Để tăng hiệu quả làm việc

 

1. Bảo đảm là nhân viên biết chính xác những gì bạn kỳ vọng nơi họ, nghĩa là xác lập những tiêu chuẩn năng suất rõ ràng và minh bạch. Bạn có thể đề nghị một số hướng dẫn mẫu như sau “Trả lời điện thoại trong vòng 3 hồi đổ chuông hoặc ít hơn, và luôn luôn chào khách bằng câu “chào buổi sáng”, “chào buổi chiều”, “chào buổi tối” – không bao giờ được nói “xin chào” (hello), “chào” (hi) hay “mọi việc thế nào?” (how’s it going?). Thế nào là tiêu chuẩn năng suất thì rất mơ hồ và tùy thuộc quá nhiều vào cách xác định của từng cá nhân.

2. Thường xuyên phản hồi cho nhân viên ý kiến đánh giá về năng suất của họ, trên cơ sở sử dụng dữ liệu mục tiêu. Những lời khen hàng năm về năng suất rất làm lãng phí thời gian. Mọi người đều cần nhận phản hồi thường xuyên và cụ thể đánh giá họ đang làm việc như nào. Cần thiết có phản hồi ít nhất là hàng tuần, nhưng hàng ngày thì tốt hơn.

 

3. Bảo đảm là bạn lèo lái năng suất bằng các kết quả tích cực và tiêu cực. Trong nhiều tổ chức, người giỏi làm việc nhiều hơn và người dở làm việc ít hơn cũng như nhận nhiệm vụ dễ hơn. Để kết quả cuối quy trình kiểm soát hiệu quả hành vi, các kết quả này cần phải có hiệu lực mạnh (bị sa thải hoặc nhận phần thưởng lớn), có tính cá nhân (ảnh hưởng cá nhân nhân viên chứ không phải cả nhóm), tức thời (xảy ra càng sớm càng tốt sau khi thực hiện công việc), và kiên định (xảy ra mọi lúc nhân viên làm việc có năng suất hay không có năng suất).

 

4. Công nghệ và dụng cụ có thể là những công cụ tuyệt vời để tăng năng suất. Hãy mua cho nhân viên bạn những dụng cụ mới nhất và tốt nhất mà bạn có khả năng. Nhớ lại trước kia, việc trả xe thuê mất khoảng 20 – 30 phút. Còn bây giờ, chỉ khoảng 2 phút, nhờ vào các trạm dừng có tay vịn cho các nhân viên cho thuê xe trong khu khách hàng trả xe. Mặt khác, bạn có thể chỉ ra rằng việc mua hàng trên nhiều website vẫn còn là một thách thức và chán nản đối với nhiều khách hàng. Việc bạn gia tăng năng suất được bao nhiêu từ dụng cụ và công nghệ phụ thuộc vào quy trình của bạn bao gồm bao nhiêu hành vi con người. Ví dụ, những thiết bị hợp lý có thể tạo ra sự khác biệt to lớn trong một nhà máy thép hay một nhà máy giấy, nơi công việc gần như tự động hoàn toàn, nhưng có thể ít tạo ra khác biệt trong những tòa nhà hay sân bay, nơi con người hầu hết làm việc với những dụng cụ bằng tay.

 

5. Sáng kiến thực sự có thể giúp đẩy mạnh năng suất – nếu sáng kiến dựa trên một loạt các biện pháp đo lường năng suất cân bằng. Nếu bạn chỉ đặt sáng kiến trong một khía cạnh của năng suất, chẳng hạn như lượng bán hàng hay lợi nhuận, bạn sẽ đi sai đường trong định hướng hiệu quả làm việc. Một số công ty có tầm nhìn xa nối kết phần thưởng với lợi nhuận, với khách hàng hài lòng và nhân viên hài lòng, do vậy bạn không thể chỉ tập trung vào một khía cạnh của hiệu quả làm việc – bạn phải cân bằng cả 3 khía cạnh. Chừng nào bạn chưa chắc chắn là các thước đo năng suất của mình được toàn diện và không thể gian lận thì rất nguy hiểm nếu thực hiện các sáng kiến. Mọi người trở nên rất sáng tạo khi có sự tham gia của sáng kiến tài chính, và đôi khi họ làm cho thước đo năng suất trông rất tốt bằng một số hành vi không mong muốn.