Tầm quan trọng của chính sách nhân sự và tập quán kinh doanh trong công ty

 

Hãy học cách ban hành các chính sách, thủ tục cần thiết cho nhân viên cũng như cho toàn công ty để doanh nghiệp của bạn gặt hái nhiều thành công.

Bạn có thể thắc mắc, tại sao lại cần phải có các chính sách và tập quán kinh doanh trong công ty ? Câu trả lời thật đơn giản, bởi vì dưới quyền bạn còn có rất nhiều nhân viên khác nữa.

Bản chất của con người là vậy, ai cũng muốn tự làm theo ý mình và chẳng biết đâu là điểm dừng, ngay cả khi họ đang làm việc. Chính vì thế mà bạn cần phải đề ra các nội quy và tập quán kinh doanh tương ứng với các chuẩn mực hành vi của công ty mình.

Tuy nhiên, một chính sách hiệu quả không chỉ đơn giản là đề ra những luật định thông thường, nó còn giúp bạn nhận ra đâu là tâm tư nguyện vọng của nhân viên.

 

Mỗi người có một tính cách khác nhau, vì thế không có gì lạ khi quan điểm của họ khác nhau đối với các chính sách. Chẳng hạn, một số người  muốn vấn đề nào cũng cần được quy định thành văn, trong khi số khác không thích có bất kì nội quy nào cả và mọi rắc rối cứ để khi nào phát sinh thì đem ra phân xử. Cả hai thái độ này đều không đóng góp tích cực gì cho năng suất công việc. Mà câu trả lời nằm ở sự dung hòa, nghĩa là phải đề ra một số lượng nhất định các chính sách, tập trung vào mục tiêu trọng yếu nhất, đó là nâng cao năng lực làm việc của từng cá nhân.

 

Bạn cần hiểu được cái cốt lõi của vấn đề, nghĩa là cải thiện năng lực làm việc đồng nghĩa với quá trình đề ra chỉ tiêu và hoàn thành nó. Điểm mấu chốt trong kinh doanh không chỉ ở việc bạn đạt được một mục tiêu nào đó mà còn ở cách thức bạn đạt được nó như thế nào. Và chính cách thức bạn thực hiện mới quyết định việc năng lực làm việc có được cải thiện hay không.

 

Vậy làm thế nào bạn đảm bảo là nhân viên của mình làm việc theo đúng chỉ tiêu đề ra và họ được trả công xứng đáng cho những đóng góp của mình đối với công ty? Câu trả lời nằm ở cách bạn triển khai các chính sách, trong đó có bốn yếu tố quan trọng là vai trò, nguyên tắc, kết quả và công cụ.

 

Vai trò

Mọi người đều muốn biết mình cũng như những người khác đóng vai trò như thế nào đối với công ty. Một tập thể làm việc hiệu quả phải phân chia rạch ròi vị trí và nhiệm vụ cho từng thành viên: Mọi cá nhân đều phải ý thức được công việc của mình, biết phải làm việc ra sao và kết quả của mình ảnh hưởng tới những thành viên khác như thế nào. Trong kinh doanh, điều này đồng nghĩa với việc bạn phải có hồ sơ rõ ràng về cơ cấu tổ chức, trong đó nêu rõ ai đảm nhiệm chức vụ gì và công việc được phân công như thế nào trong công ty.

 

Cách thức này không chỉ được áp dụng trong phạm vi hẹp của các phòng ban mà còn áp dụng cho cả các dự án lớn thuộc phạm vi toàn công ty hay thậm chí rộng hơn. Thêm vào đó, khái niệm vai trò còn làm căn cứ cho việc hoạch định chỉ tiêu về thành tích của từng cá nhân.

 

Nguyên tắc

Ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên đều phải hiểu rõ cái gì được hay không được chấp thuận trong phạm vi công ty. Một điều đáng tiếc là ngày nay, người lãnh đạo vẫn có thể bị quy trách nhiệm nếu nhân viên của anh ta làm việc sai quy định, đặc biệt là khi việc làm sai phạm đó ảnh hưởng xấu đến đồng nghiệp hay khách hàng, cá nhân khác. Vì vậy cần phải có một hệ thống các qui định về chuẩn mực hành vi để nếu ai làm thì người đó chịu chứ không ảnh hưởng gì tới người khác, đặc biệt là cấp trên của anh ta.

 

Việc qui định các chuẩn mực hành vi sẽ giúp bạn chỉ ra đâu là giới hạn không được vượt quá của các nguyên tắc. Nếu bạn chỉ đề ra những nội qui lỏng lẻo chung chung và cũng không phổ biến thành văn bản thì những lỗi vi phạm do chủ ý xảy ra càng nhiều. Và kết quả của sự quy định mập mờ ấy là những tranh cãi không đáng có.

 

Hậu quả

Điều quan trọng là bạn phải qui định rõ người nào vi phạm những chuẩn mực hành vi sẽ phải chịu hậu quả ra sao. Có thế nhân viên mới hiểu được việc mình nên làm cũng như cảnh giác không dám vi phạm. Thêm vào đó, việc qui định hậu quả rõ ràng sẽ càng tỏ rõ sự không khoan nhượng của bạn đối với bất kì hành vi sai phạm nào.

