Lời khuyên khi làm việc với các công ty PR

Khi tính cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng tăng cao thì một công ty PR tốt có thể là một tài sản quý giá đối với các doanh nghiệp mới khai sinh, nhưng một thực trạng là hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã bỏ ra rất ít chi phí cho chạy chiến dịch PR và dĩ nhiên là không gặt hái được gì từ đó.

Dĩ nhiên, vấn đề của các doanh nghiệp khởi sự không phải là làm cái gì, mà họ có đủ khả năng để làm PR hay không. Vâng, vài doanh nghiệp xem PR rất quan trọng đối với doanh nghiệp của họ đến nỗi họ sẵn sằng mắc nợ để thực hiện một chương trình PR ra mắt công ty.

Nếu doanh nghiệp của bạn quyết định sử dụng công cụ PR, chiến lược của bạn còn tuỳ thuộc vào ngân sách bạn dành cho nó là bao nhiêu. Công ty PR tính theo từng giờ với giá khoảng từ 100 đến 300 USD và có thể hơn; nếu bạn thuê một nhân viên PR nội bộ có thể phải trả lương từ khoảng 50.000 đến 100.000 USD và thêm vào các khoản lợi ích khác; nếu bạn thuê một đại diện PR có thể phải mất từ 10.000 đến 50.000 USD tháng.

Với các khoản tính nói trên thì việc các doanh nghiệp quyết định thuê đại diện PR hơn là thuê một nhân viên PR cũng dễ hiểu. Vì những đại diện PR có thể xử lý một khối lượng các công việc khác và có kinh nghiệm sâu và rộng trong ngành PR, định hướng và tiếp cận với một lượng các nguồn lực rất lớn hơn là một nhân viên PR hoặc là một bộ phận PR nhỏ trong công ty.

Nhưng nhiều doanh nghiệp có thể sẽ tư vấn bạn làm việc với các đại diện PR có thể là giấc mơ đẹp cũng có thể là cơn ác mộng. Hãy thử nghiên cứu tình huống sau đây:

Một trang web chuyên phục vụ cho mục đích quyết định du lịch giờ vào chót được giới thiệu vào tháng 5 năm 2000. Trong vòng hai tuần, các bài viết về công ty có trụ sở đặt tại Mỹ này xuất hiện trên hầu hết các báo và tạp chí du lịch, người tiêu dùng…Trong vài tháng sau đó, dần dần tích lũy nhiều tin hơn, kết quả là có hơn 200 tin về công ty này trên cả CNN, Conde, Nast Traveler, Business Week và những những tổ chức tin tức khác.

Colleen Challenger, Phó giám đốc tiếp thị của trang web cho biết tác động hiệu quả ngay tức thì. Trong vài ngày, tùy vào vị trí mà tin tức xuất hiện, có hơn 75% khách tham quan web, hình thành ngành kinh doanh mới. Báo giá của 12 tháng qua là 300.000 USD bao gồm chi phí và tiền của công ty PR.

Ngược lại, cũng có một kinh nghiệm của Seer Technologies, một công ty chuyên về phát triển phần mềm tại Cary, N.C. Từ năm 1992 đến năm 1997, công ty đã trả hơn 2tr5 USD chi phí PR cho các đại diện PR. Kết quả có khoảng 25 bài viết tương đương 125.000USD mỗi bài.

Làm cách nào doanh nghiệp có thể tránh khỏi những kinh nghiệm tồi tệ như thế? Trong hầu hết các trường hợp sự thành công của công ty sẽ tùy thuộc rất nhiều vào việc tìm kiếm đúng doanh nghiệp tư vấn PR và làm việc với họ một cách hiệu quả nhất. Nhằm giúp các doanh nghiệp nhân rộng thành công và tránh lặp lại những sai lầm của các doanh nghiệp khác, chúng tôi chia sẻ vài lời khuyên với các doanh nghiệp:

1. Đừng bắt đầu nếu bạn chưa sẵn sàng
Đừng thuê đại diện PR cho đến khi nào bạn hiểu rõ bạn cần họ hoàn thành những gì. Những công ty mới thành lập rất dễ mắc phải những quyết định sai lầm và thuê những đại diện PR mà không hề định sẵn một mục đích rõ ràng. Thêm vào đó, một trong những sai lầm lớn nhất mà các công ty mắc phải đó là thuê công ty quá sớm trong khi công ty còn chưa có cho mình một thương hiệu phát triển. “Doanh nghiệp mới thành lập cần quảng bá nhưng cần phải có cái gì để quảng bá” ông Brian Pitts- Giám đốc quan hệ báo chí, Porter Novelli Convergencve Group, công ty PR tại Chicago.

