Làm thế nào để bít lỗ hổng trong ngày làm việc

Trong mối quan hệ với những người xung quanh, tôi muốn đề cập tới vấn đề mọi người trải qua lỗ hổng lớn trong ngày làm việc như thế nào, khi phải mất đến 3 tiếng đồng hồ mệt mỏi với những gián đoạn, quấy rầy ảnh hưởng xấu đến chất lượng công việc. Bị gián đoạn là một việc chẳng hề lường trước được, một số thì tốt, một số lại chẳng vui vẻ gì.

Có thể số lần bạn bị gián đoạn khá cao, mà cũng có khi thấp, nhưng vấn đề là chúng ta đều phải tốn thời gian vô ích cho những sự ngắt quãng đó.Vậy giải pháp là gì? “Nếu bạn muốn điều chỉnh nó, trước hết bạn phải đánh giá đúng về nó”

Tôi khuyên bạn nên ghi chép lại những sự gián đoạn đó. Đừng ngạc nhiên về điều này. Chỉ cần lấy một tập giấy, tiêu đề là “Ghi chép gián đoạn” ngay trên đầu, sau đó phía dưới bạn chia thành 4 cột: ngày, giờ, tên người, sự việc, thời gian, mức độ.

 

Giờ thì, nếu trong ngày làm việc bạn gặp bất cứ sự gián đoạn nào, hãy ghi chúng lại. Ghi lại ngày và giờ xảy ra, người nào gây ra cho bạn, một hai từ miêu tả sự việc đó, thời gian xảy ra trong bao lâu, và quan trọng nhất là bạn đánh giá mức độ quan trọng của chúng (“A” = rất quan trọng, “B” = quan trọng, “C” = không mấy quan trọng, và “D” = không quan trọng chút nào ).

 

Hãy lập kế hoạch ghi chép lại những thông tin này trong vòng 1 tuần để có 1 sự đánh giá khách quan về những điều thực sự xảy ra, vì nếu thời gian quá ngắn thì có thể sẽ không phản ánh đúng bản chất vấn đề. (Dù thật bực mình khi lúc nào cũng phải ghi lại những thông tin này ngay sau khi sự gián đoạn xảy ra, nhưng bù lại nó sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hết sức có ích.

 

Và nếu bạn cứ đợi đến cuối ngày mới ghi chép lại thì nhiều khi sẽ không còn chính xác nữa.). Và, hãy thẳng thắn ghi lại trung thực các thông tin, đặc biệt là phần đánh giá. Ngoài bạn ra không ai nhìn thấy cả.

 

Sau khi thu thập thông tin trong vòng 1 tuần, hãy tổng kết lại xem có bao nhiêu mục A, B, C và D. Phần lớn mọi người nhận thấy rằng có khoảng 20% số lần gián đoạn thuộc loại A và B: đó là những việc rất quan trọng và quan trọng. Còn 80% thuộc loại C và D: là những việc chẳng quan trọng gì và thật mất thời gian.

 

Việc cuối cùng là xem xét lại từng sự việc thuộc loại C và D đồng thời tự hỏi bản thân: “ Làm sao để tránh gặp lại những chuyện này?”, sau đó thực hiện những bước đề phòng trước để đảm bảo là những sự cố tương tự sẽ không lặp lại nữa. Hãy làm điều đó đặc biệt đối với những ai hay làm gián đoạn công việc của bạn nhất.

 

Thí dụ, chẳng hạn ai đó tìm bạn 2,3 lần 1 ngày để hỏi về thông tin gì đó mà người này hoàn toàn có thể tự giải quyết lấy. Nếu không có sự can thiệp của bạn để giúp họ tìm ra thông tin, họ sẽ còn tiếp tục quấy rầy bạn nữa. Đây quả là một việc đòi hỏi sự kiên nhẫn. Hãy giúp họ để họ tự giúp bản thân mình, dạy họ cách tự đạt được điều mình muốn, nhờ đó giải thoát cho bạn khỏi việc phải mất thêm thời gian vào những việc liên quan đến anh ta mà bạn biết sẽ còn ảnh hưởng tệ hại hơn nữa đến công việc của bạn.

 

Những sự quấy rầy loại C và D này không thể loại trừ hết được, nhưng bạn có thể làm gì đó để ngăn chặn, rút ngắn hay kết thúc nó trong một chừng mực nào đó, như thế bạn có thể thu hồi lại một vài giờ quý giá mỗi ngày (tương đương khoảng 250 giờ trong 1 năm tiếp theo hay 6 tuần làm việc), và bạn cũng có thể dành thời gian cho những kế hoạch hay nhiệm vụ chưa hoàn thành được bây giờ, nhờ đó giảm đi căng thẳng và bực bội trong ngày.