Những sai sót cần tránh trong công tác tài chính

Trong công tác kế toán má»—i nghiệp vụ, má»—i quá trình đều cần tá»›i các thủ tục giấy tờ mà nhiều khi người thá»±c hiện không để ý tá»›i hoặc không lường trÆ°á»›c. Sai sót dù rất nhỏ cÅ©ng có thể dẫn đến nhiều phiền phức cho doanh nghiệp, thậm chí có thể tiềm ẩn hậu quả rất lá»›n, dÆ°á»›i Ä‘ây xin giá»›i thiệu những sai sót nho nhỏ cần tránh khi thá»±c hiện tác nghiệp hoặc hoàn thiện các thủ tục chứng từ kế toán.

Hóa Ä‘Æ¡n:
Khi mua hoá Ä‘Æ¡n:
Giấy giới thiệu (GGT):
– Không ghi rõ đến cÆ¡ quan thuế để mua hoá Ä‘Æ¡n (chỉ ghi chung chung đến liên hệ công tác…)
– Các chỉ tiêu nhÆ° số giấy giá»›i thiệu, ngày, họ tên và chức vụ người được cá»­ Ä‘i, tên chữ ký của người ĐDPL, Ä‘óng đấu …… không rõ ràng.

 

Nhân viên đến mua hoá Ä‘Æ¡n:
– Không mang theo CMND. (Người được giá»›i thiệu)
– Khi gần hết giờ hành chánh má»›i đến liên hệ mua hoá Ä‘Æ¡n.
– Cá»­ người không hiểu biết về hoá Ä‘Æ¡n chứng từ (nhÆ° bảo vệ, tạp vụ, nhân viên trá»±c Ä‘iện thoại…) Ä‘i mua hoá Ä‘Æ¡n.
– Không Ä‘em theo Phiếu theo dõi tình hình cấp phát hóa Ä‘Æ¡n.
– Không lập báo cáo tình hình sá»­ dụng hóa Ä‘Æ¡n ở ký gần nhất.
– ChÆ°a chuẩn bị con dấu khắc Tên DN, Mã số thuế để Ä‘óng trên liên 2.

Sá»­ dụng hoá Ä‘Æ¡n:
Khi mua hàng:
– Không nhận hoá Ä‘Æ¡n tại nÆ¡i xuất hàng mà nhận hoá Ä‘Æ¡n do người bán Ä‘em đến (dá»… bị nhận hoá Ä‘Æ¡n giả).
Khi xuất hàng:
– Không xuất hoá Ä‘Æ¡n GTGT đối vá»›i Hàng hóa Xuất khẩu.
– Không xuất hoá Ä‘Æ¡n đối vá»›i doanh thu hàng uá»· thác xuất khẩu.
– Không lót giấy carbon giữa các liên.
– Thiếu chữ ký người mua trên hoá Ä‘Æ¡n.
– Không ghi thuế suất thuế GTGT. Báo cáo sá»­ dụng hoá Ä‘Æ¡n: Không lập báo cáo sá»­ dụng hoá Ä‘Æ¡n theo định kỳ. (Tháng, Quý, Năm)

Các bảng kê hoá Ä‘Æ¡n bán ra, mua vào :
– Ghi không đầy đủ cá»™t mục theo qui định.
– Cá»™t ngày chứng từ ghi không theo Ä‘úng định dạng 30/01/2002 (ghi sai là 01/30/2002 hoặc 30-Jan-02, 2002-01-30 v.v…)
– Trong bảng kê HHDV bán ra không ghi Ä‘úng thứ tá»± số hoá Ä‘Æ¡n Ä‘ã sá»­ dụng, không kê hoá Ä‘Æ¡n Ä‘ã huỹ vào bảng kê, đồng thời cÅ©ng dá»… bị kê khai trùng nhiều lần cho cùng má»™t hoá Ä‘Æ¡n.
– Không lập bảng kê riêng đối vá»›i hàng hoá bán ra không chịu thuế GTGT (nhÆ° hàng đại lý bán Ä‘úng giá)
– Trong bảng kê hoá Ä‘Æ¡n mua vào không lập bảng kê riêng đối vá»›i những hàng hoá dịch vụ phục vụ cho sản xuất, hàng không chịu thuế GTGT.

