Kỹ năng cần để quyết định kinh doanh – (P1)

Có hai lý do chính khiến người lãnh đạo Ä‘Æ°a ra quyết định kém. Thứ nhất, họ không có đầy đủ dữ kiện thông tin cần thiết cho tình huống hiện tại; thứ hai, họ không thể dá»± Ä‘oán chính xác những diá»…n biến bất ngờ trong tÆ°Æ¡ng lai. Trong nhiều trường hợp, sá»± thất bại của quyết định sẽ Ä‘em đến nhiều kinh nghiệm, bài học giá trị cho người lãnh đạo nhÆ°ng vẫn rất cần những quyết định Ä‘úng đắn ngay từ ban đầu.

Vậy làm thế nào để khả năng ra quyết định đạt đến mức Ä‘á»™ chính xác và hoàn hảo? Dù biết rằng sá»± hoàn hảo là Ä‘iều không bao giờ có thể xảy ra nhÆ°ng ta hoàn toàn có thể tiến dần đến Ä‘iểm lý tưởng này nếu có phÆ°Æ¡ng pháp hợp lý để ra quyết định và ý thức về những cạm bẫy có thể gặp phải trong quá trình xem xét các phÆ°Æ¡ng án đề xuất để Ä‘Æ°a ra quyết định cuối cùng.

Các kỹ năng có thể Ä‘Æ¡n giản hay phức tạp, nhÆ°ng bạn đừng nên bỏ qua bất cứ kỹ năng nào, bởi má»—i kỹ năng mà bạn lá»±a chọn lại phụ thuá»™c vào tầm quan trọng và tính phức tạp của quyết định.

 

Lên kế hoạch

Vá»›i tÆ° cách má»™t nhà quản lý, bạn sẽ chịu trách nhiệm Ä‘Æ°a ra những quyết định quan trọng nhất và tất cả các bá»™ phận của công ty sẽ hành Ä‘á»™ng theo quyết định Ä‘ó. Điều này có nghÄ©a là má»—i quyết định của bạn đều ảnh hưởng tá»›i vận mệnh của công ty. Má»™t lá»±a chọn sai lầm rất có thể sẽ dẫn tá»›i những hậu quả khó lường.

Quyết định cần được ban hành trên cÆ¡ sở má»™t kế hoạch được vạch sẵn. Trong quá trình lên kế hoạch để ra quyết định, bạn cần chuyển tải thông tin về kế hoạch Ä‘ó cho các nhân viên để tham khảo ý kiến. Làm nhÆ° vậy, bạn sẽ đảm bảo để các quyết định của mình sẽ được ban hành theo những cách thức hiệu quả và phù hợp vá»›i tình hình thá»±c tế của công ty nhất. Việc lên kế hoạch trÆ°á»›c có 4 lợi ích chính nhÆ° sau:

1. Cho phép bạn thiết lập các mục tiêu Ä‘á»™c lập: Quyết định được hình thành dá»±a trên cÆ¡ sở những sá»± kiện xung quanh. Các quyết định được ban hành không chỉ nhằm mục Ä‘ích phản ứng lại tình hình, mà nó còn hÆ°á»›ng tá»›i việc kích thích má»™t yếu tố nào Ä‘ó trong ná»™i bá»™ công ty. “Quản lý chữa cháy” được thay thế bằng má»™t chuá»—i các lá»±a chọn có định hÆ°á»›ng và có ý thức. Các nhà quản lý bây giờ có thể chủ Ä‘á»™ng Ä‘iều hành công ty, thay vì bị “xô đẩy” bởi các yếu tố bên ngoài. Đôi lúc, sá»± khác biệt giữa việc lên kế hoạch và không lên kế hoạch được miêu tả nhÆ° “tiên phong thá»±c hiện” (nắm quyền kiểm soát tình hình) vá»›i “bị Ä‘á»™ng phản ứng” (đối phó vá»›i tình hình Ä‘ã xảy ra).

