Tạo cân bằng công việc và cuộc sống

Mặc dù chưa được đề cập nhiều, song việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên được xem là một yếu tố mang tính chiến lược trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại các công sở trong thế kỷ 21.

 

Cân bằng ở đây không phải là một trạng thái thăng bằng tuyệt đối và không biến đổi chút gì. Trạng thái cân bằng vẫn có thể tồn tại khi có một vài dao động nhỏ. Một người có thể bị lệch khỏi trạng thái cân bằng vì rất nhiều lý do như:

 

 

1. Vị trí và hoàn cảnh làm việc thay đổi.

2. Thói quen làm việc nhiều giờ liên tục, không dành thời gian để thư giãn, bỏ qua những nhu cầu cá nhân.

3. Cố gắng bắt chước hay chạy theo lối sống, quan điểm của người khác mà mình cho là tốt.

 

Muốn tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên, bạn phải có khả năng đưa ra quyết định hợp lý về những việc cần làm trong từng tình huống và thời điểm cụ thể.

 

Thiết lập trạng thái cân bằng

Trước khi bắt tay vào việc tạo dựng một chế độ làm việc cân bằng và khoa học cho nhân viên, bạn cần:

 

1. Liệt kê tất cả những việc cần thiết cho quá trình điều độ công việc.

Nhà quản lý có thể tìm thấy nhiều công cụ trợ giúp đắc lực như những tiêu chuẩn do Viện quốc gia về sáng kiến cân bằng công việc và cuộc sống (National Work-Life Initiative) tại Arizona, Mỹ, đề xuất. Một công cụ khác là chỉ số EI (Excellence Index) được Trung tâm nghiên cứu về công việc và gia đình thuộc Đại Học Boston, Anh, xây dựng. Chỉ số này rất hữu ích đối với những doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động và những doanh nghiệp muốn đánh giá hiệu quả của nỗ lực điều chỉnh tạo sự cân bằng. Nó sẽ giúp tổ chức phát triển đúng hướng cũng như tìm ra những điểm khiếm khuyết để kịp thời bổ sung, sửa chữa.

 

2. Xác định các vấn đề nảy sinh khi nhân viên gặp khó khăn trong việc cân bằng giữa yêu cầu của công ty với những nhu cầu cá nhân.

Bạn cần xem xét tất cả các dữ liệu về công ty bao gồm doanh số, tỉ lệ vắng mặt của nhân viên, chi phí tuyển dụng, chi phí cho những vị trí còn để trống, sản lượng hoặc hiệu quả của công việc… để tìm nguồn gốc của sự trục trặc. Khi hiểu được vấn đề, bạn hãy đánh giá mức độ nghiêm trọng của vấn đề đó bằng việc trả lời những câu hỏi sau: Vấn đề mang tính cục bộ hay đã lan rộng trong công ty, nó chỉ là hiện tượng nhất thời, đã kéo dài từ lâu hay rắc rối đó là hệ quả của nhiều yếu tố khác nhau? Nhóm nhân viên nào bị tác động nhiều nhất? Chất lượng công việc sẽ bị ảnh hưởng như thế nào? Câu trả lời sẽ giúp bạn xác định được những rắc rối cần tháo gỡ và các cá nhân, bộ phận cần được quan tâm.

 

3. Chuẩn bị thực thi các giải pháp:

Để đảm bảo thành công cho những biện pháp sẽ được áp dụng, bạn hãy tiến hành mọi việc theo đúng thứ tự. Trước tiên, quan tâm tới văn hóa của doanh nghiệp mình: Liệu có tồn tại những nguyên tắc thành văn và bất thành văn hay những chính sách nào cản trở sức sáng tạo, cản trở việc xây dựng một môi trường làm việc thân thiện và thoải mái nơi công sở? Thứ hai, lập danh sách các công việc theo trình tự ưu tiên, ước tính chi phí cũng như lợi ích đạt được của những phương án khả thi nhất. Trong vai trò quản lý, bạn hãy chú ý xem xét kết quả các cuộc kiểm tra, giám sát và những rắc rối được phát hiện trong công ty. Sau đó, vận dụng những thông tin này để đưa ra các giải pháp hợp lý nhằm tạo ra những thay đổi hiệu quả nhất. Thứ ba, kết hợp tất cả những nỗ lực trên vào các chương trình hoạt động vì lợi ích nhân viên, đồng thời áp dụng các biện pháp cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho họ như: đề ra lịch làm việc cho từng cá nhân, lịch nghỉ phép linh hoạt hơn, sắp xếp sao cho các nhân viên trong cùng bộ phận có thể san sẻ công việc cho nhau, giảm giờ làm, cho phép làm việc tại nhà và tổ chức các chương trình đào tạo…

 

Những hướng dẫn thiết thực giúp người lao động cân bằng công việc và cuộc sống của họ một cách tốt nhất có thể được tóm tắt vào ba cách sau:

 

a. Sắp xếp công việc theo những cách khác nhau:

