4C trong giao tiếp nhân sự điện tử

Trong môi trường làm việc ngày nay, má»—i nhân viên nhận được hàng trăm email má»—i tuần. Bao nhiêu trong số các email Ä‘ó là được ghi nhá»›, thuyết phục và hiệu quả?

Ngược lại, bao nhiêu lần má»™t nhân viên trong công ty ấn nút SEND trong chÆ°Æ¡ng trình Outlook, rồi tiếc nuối rằng sao mình không nhìn kỹ hÆ¡n má»™t lần để chỉnh sá»­a lại ngôn ngữ hay giọng Ä‘iệu? Hay có thể nhân viên gá»­i lại chỉ để giải thích rằng anh ta không hiểu rõ thông Ä‘iệp – và cần tá»›i những diá»…n giải rõ nghÄ©a hÆ¡n. 

Những quyết định kinh doanh thiếu chuẩn xác, lãng phí thời gian, không phản hồi,… tất cả chỉ là má»™t vài trong số rất nhiều vấn đề phát sinh từ hoạt Ä‘á»™ng giao tiếp nhân sá»± Ä‘iện tá»­ kém hiệu quả. 

Các cuá»™c há»™i thoại trá»±c tiếp được nói thành lời – chúng có lợi ích của giọng Ä‘iệu, phản xạ và nếu ai Ä‘ó hiểu sai, luôn có cÆ¡ há»™i cho sá»± làm rõ lại. Điều này không xuất hiện trong các giao tiếp câu chữ, khi mà các sắc thái của giọng nói truyền tải má»™t suy nghÄ©, tình cảm kiểu nhÆ° “Tôi Ä‘ang Ä‘ùa đấy, hay thá»±c sá»± nghiệm túc “Tôi muốn nói nhÆ° vậy” hiển nhiên không tồn tại.

 

Các thông Ä‘iệp, giao tiếp qua email chính là nhÆ° vậy, và chúng có thể được chuyển từ người nhận có chủ Ä‘ích sang người nhận không có chủ Ä‘ích. Trên thá»±c tế, nếu không được thá»±c hiện chuẩn xác, giao tiếp qua email có thể Ä‘em lại các kết quả trái ngược lên những mối quan hệ chủ Ä‘ích, thậm chí Ä‘e doạ sá»± nghiệp của nhiều nhân viên.

Đáp án cho bài toán này nằm ở yếu tố 4C trong Giao tiếp nhân sá»± Ä‘iện tá»­. Được phát triển ban đầu để Ä‘ánh giá và cải thiện các dữ liệu quảng cáo và tiếp thị, 4C dần được xem nhÆ° công cụ hiệu quả khi áp dụng vào các giao tiếp email.
 
Chữ C đầu tiên: Comprehension – LÄ©nh há»™i.
Nghe thì có vẻ là hiển nhiên, nhÆ°ng việc người nhận dá»… dàng hiểu được ná»™i dung thông Ä‘iệp trong email là rất quan trọng. Và có rất nhiều thứ cần làm vá»›i ngôn ngữ, từ vá»±ng, trọng âm và giọng Ä‘iệu. Không chỉ có vậy, má»™t giọng Ä‘iệu thích hợp và dá»… hiểu khi đọc thông Ä‘iệp email cÅ©ng rất quan trọng.

Má»™t cách thức tuyệt vời để đảm bảo sá»± lÄ©nh há»™i tức thì Ä‘ó là dòng tiêu đề. Hãy nghÄ© về nó: Ngoài tên người gá»­i, nó là những thông tin đầu tiên người đọc thấy trÆ°á»›c khi mở email. Tại Ä‘ó có má»™t cÆ¡ há»™i để khích lệ người nhận quan tâm tá»›i thông Ä‘iệp email và mở nó, hay nhá»› về nó sau Ä‘ó. Và bạn có biết Ä‘iều này mang ý nghÄ©a gì? Khả năng email sẽ được đọc lại trong tÆ°Æ¡ng lai lên tá»›i 50%. 

Thá»­ hình dung nếu má»™t người bạn gá»­i tá»›i chúng ta bức email vá»›i tiêu đề “Hãy cùng Ä‘i ăn sáng nhé!”. Thậm chí cả khi chÆ°a mở thÆ°, chúng ta có thể hiểu được ná»™i dung bức thÆ° cùng những mong muốn của người gá»­i. Từ cảm thán trong tiêu đề truyền tải tá»›i chúng ta rằng người bạn rất nhiệt thành vá»›i lời đề nghị. Đó rõ ràng là sá»± khởi đầu tuyệt vời. 

Hãy so sánh bức thÆ° trên vá»›i các bức thÆ° không có tiêu đề, hay thậm chí ai Ä‘ó nói “Xin chào,”. Ngay cả khi chúng ta biết người gá»­i là ai, chúng ta không có sá»± khích lệ nào để mở nó ra và có thể bỏ qua nó. 

Chữ C thứ hai: Connection – Liên quan
Câu hỏi then chốt chúng ta đặt ra cho yếu tố Liên quan Ä‘ó là: Thông Ä‘iệp có thể hiện tính cá nhân tá»›i người nhận? Nó có thá»±c sá»± ý nghÄ©a đối vá»›i họ?