2. Cung cấp má»™t tiêu chuẩn Ä‘ánh giá: Bản kế hoạch sẽ Ä‘em lại cho bạn má»™t công cụ nào Ä‘ó để Ä‘ánh giá, nhờ Ä‘ó bạn có thể biết rằng bạn có Ä‘ang thá»±c thi Ä‘úng quyết định và hÆ°á»›ng tá»›i những mục tiêu Ä‘ã đề ra hay không. Điều Ä‘ó cÅ©ng tÆ°Æ¡ng tá»± nhÆ° ná»™i dung câu châm ngôn: “Nếu bạn không biết mình sẽ Ä‘i Ä‘âu, thì các con đường sẽ không còn quan trọng vá»›i bạn nữa”.

3. Chuyển giá trị thành hành Ä‘á»™ng: Khi bạn đối mặt vá»›i má»™t quyết định, bạn có thể tham khảo kế hoạch trÆ°á»›c Ä‘ó và xác định xem quyết định nào sẽ giúp bạn thá»±c thi kế hoạch má»™t cách tốt nhất. Các quyết định được ban hành dá»±a trên má»™t kế hoạch cụ thể sẽ gắn kết vá»›i nhau vì sá»± thăng tiến chung của công ty hay vì những mục tiêu kinh doanh nào Ä‘ó.

Việc lên kế hoạch cÅ©ng rất hữu ích trong các tình huống khẩn cấp. Khi má»™t khó khăn nảy sinh, những suy nghÄ© về kế hoạch tổng thể sẽ giúp bạn xác định quyết định nào cần được ban hành, qua Ä‘ó nó không chỉ giúp bạn giải quyết tình huống mà còn giúp bạn đẩy nhanh tiến trình thá»±c thi kế hoạch tổng thể sao cho hiệu quả. Không có kế hoạch, những khó khăn sẽ ngày má»™t lá»›n hÆ¡n và các quyết định ban hành có thể mâu thuẫn vá»›i nhau.

4. Khiến cho các nguồn lá»±c trong công ty trở nên gắn kết hÆ¡n theo má»™t trật tá»± ổn định: Ngân quỹ, thời gian, công sức, nguồn nhân lá»±c… trong công ty đều chỉ có giá»›i hạn. Bạn chỉ có thể phát huy tối Ä‘a sức mạnh của các nguồn lá»±c này, má»™t khi có trong tay bản kế hoạch sá»­ dụng chúng.

Mức Ä‘á»™ và kết quả của các quyết định

Tất cả chúng ta đều biết rằng có những quyết định sẽ quan trọng hÆ¡n các quyết định khác, kể cả trong thời Ä‘iểm hiện tại hay về lâu dài. Việc hiểu được tầm quan trọng này sẽ giúp bạn xác định mình sẽ cần phải dành bao nhiêu thời gian và nguồn lá»±c cho nó. Có ba mức Ä‘á»™ phổ biến nhất của quyết định:

1. Chiến lược: Các quyết định chiến lược luôn có mức Ä‘á»™ quan trọng cao nhất. Đó là má»™t quyết định liên quan đến định hÆ°á»›ng chung, các mục tiêu dài hạn, đường lối kinh doanh và giá trị của công ty. Đối vá»›i những quyết định chiến lược, tính cấu trúc ở mức tối thiểu và tính hình dung ở mức tối Ä‘a; chúng có mức Ä‘á»™ rủi ro cao cùng những kết quả không chắc chắn, bởi vì chúng hÆ°á»›ng nhiều tá»›i tÆ°Æ¡ng lai.

2. PhÆ°Æ¡ng sách: Các quyết định phÆ°Æ¡ng sách có tác dụng há»— trợ các quyết định chiến lược. Chúng thường chỉ ở mức Ä‘á»™ trung bình, tầm quan trọng vừa phải vá»›i những kết quả phải chăng.

