Nghệ thuật quản lý chi phí(phần 1)

Vá»›i mục Ä‘ích hoạt Ä‘á»™ng hiệu quả hÆ¡n sau những đợt kinh doanh suy thoái trên thị trường gần Ä‘ây, nhiều công ty Ä‘ang tìm kiếm những cách thức khác nhau để đẩy mạnh doanh số bán hàng và tăng lợi nhuận. Trong khi tin tức về về các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh khởi sắc, thì việc quản lý chi phí của nhiều doanh nghiệp lại Ä‘áng báo Ä‘á»™ng hÆ¡n bao giờ hết.

Khi bắt tay vào xây dá»±ng các chiến lược sản xuất kinh doanh có má»™t Ä‘iều vô cùng quan trọng mà không má»™t công ty nào được phép bỏ qua là phải tính đến việc các chi phí sẽ được quản lý và sá»­ dụng nhÆ° thế nào, xem các đồng vốn bỏ ra hiệu quả đến Ä‘âu, có Ä‘em lại lợi nhuận và hiệu quả nhÆ° mong muốn ban đầu hay không? Có thể nói, tri thức quản lý chi phí là má»™t yếu tố thiết yếu trong đầu tÆ° và kinh doanh. Nếu không có kiến thức cÆ¡ bản về quản lý chi phí, thì bạn không thể nào nhận biết được tình hình thá»±c tế của những dá»± án đầu tÆ°, các kế hoạch kinh doanh cÅ©ng nhÆ° thá»±c trạng hoạt Ä‘á»™ng của công ty.

 

Rõ ràng yếu tố chi phí luôn Ä‘óng vai trò quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rá»™ng và tăng trưởng kinh doanh nào. Các công ty muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần không ngừng tìm kiếm những phÆ°Æ¡ng thức quản lý và sá»­ dụng hiệu quả nhất các nguồn vốn, chi phí kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tÆ° các khoản tiền Ä‘ó cho những cÆ¡ há»™i tăng trưởng triển vọng nhất.

Má»™t trong những ví dụ rõ rệt nhất cho lối suy nghÄ© và cách thức tiếp cận này là hãng sản xuất kẹo caosu Wrigley. Kể từ giữa thập niên 1990, Wrigley Ä‘ã cải thiện Ä‘áng kể doanh thu và hiệu quả hoạt Ä‘á»™ng tổng thể. Hãng Ä‘ã mạnh tay tiết kiệm những khoản chi phí hoạt Ä‘á»™ng cÆ¡ bản nhÆ°ng vẫn dành ra má»™t khoản tiền lá»›n để đầu tÆ° cho tiếp thị, giao dịch vá»›i đối tác và đổi má»›i kinh doanh nhằm hÆ°á»›ng tá»›i mục tiêu tăng trưởng cao. Kết quả là, hoạt Ä‘á»™ng đầu tÆ° kinh doanh của Wrigley luôn vượt trá»™i so vá»›i các đối thủ cạnh tranhh. Trong vòng sáu năm (1998-2004), công ty trả cổ tức cho các Ä‘ông ở mức 13,6% gần gấp 3 so vá»›i mức trung bình của ngành công nghiệp thá»±c phẩm và đồ uống thế giá»›i.

Trong bài viết này, đầu tiên chúng ta đề cập tá»›i vai trò của hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí. Tiếp theo,  xác định hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí là má»™t phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các Æ°u thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường. Và cuối cùng, chúng ta tìm hiểu về bốn nguyên tắc để hoàn thành mục tiêu trên. PhÆ°Æ¡ng pháp tiếp cận bao gồm việc sá»­ dụng các mục tiêu tăng trưởng doanh số và lợi nhuận, mục tiêu cắt giảm chi phí phù hợp, cắt giảm chi phí lá»±a chọn và năng lá»±c cải thiện tổ chức.

