Quản lý thời gian, một cách để làm giàu

Đừng sa đà vào những buổi họp vô bổ, biết phân việc cho cấp dưới, lập kế hoạch và đề ra được mục tiêu cụ thể cho mình là những điều đơn giản mà các nhà quản trị có thể làm ngay để giành lại thời gian cho mình.

Khi các diễn giả vừa xong phần thuyết trình, giám đốc một tổng công ty quốc doanh thuộc loại có tầm cỡ đã giơ tay xin được phát biểu ngay. Không phải vì ông rất quan tâm đến các vấn đề được trình bày mà chỉ đơn giản vì quá bận rộn nên ông phải “tranh thủ đóng góp ý kiến trước để còn ra sân bay cho kịp giờ đi họp tại Hà Nội”.

 

Trước một cử tọa đang tham dự buổi hội thảo bàn về vấn đề quản lý ở doanh nghiệp, vị tổng giám đốc nói như tâm sự rằng đã từ lâu mình không còn khả năng đeo đuổi những chiến lược và kế hoạch đã ấp ủ. Ngay như buổi hội thảo ngày hôm đó, dù nội dung gợi được nhiều ý hay cho một nhà quản lý, ông cũng không thể nào tham gia trọn vẹn. Lý do cũng rất đơn giản: Ông không có thời gian.

 

Một năm có khoảng 260 ngày làm việc thì tổng công ty ông phải tiếp 1.700 đoàn khách nước ngoài và 1.800 đoàn khách trong nước. Ông phải dự khoảng một nửa các cuộc thăm viếng đó vì mọi người cần sự hiện diện của ông. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi ngày ông phải tiếp trên năm đoàn khách, chưa kể các cuộc họp ở nội bộ tổng công ty hay với các nơi khác.

 

Ngoài chức vụ tổng giám đốc, ông còn là chủ tịch hội đồng quản trị của 15 công ty trực thuộc, kiêm bí thư đảng ủy. Trong một guồng máy tổ chức như thế, ông nói rằng mình không thể chủ động được giờ giấc. Thời gian làm việc và nghỉ ngơi mỗi ngày của ông phụ thuộc hoàn toàn vào lịch họp.

 

Các cuộc họp kéo dài chính là thủ phạm đã lấy mất thời gian làm việc của vị tổng giám đốc nọ, và làm cho ông mệt mỏi. Nhưng trớ trêu là suốt nhiều năm qua ông đã không nhận ra rằng một nhà lãnh đạo không biết cách quản lý thời gian của mình cũng chính là “kẻ chủ mưu” đánh cắp thời gian của bản thân và của cả doanh nghiệp.

 

Nếu phải trả lời câu hỏi: “Đâu là những việc làm lãng phí thời gian nhất của bạn nÆ¡i công sở?”, chắc chắn những việc được nhiều người kể ra nhất sẽ gồm các cuá»™c Ä‘iện thoại kéo dài, phải bận rá»™n hồi đáp hàng tá e-mail, trong đó có cả việc tÆ° lẫn việc công, tán gẫu vá»›i đồng nghiệp trong phòng, tham gia những cuá»™c họp kéo dài hàng giờ đồng hồ nhÆ°ng chẳng mang lại hiệu quả cho công việc…

 

Tuy vậy, danh sách “thủ phạm” vừa liệt kê ở đây vẫn còn chưa đủ. Nếu không biết cách giao việc cho cấp dưới và quản lý bản thân bằng một kế hoạch rõ ràng, chắc chắn nhà quản lý sẽ bị nhấn chìm trong biển công việc.

 

Biết cách quản lý bản thân

Làm giám đốc một công ty dịch vụ mới được hai năm mà bạn bè nào gặp lại Minh Phương cũng chê: “Làm gì mà mau già quá vậy”. Còn chị chỉ có một câu giải thích duy nhất là: “Tại bận quá”.

 

Quả thật, từ khi làm giám đốc, lúc nào chị cũng có cảm giác bị ngập trong công việc dù công ty chỉ mới có 25 nhân viên. Minh Phương không có phòng làm việc riêng, không gian làm việc trong công ty của chị là không gian mở, nhờ đó chị có lợi thế là có thể để mắt quán xuyến hết các nhân viên.

