Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty

Ngày nay người ta thường nói nhiều đến vấn đề “hình ảnh”. Ngoài những người làm công việc tiếp thị và quản lý, giờ Ä‘ây còn có cả các bác sỹ thẩm mỹ – những người làm đẹp hình ảnh khách hàng của họ trÆ°á»›c mắt công luận. Nếu bạn là chủ má»™t doanh nghiệp gia Ä‘ình nhỏ, Ä‘iều quan trọng là bạn phải là làm để xây dá»±ng được má»™t hình ảnh đẹp nhằm thu hút các khách hàng má»™t cách thành công.

Má»™t vấn đề khó xá»­ mà hàng ngàn các doanh nghiệp tại gia Ä‘ang phải đối mặt là việc các khách hàng tiềm năng thường nhìn nhận công ty má»›i của họ nhÆ° là má»™t sở thích riêng Ä‘Æ¡n thuần. Vậy làm thế nào để khách hàng nhìn nhận công ty bạn má»™t cách nghiêm túc hÆ¡n? Chìa khoá để giải quyết vấn đề này là tạo ra má»™t hình ảnh mang tính chuyên nghiệp ngay từ khi má»›i xuất hiện, khi các khách hàng đến vá»›i công ty của bạn lần đầu tiên.

 

Má»—i lần chuông Ä‘iện thoại của bạn reo lên, những gì bạn tạo ra sẽ làm thay đổi lá»›n lao nhận thức của khách hàng về công ty của bạn. Sau Ä‘ây là bốn bÆ°á»›c để đảm bảo là công ty của bạn nghe có vẻ lịch sá»± và chuyên nghiệp.

1. Lá»±a chọn tên công ty phù hợp. Công ty của bạn cần má»™t cái tên có tính chất mô tả và dá»… nhận biết, ví dụ “Anna Public Relations.” Nếu tên công ty bạn Ä‘Æ°a ra ban đầu không thành công thì hãy thay đổi nó Ä‘i.

2. Trả lời má»™t cách chuyên nghiệp. Hãy trả lời các cuá»™c gọi Ä‘iện thoại má»™t cách rõ ràng và rành mạch bằng tên của công ty, sau Ä‘ó là tên riêng của bạn để giúp cho người nghe nhá»› được nó, ví dụ “Công ty Anna Public Relations. Đây là Joyce Anna.”

3. Ghi âm má»™t tin nhắn chuyên nghiệp. Cách mà Ä‘iện thoại của bạn tá»± Ä‘á»™ng trả lời khi bạn Ä‘i vắng thể hiện về mức Ä‘á»™ quan tâm của bạn đến sá»± hài lòng của khách hàng. Má»™t cách Ä‘Æ¡n giản là sá»­ dụng há»™p thÆ° thoại của công ty Ä‘iện thoại ở địa phÆ°Æ¡ng. Vá»›i má»™t ít chi phí, há»™p thÆ° thoại cho phép người gọi có thể để lại các lời nhắn ngay cả khi bạn Ä‘ang nghe Ä‘iện thoại. Và họ không bao giờ phải nghe thấy tín hiệu báo bận của máy Ä‘iện thoại! Nếu bạn sá»­ dụng há»™p thÆ° thoại hoặc máy trả lời tá»± Ä‘á»™ng, cần phải chắc chắn rằng lời nhắn của bạn vui vẻ, ngắn gọn, sinh Ä‘á»™ng và chuyên nghiệp.

4. Trở thành chuyên gia trong việc mô tả công việc của bạn. Hãy viết má»™t câu Ä‘Æ¡n giản, rõ ràng để mô tả công việc của công ty của bạn. Sau Ä‘ó ghi nhá»› nó và lặp Ä‘i lặp lại nó trong tất cả các lần tiếp xúc vá»›i khách hàng, từ trá»±c tiếp đến gián tiếp. Mô tả doanh nghiệp của bạn má»™t cách dá»… nhá»›, nhất quán là cách tốt nhất để ghi nhá»› hình ảnh công ty của bạn trong đầu khách hàng.

Khi Ä‘ang tạo dá»±ng hình ảnh của công ty của bạn, cái mà khách hàng nhìn thấy cÅ©ng quan trọng nhÆ° những gì họ nghe thấy. Để truyền đạt hình ảnh về tính chuyên nghiệp và ổn định, bạn cần má»™t bá»™ các công cụ chất lượng cao có hiệu quả.

1. Khởi đầu vá»›i má»™t bá»™ văn phòng phẩm hoàn chỉnh. Để làm cho mình trở nên nổi bật, hãy kết hợp các danh thiếp hai màu (màu Ä‘en và má»™t màu khác) của doanh nghiệp vá»›i phần in đầu giấy viết thÆ° và các phong bì phù hợp. Hãy thêm vào má»™t logo đặc biệt được thiết kế bởi các nhân viên thiết kế bản in hoặc đồ hoạ của bạn. Sau Ä‘ó hãy dùng logo này trong tất cả các tài liệu in ấn của bạn để duy trì má»™t hình ảnh nhất quán.

2. Xây dá»±ng má»™t cuốn sách nhỏ giá»›i thiệu công ty. Công cụ Ä‘Æ¡n giản này phải mang đến thông Ä‘iệp về tính vững chắc và ổn định của doanh nghiệp của bạn, thông báo các lợi ích từ việc lá»±a chọn doanh nghiệp của bạn và tạo ra được hình ảnh riêng biệt. Hãy xem xét sách giá»›i thiệu của các đối thủ cạnh tranh chính của bạn để Ä‘ánh giá các mẫu họ sá»­ dụng và ná»™i dung quảng cáo chính của họ. Khi xây dá»±ng cuốn sách giá»›i thiệu cho mình, thì chất lượng sản phẩm là yếu tố hết sức quan trọng dẫn đến thành công của tài liệu – và của hình ảnh chuyên nghiệp của bạn Do Ä‘ó, hãy đảm bảo rằng cuốn sách giá»›i thiệu công ty của bạn có thể vượt trá»™i hÆ¡n những đối thủ cạnh tranh lá»›n nhất của bạn về mặt thiết kế tốt, tính dá»… đọc và chất lượng giấy.

3. Đánh bóng các mẫu Ä‘Æ¡n của bạn. Hãy in các hoá Ä‘Æ¡n, hợp đồng và báo giá lên các mẫu in đầu giấy viết thÆ° hoặc in sẵn, nhờ Ä‘ó mà các khách hàng của bạn sẽ nhận được các thông Ä‘iệp về má»™t hình ảnh chuyên nghiệp và nhất quán về doanh nghiệp của bạn.

4. Buá»™c các tài liệu giá»›i thiệu lại vá»›i nhau. Nếu bạn cần các cặp giấy giá»›i thiệu, hãy in chúng cùng má»™t lúc vá»›i cuốn sách nhỏ giá»›i thiệu công ty. Bạn sẽ phải trả nhiều tiền cho việc nạp má»±c in. Nếu các tài liệu của bạn sá»­ dụng cùng má»™t loại giấy và màu má»±c, việc in chúng cùng nhau sẽ tiết kiệm tiền cho bạn.

Những bÆ°á»›c trên Ä‘ây giúp bạn tạo ra sá»± khác biệt vá»›i các công ty cạnh tranh khác. Nó cÅ©ng tạo ra má»™t hình ảnh chuyên nghiệp và lịch sá»± má»™t chìa khóa quan trọng cho thành công của công ty bạn.