Äừng sa Ä‘Ã và o những buổi há»p vô bổ, biết phân việc cho cấp dÆ°á»›i, láºp kế hoạch và đỠra được mục tiêu cụ thể cho mình là những Ä‘iá»u Ä‘Æ¡n giản mà các nhà quản trị có thể là m ngay để già nh lại thá»i gian cho mình.
Khi các diá»…n giả vừa xong phần thuyết trình, giám đốc má»™t tổng công ty quốc doanh thuá»™c loại có tầm cỡ đã giÆ¡ tay xin được phát biểu ngay. Không phải vì ông rất quan tâm đến các vấn đỠđược trình bà y mà chỉ Ä‘Æ¡n giản vì quá báºn rá»™n nên ông phải “tranh thủ đóng góp ý kiến trÆ°á»›c để còn ra sân bay cho kịp giá» Ä‘i há»p tại Hà Ná»™iâ€.
Â
TrÆ°á»›c má»™t cá» tá»a Ä‘ang tham dá»± buổi há»™i thảo bà n vá» vấn Ä‘á» quản lý ở doanh nghiệp, vị tổng giám đốc nói nhÆ° tâm sá»± rằng đã từ lâu mình không còn khả năng Ä‘eo Ä‘uổi những chiến lược và kế hoạch đã ấp ủ. Ngay nhÆ° buổi há»™i thảo ngà y hôm đó, dù ná»™i dung gợi được nhiá»u ý hay cho má»™t nhà quản lý, ông cÅ©ng không thể nà o tham gia trá»n vẹn. Lý do cÅ©ng rất Ä‘Æ¡n giản: Ông không có thá»i gian.
Â
Má»™t năm có khoảng 260 ngà y là m việc thì tổng công ty ông phải tiếp 1.700 Ä‘oà n khách nÆ°á»›c ngoà i và 1.800 Ä‘oà n khách trong nÆ°á»›c. Ông phải dá»± khoảng má»™t ná»a các cuá»™c thăm viếng đó vì má»i ngÆ°á»i cần sá»± hiện diện của ông. Äiá»u đó cÅ©ng có nghÄ©a là má»—i ngà y ông phải tiếp trên năm Ä‘oà n khách, chÆ°a kể các cuá»™c há»p ở ná»™i bá»™ tổng công ty hay vá»›i các nÆ¡i khác.
Â
Ngoà i chức vụ tổng giám đốc, ông còn là chủ tịch há»™i đồng quản trị của 15 công ty trá»±c thuá»™c, kiêm bà thÆ° đảng ủy. Trong má»™t guồng máy tổ chức nhÆ° thế, ông nói rằng mình không thể chủ Ä‘á»™ng được giá» giấc. Thá»i gian là m việc và nghỉ ngÆ¡i má»—i ngà y của ông phụ thuá»™c hoà n toà n và o lịch há»p.
Â
Các cuá»™c há»p kéo dà i chÃnh là thủ phạm đã lấy mất thá»i gian là m việc của vị tổng giám đốc ná», và là m cho ông mệt má»i. NhÆ°ng trá»› trêu là suốt nhiá»u năm qua ông đã không nháºn ra rằng má»™t nhà lãnh đạo không biết cách quản lý thá»i gian của mình cÅ©ng chÃnh là “kẻ chủ mÆ°u†đánh cắp thá»i gian của bản thân và của cả doanh nghiệp.
Â
Nếu phải trả lá»i câu há»i: “Äâu là những việc là m lãng phà thá»i gian nhất của bạn nÆ¡i công sở?â€, chắc chắn những việc được nhiá»u ngÆ°á»i kể ra nhất sẽ gồm các cuá»™c Ä‘iện thoại kéo dà i, phải báºn rá»™n hồi đáp hà ng tá e-mail, trong đó có cả việc tÆ° lẫn việc công, tán gẫu vá»›i đồng nghiệp trong phòng, tham gia những cuá»™c há»p kéo dà i hà ng giỠđồng hồ nhÆ°ng chẳng mang lại hiệu quả cho công việc…
Â
Tuy váºy, danh sách “thủ phạm†vừa liệt kê ở đây vẫn còn chÆ°a đủ. Nếu không biết cách giao việc cho cấp dÆ°á»›i và quản lý bản thân bằng má»™t kế hoạch rõ rà ng, chắc chắn nhà quản lý sẽ bị nhấn chìm trong biển công việc.
Â
Biết cách quản lý bản thân
Là m giám đốc má»™t công ty dịch vụ má»›i được hai năm mà bạn bè nà o gặp lại Minh PhÆ°Æ¡ng cÅ©ng chê: “Là m gì mà mau già quá váºyâ€. Còn chị chỉ có má»™t câu giải thÃch duy nhất là : “Tại báºn quáâ€.
Â
Quả tháºt, từ khi là m giám đốc, lúc nà o chị cÅ©ng có cảm giác bị ngáºp trong công việc dù công ty chỉ má»›i có 25 nhân viên. Minh PhÆ°Æ¡ng không có phòng là m việc riêng, không gian là m việc trong công ty của chị là không gian mở, nhỠđó chị có lợi thế là có thể để mắt quán xuyến hết các nhân viên.
