Nghệ thuật quản lý chi phí (Phần cuối)

Vá»›i mục Ä‘ích hoạt Ä‘á»™ng hiệu quả hÆ¡n sau những đợt kinh doanh suy thoái trên thị trường gần Ä‘ây, nhiều công ty Ä‘ang tìm kiếm những cách thức khác nhau để đẩy mạnh doanh số bán hàng và tăng lợi nhuận. Trong khi tin tức về về các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh khởi sắc, thì việc quản lý chi phí của nhiều doanh nghiệp lại Ä‘áng báo Ä‘á»™ng hÆ¡n bao giờ hết.

Bốn nguyên tắc cÆ¡ bản của việc kết hợp hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí vá»›i các mục tiêu tăng trưởng

Hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí cần phải trở thành má»™t bá»™ phận không tách tời của những chiến lược tăng trưởng kinh doanh then chốt. Và để thành công, hoạt Ä‘á»™ng này cần tuân theo bốn nguyên tắc dÆ°á»›i Ä‘ây:

Nguyên tắc 1. Sá»­ dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng để khích lệ sá»± cần thiết và gắn kết vá»›i hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí theo định hÆ°á»›ng tăng trưởng bền vững.

 

Phần lá»›n các công ty không thấy được hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí cần có sá»± gắn kết vá»›i chiến lược kinh doanh, chứ chÆ°a nói đến Ä‘ó là nền tảng cho sá»± tăng trưởng. Trong khi tốc Ä‘á»™ tăng trưởng lợi nhuận truyền thống tại công ty là khá ổn định, tốc Ä‘á»™ tăng trưởng doanh số bán hàng luôn khiêm tốn ngay cả trong những Ä‘iều kiện tốt nhất. Và sá»± thay đổi trong hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí là cần thiết ở cả hai khu vá»±c trên.

Vì vậy, ban quản trị cấp cao cần công bố những mục tiêu cÆ¡ bản và mang tính thách thức cao nhất để toàn thể công ty hiểu rõ nhu cầu cần áp dụng má»™t phÆ°Æ¡ng thức cắt giảm chi phí má»›i. Các công ty sẽ chỉ có thể đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận nhÆ° mong muốn bằng việc cắt giảm chi phí nhÆ°ng đồng thời vẫn gia tăng doanh số bán hàng, qua Ä‘ó tạo ra má»™t mối liên kết giữa hai nhiệm vụ quan trọng này.

Sá»± gắn kết này là không thể thiếu được. Má»™t mức chi phí quá cao của công ty sẽ giá»›i hạn các khoản tiền đầu tÆ° cho kế hoạch tăng trưởng kinh doanh, các đối thủ cạnh tranh vá»›i phÆ°Æ¡ng thức chi phí hiệu quả hÆ¡n có thể đạt được những mức lợi nhuận tÆ°Æ¡ng tá»± hoặc thậm chí cao hÆ¡n trong khi vẫn đủ tiền đầu tÆ° cho các hoạt Ä‘á»™ng khác nhÆ° xúc tiến kinh doanh, tiếp thị và đổi má»›i. Ngược lại, nếu quá chú trọng đến việc cắt giảm chi phí mà thiếu sá»± đầu tÆ° cho tăng trưởng dài hạn, sá»± Ä‘ình trệ trong hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh sẽ xuất hiện, tăng trưởng chậm chạp và cùng vá»›i thời gian nó sẽ làm xói mòn vị thế kinh doanh của công ty.

Ở má»™t phạm vi nào Ä‘ó, nhận thức rằng sẽ việc cắt giảm chi phí trong các lÄ©nh vá»±c hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh nhÆ° chi phí sản xuất hay chi phí SG&A (Selling, General and Administrative Expenses – Chi phí bán hàng, tổng hợp và hành chính) sẽ phải đối mặt vá»›i những bất lợi trong các kế hoạch tăng trưởng lâu dài. Ban quản trị công ty phải hiểu rằng để đạt các mục tiêu lợi nhuận và thu được doanh số bán hàng cao, công ty cÅ©ng phải chấp nhận những bất lợi khác của việc đầu tÆ° tăng trưởng; má»™t vài khoản chi phí sẽ gia tăng, tiền bạc phải được huy Ä‘á»™ng từ việc cắt giảm chi phí ở những nÆ¡i thích hợp nhất. Kết quả cuối cùng là tạo ra má»™t chÆ°Æ¡ng trình giảm thiểu chi phí tổng thể được áp dụng trong toàn bá»™ công ty và do nhóm lãnh đạo cao cấp chỉ đạo.