 

Để thiết lập được một hệ thống các chuẩn mực cũng như sai phạm và hậu quả, hãy ngồi lại, suy nghĩ và phân tích xem những hành vi thái quá nào không thể chấp nhận được trong công ty. Bạn cũng cần lường trước khả năng phải sa thải nhân viên nếu anh ta có những hành vi quá đà. Tương tự, bạn phải quyết định xem những vấn đề nào cần kỷ luật ngiêm khắc hơn, và sau đó tiến hành các bước nhằm cụ thể hóa chúng.

 

Con người ai cũng phức tạp, vì thế bạn khó mà lường trước được phản ứng của anh ta. Một số người mắc sai phạm, khi bị xử phạt thì tỏ thái độ phản ứng gay gắt. Nhưng nói chung thì việc giúp mọi người hoàn thiện bản thân, khắc phục điểm yếu luôn là một việc làm đúng đắn, thể hiện sự bao dung và khôn khéo của bạn. Một nhân viên từng trải, nếu hiểu được điều đó thì sẽ trung thành tận tụy với bạn, và bạn đã không uổng phí công sức rèn luyện anh ta.

 

Một điều dễ thấy, nhiều cấp trên thường tỏ ra thất vọng về năng lực của một nhân viên nào đó cho dù vị cấp trên này không hề biểu lộ sự kì vọng gì ở anh ta. Nếu như bạn không đề ra những chỉ tiêu cụ thể thì sẽ thiếu công bằng khi qui kết trách nhiệm đối với những người không đạt kết quả như bạn mong đợi. Điều này vô cùng quan trọng vì một nhân viên nếu cảm thấy mình không được đối xử công bằng thì sẽ làm cho ra nhẽ và gây khó khăn cho bạn. Nhiều khi, vấn đề không phải ở chỗ nhân viên có thực sự bị đối xử thiếu công bằng hay không mà ở chỗ anh ta có cảm thấy là mình bị đối xử thiệt thòi hay không.

 

Vấn đề còn trở nên rắc rối hơn khi nhân viên của bạn thiếu trung thực. Nếu bạn hay cấp trên không đề ra chỉ tiêu một cách rõ ràng cho nhân viên, và tương tự bạn cũng không làm với những người khác, thì nhân viên họ sẽ tỏ ra thông cảm ngay cả đối với những người thiếu trung thực. Họ sẽ thắc mắc, “Nếu như điều đó xảy ra với mình thì sao?”. Vậy để tránh ảnh hưởng tiêu cực từ phản ứng dây chuyền trong số nhân viên của bạn, hãy cho tất cả mọi người cùng biết bạn mong chờ điều gì ở họ. Có thế họ mới tôn trọng sự thẳng thắn và minh bạch của bạn.

 

Để xây dựng một công ty tầm cỡ, trước hết bạn phải xây dựng được tập thể nhân viên đoàn kết và gắn bó. Đề ra các sách lược và nội quy đúng đắn sẽ cải thiện mối quan hệ qua lại giữa các nhân viên, đồng thời hạn chế tối đa những trở ngại cá nhân rất dễ phát sinh nơi công sở.

 

Công cụ

Công cụ ở đây trả lời cho câu hỏi làm thế nào bạn có thể giúp người lãnh đạo quản lý nhân viên của mình. Khi phải đối mặt với một vấn đề mang tính cá nhân nào đó, họ phải tìm trợ giúp từ những nguồn nào? Vậy thì một cuốn kim chỉ nam về nhân viên hay một cuốn hướng dẫn đường lối hành động phải chăng là công cụ hữu hiệu? Đúng thế, vấn đề là bạn phải tổ chức cho họ những khóa huấn luyện định kì về nội qui chính sách của công ty, càng đơn giản và dễ hiểu càng tốt, để họ dễ dàng áp dụng trong từng tình huống cụ thể. Bạn phải chỉ dẫn thật cụ thể cách xử lý tình huống cho các cán bộ phòng nhân sự hay người đại diện các phòng ban. Và bạn cũng nên đăng tải các chỉ dẫn hay nguồn thông tin đó lên mạng.

 

Những công cụ như thế này không chỉ hạn chế được các vụ tranh chấp rất dễ xảy ra mà còn tránh lãng phí thời gian giải quyết rắc rối, gây ảnh hưởng tới năng suất làm việc của nhân viên, thay vào đó có thời gian tập trung vào những vấn đề quan trọng cấp bách hơn. Phần lớn các chủ doanh nghiệp nhỏ không hề có những công cụ trên và cũng không biết phải nhờ cậy ai, nên cuối cùng họ phải tìm đến luật sư hay chuyên viên tư vấn nhân sự để giải quyết. Một số khác lại thuê các hãng chuyên đào tạo nhân lực như Administaff, hãng này sẽ cung cấp một dịch vụ trọn gói theo đó lập ra hẳn một ban phụ trách nhân lực cho công ty.

 

Dù thế nào thì chiếc chìa khóa dẫn tới thành công chính là, hãy dành thời gian để thiết lập một thể chế, tập quán kinh doanh cho toàn công ty, chứ đừng để đến khi có nhu cầu rồi mới bắt tay vào làm. Đó là một sự đầu tư hiệu quả, vừa giúp bạn nâng cao năng suất lao động lại hạn chế tối đa tranh chấp cãi vã. Nếu biết cách, bạn sẽ rất thành công với chiến lược dùng người hiệu quả này