Bạn có cần Giám đốc xử lý thường vụ không?

Bạn hãy trả lời bốn câu hỏi dưới đây nhằm xác định công ty bạn khi khởi nghiệp có thực sự cần một Giám đốc xử lý thường vụ toàn thời gian không.

Bạn có mơ một ngày mình có thể chuyển giao các công việc xử lý thường vụ của doanh nghiệp bạn cho ai khác không? Nếu không sai thì hầu hết các doanh nhân đều giống y một khuôn là thích khởi nghiệp nhưng ghét quản lý các chi tiết hoạt động của công việc.

Khi khởi nghiệp, đối với các doanh nghiệp gia đình hay doanh nghiệp nhỏ, viễn cảnh thuê một Giám đốc xử lý thường vụ (COO) toàn thời gian dường như nằm ngoài tầm tay, cả về mặt tài chính lẫn thực tế.

 

Trong thực tế, tôi thấy việc thuê COO có ý nghĩa đối với một số doanh nhân nhưng lại là sự lãng phí tiền bạc đối với một số doanh nhân khác. Trước khi quyết định, bạn hãy tự hỏi bản thân một số câu hỏi về công việc và tính cách của mình mới xác định xem việc thuê COO có ý nghĩa hay không.

 

1. COO sẽ làm những gì để tạo lực đòn bẩy cho thời gian của bạn? Tại Công ty tôi, COO (mà chúng tôi gọi là Phó chủ tịch phát triển công ty) phụ trách quản lý quan hệ công việc với các nhà phân phối chủ chốt và bảo đảm sản phẩm cũng như dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và giá thành hợp lý. Ông này giải phóng thời gian của tôi để tôi có thể tập trung vào quan hệ với các nhà đầu tư, vào kế hoạch kinh doanh, phát triển truyền thông, và các nỗ lực kinh doanh, tiếp thị quan trọng. Một COO sẽ giúp bạn như thế nào?

 

Định nghĩa thế nào là công việc của một COO khác nhau tùy từng công ty, nhưng trong hầu hết trường hợp thì đó là một công việc không bao gồm nhiệm vụ kinh doanh, tiếp thị hay quan hệ đối ngoại. Các trách nhiệm tiêu biểu của người đứng đầu bộ phận xử lý thường vụ bao gồm kiểm soát chất lượng, hoàn thành đơn đặt hàng, phụ trách các vấn đề nhân viên/nhân sự, và quản lý hệ thống nội bộ và quy trình làm việc.

 

Nếu công ty bạn kinh doanh dịch vụ hay là một cơ sở cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp đặt tại nhà thì việc thuê COO có lẽ không có ý nghĩa nếu khách hàng mua chuyên môn của bạn – khi đó một người COO không thể tạo cho bạn một đòn bẩy thực sự. Ví dụ, bạn có thể bận rộn và biết rằng bạn cần ai đó giải phóng bớt thời gian cho bạn thì cách khôn ngoan hơn để có thời gian đó có thể là thuê một Trợ lý chứ không phải một COO.

 

Mặt khác, nếu công ty bạn bán sản phẩm thì COO có thể giúp bạn nhiều hơn bằng cách quản lý việc hoàn thành đơn đặt hàng để bạn dành nhiều thời gian hơn cho công việc kinh doanh và tiếp thị. Khi công ty bắt đầu hoạt động thường chưa đạt đến điểm này cho đến khi có nhu cầu rõ ràng của khách hàng về sản phẩm và khi thấy nguồn lực bán hàng đang kiềm hãm sự phát triển.

 

2. Bạn chú tâm vào chi tiết như thế nào? Hầu như mọi người đều ghét những công việc tẻ nhạt, vì vậy đừng sai lầm nghĩ rằng bạn không phải loại người chú tâm vào chi tiết do bạn là doanh nhân và thích quan tâm toàn cảnh hơn là suy nghĩ về các chi tiết hoạt động. Bạn cũng đừng sai lầm nghĩ rằng bạn không giỏi về các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp chỉ vì bạn giỏi về kinh doanh. Bạn có thể giỏi cả hai công việc đó. Tuy nhiên, nếu bạn thực sự không chú tâm vào chi tiết thì việc thuê ai đó chú tâm vào chi tiết chính xác là điều bạn cần.

 

3. Bạn có thể giao phó hiệu quả công việc xử lý thường vụ và có thể ra quyết định về việc đó không? Nhiều doanh nhân đối mặt với câu hỏi hóc búa khi đến thời điểm thuê nhân viên cấp cao. Họ không thích các công việc xử lý thường vụ nhưng cũng không sẵn sàng giao phần việc đó của họ bởi vì họ không quen bị kiểm soát bởi những nhiệm vụ đó. Trước khi thuê COO, hãy tự hỏi bản thân là mình có thể giao phó các công việc xử lý thường vụ không và đưa vào hệ thống giám sát nhằm bảo đảm các tiêu chuẩn xử lý công việc đáp ứng được kỳ vọng của bạn.

 

Bạn cũng cần nhớ rằng rất dễ ước lượng thấp khoảng thời gian cần để đào tạo và quản lý một Trưởng bộ phận xử lý thường vụ. Nếu lý do chính bạn thuê COO là dành cho bản thân nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề khác, thì bạn nhớ rằng lợi ích này có thể không đạt được trong vài tháng sau khi hoàn tất đào tạo COO.

 

4. Bạn có khả năng thuê COO không? Bạn có khả năng không thuê COO không? Việc thuê một COO có kinh nghiệm, làm việc toàn thời gian có thể tốn chi phí của bạn nhiều hơn so với trả cho mình. Bạn có sẵn sàng hy sinh khoản tài chính này không? Bạn có dự báo một cách thực tế những doanh thu bạn sẽ đạt được từ quyết định này không? Nói cách khác, việc thuê COO có giải phóng đủ thời gian bạn cần để bạn có thể tập trung vào tăng lượng bán hàng hay tăng vốn cho công ty không? Hay chất lượng sản  phẩm sẽ cải thiện từ kết quả việc thuê người mới cải thiện được khả năng nhắc nhớ và lưu giữ trí nhớ của khách hàng? Có lẽ bạn sẽ kiểm soát được chi phí tốt hơn vì người mới sẽ chịu trách nhiệm về việc đó phải không?

 

Chừng nào mà bạn chưa trả lời được những câu hỏi này cho bản thân mình, thì sẽ là không khôn ngoan nếu đầu tư thời gian vào việc tuyển dụng, thuê mướn và đào tạo một COO toàn thời gian khi khởi nghiệp. Thay vào đó, bạn có thể muốn xem xét việc thuê một người làm việc bán thời gian hay là một bà mẹ hoặc ông bố làm việc tại nhà có các kinh nghiệm làm việc liên quan hay một viên chức nghỉ hưu nhằm kiểm tra xem quyết định của bạn có ý nghĩa về mặt kinh tế không.