Phương pháp làm việc theo nhóm (Phần 2)

Dân gian Ä‘ã có câu rằng: Má»™t cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao. Người Nhật cÅ©ng có cách ví rất hay nhÆ° má»—i người là má»™t viên ngọc, nếu kết hợp lại chúng sẽ thành má»™t vÆ°Æ¡ng miện, để nói về sức mạnh của tập thể.
Trong cuá»™c sống, bạn không thể chắc chắn rằng bạn có thể làm tất cả mọi việc. NhÆ°ng khi có sá»± há»— trợ từ những người xung quanh, công việc Ä‘Æ¡n giản Ä‘i rất nhiều. Đây cÅ©ng là lý do mà rất nhiều các công ty hiện nay, đặc biệt là các công ty nÆ°á»›c ngoài yêu cầu ứng viên phải có khả năng làm việc theo nhóm: Khi Ä‘i xin việc làm, hình nhÆ° má»—i người chỉ trang bị cho mình bằng cấp, khả năng quản lý, còn kỹ năng làm việc trong má»™t tập thể lại bỏ Ä‘âu mất.
IV. Làm việc theo nhóm

Nhóm hoạt Ä‘á»™ng chủ yếu bằng hình thức họp nhóm. Thời gian và địa Ä‘iểm do nhóm tá»± thống nhất và quyết định. Thường thời gian họp nhóm tiến hành trong khoảng 45-75 phút, vì sau thời gian này mức Ä‘á»™ tập trung không được cao. Các buổi họp nhóm càng diá»…n ra thường xuyên càng tốt.

1. Xây dá»±ng mục tiêu cho nhóm

– Đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để hoạt Ä‘á»™ng nhóm được thành công. Những mục tiêu được xác định Ä‘úng là kim chỉ nam cho hoạt Ä‘á»™ng của nhóm. Vì vậy, sau khi thành lập nhóm các nhóm cần xây dá»±ng mục tiêu tổng quát riêng cho nhóm của mình dá»±a trên những mục tiêu chiến lược Ä‘ã được đề ra.

– Sau khi xây dá»±ng mục tiêu tổng quát xong, chia các mục tiêu Ä‘ó thành nhiều dá»± án ngắn hạn.

– Xây dá»±ng các dá»± án cụ thể dá»±a trên các dá»± án ngắn hạn Ä‘ó.

– Xây dụng các chỉ tiêu cụ thể cần thá»±c hiện

– Xây dá»±ng các qui tắc, qui định riêng cho nhóm, thá»±c hiện trong nhóm và mọi thành viên trong nhóm phải thá»±c hiện nghiêm túc các qui định Ä‘ó.

LÆ°u ý: các dá»± án, chỉ tiêu được xây dá»±ng cần:

– Xác định rõ nhiệm vụ cần thá»±c hiện

– Cắt nhỏ đề án thành các công việc cụ thể, công việc này đủ nhỏ để má»™t thành viên có thể hoàn thành được trong khả năng của mình.

– Xác định rõ thời gian hoàn thành dá»± án, xây dá»±ng các bÆ°á»›c công việc cần hoàn thành vá»›i thời gian cụ thể.

– Xây dá»±ng tiêu chí Ä‘ánh giá các dá»± án bằng các tiêu chí định lượng; Ä‘ánh giá dá»±a trên tiêu chí định lượng là xác định tiến Ä‘á»™ thá»±c hiện dá»±a trên các phÆ°Æ¡ng pháp có thể: cân, Ä‘ong, Ä‘o, đếm bằng các dụng cụ và cho ra số liệu cụ thể. Đánh giá theo tiêu chí định tính là Ä‘ánh giá dá»±a trên nhận xét chung của cá nhân.

– Đừng để thất bại má»™t phần dá»± án làm hủy hoại thành công chung của nhóm

2. Tiến hành họp nhóm

– Chuẩn bị:

+ Các thành viên tá»± chuẩn bị các vấn đề cần trao đổi trÆ°á»›c, hoàn thành các công việc được giao, vạch ra những vấn đề má»›i cần được trao đổi. Các thành viên phải tá»± ná»— lá»±c lao Ä‘á»™ng và học tập, các vấn đề được bàn luận khi họp nhóm là các vấn đề má»›i, khó giải quyết, các bài tập lá»›n cần nhiều người cùng làm. Không á»· lại vào nhóm, trÆ°á»›c khi họp nhóm các thành viên phải chuẩn bị kÄ© lưỡng cho ná»™i dung cần bàn luận. Ví dụ nhÆ° khi bàn luận má»™t bài tập khó trên nhóm thì Ä‘òi hỏi thành viên của nhóm Ä‘ó phải tá»± giải bài tập Ä‘ó ở nhà trÆ°á»›c bằng nhiều phÆ°Æ¡ng pháp khác nhau, mặc dù không giải ra được nhÆ°ng Ä‘ã có sá»± chuẩn bị và hình dung được vấn đề cần giải quyết, đồng thời tiết kiệm thời gian chuẩn bị Ä‘ó cho những công việc khác.

– Mở đầu:

+ Các thành viên ổn định vị trí của mình, tắt chuông Ä‘iện thoại hoặc các thiết bị khác để không ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhóm.