Â
Thế nhÆ°ng lợi thế vừa kể nà y lại chÃnh là má»™t trong các “thủ phạm†đánh cắp thá»i gian là m việc của chị. Trong ngà y, bất cứ lúc nà o giám đốc cÅ©ng có thể bị là m gián Ä‘oạn công việc vì những câu lịch sá»± đại loại nhÆ° “chị cho em gặp và i phútâ€.
Â
Và thÆ°á»ng thì những cuá»™c gặp nhÆ° váºy kéo dà i có khi đến cả hai chục phút, giám đốc sa Ä‘Ã và o từng sá»± vụ của cấp dÆ°á»›i thay vì chỉ cần gợi ra hÆ°á»›ng giải quyết. Từ việc nhỠđến việc lá»›n, nhân viên Ä‘á»u tìm giám đốc để há»i ý kiến.
Â
Do không biết cách giao việc và phân quyá»n cho cấp dÆ°á»›i nên dù đã là m việc ở văn phòng đến 10 tiếng/ngà y, công việc vẫn theo chị vá» nhà và đôi khi ám ảnh cả trong giấc ngủ. Tuy nhiên, nhìn ở má»™t góc Ä‘á»™ khác, Minh PhÆ°Æ¡ng bị căng thẳng vì áp lá»±c thá»i gian còn do chị không biết cách tổ chức thá»i gian cho chÃnh mình.
Â
Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hà ng HSBC Việt Nam, Alain Cany cho biết quan Ä‘iểm sống của ông là cà ng là m cho mình báºn rá»™n, cà ng là m được nhiá»u việc. Ông là mẫu ngÆ°á»i không bao giá» chấp nháºn cách trả lá»i “tôi báºn quá†để biện minh cho sá»± trá»… nải trong công việc hay từ chối nháºn thêm việc má»›i.
Â
“Nếu má»—i buổi sáng thức dáºy bạn nghÄ© chỉ có má»™t việc để là m thì suốt cả ngà y bạn chỉ là m việc đó. NhÆ°ng nếu là m cho mình báºn rá»™n và nghÄ© rằng mình có thể là m được, chắc chắn bạn sẽ phải tổ chức lại cách là m việc, láºp thứ tá»± Æ°u tiên cho từng việc để tìm ra thá»i gian cho chÃnh mìnhâ€, ông nói.
Â
Kinh nghiệm của Alain Cany là đá»u đặn suốt mấy chục năm nay, má»—i buổi tối ông Ä‘á»u có thói quen lên chÆ°Æ¡ng trình là m việc chi tiết cho ngà y hôm sau. Buổi sáng, trong khoảng 20 phút từ nhà đến chá»— là m là thá»i gian ông là m việc qua Ä‘iện thoại. Và ông là ngÆ°á»i luôn giữ nguyên tắc chỉ trả lá»i những cuá»™c Ä‘iện thoại nhỡ trong ngà y và o khoảng thá»i gian ngồi trên xe.
Â
Má»™t nhà quản lý không biết sắp xếp thứ tá»± Æ°u tiên cho từng công việc, háºu quả thÆ°á»ng gặp nhất là những việc lặt vặt không cần thiết lại chiếm quá nhiá»u thá»i gian, trong khi những việc quan trá»ng, cần thiết thì lại không đủ thá»i gian để là m.
Â
Thanh Hồng, trưởng phòng kinh doanh của một doanh nghiệp, cho biết từ hai tháng nay chị đã thoát được áp lực vỠdoanh số và không còn cảm giác phải là m việc đơn độc. Bà quyết của chị là buộc các nhân viên bán hà ng và o cuối mỗi ngà y nộp lịch là m việc của ngà y hôm sau cho chị.
Â
Ở cÆ°Æ¡ng vị quản lý, má»—i ngà y chị biết được nhân viên của mình Ä‘i giao dịch ở những đâu, những khách hà ng nà o há» Ä‘ang tiếp cáºn, những việc nà o há» Ä‘ang là m dở dang phải để lại ngà y kế tiếp… CÅ©ng nhá» và o đây mà chị có thể kịp thá»i Ä‘iá»u chỉnh chỉ tiêu doanh số cho nhân viên dÆ°á»›i quyá»n cÅ©ng nhÆ° tăng hoặc giảm các chi phà giao tế, trợ cấp Ä‘i lại cho hợp lý hÆ¡n…
Â
Vá» phÃa nhân viên, cuối má»—i ngà y dù chỉ mất 15 phút để lên lịch là m việc, nhÆ°ng đổi lại hỠđã có thể tá»± theo dõi công việc của mình cÅ©ng nhÆ° tá»± láºp ra các kế hoạch ngắn hạn. Và quan trá»ng hÆ¡n là má»—i sáng há» không còn đến công ty vá»›i cái đầu trống rá»—ng để rồi phải mất cả giỠđồng hồ khởi Ä‘á»™ng công việc nhÆ° trÆ°á»›c.