Nguyên tắc 2. Chỉnh sá»­a các mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp vá»›i thá»±c tế chi phí hiện tại và các chiến lược kinh doanh cụ thể.

Má»™t mặt các công ty cần đặt ra những mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn để Ä‘á»™ng viên các nhà quản lý cắt giảm những chi phí khác nhau nhằm phục vụ tăng trưởng, nhÆ°ng mặt khác cÅ©ng cần xác định rõ bao nhiêu phần trăm trong số lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và bao nhiêu phần trăm có được từ  những ná»— lá»±c cải thiện, phát triển kinh doanh khác.

Bên cạnh những mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận “từ trên xuống dÆ°á»›i” được đặt ra bởi các nhà quản trị cấp cao, có ba nhân tố khác cần được quan tâm khi đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí tại bất cứ công ty nào. Những nhân tố này nên cân bằng, và không má»™t nhân tố nào được đặc quyền Æ°u tiên hÆ¡n:

– Các mức chi phí cắt giảm được so sánh nhÆ° thế nào vá»›i các mức chi phí cho các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh khác trong công ty?

– Các mức chi phí cắt giảm được so sánh nhÆ° thế nào vá»›i các mức chi phí tÆ°Æ¡ng tá»± của các đối thủ cạnh tranh?

– Mức chi phí nào là cần thiết để trợ giúp các mục tiêu tăng trưởng dá»± định và đảm bảo rằng hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh không bị ảnh hưởng?

Tại các công ty, ban quản lý thường muốn giảm thiểu chi phí khoảng 10% và Ä‘iều này là không dá»… dàng chút nào. Trong các mô hình kinh doanh, sá»± khác biệt giữa các chi phí có thể và không thể cắt giảm là rất khác nhau. Và kế hoạch phát triển đối vá»›i từng loại hình kinh doanh cÅ©ng khác nhau, do Ä‘ó trong cùng má»™t thời gian các mức chi phí mục tiêu cÅ©ng hoàn toàn khác nhau. Vi vậy, các mục tiêu quản lý chi phí ở má»—i công ty cÅ©ng khác nhau.

Nguyên tắc 3. Phân biệt giữa chi phí tốt và chi phí xấu

Phần quan trọng nhất của nghệ thuật quản lý chi phí nằm ở việc đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí và tăng trưởng. Đó chính là thách thức làm thế nào để cắt giảm chi phí theo những phÆ°Æ¡ng thức hợp lý nhất mà không làm mất Ä‘i các năng lá»±c thiết yếu hay giảm thiểu tính cạnh tranh của công ty. Chìa khoá hoá giải thách thức này chính là việc phân biệt các loại chi phí Ä‘óng góp vào sá»± tăng trưởng lợi nhuận, và những chi phí có thể cắt giảm để chuyển phần tiết kiệm được sang những khu vá»±c tăng trưởng, sinh lời của hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh.

Chẳng hạn nhÆ°, các nhà quản lý sẽ tá»± đặt ra câu hỏi: yếu tố nào trong các chi phí SG&A là cần thiết để giữ vị thế cạnh tranh hiện tại? Yếu tố nào không là cần thiết? Liệu những chi phí nhằm trợ giúp Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên bán hàng có thể cắt giảm được không? Còn các chi phí quản lý nhân sá»±, chi phí tài chính kế toán thì sao? Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hiện tại là gì và việc tái đầu tÆ° Ä‘em lại những lợi ích nào?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ đảm bảo để bạn có thể Ä‘Æ°a ra má»™t phÆ°Æ¡ng pháp chiến lược hiệu quả cho hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí, vì nó sẽ là má»™t bá»™ các giải pháp cắt giảm chi phí tÆ°Æ¡ng thích trong má»™t kế hoạch kinh doanh lâu dài.

HÆ¡n nữa, những giải pháp này sẽ giúp mục tiêu cắt giảm 10% chi phí có thể trở thành hiện thá»±c, đồng thời tăng cường các khoản tái đầu tÆ° của công ty phục vụ tăng trưởng. Các ý tưởng và kế hoạch chi tiết được định hÆ°á»›ng chủ yếu “từ trên xuống dÆ°á»›i” trong công ty, đảm bảo quyền tá»± quyết của những nhân viên có liên quan trá»±c tiếp tá»›i việc cắt giảm chi phí, nhờ Ä‘ó giúp họ tá»± tin thá»±c thi thành công các kế hoạch đề ra.

