Quy định pháp luật và trả lương nhân viên

Nhiều cách bạn trả lương cho nhân viên được quy định bởi luật địa phương và luật liên bang. Sau đây là những điểm sơ lược trọng yếu về một số quy tắc bạn cần biết.

Có nhiều luật liên bang và luật bang quy định việc trả lương cho nhân viên, kể cả tính lương ngoài giờ, lương tối thiểu, định kỳ trả lương, và quy tắc trả chấm dứt lao động. Bởi vì doanh nghiệp của bạn có thể được giám sát bởi cả luật liên bang và luật bang (luật liên bang đầu tiên là Đạo Luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng, hay FLSA), mà thường khá khác biệt và mâu thuẫn, bạn nên kiểm tra lại với cơ quan chính phủ hữu quyền, cục thương mại địa phương, và chuyên gia tài chính và luật để xác định luật nào được áp dụng và cách áp dụng chính xác.

Nhân viên được miễn thuế và không được miễn thuế
Theo đạo luật FLSA, tất cả các nhân viên được xếp loại theo miễn thuế và không miễn thuế. Một nhân viên được miễn thuế được áp dụng mức lương tối thiểu và trả ngoài giờ cũng như các điều khoản bảo vệ khác theo FLSA.

Nhân viên miễn thuế không được bảo vệ bởi các quy tắc này. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xếp một nhân viên vào loại miễn thuế, bạn phải trả họ lương hàng tháng. Bất cứ ai được trả theo giờ thì tự động được xem là nhân viên không miễn thuế; tuy nhiên, nhân viên không miễn thuế cũng được trả lương hàng tháng.

Nếu lương trả hàng tháng không phải là nhân tố xác định, nhân tố nào xác định liệu một nhân viên được miễn thuế hay không? Theo luật FLSA và luật bang, một nhân viên miễn thuế là người có công việc chịu trách nhiệm hơn 50% thời gian, kể cả làm các công việc tùy ý và được hiểu như:

• Điều hành: Thông thường má»™t giám đốc Ä‘iều hành công việc của các nhân viên khác và có quyền Ä‘Æ°a ra lời giá»›i thiệu ảnh hưởng đến tình trạng của các nhân viên này (ví dụ: tuyển dụng, sa thải, tiến cá»­…)
• Hành chính: người làm việc văn phòng hay không làm công việc tay chân chịu sự giám sát chung và về cơ bản có cả các trách nhiệm đặc biệt hay cần có học vấn, kinh nghiệm và đào tạo chuyên môn.
• Người có tay nghề: người hướng đến nghề nghiệp được công nhận chẳng hạn y học hay luật pháp hay trong lĩnh vực học thức chuyên sâu và chủ yếu là công việc đầu óc và sáng tạo.

Có danh mục miễn thuế được thêm vào đối với các nhân viên chuyên môn hóa, chẳng hạn các nghệ sỹ chuyên nghiệp, nhân viên bán hàng bên ngoài và chuyên gia máy tính. Ngoài ra, doanh nghiệp của bạn có thể chịu ràng buộc bởi cả luật liên bang và luật khắt khe hơn của bang mà quy định tình trạng miễn thuế của nhân viên. Trong những trường hợp đó, một nhân viên phải đáp ứng các yêu cầu được miễn thuế của cả luật liên bang và luật bang.

Tiền bồi dưỡng
Các bang thỉnh thoảng thiết lập mức lương tối thiểu trần và sàn theo chuẩn. Nếu doanh nghiệp của bạn chịu sự ràng buộc của luật lương của cả bang và liên bang, bạn sẽ phải trả ở mức cao hơn.

Theo luật liên bang (Đạo luật bảo vệ công việc doanh nghiệp nhỏ năm 1996), bạn có thể áp dụng các phương sách sau do khi nhân viên chống lại mức thu nhập tối thiểu theo giờ, giả định: 1) Theo cách này, nhân viên tạo ra ít nhất $30, 2) nhân viên trả ít nhất 50% mức lương tối thiểu của liên bang, 3) nhân viên đươc thông báo luật hiện áp dụng quy định mức lương tối thiểu và tiền bồi dưỡng, và 4) nhân viên có tất cả các khoản bồi dưỡng cho chính mình (không phải góp chung với các nhân viên khác). Tuy nhiên, nếu lương trả theo giờ được tính thêm tiền bồi dưỡng thì thấp hơn lương tối thiểu, nhân viên phải biết được sự khác biệt.

Hơn nữa, bạn sẽ cần đảm bảo không có luật bang nào trái ngược quy định nếu và khi bạn có thể dùng tiền bồi dưỡng để bù đắp tiền lương tối thiểu với luật liên bang và vì vậy tác động tới các ông chủ và nhân viên California. Bởi vì luật tại California cấm tiền bồi dưỡng dựa vào mức lương tối thiểu, tiền bồi dưỡng thì không có tại California.

Quy định làm việc ngoài giờ
Kể cả các ngoại lệ riêng biệt của ngành công nghiệp, luật liên bang và luật bang quy định rằng nhân viên đóng thuế được trả lương ngoài giờ. Theo FLSA, nhân viên đóng thuế phải được trả gấp rưỡi mức trả theo giờ làm việc trên 40 giờ một tuần. Một tuần làm việc được định nghĩa là 7 ngày với 24 giờ liên tục. Mặc dù, một tuần làm việc có thể bắt đầu vào bất cứ ngày nào, nó phải phù hợp đối với nhân viên đó và không thể được thay đổi để thích hợp với luật làm việc ngoài giờ hiện hành. Hầu hết các bang cũng có luật làm ngoài giờ riêng, và nếu luật đó được nhân viên ưa thích hơn, những luật đó là những điều bạn phải tuân theo. Ví dụ, theo luật California, nhân viên làm việc trên 8 tiếng một ngày được xem là làm ngoài giờ, ngay cả nếu họ không làm việc trên 40 giờ trong suốt tuần làm việc được nêu ra (quy định của luật liên bang).

Hãy nhớ, nhân viên đóng thuế có thể được trả lương theo giờ. Vì vậy, đừng nhầm lẫn với giả định rằng chỉ bởi vì một nhân viên được trả lương theo giờ, thì họ được miễn thuế.