Kê khai thuế:
Kê khai thuế GTGT hàng tháng:
– Thiếu chỉ tiêu 5 (dòng thuế GTGT được khấu trừ)
– Nhầm lẫn giữa các dòng làm sai lệch ná»™i dung của tờ khai.
– Nhân viên kế toán làm cho nhiều công ty khác nhau, khi lập tờ khai bằng máy tính quên thay đổi mã số thuế, tên công ty, địa chỉ…. của công ty.
– Gá»™p doanh thu và thuế đầu ra của nhiều thuế suất ghi chung vào má»™t dòng
– Không tính gá»™p cả doanh thu của HHDV không chịu thuế GTGT vào chỉ tiêu 1.
– Cấn trừ số thuế phát sinh âm kỳ này vá»›i nợ thuế GTGT chÆ°a ná»™p của kỳ trÆ°á»›c.
– Tính vào số thuế GTGT đầu vào đối vá»›i hàng hoá nhập khẩu theo thông báo của Hải Quan, trong khi chÆ°a ná»™p thuế GTGT hàng nhập khẩu Ä‘ó.
– Kê khai khấu trừ 3% đối vá»›i hàng hoá không thuá»™c diện chịu thuế GTGT, hoặc hàng hoá thuá»™c đối tượng chịu thuế TTĐB nhÆ°ng mua về không phải để bán ra.
– Không tách riêng bảng kê Hàng hóa DV mua vào có hóa Ä‘Æ¡n bán hàng được khấu trừ tá»· lệ 3%.

Kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng Ä‘ã chặn trừ tại nguồn :
– Hàng tháng Ä‘ã chặn trừ thuế thu nhập của người lao Ä‘á»™ng nhÆ°ng chiếm dụng không kê khai và ná»™p vào ngân sách kịp thời Ä‘úng theo qui định của pháp lệnh thuế thu nhập.
– Những Ä‘Æ¡n vị có ná»™p thuế TNCN của người nÆ°á»›c ngoài, không lập riêng tờ khai hoặc Ä‘ã kê khai lẫn lôn giữa người VN vá»›i người nÆ°á»›c ngoài.

Kê khai thuế Thu nhập doanh nghiệp hàng năm:
– Không chủ Ä‘á»™ng kê khai Ä‘úng thời gian theo qui định của Luật thuế, bị cÆ¡ quan thuế nhắc nhở, xá»­ phạt hành chánh.
– Đơn vị tính : Ná»™i dung số liệu không tÆ°Æ¡ng ứng vá»›i Ä‘Æ¡n vị tính Ä‘ã ghi bên trên biểu mẫu.
– Không ghi đầy đủ các khoản chi phí theo Ä‘úng mẫu qui định.

Quyết toán thuế GTGT năm:
– Dòng thuế phải ná»™p ghi tổng số thuế đầu ra, và dòng thuế Ä‘ã ná»™p ghi tổng thuế GTGT đầu vào.
– Dòng thuế Ä‘ã ná»™p năm quyết toán: Ghi sai là số Ä‘ã ná»™p cho năm báo cáo (bao gồm cả thuế Ä‘ã ná»™p vào tháng 1 năm sau ná»™p cho tháng 12 năm trÆ°á»›c). Đúng ra là số Ä‘ã thá»±c ná»™p trong năm báo cáo (bao gồm những chứng từ ná»™p từ ngày 1/1 đến 31/12 của năm báo cáo, không phân biệt ná»™p cho năm báo cáo hay truy ná»™p cho các năm trÆ°á»›c).

Hồ sÆ¡ báo cáo quyết toán thuế:
– Không thiết lập đầy đủ hồ sÆ¡ về tài sản cố định, mua sắm TSCĐ không có hoá Ä‘Æ¡n hợp lệ.
– Thiếu bảng đăng ký tiền lÆ°Æ¡ng; hạch toán chi phí tiền lÆ°Æ¡ng nhÆ°ng thiếu hợp đồng lao Ä‘á»™ng; bảng lÆ°Æ¡ng không có người ký nhận.
– Thiếu bảng kê hồ sÆ¡ quyết toán thuế (liệt kê danh sách hồ sÆ¡ Ä‘ính kèm theo nhằm tránh thất lạc).
– Doanh nghiệp được thụ hưởng chế Ä‘á»™ miá»…n giảm do Æ°u Ä‘ãi đầu tÆ° nhÆ°ng quên hoặc không biết cách hạch toán và báo cáo quyết toán vá»›i cÆ¡ quan thuế; hoặc chờ cÆ¡ quan thuế đến kiểm tra để xác định số thuế được miá»…n giảm.