Nguyên tắc 4. Xây dá»±ng những Ä‘iều kiện thích hợp cho việc quản lý chi phí hiện tại.

Việc thay đổi các quy trình quản lý, tổ chức luôn là những Ä‘iều kiện tiên quyết cho hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí hiệu quả nhất. Việc này có thể được thá»±c hiện theo má»™t vài phÆ°Æ¡ng cách khác nhau.

Thứ nhất, công ty xây dá»±ng hệ thống báo cáo tài chính có trọng Ä‘iểm, qua Ä‘ó cung cấp các chi tiết về những khu vá»±c chi phí cụ thể trong từng bá»™ phận kinh doanh.

Thứ hai, ban quản lý giá»›i thiệu các phÆ°Æ¡ng pháp má»›i để giám sát hoạt Ä‘á»™ng của các chi phí cùng những giải pháp cụ thể nhằm ngăn ngừa việc chi tiêu không Ä‘úng chá»—.

Thứ ba, công ty lên danh sách nhóm “các chi phí trung tâm” dÆ°á»›i sá»± quản lý trá»±c tiếp của ban quản trị cấp cao. Nhóm các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt Ä‘á»™ng chức năng chủ chốt lẫn các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh quan trọng. Mục Ä‘ích của việc này nhằm quản lý tốt hÆ¡n các chi phí quan trọng và để nhận ra những khoản ngân sách có thể tiết kiệm được hiệu quả hÆ¡n nữa nhÆ°ng vẫn đảm bảo được những mục tiêu cÆ¡ bản và qua Ä‘ó tạo Ä‘iều kiện thuận lợi cho mọi hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh trong công ty.

Cân bằng trên và dÆ°á»›i

Cuối cùng, việc quản lý các chi phí nhÆ°ng vẫn đảm bảo được sá»± tăng trưởng đồng nghÄ©a vá»›i việc tạo ra sá»± cân bằng thích hợp giữa những chỉ đạo “từ trên xuống dÆ°á»›i” và các đề xuất “từ dÆ°á»›i lên trên”. Các nhà quản lý cấp cao Ä‘óng vai trò xây dá»±ng những trọng Ä‘iểm và mục tiêu quản lý chi phí, còn các nhà quản lý cấp dÆ°á»›i là người thá»±c thi những nhiệm vụ được đặt ra, trá»±c tiếp xá»­ lý các chi tiết kinh doanh, tìm ra những chi phí tốt và chi phí xấu, đồng thời Ä‘ánh giá các mặt lợi hại của việc cắt giảm các chi phí do các nhà quản lý cấp cao đề ra.

Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất để hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí đạt hiệu quả cao chính là sá»± cân đối hài hòa giữa tiết kiệm chi phí vá»›i các yếu tố tăng trưởng kinh doanh, đảm bảo việc cắt giảm chi phí Ä‘óng má»™t vai trò thích hợp và rõ ràng trong lịch trình tăng trưởng kinh doanh của công ty. Trong Ä‘ó cần chú trọng cÆ¡ chế quản lý nguồn vốn của công ty theo hÆ°á»›ng Ä‘iều chỉnh cÆ¡ cấu thu chi phù hợp vá»›i việc cắt giảm các chi phí. Bên cạnh Ä‘ó, hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí hÆ°á»›ng tá»›i việc chi tiêu hợp lý, hiệu quả, đảm bảo kiểm soát được bá»™i chi, tiến tá»›i cân bằng vốn và doanh thu.

Có thể nói, trong kinh doanh ngày nay, các khoản chi phí luôn phát sinh hàng ngày, thị trường vốn biến Ä‘á»™ng liên tục và luôn đỏi hỏi má»™t kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả nhất. Thêm nữa, tình hình tài chính kinh doanh lành mạnh là má»™t trong những Ä‘iều kiện tiên quyết đảm bảo mọi hoạt Ä‘á»™ng của công ty diá»…n ra má»™t cách nhịp nhàng, đồng bá»™, đạt hiệu quả cao. Và sá»± lành mạnh Ä‘ó có được hay không phụ thuá»™c phần lá»›n vào khả năng quản lý chi phí của công ty.