Trong môi trÆ°á»ng làm việc ngày nay, má»—i nhân viên nháºn được hàng trăm email má»—i tuần. Bao nhiêu trong số các email Ä‘ó là được ghi nhá»›, thuyết phục và hiệu quả?
Ngược lại, bao nhiêu lần má»™t nhân viên trong công ty ấn nút SEND trong chÆ°Æ¡ng trình Outlook, rồi tiếc nuối rằng sao mình không nhìn kỹ hÆ¡n má»™t lần để chỉnh sá»a lại ngôn ngữ hay giá»ng Ä‘iệu? Hay có thể nhân viên gá»i lại chỉ để giải thích rằng anh ta không hiểu rõ thông Ä‘iệp – và cần tá»›i những diá»…n giải rõ nghÄ©a hÆ¡n.
Những quyết định kinh doanh thiếu chuẩn xác, lãng phí thá»i gian, không phản hồi,… tất cả chỉ là má»™t vài trong số rất nhiá»u vấn Ä‘á» phát sinh từ hoạt Ä‘á»™ng giao tiếp nhân sá»± Ä‘iện tá» kém hiệu quả.
Các cuá»™c há»™i thoại trá»±c tiếp được nói thành lá»i – chúng có lợi ích của giá»ng Ä‘iệu, phản xạ và nếu ai Ä‘ó hiểu sai, luôn có cÆ¡ há»™i cho sá»± làm rõ lại. Äiá»u này không xuất hiện trong các giao tiếp câu chữ, khi mà các sắc thái của giá»ng nói truyá»n tải má»™t suy nghÄ©, tình cảm kiểu nhÆ° “Tôi Ä‘ang Ä‘ùa đấy, hay thá»±c sá»± nghiệm túc “Tôi muốn nói nhÆ° váºy” hiển nhiên không tồn tại.
Các thông Ä‘iệp, giao tiếp qua email chính là nhÆ° váºy, và chúng có thể được chuyển từ ngÆ°á»i nháºn có chủ Ä‘ích sang ngÆ°á»i nháºn không có chủ Ä‘ích. Trên thá»±c tế, nếu không được thá»±c hiện chuẩn xác, giao tiếp qua email có thể Ä‘em lại các kết quả trái ngược lên những mối quan hệ chủ Ä‘ích, tháºm chí Ä‘e doạ sá»± nghiệp của nhiá»u nhân viên.
Äáp án cho bài toán này nằm ở yếu tố 4C trong Giao tiếp nhân sá»± Ä‘iện tá». Äược phát triển ban đầu để Ä‘ánh giá và cải thiện các dữ liệu quảng cáo và tiếp thị, 4C dần được xem nhÆ° công cụ hiệu quả khi áp dụng vào các giao tiếp email.
Chữ C đầu tiên: Comprehension – LÄ©nh há»™i.
Nghe thì có vẻ là hiển nhiên, nhÆ°ng việc ngÆ°á»i nháºn dá»… dàng hiểu được ná»™i dung thông Ä‘iệp trong email là rất quan trá»ng. Và có rất nhiá»u thứ cần làm vá»›i ngôn ngữ, từ vá»±ng, trá»ng âm và giá»ng Ä‘iệu. Không chỉ có váºy, má»™t giá»ng Ä‘iệu thích hợp và dá»… hiểu khi Ä‘á»c thông Ä‘iệp email cÅ©ng rất quan trá»ng.
Má»™t cách thức tuyệt vá»i để đảm bảo sá»± lÄ©nh há»™i tức thì Ä‘ó là dòng tiêu Ä‘á». Hãy nghÄ© vá» nó: Ngoài tên ngÆ°á»i gá»i, nó là những thông tin đầu tiên ngÆ°á»i Ä‘á»c thấy trÆ°á»›c khi mở email. Tại Ä‘ó có má»™t cÆ¡ há»™i để khích lệ ngÆ°á»i nháºn quan tâm tá»›i thông Ä‘iệp email và mở nó, hay nhá»› vá» nó sau Ä‘ó. Và bạn có biết Ä‘iá»u này mang ý nghÄ©a gì? Khả năng email sẽ được Ä‘á»c lại trong tÆ°Æ¡ng lai lên tá»›i 50%.
