Vấn đề với sự gia tăng ngoài ý muốn

Một sai lầm phổ biến cho nhà hoạch định doanh nghiệp đó là không lên kế hoạch  cho việc gia tăng nhanh chóng. Chúng ta sẽ thấy được một công ty gặp khó khăn về vấn đề đó như thế nào và họ giải quyết việc đó ra sao.

Đây là một câu chuyện có thật, mặc dù tên nhân vật và địa điểm đều đã được thay đổi. Mọi chuyện cuối cùng rồi cũng kết thúc tốt đẹp, tuy nhiên có quá nhiều việc căng thẳng không cần thiết mà đáng lẽ ra đã được các nhà hoạch định doanh nghiệp ngăn chặn một cách dễ dàng. Loại vấn đề này luôn luôn tồn tại, và rất dễ ngăn chặn, thật là một điều đáng tiếc vì cuối cùng nó cũng xảy ra. Bài học đó là: Đừng là nạn nhân của sự gia tăng ngoài ý muốn.

Câu chuyện xảy ra tại một trường đại học loại trung thuộc thị trấn ở vùng bờ biển phía Tây, suốt những năm giữa thập niên 1990, khi sự bùng nổ internet diễn ra và đa số những người trong lĩnh vực kinh doanh và giáo dục đều có liên quan. Leslie và Terry, đồng chủ sở hữu một doanh nghiệp tư vấn cung cấp máy tính và dịch vụ mạng lưới cho hầu hết các cửa hàng địa phương, là những người liên quan đến vấn đề này.

Ban đầu, Leslie và Terry có một văn phòng nhỏ nhưng tiện nghi bên ngoài phố Main Street, gần trường đại học, và một doanh nghiệp cũng kha khá, với doanh thu trung bình khoảng 20.000 đôla một tháng cùng một số khách hàng ổn định và không có nhiều sự biến động theo mùa về doanh số. Họ có một nhân viên trông coi sổ sách đồng thời cũng kiêm luôn chức vụ tổng quản lý, trông coi văn phòng và gặp gỡ khách hàng.

CÆ¡ há»™i rồi cÅ©ng đến, công việc má»›i đầy thú vị – má»™t hợp đồng vá»›i má»™t công ty lá»›n và Ä‘ang phát triển mạnh đó là việc lắp đặt mạng lÆ°á»›i internet cho các văn phòng thuá»™c đại học liên kết vá»›i công ty này, cách đó 10 dặm ở trên đường cao tốc. Hợp đồng trị giá 200.000 đôla này cần phải được tiến hành má»™t cách gấp rút và nó đã mở ra mối quan hệ má»›i quan trọng vá»›i má»™t khách hàng tiềm năng luôn thay đổi trong chiến lược kinh doanh. Thật là má»™t Ä‘iều đáng để ăn mừng. Leslie và Terry cùng gia đình của họ đã có má»™t bữa tối ngoài sức tưởng tượng trong má»™t nhà hàng sang trọng nhất trong khu vá»±c.

Cả hai bên đã sẵn sàng cho việc tiếp tục hoàn thành hợp đồng, phân phối mạng lưới, kết nối hệ thống, thực hiện tốt những điều đã cam kết. Chắc chắn rằng mối quan hệ mới này sẽ là một sự lớn mạnh lâu dài trong kinh doanh, họ có năm người thầu cố vấn để giải quyết nhu cầu lắp đặt, việc huấn luyện và sự gia tăng toàn bộ trong nhu cầu kinh doanh.

Trong vòng hai tháng, sự việc dường như rất sáng sủa cho cả hai bên. Các hệ thống đang được thiết lập, khách hàng tỏ ra rất hài lòng, và họ đang trên đường tăng nhanh vượt bậc sự nghiệp kinh doanh của mình trong một khoảng thời gian rất ngắn. Những người thầu đang làm rất tốt công việc của họ, và bốn trong số năm người họ thì rất vui mừng vì được xem là những nhân viên thường trực nhất. Leslie và Terry đã quyết định rằng họ có thể sẽ ăn mừng lớn hơn nữa, vì thế cả hai cùng đi đến một cửa hiệu xe hơi địa phương và thuê hai chiếc ôtô mới hiệu Mercedes.

