Cơ cấu tổ chức công ty

“Má»™t nguyên tắc cần tuân thủ khi tổ chức cÆ¡ cấu công ty là phải đảm bảo cho công ty được tổ chức theo má»™t hình thức có thể làm tăng khả năng thá»±c hiện các chức năng Ä‘ã định của công ty.”

1. Tổng quan về tổ chức công ty

Tổ chức công ty là việc bố trí, sắp xếp mọi người trong công ty vào những vai trò, những công việc cụ thể. Nói cách khác, tổ chức là tổng thể những trách nhiệm hay vai trò được phân chia cho nhiều người khác nhau nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung.

 

2. Các cấp Ä‘á»™ của cÆ¡ cấu tổ chức công ty

CÆ¡ cấu tổ chức công ty phải gồm có 3 cấp Ä‘á»™ nhÆ° sau:

+ Cấp Ä‘á»™ cÆ¡ cấu vÄ© mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân trong công ty.

+ Cấp Ä‘á»™ vi mô: là cách qui định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cá nhân trong công ty nắm giữ.

+ Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống Ä‘iều hành của tổ chức, quá trình quản lý sá»± phát triển của công ty, hệ thống văn hoá công ty và hệ thống quản lý hoạt Ä‘á»™ng công ty.

Công ty sẽ không thá»±c hiện có hiệu quả các chức năng của mình nếu 3 cấp cÆ¡ cấu này không được thiết lập má»™t cách Ä‘úng mức để há»— trợ cho hoạt Ä‘á»™ng của công ty. Ngoài ra, khi Ä‘ánh giá hoạt Ä‘á»™ng của má»™t công ty hoặc khi thành lập má»™t công ty má»›i ta cÅ©ng cần phải xem xét 3 cấp Ä‘á»™ cÆ¡ cấu này.

3. Các hình thức cÆ¡ cấu tổ chức công ty

a. Cơ cấu tổ chức chức năng

Trong cÆ¡ cấu này, vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý của từng bá»™ phận chức năng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing… sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại vá»›i giám đốc- người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt Ä‘á»™ng trong công ty và cÅ©ng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt Ä‘á»™ng của công ty.

Dạng biến thể của cÆ¡ cấu chức năng là cÆ¡ cấu tiền chức năng thường được thấy trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và chÆ°a phân định thành nhiều chức năng riêng rẽ. Trong cÆ¡ cấu tiền chức năng, má»™t người có thể đảm nhiều chức năng khác nhau.

Lợi ích của cÆ¡ cấu chức năng:

+ Có sá»± chuyên môn hoá sâu sắc hÆ¡n, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hÆ¡n.

+ Tạo Ä‘iều kiện tuyển dụng được các nhân viên vá»›i các kỹ năng phù hợp vá»›i từng bá»™ phận chức năng.

Nhược điểm:

Không có hiệu quả trong các công ty có quy mô lá»›n. Khi hoạt Ä‘á»™ng của công ty tăng về qui mô, số lượng sản phẩm tăng thì sá»± tập trung của người quản lý đối vá»›i lÄ©nh vá»±c chuyên môn của anh ta sẽ bị dàn mỏng, do Ä‘ó sẽ làm giảm mối quan tâm tá»›i các phân Ä‘oạn sản phẩm cụ thể và nhóm khách hàng của từng sản phẩm

b. CÆ¡ cấu tổ chức phòng ban

CÆ¡ cấu phòng ban là cÆ¡ cấu nhóm các sản phẩm hoặc khách hàng có mối liên hệ vá»›i nhau thành các phòng ban. Các phòng ban được phân chia sẽ tập trung vào các phân Ä‘oạn thị trường khách hàng nhất định và chịu trách nhiệm sản xuất và quảng cáo, xúc tiến kinh doanh đối vá»›i nhóm khách hàng Ä‘ó. Đồng thời, những công việc chung của các phòng ban nhÆ° phân bổ tài chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, các công việc hành chính… sẽ được thá»±c hiện ở cấp công ty.

Lợi ích:Tập trung vào từng phân Ä‘oạn thị trường và sản phẩm cụ thể.

Nhược Ä‘iểm: các chức năng bị lặp lại ở các phòng ban khác nhau và Ä‘òi hỏi phải có sá»± hợp tác giữa các phòng ban. Chính vì thế, công ty phải tuyển dụng những giám đốc có năng lá»±c thá»±c sá»± để vừa biết cách lãnh đạo công ty lại vừa biết hoà mình vào bá»™ máy lãnh đạo chung của toàn công ty.

c. Cơ cấu tổ chức ma trận

CÆ¡ cấu ma trận là sá»± phối hợp giữa cÆ¡ cấu chức năng và cÆ¡ cấu phòng ban. Lợi ích: cho phép tập trung vào khách hàng và sản phẩm, đồng thời cho phép có sá»± chuyên sâu vào chức năng.

Nhược Ä‘iểm: Ä‘òi hỏi có sá»± hợp tác cao Ä‘á»™ thì cÆ¡ cấu má»›i hoạt Ä‘á»™ng có hiệu quả.

Bí quyết để Ä‘iều hành hoạt Ä‘á»™ng của cÆ¡ cấu ma trận là thường xuyên tổ chức các cuá»™c họp để xem xét lại tình trạng công việc và giải quyết các bất đồng nảy sinh khi nhân viên phải chịu trách nhiệm về công việc trÆ°á»›c nhiều hÆ¡n má»™t người quản lý.

CÆ¡ cấu ma trận tuy có nhiều Æ°u Ä‘iểm song việc triển khai trong thá»±c tế lại Ä‘òi hỏi phải có sá»± hợp tác và trao đổi thông tin rất nhiều. Vì vậy, để áp dụng cÆ¡ cấu ma trận sao cho có hiệu quả, công ty phải đầu tÆ° tiền bạc và thời gian để Ä‘ào tạo Ä‘á»™i ngÅ© lãnh đạo và nhân viên phát triển các kỹ năng cần thiết.

4. 8 tiêu chuẩn Ä‘ánh giá và thiết lập cÆ¡ cấu tổ chức công ty

Mức Ä‘á»™ há»— trợ của cÆ¡ cấu đối vá»›i mục tiêu chiến lược của công ty. Mức Ä‘á»™ tạo ra giá trị của các chức năng và những chức năng nào cần thiết để há»— trợ tốt hÆ¡n cho mục tiêu của công ty. Mức Ä‘á»™ há»— trợ cho việc đạt được các mục tiêu của các vị trí, vai trò nhất định. Các vị trí công việc có đủ quyền hạn thá»±c thi nhiệmvụ má»™t cách có hiệu quả hay không? Mối quan hệ giữa người có nghÄ©a vụ báo cáo và người được báo cáo có được xác lập rõ ràng? Mức Ä‘á»™ của việc kiểm soát và số cấp Ä‘á»™ cần có trong công ty để tạo Ä‘iều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu má»™t cách có hiệu quả. Các thành viên trong ban lãnh đạo và tổ kỹ thuật cÅ©ng nhÆ° các nhân viên có đủ năng lá»±c và kỹ năng để hoàn thành vai trò được giao? Mức Ä‘á»™ phối hợp hoạt Ä‘á»™ng giữa các phòng ban và các bá»™ phận chức năng. Các hệ thống há»— trợ cần có để tổ chức thá»±c hiện chức năng đạt hiệu quả cao.