Thá» hình dung nếu má»™t ngÆ°á»i bạn gá»i tá»›i chúng ta bức email vá»›i tiêu Ä‘á» “Hãy cùng Ä‘i ăn sáng nhé!”. Tháºm chí cả khi chÆ°a mở thÆ°, chúng ta có thể hiểu được ná»™i dung bức thÆ° cùng những mong muốn của ngÆ°á»i gá»i. Từ cảm thán trong tiêu Ä‘á» truyá»n tải tá»›i chúng ta rằng ngÆ°á»i bạn rất nhiệt thành vá»›i lá»i Ä‘á» nghị. Äó rõ ràng là sá»± khởi đầu tuyệt vá»i.
Hãy so sánh bức thÆ° trên vá»›i các bức thÆ° không có tiêu Ä‘á», hay tháºm chí ai Ä‘ó nói “Xin chào,”. Ngay cả khi chúng ta biết ngÆ°á»i gá»i là ai, chúng ta không có sá»± khích lệ nào để mở nó ra và có thể bá» qua nó.
Chữ C thứ hai: Connection – Liên quan
Câu há»i then chốt chúng ta đặt ra cho yếu tố Liên quan Ä‘ó là: Thông Ä‘iệp có thể hiện tính cá nhân tá»›i ngÆ°á»i nháºn? Nó có thá»±c sá»± ý nghÄ©a đối vá»›i há»?
Nếu thông Ä‘iệp không có sá»± liên quan hay thiếu tÆ°Æ¡ng thích, đừng gá»i Ä‘i email Ä‘ó bởi kết quả sẽ không mấy nhÆ° mong đợi. Hãy nghÄ© tá»›i số lần chúng ta ấn vào nút DELETE trong chÆ°Æ¡ng trình outlook khi thấy má»™t vài từ trong dòng chủ Ä‘á» khá lạc lõng, thiếu mối quan tâm hay không thích hợp vá»›i bạn.
Ví dụ, bất cứ khi nào chúng ta nháºn được email từ má»™t nhà xuất bản nào Ä‘ó vá»›i từ “sách của bạn”, chắc hẳn chúng ta sẽ rất quan tâm. Nó tạo ra má»™t sá»± Liên quan rõ ràng và nhanh chóng tá»›i chúng ta – cả vá» mặt lý trí và cảm xúc. Các thông Ä‘iệp email cần mang yếu tố cá nhân nhÆ° váºy.
Chữ C thứ ba: Credibility – Tin cáºy
Äây là má»™t chữ “C” hết sức quan trá»ng. Äể Ä‘ánh giá sá»± tin cáºy, hãy nghÄ© tá»›i ai, cái gì và nhÆ° thế nào.
– Ai: Thông Ä‘iệp có ý nghÄ©a lá»›n đối vá»›i ngÆ°á»i gá»i? Bản thân ngÆ°á»i gá»i có Ä‘áng tin cáºy?
– Cái gì: Có Ä‘iá»u gì Ä‘ó chúng ta mong đợi từ ngÆ°á»i gá»i này? Nếu thông Ä‘iệp hay giá»ng Ä‘iệu của thông Ä‘iệp không đồng bá»™ vá»›i những mong đợi của chúng ta, thông Ä‘iệp xem ra sẽ Ä‘ánh mất sá»± tin cáºy.
– NhÆ° thế nào: Thông Ä‘iệp được thá»±c hiện nhÆ° thế nào? Các từ ngữ được viết lách ra sao, và nó hÆ°á»›ng tá»›i chúng ta nhÆ° thế nào? Nếu ngÆ°á»i gá»i Ä‘ang ná»— lá»±c thuyết phục chúng ta Ä‘iá»u gì Ä‘ó, chúng ta có “mua” nó?
