Biên soạn sổ tay nhân viên

Đây là một nhiệm vụ lớn mà sẽ giúp bảo vệ bạn. Sau đây là một số nội dung bạn cần đề cập:

Nhắc lại chính sách công ty trong sổ tay nhân viên là 1 cách để loại trừ những trường hợp nhầm lẫn không đáng có của nhân viên. Trên cương vị là chủ của một doanh nghiệp nhỏ, bạn mong muốn tự mình xây dựng các chính sách và dành trọn trách nhiệm biên soạn, chỉnh sửa và cập nhật mọi thông tin trong sổ tay nhân viên. Tuy nhiên, nếu bạn là người nắm quyền điều hành một doanh nghiệp lớn, trách nhiệm này thường được Khối quản trị nguồn lực hoặc giám đốc quan hệ nhân viên gánh vác.

Dù là cách nào, bạn cũng phải đảm bảo mọi chính sách, quy trình, quy định được đã quyết từ trước và phải thể hiện được nội dung thật đơn giản dễ hiểu bằng cách sử dụng những từ ngữ ngắn gọn nhưng vẫn xác định được rõ vị thế của công ty.

Trong tiến trình định hướng soạn thảo, mỗi nhân viên cần được xem qua bản copy của sổ tay nhân viên và các phiên bản cập nhật cũng cần được phổ biến cho nhân viên để đảm bảo luồng thông tin xuyên suốt trong công ty. Những phản hồi thích đáng của nhân viên sẽ giúp cho cấp quản trị hiểu chính xác những thông tin nào thực sự hữu ích cho nhân viên trong việc cải thiện chất lượng công việc của họ.

Sau đây là những danh mục thường có trong sổ tay nhân viên:

• Chấm công/ điểm danh
• Tai nạn/ rủi ro
• Phúc lợi
• Tính ngăn nắp/ sạch sẽ
• Giờ nghỉ/ giải lao
• Than phiền
• Tính bảo mật trong công việc
• Chuẩn mực nhân cách
• Khấu trừ lương
• Phân biệt đối xử
• Sa thải
• Các trường hợp khẩn cấp
• Phạt
• Độc hại
• Nghĩa vụ quân sự
• Hành vi yếu kém trong quản lý
• Tình hình sử dụng văn phòng phẩm
• Tình hình đăng ký văn phòng phẩm
• Sơ đồ tổ chức
• Định hướng
• Làm việc ngoài giờ
• Nơi để xe cho nhân viên
• Lương ngày
• Lương tháng
• Kế hoạch trợ cấp
• Thư cá nhân
• Điện thoại cá nhân
• Khách cá nhân
• Thời gian thử việc
• Nguyên tắc công việc
• Thăng tiến
• Quyền tái tuyển dụng
• Từ chức/ thôi việc
• Nghỉ hưu
• Tính lương
• Lịch làm việc
• Lịch nghỉ phép
• Quy định cấm hút thuốc
• Đi trễ
• Tình hình nhân sự hiện tại
• Thẻ điểm danh
• Đánh giá công việc
• Thói quen làm việc
• Thời gian làm việc trong tháng
• Thời gian làm việc trong tuần
• Bồi thường cho nhân viên

Bạn cần đảm bảo sự thống nhất giữa sổ tay nhân viên và kế hoạch phát triển của công ty vì điều này thể hiện triết lý và mục tiêu hiện tại của công ty.

Ngoài ra, có 2 điểm loại trừ cần được nêu trong phần giới thiệu của sổ tay nhân viên:

1. Sổ tay nhân viên không phải là hợp đồng lao động ký kết giữa nhân viên và tổ chức.

2. Nhân viên chỉ bị thải hồi sau khi có sự cân nhắc cẩn trọng từ phía công ty.

Đề cập 2 điểm loại trừ này trong sổ tay nhân viên sẽ giúp bạn tránh các trường hợp nhân viên bị sa thải quay lại kiện tụng công ty. Khi cuốn sổ tay nhân viên hoàn thành, bạn nên nhờ các chuyên viên tư vấn pháp luật xem xét lại để đảm bảo tính thống nhất với các chính sách của liên bang, Nhà nước và các quy định về lao động của địa phương.

Sổ tay nhân viên ảnh hưởng quan trọng đến sự phát triển và cấu trúc của tổ chức vì nó truyền đạt thông tin cho nhân viên đúng như những gì cấp quản trị mong đợi và những gì công ty sẽ cung cấp dưới hình thức môi trường làm việc hiệu quả. Và quan trọng hơn nữa, nó buộc cấp quản trị phải thống nhất trong việc tuân thủ chính sách của công ty thay vì cho phép các trường hợp thay đổi tùy thuộc theo đối tượng hoặc tình huống. Nhân viên luôn mong muốn được đối xử công bằng với nhau bất kể ở vị thế nào hay trong tình huống nào. Cảm giác về sự bình đẳng của nhân viên giúp đẩy mạnh không khí làm việc theo nhóm, góp phần quan trọng trong việc mang lại hiệu quả công việc cho công ty.

Có thể nói lợi ích lớn nhất của sổ tay nhân viên là hướng sự tập trung của nhân viên vào công việc của mình. Nó làm vơi bớt đi nỗi lo lắng mà đeo đuổi người nhân viên khi họ thiếu sự hiểu biết về các chính sách và lợi ích.