Vấn đề với sự gia tăng ngoài ý muốn

Má»™t sai lầm phổ biến cho nhà hoạch định doanh nghiệp Ä‘ó là không lên kế hoạch  cho việc gia tăng nhanh chóng. Chúng ta sẽ thấy được má»™t công ty gặp khó khăn về vấn đề Ä‘ó nhÆ° thế nào và họ giải quyết việc Ä‘ó ra sao.

Đây là má»™t câu chuyện có thật, mặc dù tên nhân vật và địa Ä‘iểm đều Ä‘ã được thay đổi. Mọi chuyện cuối cùng rồi cÅ©ng kết thúc tốt đẹp, tuy nhiên có quá nhiều việc căng thẳng không cần thiết mà Ä‘áng lẽ ra Ä‘ã được các nhà hoạch định doanh nghiệp ngăn chặn má»™t cách dá»… dàng. Loại vấn đề này luôn luôn tồn tại, và rất dá»… ngăn chặn, thật là má»™t Ä‘iều Ä‘áng tiếc vì cuối cùng nó cÅ©ng xảy ra. Bài học Ä‘ó là: Đừng là nạn nhân của sá»± gia tăng ngoài ý muốn.

 

Câu chuyện xảy ra tại má»™t trường đại học loại trung thuá»™c thị trấn ở vùng bờ biển phía Tây, suốt những năm giữa thập niên 1990, khi sá»± bùng nổ internet diá»…n ra và Ä‘a số những người trong lÄ©nh vá»±c kinh doanh và giáo dục đều có liên quan. Leslie và Terry, đồng chủ sở hữu má»™t doanh nghiệp tÆ° vấn cung cấp máy tính và dịch vụ mạng lÆ°á»›i cho hầu hết các cá»­a hàng địa phÆ°Æ¡ng, là những người liên quan đến vấn đề này.

Ban đầu, Leslie và Terry có má»™t văn phòng nhỏ nhÆ°ng tiện nghi bên ngoài phố Main Street, gần trường đại học, và má»™t doanh nghiệp cÅ©ng kha khá, vá»›i doanh thu trung bình khoảng 20.000 Ä‘ôla má»™t tháng cùng má»™t số khách hàng ổn định và không có nhiều sá»± biến Ä‘á»™ng theo mùa về doanh số. Họ có má»™t nhân viên trông coi sổ sách đồng thời cÅ©ng kiêm luôn chức vụ tổng quản lý, trông coi văn phòng và gặp gỡ khách hàng.

CÆ¡ há»™i rồi cÅ©ng đến, công việc má»›i đầy thú vị – má»™t hợp đồng vá»›i má»™t công ty lá»›n và Ä‘ang phát triển mạnh Ä‘ó là việc lắp đặt mạng lÆ°á»›i internet cho các văn phòng thuá»™c đại học liên kết vá»›i công ty này, cách Ä‘ó 10 dặm ở trên đường cao tốc. Hợp đồng trị giá 200.000 Ä‘ôla này cần phải được tiến hành má»™t cách gấp rút và nó Ä‘ã mở ra mối quan hệ má»›i quan trọng vá»›i má»™t khách hàng tiềm năng luôn thay đổi trong chiến lược kinh doanh. Thật là má»™t Ä‘iều Ä‘áng để ăn mừng. Leslie và Terry cùng gia Ä‘ình của họ Ä‘ã có má»™t bữa tối ngoài sức tưởng tượng trong má»™t nhà hàng sang trọng nhất trong khu vá»±c.

Cả hai bên Ä‘ã sẵn sàng cho việc tiếp tục hoàn thành hợp đồng, phân phối mạng lÆ°á»›i, kết nối hệ thống, thá»±c hiện tốt những Ä‘iều Ä‘ã cam kết. Chắc chắn rằng mối quan hệ má»›i này sẽ là má»™t sá»± lá»›n mạnh lâu dài trong kinh doanh, họ có năm người thầu cố vấn để giải quyết nhu cầu lắp đặt, việc huấn luyện và sá»± gia tăng toàn bá»™ trong nhu cầu kinh doanh.

Trong vòng hai tháng, sá»± việc dường nhÆ° rất sáng sủa cho cả hai bên. Các hệ thống Ä‘ang được thiết lập, khách hàng tỏ ra rất hài lòng, và họ Ä‘ang trên đường tăng nhanh vượt bậc sá»± nghiệp kinh doanh của mình trong má»™t khoảng thời gian rất ngắn. Những người thầu Ä‘ang làm rất tốt công việc của họ, và bốn trong số năm người họ thì rất vui mừng vì được xem là những nhân viên thường trá»±c nhất. Leslie và Terry Ä‘ã quyết định rằng họ có thể sẽ ăn mừng lá»›n hÆ¡n nữa, vì thế cả hai cùng Ä‘i đến má»™t cá»­a hiệu xe hÆ¡i địa phÆ°Æ¡ng và thuê hai chiếc ôtô má»›i hiệu Mercedes.