Chữ C thứ tÆ°: Contagiousness – Lan truyá»n
Äây là nÆ¡i mà giá»ng Ä‘iệu, má»™t trong những cấu thành quan trá»ng nhất của giao tiếp email, bÆ°á»›c vào và nháºn trách nhiệm. Nếu giá»ng Ä‘iệu của thông Ä‘iệp email thể hiện má»™t sá»± phấn khích, khác biệt hoá và khích lệ, chắc chắn việc gá»i email sẽ hiệu quả hÆ¡n nhiá»u.
Hãy nghÄ© tá»›i mức Ä‘á»™ hiệu quả tiá»m tàng của những thông Ä‘iệp email tiếp theo của bạn vá» mặt:
– Sinh khí: Có má»™t cảm giác sinh khí mạnh mẽ xung quanh email? Có Ä‘iá»u gì Ä‘ó trong tiêu Ä‘á» hay câu mở đầu khiến ngÆ°á»i Ä‘á»c muốn Ä‘á»c tiếp?
– Äáng giá: Nó có Ä‘Æ°a ra má»™t cách thức để xem xét ngÆ°á»i gá»i? Äiá»u này sẽ đồng nghÄ©a vá»›i việc thông Ä‘iệp của ngÆ°á»i gá»i có thể trở nên Ä‘áng nhá»› hÆ¡n.
– ÄÆ¡n nhất: Nó có thể hiện má»™t sá»± khác biệt lá»›n? Nó có nổi báºt trong số hàng trăm lá thÆ° khác tại hòm thÆ° ngÆ°á»i nháºn má»—i tuần? Hiển nhiên, có má»™t cÆ¡ há»™i để làm Ä‘iá»u này ngay trong dòng tiêu Ä‘á».
– Khích lệ cảm xúc. Email có khÆ¡i gợi má»™t phản ứng tình cảm? Nếu không có giá»ng Ä‘iệu thích hợp, phản ứng tích cảm có thể hoàn toàn tiêu cá»±c.
– Äá»™ng viên. Thông Ä‘iệp email có Ä‘á»™ng viên ai Ä‘ó làm Ä‘iá»u gì Ä‘ó? Hay Ä‘Æ¡n thuần chỉ là REPLY hoặc DELETE?
Hãy thá» Ä‘iá»u sau: Áp dụng yếu tố 4C đối vá»›i má»™t vài email trong hòm thÆ° của bạn. Äối vá»›i từng email, bạn có nắm bắt ngay ná»™i dung của nó (LÄ©nh há»™i)? Thông Ä‘iệp có cá»™ng hưởng vá»›i tình cảm của bạn (Liên quan)? Nó có chân thá»±c (Tin cáºy)? Thông Ä‘iệp có thá»±c sá»± gắn sâu vào bạn (Lan truyá»n)?
Bạn sẽ khám phá ra rằng hiếm khi má»™t email thoả mãn cả 4C trên. NhÆ°ng khi bạn thá»±c hiện được, hãy để ý nó sẽ nổi báºt trong Ä‘ám Ä‘ông nhÆ° thế nào!
Bạn có thể có được những kết quả tuyệt vá»i đối vá»›i các email của mình bằng việc sá» dụng 4C vào má»i thá»i Ä‘iểm soạn thảo email – hay vá»›i bất cứ thành phần nào trong giao tiếp. Äó là má»™t trong những cách thức dá»… dàng nhất và hiệu quả nhất để xây dá»±ng má»™t thông Ä‘iệp Ä‘áng nhá»› và thúc đẩy mạnh các kỹ năng giao tiếp tổng thể của bạn trong công việc cÅ©ng nhÆ° trong cuá»™c sống.