÆ°á»i trong Ä‘á»™i dá»± án. Tóm lại sau Ä‘ó công ty triển khai bÆ°á»›c tiếp theo của kế hoạch, thảo luáºn vá» khả năng đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ….hay xác định các mục tiêu chiến lược cần phát triển (mục tiêu hay còn gá»i là dá»± án). Các nhà láºp kế hoạch phải nghiên cứu kỹ các chiến lược trÆ°á»›c buổi há»p.
2. Buổi há»p tiếp theo táºp trung vào việc láºp các phÆ°Æ¡ng pháp cho má»—i mục tiêu. Äể chuẩn bị cho buổi há»p này má»™t tiểu ban chịu trách nhiệm trong khâu chuẩn bị tài liệu bao gồm những nhiệm vụ, mục tiêu trÆ°á»›c mắt cùng vá»›i mục tiêu và kế hoạch chiến lược. Tài liệu này sẽ được phát cho má»i ngÆ°á»i trong buổi há»p tá»›i.
3. Trong buổi há»p tiếp theo các nhà láºp kế hoạch trao đổi ý kiến phản hồi vá» tài liệu kế hoạch bao gồm ná»™i dung và cách thức tiến hành. Nó được ghi trong tài liệu và phát trong buổi há»p sắp tá»›i.
4. Trong buổi há»p tá»›i không yêu cầu phải quá táºp trung vào kế hoạch ví dụ nhÆ° tài liệu ban quản trị duyệt trong cuá»™c há»p ban quản trị thÆ°á»ng kỳ.
5. NhÆ° ví dụ trên Ä‘ã Ä‘á» cáºp, các tiểu ban phải có trách nhiệm thu tháºp thông tin rồi phân loại để phát trÆ°á»›c buổi há»p.
6. CÅ©ng cần lÆ°u ý rằng, dá»±a trên cÆ¡ sở tài liệu, má»i ngÆ°á»i sẽ Ä‘Æ°a ra kế hoạch hàng năm bao gồm chi tiết các kế hoạch cần thá»±c hiện trong năm tá»›i, những ai có trách nhiệm thi hành và tiến hành khi nào
7. Dù công ty quan tâm đến kế hoạch chiến lược nhÆ°ng má»i ngÆ°á»i vẫn phải sắp xếp thá»i gian để tham dá»± các cuá»™c há»p thÆ°á»ng xuyên. Việc sắp xếp này căn cứ vào các cuá»™c há»p được tổ chức hợp lý thá»i lượng ngắn nhÆ°ng hiệu quả còn hÆ¡n các cuá»™c há»p dài mà kém chất lượng. Ngoài ra nó còn truyá»n tải được hết yêu cầu của cuá»™c há»p.
Làm sao để chắc chắn má»™t kế hoạch má»›i được tiến hành ?
Má»™t vấn Ä‘á» thÆ°á»ng thấy trong qúa trình láºp kế hoạch là việc kế hoạch bị lãng quên. Công ty không chú ý tá»›i việc thu tháºp thông tin quan trá»ng cho kế hoạch. Những gợi ý dÆ°á»›i Ä‘ây giúp bạn chắc chắn thá»±c hiện được kế hoạch:
1. Khi chỉ đạo quá trình láºp kế hoạch cần tạo Ä‘iá»u kiện cho những ngÆ°á»i chịu trách nhiệm tiến hành kế hoạch. Thành láºp các tổ Ä‘a chức năng (đại diện của má»—i ngành, má»—i dịch vụ trong công ty) đảm bảo tiến hành kế hoạch thiết thá»±c và hiệu quả.
2. Äảm bảo cho kế hoạch mang tính thiết thá»±c. ThÆ°á»ng xuyên Ä‘Æ°a ra những câu há»i cho những ngÆ°á»i tham gia dá»± án “kế hoạch này có thiết thá»±c không?’’, “Anh có thể làm được hay không ?’’
3. Chia kế hoạch chiến lược tổng thể ra thành các kế hoạch hành Ä‘á»™ng, thÆ°á»ng bao gồm kế hoạch hành Ä‘á»™ng (kế hoạch tiến hành) cho các tiểu ban trong công ty.
4. Trong tài liệu kế hoạch tổng thể chỉ rõ ngÆ°á»i tiến hành và khi nào (các kế hoạch hành Ä‘á»™ng thÆ°á»ng được Ä‘á» cáºp tá»›i trong phần thá»±c hiện của kế há»ach chiến lược tổng thể). Má»™t số công ty có lẽ còn Ä‘Æ°a các kế hoạch hành Ä‘á»™ng của kế hoạch chiến lược vào các tài liệu riêng biệt, chỉ bao gồm nhiêm vụ, mục tiêu, kết quả và chiến thuáºt. Cách này hÆ¡i mạo hiểm bởi ban quản trị sẽ ít táºp trung vào các kế hoạch hành Ä‘á»™ng.
5. Trong khâu thá»±c hiện kế hoạch cần phải xác định rõ ràng các phÆ°Æ¡ng pháp tiến hành và trách nhiệm. Äặc biệt là trong 90 ngày đầu tiên thá»±c hiện kế hoạch cần phải Ä‘Æ°a ra kế hoạch rõ ràng. Vừa tiến hành công việc vừa kiểm tra lại.
6. Bàn giao công việc cho các nhân viên và kiểm tra kết quả làm việc.
7. Tiếp tục Ä‘iá»u hành công việc theo kế hoạch. ThÆ°á»ng xuyên kiểm tra những nhân viên tham gia kế hoạch hành Ä‘á»™ng bởi há» thÆ°á»ng ít kiểm tra kỹ công việc của mình.
8. Nghiên cứu kỹ tài liệu và phân công công việc, kiểm tra kỹ má»i nguồn thông tin.
9. Chắc chắn rằng có ngÆ°á»i đứng ra chỉ đạo, bảo đảm cho kế hoạch tiến triển Ä‘úng thá»i hạn.
10. Việc chủ tịch há»™i đồng quản trị ủng há»™ kế hoạch là Ä‘á»™ng lá»±c rất lá»›n thúc đẩy tiến trình hoat Ä‘á»™ng. Thống nhất các mục tiêu của kế hoạch để chủ tịch duyệt.
11. Chú ý vào các ý kiến phản hồi từ phía những ngÆ°á»i tham gia kế hoạch và cả há»™i đồng quản trị. Tham khảo tất cả hoặc má»™t số gợi ý để chắc chắn cho kế hoạch được tiến hành.
12. ThÆ°á»ng xuyên thay ‘ngÆ°á»i kiểm tra’ để nắm rõ má»i việc ví dụ nhÆ°: qua má»—i quý nhân viên có hoàn thành nhiệm vụ không …
13. Sắp đặt ngÆ°á»i tham gia làm nhiệm vụ để giúp nhau hoàn thành công việc Ä‘úng thá»i hạn.