Vai trò của quản lý chi phí

Về mặt lý thuyết, chi phí kinh doanh là tổng số tiền tÆ°Æ¡ng Ä‘Æ°Æ¡ng vá»›i toàn bá»™ hao phí về các nguồn lá»±c mà công ty Ä‘ã bỏ ra trong má»™t giai Ä‘oạn kinh doanh nhất định. Việc quản lý chi phí kinh doanh không chỉ Ä‘Æ¡n thuần là quản lý số liệu phản ánh tổng hợp chi phí mà phải dá»±a trên cả các yếu tố chi phí riêng biệt để phân tích toàn bá»™ chi phí sản xuất của từng công trình, hạng mục công trình hay theo nÆ¡i phát sinh chi phí. DÆ°á»›i các góc Ä‘á»™ xem xét khác nhau, theo những tiêu chí khác nhau thì chi phí kinh doanh cÅ©ng được phân loại theo các cách khác nhau để Ä‘áp ứng yêu cầu thá»±c tế của quản lý và hạch toán.

Trên thá»±c tế, hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí được tách rời đối vá»›i công tác kế toán thống kê. Quản lý chi phí là tổng hợp, phân tích, Ä‘ánh giá thá»±c trạng về việc sá»­ dụng các nguồn vốn và chi phí, từ Ä‘ó Ä‘Æ°a ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cÅ©ng nhÆ° dài hạn của công ty.

Nhu cầu vốn và chi phí cho sản xuất kinh doanh của công ty luôn có những biến Ä‘á»™ng nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, má»™t trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lá»±a chọn cÆ¡ cấu vốn và chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản l‎ý chi phí bao gồm:

– Tiến hành phân tích và Ä‘Æ°a ra má»™t cÆ¡ cấu chi phí và nguồn vốn huy Ä‘á»™ng tối Æ°u cho công ty trong từng thời kỳ.

– Thiết lập má»™t chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận má»™t cách hợp lý đối vá»›i công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty và các cổ Ä‘ông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao Ä‘á»™ng; xác định phần lợi nhuận còn lại từ sá»± phân phối này để Ä‘Æ°a ra các quyết định về mở rá»™ng sản xuất hoặc đầu tÆ° vào những lÄ©nh vá»±c kinh doanh má»›i, tạo Ä‘iều kiện cho công ty có mức Ä‘á»™ tăng trưởng cao và bền vững.

– Kiểm soát việc sá»­ dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sá»­ dụng lãng phí, sai mục Ä‘ích.

Bá»™ phận quản lý chi phí trong các công ty sẽ dá»±a vào các thống kê kế toán, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sá»± và tiền lÆ°Æ¡ng,… do các bá»™ phận kế toán, quản trị và thống kê cung cấp, đồng thời kết hợp vá»›i những yếu tố khách quan để tiến hành phân loại, tổng, hợp, phân tích và Ä‘ánh giá các khoản chi phí của công ty, so sánh kết quả phân loại của kỳ này vá»›i kỳ trÆ°á»›c của công ty mình vá»›i các công ty cùng ngành, lÄ©nh vá»±c sản xuất, so sánh vá»›i các chuẩn má»±c của ngành. Bằng các chỉ tiêu và sá»± nhạy bén mà bá»™ phận quản lý chi phí có thể chỉ ra những mặt mạnh cÅ©ng nhÆ° những thiếu sót của công ty trong kỳ.

Ngoài ra, bá»™ phận quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dá»±a trên sá»± Ä‘ánh giá tổng quát cÅ©ng nhÆ° từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tá»›i sá»± tồn tại của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho các chÆ°Æ¡ng trình, các dá»± án của công ty là mở rá»™ng hay thu hẹp sản xuất…

Có thể nói, nhiệm vụ của bá»™ phận quản lý chi phí, bá»™ não của công ty, rá»™ng hÆ¡n và phức tạp hÆ¡n rất nhiều so vá»›i bá»™ phận kế toán – thống kê.