+ Nhóm trưởng hoặc má»™t thành viên nào Ä‘ó trong nhóm nêu ra các vấn đề cần được giải quyết trong buổi họp. Sau Ä‘ó các thành viên thống nhất thứ tá»± giải quyết các vấn đề.

– Tiến hành giải quyết vấn đề

+ Cách thức làm việc theo nhóm và tính cách kín Ä‘áo, bảo thủ, áp đặt không thể sống chung vá»›i nhau. Mọi người đều có khả năng Ä‘Æ°a ra nhiều ý tưởng khác nhau, khi ý tưởng được trình bày các thành viên nên chú ý lắng nghe trọn vẹn ý tưởng, không nên phản ứng, cắt ngang ý tưởng của thành viên khác. Nếu có những phản ứng riêng của cá nhân muốn phủ định ý tưởng được nêu ra thì nên ghi lại những ý kiến riêng của mình vào má»™t tờ giấy. Sau khi thành viên Ä‘Æ°a ra ý tưởng, tá»± rút ra các Æ°u Ä‘iểm và nhược Ä‘iểm của ý tưởng Ä‘ó, so sánh vá»›i ý tưởng khác hoặc ý tưởng của bản thân rồi má»›i Ä‘Æ°a ra ý kiến phản biện. Công việc của nhóm là quan sát, Ä‘ánh giá, nhận xét các ý tưởng, để cùng phát huy, bổ sung các Æ°u Ä‘iểm và bù lấp những khuyết Ä‘iểm Ä‘ang tồn tại.

+ Nhóm cùng thống nhất ý tưởng và Ä‘Æ°a ra phÆ°Æ¡ng án hành Ä‘á»™ng. Nếu có nhiều ý tưởng và phÆ°Æ¡ng án có khả năng thá»±c hiện nhÆ° nhau, nhóm tiến hành lấy ý kiến bằng hình thức biểu quyết để thống nhất ý tưởng và phÆ°Æ¡ng án hành Ä‘á»™ng. Khi các ý tưởng và phÆ°Æ¡ng án được thống nhất thá»±c hiện, có thể sẽ làm nảy sinh tâm lí không phục tùng vá»›i các thành viên có ý tưởng- phuÆ¡ng án bị bác bỏ. Vì vậy, má»—i thành viên hãy học cách thá»±c hiện theo tập thể, tìm ra các nhược Ä‘iểm của ý tưởng – phÆ°Æ¡ng án Ä‘ó để tìm cách bù lấp, xóa bỏ những khuyết Ä‘iểm, làm cho phÆ°Æ¡ng án ngày càng thể hiện Æ°u Ä‘iểm, giảm bá»›t nhược Ä‘iểm có nhÆ° vậy hiệu quả của công việc má»›i được nâng lên, nhóm Ä‘ó má»›i trở thành má»™t nhóm mạnh.

+ Các vấn đề, các công việc Ä‘òi hỏi nhiều sá»± sáng tạo và tÆ° duy Æ°u tiên giải quyết trÆ°á»›c

– Kết thúc:

+ Ghi nhận và Ä‘ánh giá các kết quả Ä‘ã thá»±c hiện được trong buổi họp nhóm. Đánh giá tiến Ä‘á»™ thá»±c hiện công việc. Nhóm nên có má»™t cuốn sổ để ghi chép quá trình thá»±c hiện

+ Nêu vấn đề sẽ giải quyết trong lần họp nhóm lần sau, phân chia nhiệm vụ và công việc cần chuẩn bị cho từng thành viên

+ Thông báo những thông tin liên quan đến nhóm và các công việc ngoài lề khác.

LÆ°u ý:

– Thời gian họp nhóm nên tiến hành trong khoảng 45 đến 75 phút, nên tận dụng thời gian này hoạt Ä‘á»™ng vá»›i hiệu quả cao nhất có thể được, không nên phí phạm thời gian này cho những công việc ngoài lề.

– Khi họp nhóm không cần thiết phải tạo ra bầu không khí quá nghiêm túc gây ức chế cho nhóm, cÅ©ng không quá dá»… dãi, Ä‘ùa cợt làm mất thời gian của nhóm. Khi họp nhóm cần tạo ra bầu không khí thoải mái, thân thiện, cùng nhau hợp tác, há»— trợ lẫn nhau. Làm việc theo hÆ°á»›ng hiểu biết lẫn nhau: khuyến khích trao đổi cởi mở.

– Cố gắng sắp xếp các nhiệm vụ phù hợp vá»›i tính cách của thành viên, để thành viên lá»±a chọn hÆ¡n là cố ép thành viên Ä‘ó vào má»™t nhiệm vụ. Nên nhá»› rằng má»—i thành viên, má»—i cá nhân có má»™t cách nghÄ©, tÆ° duy riêng, không ai giống ai, vì thế không nên áp đặt lối suy nghÄ© của bản thân cá nhân lên các thành viên khác trong nhóm.

– Má»—i thành viên cần nhận rõ trách nhiệm của cá nhân đối vá»›i hoạt Ä‘á»™ng của nhóm.

– Chấp nhận thách thức đối vá»›i công việc mà mình đảm nhận.