Lắng nghe: điều không dễ với một nhà quản lý

Do yếu tố tâm lý, việc lắng nghe ý kiến tán thành thì dá»…, việc lắng nghe ý kiến trái ngược khó hÆ¡n, thậm chí có người vừa nghe má»™t ý kiến trái ngược Ä‘ã cảm thấy khó chịu, nhÆ°ng trong không ít trường hợp, ý kiến trái ngược, ý kiến thuá»™c về thiểu số lại là ý kiến Ä‘úng. Đó là vì má»™t ý tưởng má»›i bao giờ cÅ©ng xuất phát từ má»™t người hoặc má»™t nhóm người rồi qua quá trình truyền bá, chứng tỏ Ä‘úng má»›i được nhiều người chấp nhận. 

Vì vậy, nhà quản lý phải khắc phục yếu tố tâm lý, gạt bỏ "cái tôi", bình tâm lắng nghe ý kiến trái ngược, càng không được phân biệt đối xá»­ vá»›i người Ä‘Æ°a ra ý kiến trái ngược.

Lắng nghe là má»™t quá trình bao gồm: nghe – chọn lọc – tiếp thu hoặc không tiếp thu. Khi nghe, người ra quyết định phải nghe tất cả mọi ý kiến. NhÆ°ng khi tiếp thụ, chỉ có thế tiếp thu ý kiến Ä‘úng, không .thể tiếp thu ý kiến sai. Và muốn làm được Ä‘iều Ä‘ó thì phải chọn lọc.

Tiêu chuẩn chọn lọc là ý kiến Ä‘ó có phù hợp vá»›i thá»±c tế khách quan hay không, có khả năng thá»±c thi không và việc thá»±c thi ý kiến Ä‘ó có mang lại hiệu quả tốt đẹp cho công việc, lợi ích cho xã há»™i hay không. Đối vá»›i những vấn đề phức tạp, cần bàn bạc kỹ, không nên nóng vá»™i. Trong trường hợp cần thiết, cần làm thá»­ trong phạm vi hẹp để rút ra kết luận thỏa Ä‘áng. Sau khi Ä‘ã lá»±a chọn ý kiến phù hợp, bÆ°á»›c tiếp theo là ra quyết định và thá»±c thi quyết định. Trong quá trình thá»±c thi quyết định, cần quan sát, theo dõi. Nếu thá»±c tế chứng tỏ quyết sách sai hoặc có Ä‘iểm nào không phù hợp thì phải sá»­a đổi, Ä‘iều chỉnh, không nên "nhất thành bất biến".

Những ví dụ xung quanh việc lắng nghe và không lắng nghe rất nhiều. Cà phê chỉ có thể trồng ở những vùng đất nhất định và trong Ä‘iều kiện khí hậu nhất định. NhÆ°ng ai Ä‘ó Ä‘ã đề ra dá»± án trồng cà phê ở 25 tỉnh phía Bắc, được chấp nhận, được giải ngân và kết quả là thất bại, gây thiệt hại nhiều tá»· đồng.

Ở má»™t số doanh nghiệp, khi thảo luận má»™t vấn đề nào Ä‘ó ý kiến của người có chức vụ lá»›n hÆ¡n, tuổi tác cao hÆ¡n thường được coi trọng hÆ¡n ý kiến của người có chức vụ nhỏ hÆ¡n, tuổi tác trẻ hÆ¡n. Đó là Ä‘iều không hợp lý. Nói chung, những người có chức vụ lá»›n hÆ¡n, tuổi tác cao hÆ¡n thì có nhiều kiến thức, kinh nghiệm hÆ¡n. Những Ä‘iều Ä‘ó không có nghÄ©a là những người có chức vụ thấp hÆ¡n, tuổi tác trẻ hÆ¡n, được Ä‘ào tạo có hệ thống, cọ xát nhiều vá»›i thá»±c tế không thể có những ý kiến xác Ä‘áng. Má»™t ý kiến Ä‘úng hay không Ä‘úng không phải là do xuất xứ của nó mà là ở ná»™i dung của ý kiến Ä‘ó.