 

Thế nhưng lợi thế vừa kể này lại chính là một trong các “thủ phạm” đánh cắp thời gian làm việc của chị. Trong ngày, bất cứ lúc nào giám đốc cũng có thể bị làm gián đoạn công việc vì những câu lịch sự đại loại như “chị cho em gặp vài phút”.

 

Và thường thì những cuộc gặp như vậy kéo dài có khi đến cả hai chục phút, giám đốc sa đà vào từng sự vụ của cấp dưới thay vì chỉ cần gợi ra hướng giải quyết. Từ việc nhỏ đến việc lớn, nhân viên đều tìm giám đốc để hỏi ý kiến.

 

Do không biết cách giao việc và phân quyền cho cấp dưới nên dù đã làm việc ở văn phòng đến 10 tiếng/ngày, công việc vẫn theo chị về nhà và đôi khi ám ảnh cả trong giấc ngủ. Tuy nhiên, nhìn ở một góc độ khác, Minh Phương bị căng thẳng vì áp lực thời gian còn do chị không biết cách tổ chức thời gian cho chính mình.

 

Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, Alain Cany cho biết quan điểm sống của ông là càng làm cho mình bận rộn, càng làm được nhiều việc. Ông là mẫu người không bao giờ chấp nhận cách trả lời “tôi bận quá” để biện minh cho sự trễ nải trong công việc hay từ chối nhận thêm việc mới.

 

“Nếu mỗi buổi sáng thức dậy bạn nghĩ chỉ có một việc để làm thì suốt cả ngày bạn chỉ làm việc đó. Nhưng nếu làm cho mình bận rộn và nghĩ rằng mình có thể làm được, chắc chắn bạn sẽ phải tổ chức lại cách làm việc, lập thứ tự ưu tiên cho từng việc để tìm ra thời gian cho chính mình”, ông nói.

 

Kinh nghiệm của Alain Cany là đều đặn suốt mấy chục năm nay, mỗi buổi tối ông đều có thói quen lên chương trình làm việc chi tiết cho ngày hôm sau. Buổi sáng, trong khoảng 20 phút từ nhà đến chỗ làm là thời gian ông làm việc qua điện thoại. Và ông là người luôn giữ nguyên tắc chỉ trả lời những cuộc điện thoại nhỡ trong ngày vào khoảng thời gian ngồi trên xe.

 

Một nhà quản lý không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, hậu quả thường gặp nhất là những việc lặt vặt không cần thiết lại chiếm quá nhiều thời gian, trong khi những việc quan trọng, cần thiết thì lại không đủ thời gian để làm.

 

Thanh Hồng, trưởng phòng kinh doanh của một doanh nghiệp, cho biết từ hai tháng nay chị đã thoát được áp lực về doanh số và không còn cảm giác phải làm việc đơn độc. Bí quyết của chị là buộc các nhân viên bán hàng vào cuối mỗi ngày nộp lịch làm việc của ngày hôm sau cho chị.

 

Ở cÆ°Æ¡ng vị quản lý, má»—i ngày chị biết được nhân viên của mình Ä‘i giao dịch ở những đâu, những khách hàng nào họ Ä‘ang tiếp cận, những việc nào họ Ä‘ang làm dở dang phải để lại ngày kế tiếp… CÅ©ng nhờ vào đây mà chị có thể kịp thời Ä‘iều chỉnh chỉ tiêu doanh số cho nhân viên dÆ°á»›i quyền cÅ©ng nhÆ° tăng hoặc giảm các chi phí giao tế, trợ cấp Ä‘i lại cho hợp lý hÆ¡n…

 

Về phía nhân viên, cuối mỗi ngày dù chỉ mất 15 phút để lên lịch làm việc, nhưng đổi lại họ đã có thể tự theo dõi công việc của mình cũng như tự lập ra các kế hoạch ngắn hạn. Và quan trọng hơn là mỗi sáng họ không còn đến công ty với cái đầu trống rỗng để rồi phải mất cả giờ đồng hồ khởi động công việc như trước.