3. Hoạt Ä‘á»™ng: Đó là những quyết định thường nhật, được sá»­ dụng để há»— trợ các quyết định phÆ°Æ¡ng sách, có tác Ä‘á»™ng tức thời, ngắn hạn, mức Ä‘á»™ thấp và thường có chi phí thấp. Hệ quả của những quyết định hoạt Ä‘á»™ng tồi sẽ ở mức tối thiểu, mặc dù má»™t chuá»—i các quyết định hoạt Ä‘á»™ng tồi, tuỳ tiện có thể là nguyên nhân của không ít những thiệt hại. Các quyết định hoạt Ä‘á»™ng có thể được tái cÆ¡ cấu, tái ban hành, hay biểu lá»™ má»™t cách rõ ràng trong những bản hÆ°á»›ng dẫn chính sách công ty.

NhÆ° vậy, tất cả các vấn đề đều cần phải được xem xét và quyết định nên được ban hành theo cả ba mức Ä‘á»™ trên. Nếu bạn phát hiện ra rằng hầu nhÆ° tất cả những suy nghÄ© và hành Ä‘á»™ng ra quyết định của bạn đều diá»…n ra ở mức Ä‘á»™ “hoạt Ä‘á»™ng”, bạn có thể Ä‘ã thiếu chú ý hay chÆ°a lên được các kế hoạch chiến lược. Và kết quả là bạn sẽ Ä‘i tá»›i vị thế luôn phải “bị Ä‘á»™ng phản ứng”, chỉ tập trung đối phó duy nhất vá»›i các yếu tố xung quanh bạn mà không bao giờ kiểm soát được chúng, cÅ©ng nhÆ° các hÆ°á»›ng Ä‘i và mục tiêu của bạn.

Điều quan trọng bạn cần nắm vững ở Ä‘ây là hiệu quả của quyết định không liên quan tá»›i tác Ä‘á»™ng của nó. Má»™t quyết định tốt có thể mang lại cả hậu quả tốt lẫn hậu quả xấu. TÆ°Æ¡ng tá»± nhÆ° vậy, má»™t quyết định tồi (quyết định do thiếu thông tin hoặc không phản ánh quyền lợi của công ty) có thể mang đến má»™t kết quả khả quan. Ví dụ nhÆ° khi bạn phải Ä‘Æ°a ra quyết định có kèm theo sá»± phân tích và Ä‘ánh giá cẩn thận về kế hoạch đầu tÆ° chắc chắn nào Ä‘ó dá»±a trên những gì bạn biết liên quan tá»›i khả năng rủi ro của nó cÅ©ng nhÆ° những sở thích của bạn, thì quyết định của bạn sẽ có hiệu quả ngay cả khi bạn có thể mất tiền trong việc đầu tÆ°. TÆ°Æ¡ng tá»± nhÆ° vậy, nếu bạn vá»™i vã mua cổ phần của các công ty Ä‘ang phát triển, thì quyết định của bạn cÅ©ng có thể là má»™t quyết định tồi, kể cả khi giá cổ phiếu của các công ty Ä‘ó tăng giá.

Các quyết định tốt có thể mang lại kết quả tồi, do Ä‘ó bạn không nên kết tá»™i bản thân. Nếu nhÆ° bạn chọn má»™t con đường dá»±a trên hiểu biết của mình về con đường Ä‘ó (an toàn, không quá Ä‘ông người qua lại…) và các sở thích các nhân của bạn (ít nguy hiểm, có nhiều cảnh đẹp..) thì quyết định của bạn là má»™t quyết định Ä‘úng, mặc dù trên đường Ä‘i bạn có thể gặp tai nạn hay bị sá»± sá»± cố gì Ä‘ó… Đừng có hối hận và cho mình rằng Ä‘ó là má»™t quyết định sai lầm.

Có sá»± tham gia của tập thể

Phần Ä‘ông các nhà quản lý có khả năng ra quyết định nhanh nhạy thường lấy ý kiến ở hai cấp Ä‘á»™ là của tất cả các cá»™ng sá»± hoặc chỉ má»™t, hai chuyên viên có kinh nghiệm hÆ¡n cả, tức là các nhà tÆ° vấn Ä‘áng tin cậy nhất. Các nhà tÆ° vấn thường bàn việc ở phía sau, rồi cho bạn ý kiến về nhiều vấn đề để các bên trao đổi và cùng tìm hiểu. Có thể nhà tÆ° vấn là má»™t người lá»›n tuổi được coi là từng trải và có đầu óc phán Ä‘oán. CÅ©ng có thể chỉ là má»™t nhân viên non trẻ ở vị trí cấp cao hoặc má»™t nhà quản trị Æ°u tú của công ty có các quan hệ mật thiết và thường xuyên vá»›i môi trường bên ngoài.