2. Yêu cầu chứng minh khả năng
Trong khi có nhiều đại diện PR rất khoác lác về những kết quả mà họ thực hiện cho khách hàng, hãy xem xét cẩn thận những thông tin. Sau đó, hãy yêu cầu cho xem một vài mẫu công việc cụ thể mà đi đến kết quả thành công bao gồm những tin tức từ báo chí và các thông tin liên quan khác. Và nhiều công ty cũng hô hào và phóng đại quan hệ của họ với báo chí, hãy gọi phóng viên và hỏi thăm về các mối liên hệ với đại diện PR. Cô Challenger yêu cầu cho thấy một vài mẫu từ đại diện PR mà cô thẩm vấn và sau đó từ chối những đại diện PR nào từ chối hoặc cho thấy không phù hợp với công việc.

3. Xem xét kỹ nhóm làm việc
Vài đại diện PR sẽ trình bày với bạn về những chuyên gia PR cao cấp, song thực chất lại không đúng trình độ mà bạn mong muốn để thực hiện công việc của bạn. Ông Wadhwa cho biết điều này đã từng xảy ra đến với ông. Nếu bạn may mắn, họ sẽ sắp xếp mỗi tháng 1 cuộc phỏng vấn cho bạn.

4. Đề ra các mục tiêu cụ thể
Hãy tìm hiểu kỹ những vấn đề mà công ty PR có thể và không thể thực hiện cho công ty của bạn và điều chỉnh những mong muốn một cách thích hợp. Trong khi bạn nghĩ là công ty xứng đáng để được lên trang bìa của tạp chí Business Week, Forbes hoặc Fortune, nhưng cơ hội thì thực sự không. Đề ra mục tiêu xa vời chỉ gây thêm phiền phức và đại diện PR không thể thực hiện được. Dựa trên kiến thức về doanh nghiệp của bạn và báo chí, đại diện PR sẽ cung cấp một hướng dẫn cụ thể về những tin/bài mà doanh nghiệp bạn có thể đạt được và thực tế là bạn sẽ đạt được. “PR là một sự đầu tư, không phải là sự bảo đảm” Bà Challenger cho biết “Để đạt được kết quả nhất định thì thời gian tiêu tốn sẽ không phải là ít.”

5. Hãy là đối tác cũng như khách hàng
Việc tham gia vào tiến trình PR cũng quan trọng không kém-Ông Wadhawa cho biết. Tương quan chỉ phải mất khoảng phân nửa phí dịch vụ PR; và ông rất hài lòng với kết quả đạt được, bao gồm mỗi tuần một bài viết trên tờ National, công nghệ và doanh nghiệp

“Hiện nay tôi bỏ ra rất nhiều thời gian nghiên cứu về báo chí và đang đi vào giai đoạn nghiên cứu tổ chức tin tức, những gì khiến họ quan tâm và những gì là quan trọng với phóng viên. Và tôi chắc chắn rằng sẽ cung cấp những bài viết thu hút sự quan tâm của họ”

Thêm vào đó, hãy thông báo cho đại diện PR. Họ không thể chỉ làm việc dưạ trên với những thông tin mà bạn cung cấp.Các đại diện PR nên được chia sẻ cùng với doanh nghiệp bạn nhiều thông tin quản trị và liên tục cập nhật những gì đang diễn ra. Hãy đưa vấn đề ra thảo luận khi có liên quan đến quyết định quan trọng cũng như có sự tác động đối với nhận thức của dư luận.

6. Đừng làm đình trệ công việc
Bạn nên tham gia, nhưng đừng can thiệp vào việc làm của các đại diện PR mà bạn đã thuê. Hãy kiểm tra, sửa lỗi hoặc duyệt những lời khuyên hoặc tài liệu thô một cách kịp lúc và trả lời đúng lúc những yêu cầu thông tin của họ. Và quan trọng hãy trả chi phí đúng hẹn.