Sự việc sau đó lại trở nên xấu đi. Tivi thì bị mất tín hiệu, lúc đầu mọi thứ mờ nhạt, sau đó thì không thấy gì nữa cả. Mặc dù doanh thu và lợi nhuận vẫn có, công việc vẫn được tiến hành và việc lập hóa đơn cũng đang được thực hiện, nhưng Leslie và Terry lại không có tiền. Những người thầu—là những người đáng để Leslie và Terry giữ lại—cần phải được trả lương, nhưng họ lại không có tiền để trả. Leslie và Terry phải đổ xô vào ngân hàng địa phương, lấy lại doanh thu và lợi nhuận tăng thêm của họ, nhưng ngân hàng cần có thời gian. Công việc kinh doanh đang phải đối mặt với những vấn đề kinh điển của sự gia tăng ngoài ý muốn. Cũng giống như sổ sách tính tiền thì đầy ắp mà kho bạc thì lại trống rỗng. Mọi người vẫn đang ăn mừng, và bất thình lình họ phải chứng kiến tai họa của những hóa đơn chưa thanh toán và, điều tệ hại nhất đó là, những nhân viên không được trả lương.

Điều gì đã xảy ra?  Đó là những vấn đề về lưu thông tiền mặt ngoài ý muốn, khách hàng lớn hơn đã chậm trễ trong việc thanh toán các hóa đơn, vì vậy sự tăng đột ngột về doanh số không có nghĩa là tăng ngay tức thì số tiền mặt có trong ngân hàng. Leslie và Terry đã quan tâm nhiều đến việc phân phối tốt dịch vụ hơn là phân phối công việc giấy tờ cần thiết, do vậy quá trình lập hóa đơn của họ bị chậm lại. Họ đang mắc nợ một số tiền 85.000 đôla, nhưng họ không thể đến gặp trực tiếp khách hàng mới của mình để lấy tiền—cô ta nói rằng cô đã ủy quyền việc chi trả và đã gửi chúng đến phòng tài chính của công ty để chờ câu trả lời. Những người ở phòng tài chính lại chậm chạp trong việc đó và không đặc biệt quan tâm đến vấn đề là phải trả nhanh cho những người bán hàng; việc của họ là phải trả chậm lại, nhưng không chậm đến mức để việc nhận được một mức tín dụng thấp.

Leslie và Terry đã gặp má»™t tình huống xấu của việc “tiền nợ từ các doanh nghiệp”–tiền mà người ta nợ họ Ä‘ang nằm trong doanh thu và lợi nhuận, nhÆ°ng không phải trong ngân hàng. Điều này lẽ ra là đã được Ä‘oán trÆ°á»›c, và được ngăn chặn nếu nhÆ° họ đã có má»™t kế hoạch tốt.

Trong trường hợp này, rất may là, cả hai đối tác đều có đủ giá trị tài sản nhà để cầm cố cho việc có một khoản vay nhanh chóng và trả cho những người thầu của họ. Doanh nghiệp đã được cứu sống và lại tiếp tục phát triển, nhưng không phải là không có hàng loạt căng thẳng và ngay cả những sự cầm cố lần thứ hai.

Lúc khó khăn nhất là lúc đáng nhớ nhất: Một trong những người vợ (chồng) của những đối tác nói với giọng mỉa mai về việc thế chấp trong khi lái chiếc xe “[bỏ qua lời chửi] Mercedes.”

Bài học của câu chuyện đó là: Luôn luôn có kế hoạch chắc chắn cho việc lưu thông tiền mặt. Không bao giờ vội vã khi chưa nắm bắt được sự ảnh hưởng từ một doanh nghiệp mới. Đến ngân hàng càng sớm càng tốt, ngay khi bạn biết về một doanh nghiệp đó, và bắt đầu cho việc giải quyết tín dụng từ số tiền nhờ thu. Và không bao giờ thuê một chiếc Mercedes cho đến khi bạn chắc chắn rằng bạn sẽ không phải nhận tiền thế chấp mới sau đó vài tuần.

Tim Berry là ông chủ của “Business Plans”  tại trang web Entrepreneur.com và là chủ tịch của Liên Hợp Phần Mềm Palo Alto, nÆ¡i tạo ra phần mềm hoạch định doanh nghiệp hàng đầu trong công nghiệp, Business Plan Pro, cÅ©ng nhÆ° những ứng dụng cho việc lập kế hoạch phổ biến khác cho các doanh nghiệp.