Rất ít công ty để ý đến việc tạo ra một thời gian làm việc linh hoạt cho nhân viên. Trên thực tế, người sử dụng lao động hoàn toàn  có thể áp dụng hai cách sau để giảm bớt sự gò bó về thời gian cho nhân viên mà vẫn đảm bảo năng suất làm việc của họ: Cách thứ nhất là giữ nguyên thời gian làm việc 8h/ngày, nhưng thời gian bắt đầu và kết thúc có thể thay đổi sao cho phù hợp với giờ giấc của cả nhân viên và công ty. Cách thứ hai là người lao động có thể làm nhiều giờ hơn trong một ngày và ít ngày hơn trong một tuần, miễn sao họ đảm bảo làm việc đủ 40h/tuần. Những cách sắp xếp này cho phép người lao động quản lý thời gian của mình dễ dàng hơn và họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho các nhu cầu khác của cuộc sống cá nhân.

 

b. Phúc lợi cho người lao động:

Với trình độ, kiến thức và mong muốn tự chủ ngày càng cao trong công việc, người lao động hiện nay hoàn toàn có khả năng kiểm soát những lợi ích mà họ đáng được hưởng. Khi những quyền lợi thiết yếu của gia đình được đảm bảo (về tinh thần và vật chất), nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thoải mái vì thoát khỏi áp lực công việc. Điều này sẽ tác động rõ rệt tới sự tận tâm với công việc cũng như lòng trung thành của họ với công ty.

 

c. Các chương trình hỗ trợ:

Ngày nay, các công ty nhận thấy rằng nhân viên vắng mặt không phải với lý do ốm đau hay tai nạn, mà một tỷ lệ đáng kể trong các ngày nghỉ của họ được dành để giải quyết việc gia đình (con cái ốm đau hoặc những công việc cá nhân khác). Bạn có thể làm nhiều việc để giảm bớt nỗi lo lắng cho nhân viên của mình, ví dụ như: các chương trình hỗ trợ chăm sóc sức khỏe cho người già, cho nghỉ phép trong trường hợp ốm nặng, cố vấn cách thức quản lý và giải quyết công việc gia đình….

 

d. Làm gương cho nhân viên:

Bạn cần thể hiện rõ quan điểm ủng hộ việc xây dựng một lực lượng lao động lành mạnh và năng động, một doanh nghiệp thành công và hiệu quả, đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng cũng như của đối tác. Muốn đạt được điều đó, đội ngũ quản lý nguồn nhân lực cần đưa ra một chính sách kết hợp hài hòa giữa công việc và cuộc sống. Vì nhân viên thường có xu hướng điều chỉnh hành vi của họ dựa trên hành vi của nhà lãnh đạo, nên để làm gương cho họ, bạn cũng phải ngưng làm việc trong giờ giải lao và đi du lịch trong những kỳ nghỉ hằng năm. Điều đó sẽ tạo tâm lý thoải mái cho người lao động.

 

Hiệu quả của các chương trình hỗ trợ cân bằng công việc và cuộc sống. Bạn có thể sử dụng năm nhân tố sau để làm tiêu chuẩn:

– Lượng thời gian mà nhân viên đã tiết kiệm được.

– Khả năng giữ nhân viên lại công ty.

– Hiệu quả và Ä‘á»™ng lá»±c làm việc của nhân viên tăng lên.

– Tỉ lệ vắng mặt của nhân viên giảm xuống.

– Sá»± giảm sút của các chi phí dành cho việc chăm sóc sức khỏe nhân viên và các bệnh có liên quan tá»›i áp lá»±c công việc.

 

Để tối đa hóa hiệu quả, bạn nên so sánh danh mục các chương trình phát triển nguồn nhân lực với một danh mục các yếu tố có thể định lượng được như tiền lương, phúc lợi, những nhân tố khác liên quan tới môi trường làm việc… Những câu hỏi liên quan cần đặt ra là: nếu tăng cường đầu tư, các hoạt động này sẽ tác động như thế nào tới hiệu quả công việc của người lao động, tới doanh số, lượng nhân viên tuyển dụng, mức độ tận tụy của họ đối với công ty? Sau đó, nếu những chỉ số trên tăng lên thì chúng sẽ tác động như thế nào tới khách hàng của công ty?

 

Các chương trình hỗ trợ cân bằng công việc và cuộc sống luôn có tác dụng cải thiện lòng trung thành của nhân viên đối với công ty, giảm tỉ lệ vắng mặt cũng như duy trì nguồn trí lực cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong những giai đoạn khó khăn. Trong khi các công ty đều hướng tới việc giảm chi phí để tăng hiệu quả, thì nhiệm vụ của các chuyên gia về nguồn nhân lực là phải hiểu được tầm quan trọng của việc tạo ra một sự hài hòa giữa công việc và cuộc sống cho người lao động, cũng như tác động tích cực của các chương trình hỗ trợ cho mục tiêu cân bằng này.