Vấn đề vá»›i các chÆ°Æ¡ng trình cắt giảm chi phí

Từ thập niên 1980 trở lại Ä‘ây, các chÆ°Æ¡ng trình cắt giảm chi phí Ä‘ã trở thành má»™t bá»™ phận không thể thiếu trong cuá»™c sống kinh doanh nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho các công ty. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí Ä‘Æ¡n thuần chỉ dẫn tá»›i những kết quả tạm thời, có thể giúp các công ty đạt được mục tiêu lợi nhuận, song hiếm khi Ä‘em lại kết quả cải thiện bền vững về vị thế cạnh tranh. Có ba lý do giải thích việc này:

(1) Sáng kiến cắt giảm chi phí là cách thức tuyệt vời để đẩy mạnh lợi nhuận ngắn hạn, nhÆ°ng nó cÅ©ng có thể làm xói mòn những ná»— lá»±c cải thiện cạnh tranh lâu bền hÆ¡n. Động cÆ¡ cho các chÆ°Æ¡ng trình cắt giảm chi phí là việc phải “thắt lÆ°ng buá»™c bụng” trong thời kỳ khó khăn hay là má»™t phần của công cuá»™c cải tổ cÆ¡ cấu kinh doanh sau khi thoát khỏi khủng hoảng.

Trong bất cứ trường hợp nào, các chÆ°Æ¡ng trình cắt giảm chi phí cÅ©ng là má»™t phÆ°Æ¡ng pháp ngắn hạn và Ä‘Æ¡n giản để tạo ra các lợi thế cạnh tranh, chúng hiếm khi củng cố hay cải thiện thá»±c sá»± sản phẩm/dịch vụ của công ty.

(2) Phần lá»›n các chÆ°Æ¡ng trình cắt giảm chi phí đều nhÆ° những chiếc “máy cắt bánh”, đặt ra chỉ tiêu Ä‘Æ¡n giản và áp dụng xuyên suốt toàn bá»™ hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh mà không quan tâm tá»›i đặc tính riêng biệt của từng bá»™ phận.

Khi tiến tá»›i việc quản lý chi phí, má»™t trong những vấn đề thường gặp nhất là “vô tình loại bỏ những thứ quý giá trong đống lá»™n xá»™n cần phải quẳng Ä‘i”. Trong những ná»— lá»±c cắt giảm chi phí để trở nên cạnh tranh hÆ¡n, má»™t vài năng lá»±c quan trọng sẽ mất Ä‘i, và kết quả thu được trở nên ngược lại vá»›i mong muốn. Thách thức chính là việc phân biệt giữa những “chi phí tốt” (góp phần quan trọng Ä‘em lại lợi nhuận) và những “chi phí xấu” (có thể loại bỏ mà không làm giảm lợi thế cạnh tranh). Tuỳ thuá»™c vào từng chiến lược, “chi phí xấu” có thể rất Ä‘a dạng về bản chất và mức Ä‘á»™ trong tất cả các công ty.

(3) Cắt giảm chi phí được xem nhÆ° những chÆ°Æ¡ng trình ngắn hạn chứ không phải lâu dài. Thậm chí, sau những chiến dịch cắt giảm chi phí thành công, nhiều công ty lại thấy rằng ở các khu vá»±c khác chi phí lại gia tăng hoặc các đối thủ cạnh tranh Ä‘uổi kịp họ.

Bất cứ lợi thế cạnh tranh nhất thời nào sẽ bị xói mòn dần cùng vá»›i thời gian. Cuối cùng, công ty lại phải đối mặt vá»›i những khó khăn khác phát sinh xuất phát từ việc cắt giảm chi phí.

Vì vậy, việc gắn kết các chÆ°Æ¡ng trình cắt giảm chi phí vá»›i hoạt Ä‘á»™ng quản lý chi phí là rất quan trọng. Những lợi thế có được từ hoạt Ä‘á»™ng cắt giảm chi phí chỉ bền vững nếu sau Ä‘ó bạn thá»±c hiện má»™t kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả. Và cuối cùng, nếu quản lý chi phí hiệu quả, thì bạn sẽ giảm thiểu được sá»± cần thiết phải liên tục Ä‘Æ°a ra các kế hoạch cải thiện hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh trên quy mô lá»›n.

(Còn nữa)