Nộp thuế:
– Ghi nhầm tên người ná»™p là tên cá nhân Ä‘i ná»™p tiền (Phải ghi tên pháp nhân Doanh nghiệp).
– Không nắm rõ các qui định về thời hạn ná»™p thuế của từng sắc thuế để chủ Ä‘á»™ng ná»™p trÆ°á»›c ngày hết hạn, bị cÆ¡ quan thuế nhắc ná»™p và bị phạt ná»™p chậm.
– Giấy ná»™p tiền vào ngân sách nhà nÆ°á»›c: Không ghi rõ tài khoản của cÆ¡ quan thuế trên giấy ná»™p tiền, thiếu quan tâm ý nghÄ©a của những mã hiệu mục lục ngân sách nhà nÆ°á»›c có liên quan (cấp, chÆ°Æ¡ng, loại, khoản, muc, tiểu mục) để ghi cho Ä‘úng.
– Khi phát sinh khoản phải ná»™p (không thuá»™c các loại thuế thông thường) Ä‘ã không lập tờ khai ná»™p cho cÆ¡ quan thuế.

Hạch toán kế toán:
– Ngay sau khi lập đề nghị hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp Ä‘ã không hạch toán làm giảm số dÆ° nợ, không hạch toán đồng thời vào tài khoản phải thu phải trã, mà vẫn để số thuế nầy được tiếp tục khấu trừ cho kỳ sau.
– Ngay sau khi nhận được quyết định xá»­ lý, xá»­ phạt… của cÆ¡ quan thuế, doanh nghiệp không thá»±c hiện hạch toán ngay vào sổ sách kế toán hiện hành, làm số dÆ° các tài khoản thanh toán vá»›i ngân sách khác biệt vá»›i số liên của cÆ¡ quan thuế.
– Sổ sách kế toán áp dụng máy vi tính: Định kỳ hàng tháng không in ra toàn bá»™ sổ sách phát sinh; sổ Ä‘ã in ra không có số trang, không có giám đốc và kế toán trưởng ký; không tá»± Ä‘óng dấu giáp lai.
Đăng ký thuế
– Thay đổi kế toán trưởng, địa chỉ kinh doanh, tài khoản và ngân hàng, Ä‘iện thoại, fax, e-mail…không đăng ký vá»›i cÆ¡ quan thuế.

Hoàn thuế GTGT:
Hồ sÆ¡ chứng minh hàng xuất khẩu:
– Không thuyết minh sá»± sai biệt giữa hoá Ä‘Æ¡n và tờ khai Hải quan; giữa hoá Ä‘Æ¡n và chứng từ thanh toán.
– Thiếu chứng từ thanh toán hợp pháp đối vá»›i hàng xuất khẩu.
– Không có xác nhận của Hải quan tại ô 47 của tờ khai Hải quan.
Văn thÆ° đề nghị hoàn thuế (mẫu 10/GTGT) không xác định mình thuá»™c đối tượng cụ thể nào được hoàn thuế (xuất khẩu hay âm luỹ kế 3 tháng v.v…).

Bảng kê khai tổng hợp số thuế phát sinh đề nghị hoàn không khá»›p vá»›i số thuế GTGT Ä‘ã kê khai hàng tháng (phải Ä‘iều chỉnh lại số liệu Ä‘ã kê khai nhầm trÆ°á»›c khi lập hồ sÆ¡ hoàn thuế).

Phó giám đốc hoặc người được uá»· quyền ký tên vào văn thÆ° đề nghị hoàn thuế GTGT không được xem là hợp lệ. Tài khoản đề nghị chuyển số tiền thuế GTGT được hoàn không Ä‘úng vá»›i số hiệu tài khoản và tên ngân hàng Ä‘ã đăng ký thuế.