Đối vá»›i các doanh nghiệp, việc lắng nghe ý kiến CBCNV, ý kiến khách hàng, ý kiến đối tác, ý kiến cÆ¡ quan quản lý cÅ©ng rất quan trọng và bổ ích. Bởi vì, vá»›i việc lắng nghe những ý kiến Ä‘ó, doanh nghiệp sẽ có thể không ngừng cải thiện công việc kinh doanh cho phù hợp vá»›i nhu cầu thị trường, thu được kết quả tốt.

Việc lắng nghe quan trọng và bổ ích nhÆ° vậy, nhÆ°ng tại sao má»™t số người không thích lắng nghe? Điều này có nhiều nguyên nhân. Má»™t số người là do đầu óc gia trưởng, muốn thể hiện quyền lá»±c. Má»™t số người là do đầu óc thủ cá»±u, không muốn tiếp thu cái má»›i. Má»™t số người là do trình Ä‘á»™ hiểu biết. Má»™t số người là do giáo Ä‘iều, rập khuôn theo sách vở…

Những biện pháp để lắng nghe trở thành má»™t phong cách phổ biến trong hoạt Ä‘á»™ng quản lý là:

1- Nhà quản lý tá»± xác định việc lắng nghe là có lợi cho công việc và uy tín bản thân. Nó không hề làm giảm uy tín người Ä‘ó mà chỉ làm cho uy tín người Ä‘ó được nâng cao vì do lắng nghe mà hình thành quyết sách Ä‘úng, được nhân viên ủng há»™.

2 – Có biện pháp, hình thức khuyến khích mọi người trong tổ chức mạnh dạn phát biểu ý kiến.

3 – Sá»­ dụng rá»™ng rãi phÆ°Æ¡ng pháp phản biện, thắng thắn, tranh luận trong quá trình hình thành các dá»± án đầu tÆ° kế hoạch kinh doanh, xây dá»±ng kế hoạch nhân sá»±…

4 – Tránh tập trung quá nhiều quyền lá»±c của má»™t cÆ¡ quan trong tay má»™t người. Bởi vì, khi toàn bá»™ quyền lá»±c của má»™t cÆ¡ quan nằm trong tay má»™t người thì những người khác, kể cả cấp phó, nếu muốn phát biểu ý kiến trái ngược vá»›i ý kiến thủ trưởng, sẽ phải e dè, ngần ngại.

5 – Có cÆ¡ chế, trách nhiệm đối vá»›i người ra quyết định. Người Ä‘Æ°a ra quyết định sai, gây hậu quả nghiêm trong phải từ chức. Điều Ä‘ó sẽ buá»™c người ra quyết định phải cẩn trọng, lắng nghe trÆ°á»›c khi ra quyết định.

6 – Lấy thá»±c tiá»…n làm căn cứ kết luận. Trong các nguyên tắc làm việc của ta, còn có nguyên tắc thiếu số phục tùng Ä‘a số, cấp dÆ°á»›i phục tùng cấp trên. Nguyên tắc Ä‘ó là cần thiết vì nếu không nhÆ° vậy thì lúc ý kiến không nhất trí, biết nghe ai. NhÆ°ng thá»±c tế chứng tỏ, có những trường hợp, ý kiến Ä‘úng là ý kiến thiểu số, ý kiến cấp dÆ°á»›i. Do Ä‘ó, nguyên tắc này còn có thêm mệnh đề "lấy thá»±c tiá»…n làm căn cứ kết luận". Nếu chÆ°a có thá»±c tiá»…n thì hãy thí nghiệm trong phạm vi hẹp để tìm Ä‘áp án, không nên vận dụng nguyên tắc má»™t cách máy móc, Ä‘Æ¡n giản.