Bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi sự thất thoát

Thá»±c hiện 9 bÆ°á»›c sau Ä‘ây sẽ giúp doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên không thật thà

Bạn Ä‘ã từng đọc những câu chuyện về sá»± thất thoát và tá»± nói vá»›i mình rằng, “ Họ thật ngá»› ngẩn! Làm sao mà họ lại không biết nhân viên của họ Ä‘ang rút tiền từ công ty của họ cÆ¡ chứ!” Thật không may, những trường hợp nhÆ° thế lại xảy ra rất thường xuyên, và hầu hết những người rút tiền của bạn là những người mà bạn không bao giờ nghi ngờ. Trong khi tất cả chúng ta đều nghÄ© nhân viên của chúng ta là tốt nhất, chứng tỏ rằng bạn rất hiểu về cách bạn quản lý tiền bạc và đừng vô trách nhiệm má»™t cách không cần thiết nhÆ° thế. Nếu bạn không có những hành Ä‘á»™ng Ä‘úng nÆ¡i Ä‘úng chá»—, bạn chỉ mời những rắc rối đến mà thôi.

Vậy bạn Ä‘ã làm gì để chắc chắn rằng bạn Ä‘ang hành Ä‘á»™ng Ä‘úng để giảm thiểu sá»± thất thoát ở công ty của bạn. Sau Ä‘ây là má»™t số cách:

 
1. Đừng để tiền mặt ở chá»— không an toàn. Nó có thể dá»… dàng biến mất, và bạn không muốn mời gọi họ lấy số tiền Ä‘ó chỉ vì bạn bất cẩn.
2. Đừng sá»­ dụng con dấu của bạn để kí những tấm séc. Bạn hãy tá»± kí séc bằng má»™t cây bút.
3. Giảm tối thiểu những người có chữ kí uá»· quyền của bạn trong tài khoản ngân hàng. Nhiều người quá sẽ dẫn đến rắc rối.
4. Hãy để tiền gá»­i tại ngân hàng, nhÆ° vậy thì tiền lời sẽ không nằm ở trụ sở công ty.
5. Hãy thá»±c hiện “huấn luyện-chéo” để mọi người có thể biết nhiều công việc khác nhau. NghÄ©a là mọi người có thể kiểm tra lẫn nhau để chắc chắn rằng quy trình được tuân theo. Nó cÅ©ng giảm thiểu cÆ¡ há»™i cho những “kẻ trá»™m”. Thỉnh thoảng bạn cÅ©ng có thể kiểm tra thÆ° kí của bạn má»™t cách bất ngờ.
6. Nếu bạn chọn cách sá»­ dụng thẻ séc thì hãy dùng những thẻ riêng cho từng người. Bạn muốn biết chính xác họ Ä‘ang sá»­ dụng tiền vào việc gì. Hãy nhá»› rằng sá»± rút tỉa tiền không dừng lại ở tiền mặt. Nhân viên  có thể sá»­ dụng những thẻ này để mua sắm cho cá nhân họ.
7. Hãy lập giao kèo vá»›i những nhân viên chi ngân quÄ©. Tạo mối quan hệ tốt vá»›i những ông chủ cÅ©ng là má»™t cách để bảo vệ công ty của bạn vì nó có thể ngăn sá»± thất thoát của công ty – họ sẽ không muốn làm ảnh hưởng đến những người mà họ quan tâm.
8. Hãy kiểm tra lý lịch của những ứng viên xem là họ có vấn đề về tài chính trong quá khứ hay không. Đó có thể là má»™t dấu hiệu cho thấy họ Ä‘ang gặp khó khăn về tài chính và rất có thể họ sẽ rút tiền của công ty để giải quyết khó khăn Ä‘ó.
9. Thiết lập sá»± quan sát những chức năng làm việc. Những chức năng sau Ä‘ây nên giao cho nhiều người để tạo ra những chức năng cân bằng tại công ty của bạn:
• Chuẩn bị những tấm séc cho việc trả lÆ°Æ¡ng
• Nhận sá»± thanh toán từ khách hàng
• Gá»­i tiền ở ngân hàng
• Kí séc
• Kiểm tra sá»± hợp lí của tài khoản ngân hàng
9 biện pháp trên Ä‘ây có thể giúp giảm thiểu nguy cÆ¡ trở thành nạn nhân của việc thất thoát. Nên nhá»› rằng không có biện pháp nào giúp doanh nghiệp của bạn thoát khỏi việc thất thoát 100%, nhÆ°ng bạn có thể Ä‘Æ¡n giản hoá qui trình để giảm sá»± ảnh hưởng của nó. Và đừng nghÄ© rằng công ty của bạn quá nhỏ hoặc quá lá»›n, bởi vì nó xảy ra ở mọi công ty. Chìa khoá ở Ä‘ây là “phòng cháy hÆ¡n chữa cháy”.

Nếu lời khuyên của tôi “quá ít” hoặc “quá trá»…” và bạn tin rằng bạn Ä‘ang là nạn nhân của sá»± thất thoát ngân quÄ©, hãy liên lạc vá»›i thÆ° kí, luật sÆ° của bạn và chính quyền địa phÆ°Æ¡ng để có những lời khuyên về những bÆ°á»›c bạn cần làm để giải quyết. Đó có thể là má»™t tình huống rất khó khăn, và bạn cần phải chắc chắn rằng bạn phải bảo vệ mình và giảm thiểu hậu quả càng nhanh càng tốt.

Pam Newman là người đảm nhiệm mục “Quản lí tài chính” trên trang Entrepreneur.com và là giám đốc của RPPC, má»™t công ty giúp những doanh nghiệp thành công thông qua những buổi tập huấn nhỏ và những dịch vụ tÆ° vấn trong lÄ©nh vá»±c kế toán và quản lý. Bà cÅ©ng là tác giả của cuốn “ Thoát khỏi sá»± thiếu hụt về tài chính”, má»™t cẩm nang dành cho những chủ doanh nghiệp nhỏ.