Sá»± việc sau Ä‘ó lại trở nên xấu Ä‘i. Tivi thì bị mất tín hiệu, lúc đầu mọi thứ mờ nhạt, sau Ä‘ó thì không thấy gì nữa cả. Mặc dù doanh thu và lợi nhuận vẫn có, công việc vẫn được tiến hành và việc lập hóa Ä‘Æ¡n cÅ©ng Ä‘ang được thá»±c hiện, nhÆ°ng Leslie và Terry lại không có tiền. Những người thầu—là những người Ä‘áng để Leslie và Terry giữ lại—cần phải được trả lÆ°Æ¡ng, nhÆ°ng họ lại không có tiền để trả. Leslie và Terry phải đổ xô vào ngân hàng địa phÆ°Æ¡ng, lấy lại doanh thu và lợi nhuận tăng thêm của họ, nhÆ°ng ngân hàng cần có thời gian. Công việc kinh doanh Ä‘ang phải đối mặt vá»›i những vấn đề kinh Ä‘iển của sá»± gia tăng ngoài ý muốn. CÅ©ng giống nhÆ° sổ sách tính tiền thì đầy ắp mà kho bạc thì lại trống rá»—ng. Mọi người vẫn Ä‘ang ăn mừng, và bất thình lình họ phải chứng kiến tai họa của những hóa Ä‘Æ¡n chÆ°a thanh toán và, Ä‘iều tệ hại nhất Ä‘ó là, những nhân viên không được trả lÆ°Æ¡ng.

Điều gì Ä‘ã xảy ra?  Đó là những vấn đề về lÆ°u thông tiền mặt ngoài ý muốn, khách hàng lá»›n hÆ¡n Ä‘ã chậm trá»… trong việc thanh toán các hóa Ä‘Æ¡n, vì vậy sá»± tăng Ä‘á»™t ngá»™t về doanh số không có nghÄ©a là tăng ngay tức thì số tiền mặt có trong ngân hàng. Leslie và Terry Ä‘ã quan tâm nhiều đến việc phân phối tốt dịch vụ hÆ¡n là phân phối công việc giấy tờ cần thiết, do vậy quá trình lập hóa Ä‘Æ¡n của họ bị chậm lại. Họ Ä‘ang mắc nợ má»™t số tiền 85.000 Ä‘ôla, nhÆ°ng họ không thể đến gặp trá»±c tiếp khách hàng má»›i của mình để lấy tiền—cô ta nói rằng cô Ä‘ã ủy quyền việc chi trả và Ä‘ã gá»­i chúng đến phòng tài chính của công ty để chờ câu trả lời. Những người ở phòng tài chính lại chậm chạp trong việc Ä‘ó và không đặc biệt quan tâm đến vấn đề là phải trả nhanh cho những người bán hàng; việc của họ là phải trả chậm lại, nhÆ°ng không chậm đến mức để việc nhận được má»™t mức tín dụng thấp.

Leslie và Terry Ä‘ã gặp má»™t tình huống xấu của việc “tiền nợ từ các doanh nghiệp”–tiền mà người ta nợ họ Ä‘ang nằm trong doanh thu và lợi nhuận, nhÆ°ng không phải trong ngân hàng. Điều này lẽ ra là Ä‘ã được Ä‘oán trÆ°á»›c, và được ngăn chặn nếu nhÆ° họ Ä‘ã có má»™t kế hoạch tốt.

Trong trường hợp này, rất may là, cả hai đối tác đều có đủ giá trị tài sản nhà để cầm cố cho việc có má»™t khoản vay nhanh chóng và trả cho những người thầu của họ. Doanh nghiệp Ä‘ã được cứu sống và lại tiếp tục phát triển, nhÆ°ng không phải là không có hàng loạt căng thẳng và ngay cả những sá»± cầm cố lần thứ hai.

Lúc khó khăn nhất là lúc Ä‘áng nhá»› nhất: Má»™t trong những người vợ (chồng) của những đối tác nói vá»›i giọng mỉa mai về việc thế chấp trong khi lái chiếc xe “[bỏ qua lời chá»­i] Mercedes.”

Bài học của câu chuyện Ä‘ó là: Luôn luôn có kế hoạch chắc chắn cho việc lÆ°u thông tiền mặt. Không bao giờ vá»™i vã khi chÆ°a nắm bắt được sá»± ảnh hưởng từ má»™t doanh nghiệp má»›i. Đến ngân hàng càng sá»›m càng tốt, ngay khi bạn biết về má»™t doanh nghiệp Ä‘ó, và bắt đầu cho việc giải quyết tín dụng từ số tiền nhờ thu. Và không bao giờ thuê má»™t chiếc Mercedes cho đến khi bạn chắc chắn rằng bạn sẽ không phải nhận tiền thế chấp má»›i sau Ä‘ó vài tuần.
                                                                                                                                                 Tim Berry

Tim Berry là ông chủ của "Business Plans”  tại trang web Entrepreneur.com và là chủ tịch của Liên Hợp Phần Mềm Palo Alto, nÆ¡i tạo ra phần mềm hoạch định doanh nghiệp hàng đầu trong công nghiệp, Business Plan Pro, cÅ©ng nhÆ° những ứng dụng cho việc lập kế hoạch phổ biến khác cho các doanh nghiệp.