Để kiểm soát tài chính của công ty

Sá»± biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hiÌ€nh thức phổ biến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hÆ°á»›ng là nạn nhân của sá»± bịp bợm này vì họ không có các qui triÌ€nh Ä‘ể kiểm soát và ngăn ngừa được nó. Các thủ thuật dÆ°á»›i Ä‘ây sẽ bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên thiếu Ä‘aÌ£o đức nghêÌ€ nghiêÌ£p.

1. Phân công công việc cho những người
Không giao cho má»™t nhân viên duy nhất kiểm soát môÌ£t giao dịch taÌ€i chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thÆ° sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nÆ¡Ì£ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để che dấu hành Ä‘á»™ng biển thủ của họ.

2. Đích thân Ä‘i lấy các báo cáo của ngân hàng

 

Không giao cho má»™t người ở vị trí có thể biển thủ tiền má»™t cÆ¡ há»™i nào để huá»· hoặc di chuyển các chứng cá»› của những việc làm Ä‘ã sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc má»™t người kế toán thuê ngoài phải Ä‘Æ°Æ¡Ì£c nhận những giấy báo chÆ°a mở niêm phong của ngân hàng và huá»· những tấm séc má»—i tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên má»—i tấm séc.

3. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:
* Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không quen biết

* Những tấm séc thanh toán tiền mặt vá»›i trị giá lá»›n hÆ¡n trị giá bạn cho phép đối vá»›i tiền mặt

* Các chữ ký trông giả mạo

* Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không Ä‘úng số thứ tÆ°Ì£

* Séc phát hành cho bên thứ ba nhÆ°ng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn

* Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khá»›p vá»›i tên trong sổ đăng ký của bạn

4. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn
Không nên bất cẩn đối vá»›i các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và bạn là người duy nhất sở hữu nó. Bạn hãy sá»­ dụng các tấm séc có Ä‘ánh số sẵn, và kiểm tra các số séc má»™t cách thường xuyên để phát hiện số bị mất.

Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lá»±c" để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lá»±c. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hÆ¡n môÌ£t trị giá Ä‘ã được quy định naÌ€o Ä‘ó thì phải có hai chữ ký (má»™t trong số Ä‘ó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.

5. Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lÆ°Æ¡ng
Làm Ä‘iều này có thể khá mất thời gian nhÆ°ng nó Ä‘áng Ä‘ể baÌ£n phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào Ä‘ó mà bạn không nhá»›, bạn hãy Ä‘i tìm người Ä‘ó. Bạn hãy đếm má»—i tuần số người mà bạn phải trả lÆ°Æ¡ng và kiểm tra xác minh con số Ä‘ó đối chiếu vá»›i số các tấm séc baÌ£n xuất ra.

Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sÆ¡ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu không có sá»± đồng ý cùng vá»›i chữ ký của bạn.Có má»™t cách khác là bạn hãy mở má»™t tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản Ä‘ó môÌ£t số tiền chính xác vá»›i số tiền mà bạn cần dùng để trả lÆ°Æ¡ng haÌ€ng tháng, sau Ä‘ó bạn yêu cầu Ä‘iều hoà nhanh hàng tháng.

6. Theo dõi kỹ các hoá Ä‘Æ¡n thu tiền
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiêÌ€n thu vaÌ€o. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vaÌ€o đều được ký hậu Ä‘úng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và Ä‘óng chúng lên các tấm séc đến – Ä‘iều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt.

Bạn hãy Ä‘ích thân Ä‘iều tra các khiếu nại của khách hàng về viêÌ£c hoÌ£ Ä‘ã thanh toán Ä‘úng heÌ£n nhÆ°ng vẫn biÌ£ nhắc nhở laÌ€ thanh toán châÌ£m. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.

7. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngÆ¡i
Má»™t nhân viên Ä‘ang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để che dấu hành vi biển thủ. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ Ä‘ã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm – lại là những người ăn cắp thá»±c sá»±. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ.

Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách Ä‘i nghỉ má»—i năm. Lý tưởng là họ sẽ Ä‘i nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên Ä‘i nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ Ä‘óng sổ sách Ä‘ang diá»…n ra. Bạn hãy sá»­ dụng thời gian này để nhÆ¡Ì€ má»™t nhân viên khác kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những Ä‘iều bất hợp lý.

8. Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Bạn hãy sá»­ dụng bên thứ ba để thá»±c hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất là má»™t lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che dấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thá»±c hiện bất ngờ và gây ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng má»™t thời gian trong má»—i năm. Nếu bạn nghi ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc yêu cầu cụ thể "kiểm toán tìm gian lận" thay cho "kiểm toán chung". Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát nhÆ° vậy.

9. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luá»™m thuá»™m và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dá»… dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là má»™t chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hêÌ£ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm nhÆ° vậy bạn có thể kiểm tra dá»… dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót.

Nếu bạn không giỏi laÌ€m viêÌ£c vá»›i các con số, bạn có thể yêu cầu má»™t nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách Ä‘oÌ£c sổ sách kế toán, hoặc bạn cÅ©ng có thể tham gia học má»™t khoá kế toán. Việc trông câÌ£y vaÌ€o ai Ä‘ó Ä‘ể theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ tạo cÆ¡ há»™i cho biển thủ gian lận mà thôi.

10. Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng ná»™i bá»™. Bạn hãy đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều Ä‘Æ°Æ¡Ì£c cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người có ý định biển thủ xâm nhập vào chÆ°Æ¡ng trình. Nếu bạn còn sá»­ dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.