Những nhà quản lý ra quyết định chậm thường không giao cho ai giữ vai trò tÆ° vấn. Họ ít có các quan hệ gần gÅ©i và hiếm khi lắng nghe ý kiến của mọi người. Nếu họ có tranh thủ ý kiến thì chỉ là tình cờ và họ sẽ hỏi bất kỳ ai. Nhiều khi chính sá»± lo ngại là má»™t trong những rào cản lá»›n làm chậm lại việc ra quyết định. Vì thế, trÆ°á»›c những khả năng được – mất lá»›n, thông tin chÆ°a đủ rõ ràng và chắc chắn, thì sá»± bàn bạc vá»›i các nhân viên nhiều kinh nghiệm và có năng lá»±c sẽ giúp bạn có thêm lòng can đảm và tá»± tin hÆ¡n.

Biết chấp nhận những mâu thuẫn, xung Ä‘á»™t trong khi ra quyết định

Sẽ có không ít những luồng ý kiến khác nhau, các cuá»™c xung Ä‘á»™t nảy sinh khiến việc ra quyết định bị trì hoãn. Điều quan trọng là bạn cần biết cách khai thác có lợi nhất sá»± mâu thuẫn Ä‘ó mà không gây ra các hậu quả tiêu cá»±c. Để giải quyết má»™t tình huống bế tắc giữa các cá nhân, có má»™t giải pháp được gọi là “nhất trí dá»±a trên sá»± thẩm định”. TrÆ°á»›c tiên, những người tham gia thảo luận má»™t vấn đề sẽ tìm cách Ä‘i đến má»™t thoả thuận nhất trí. Nếu Ä‘iều Ä‘ó trở thành hiện thá»±c, thì phÆ°Æ¡ng án được lá»±a chọn là kết quả tá»± nhiên. Trong trường hợp ngược lại, người lãnh đạo ở vị trí cao nhất sẽ lÆ°u ý đến các thông tin Ä‘ã được những người khác Ä‘óng góp và Ä‘Æ°a ra quyết định sau cùng. Bạn cần hình thành má»™t quy tắc: Trường hợp bình thường thì mọi người nên đạt đến sá»± nhất trí, nếu không thì trao cho người có trách nhiệm cao nhất quyền ra quyết định.

Cách tiếp cận vấn đề của những người ra quyết định chậm chạp lại khác hẳn. Nhiều khi họ trông chờ sá»± nhất trí, cố tìm ra má»™t sá»± lá»±a chọn có thể thoả mãn tất cả mọi người. Trên thá»±c tế, các xung Ä‘á»™t thường kéo dài khá lâu, có thể hàng tháng thậm chí hàng năm. Có công ty thảo luận về má»™t sản phẩm má»›i suốt cả năm mà chÆ°a Ä‘i đến kết luận, thậm chí phải chờ cho má»™t vài người Ä‘i khỏi công ty rồi má»›i đạt được sá»± nhất trí.

Bất luận thế nào thì phÆ°Æ¡ng pháp “nhất trí dá»±a trên sá»± thẩm định” sẽ giải quyết nhanh chóng các mâu thuẫn. Những ý kiến khác nhau nảy sinh là lẽ tá»± nhiên, thậm chí không ít ý kiến có giá trị nhất định. Vì thế, trong các cuá»™c tranh luận bạn cần biết cách chấp nhận tất cả các ý kiến Ä‘ã được nêu lên, nhÆ°ng không nhất thiết phải làm theo tất cả. Sá»± “nhất trí dá»±a trên sá»± thẩm định” sẽ cho phép bạn tranh thủ được thời cÆ¡ và thường Ä‘em lại kết quả tốt nhất.