Nếu thông Ä‘iệp không có sá»± liên quan hay thiếu tÆ°Æ¡ng thích, đừng gá»­i Ä‘i email Ä‘ó bởi kết quả sẽ không mấy nhÆ° mong đợi. Hãy nghÄ© tá»›i số lần chúng ta ấn vào nút DELETE trong chÆ°Æ¡ng trình outlook khi thấy má»™t vài từ trong dòng chủ đề khá lạc lõng, thiếu mối quan tâm hay không thích hợp vá»›i bạn. 

Ví dụ, bất cứ khi nào chúng ta nhận được email từ má»™t nhà xuất bản nào Ä‘ó vá»›i từ “sách của bạn”, chắc hẳn chúng ta sẽ rất quan tâm. Nó tạo ra má»™t sá»± Liên quan rõ ràng và nhanh chóng tá»›i chúng ta – cả về mặt lý trí và cảm xúc. Các thông Ä‘iệp email cần mang yếu tố cá nhân nhÆ° vậy. 

Chữ C thứ ba: Credibility – Tin cậy
Đây là má»™t chữ “C” hết sức quan trọng. Để Ä‘ánh giá sá»± tin cậy, hãy nghÄ© tá»›i ai, cái gì và nhÆ° thế nào. 

– Ai: Thông Ä‘iệp có ý nghÄ©a lá»›n đối vá»›i người gá»­i? Bản thân người gá»­i có Ä‘áng tin cậy? 

– Cái gì: Có Ä‘iều gì Ä‘ó chúng ta mong đợi từ người gá»­i này? Nếu thông Ä‘iệp hay giọng Ä‘iệu của thông Ä‘iệp không đồng bá»™ vá»›i những mong đợi của chúng ta, thông Ä‘iệp xem ra sẽ Ä‘ánh mất sá»± tin cậy.

– NhÆ° thế nào: Thông Ä‘iệp được thá»±c hiện nhÆ° thế nào? Các từ ngữ được viết lách ra sao, và nó hÆ°á»›ng tá»›i chúng ta nhÆ° thế nào? Nếu người gá»­i Ä‘ang ná»— lá»±c thuyết phục chúng ta Ä‘iều gì Ä‘ó, chúng ta có “mua” nó? 

Chữ C thứ tÆ°: Contagiousness  – Lan truyền
Đây là nÆ¡i mà giọng Ä‘iệu, má»™t trong những cấu thành quan trọng nhất của giao tiếp email, bÆ°á»›c vào và nhận trách nhiệm. Nếu giọng Ä‘iệu của thông Ä‘iệp email thể hiện má»™t sá»± phấn khích, khác biệt hoá và khích lệ, chắc chắn việc gá»­i email sẽ hiệu quả hÆ¡n nhiều.

Hãy nghÄ© tá»›i mức Ä‘á»™ hiệu quả tiềm tàng của những thông Ä‘iệp email tiếp theo của bạn về mặt:

– Sinh khí: Có má»™t cảm giác sinh khí mạnh mẽ xung quanh email? Có Ä‘iều gì Ä‘ó trong tiêu đề hay câu mở đầu khiến người đọc muốn đọc tiếp?

– Đáng giá: Nó có Ä‘Æ°a ra má»™t cách thức để xem xét người gá»­i? Điều này sẽ đồng nghÄ©a vá»›i việc thông Ä‘iệp của người gá»­i có thể trở nên Ä‘áng nhá»› hÆ¡n.

– Đơn nhất: Nó có thể hiện má»™t sá»± khác biệt lá»›n? Nó có nổi bật trong số hàng trăm lá thÆ° khác tại hòm thÆ° người nhận má»—i tuần? Hiển nhiên, có má»™t cÆ¡ há»™i để làm Ä‘iều này ngay trong dòng tiêu đề.

– Khích lệ cảm xúc. Email có khÆ¡i gợi má»™t phản ứng tình cảm? Nếu không có giọng Ä‘iệu thích hợp, phản ứng tích cảm có thể hoàn toàn tiêu cá»±c.

– Động viên. Thông Ä‘iệp email có Ä‘á»™ng viên ai Ä‘ó làm Ä‘iều gì Ä‘ó? Hay Ä‘Æ¡n thuần chỉ là REPLY hoặc DELETE?

Hãy thá»­ Ä‘iều sau: Áp dụng yếu tố 4C đối vá»›i má»™t vài email trong hòm thÆ° của bạn. Đối vá»›i từng email, bạn có nắm bắt ngay ná»™i dung của nó (LÄ©nh há»™i)? Thông Ä‘iệp có cá»™ng hưởng vá»›i tình cảm của bạn (Liên quan)? Nó có chân thá»±c (Tin cậy)? Thông Ä‘iệp có thá»±c sá»± gắn sâu vào bạn (Lan truyền)?

Bạn sẽ khám phá ra rằng hiếm khi má»™t email thoả mãn cả 4C trên. NhÆ°ng khi bạn thá»±c hiện được, hãy để ý nó sẽ nổi bật trong Ä‘ám Ä‘ông nhÆ° thế nào! 

Bạn có thể có được những kết quả tuyệt vời đối vá»›i các email của mình bằng việc sá»­ dụng 4C vào mọi thời Ä‘iểm soạn thảo email – hay vá»›i bất cứ thành phần nào trong giao tiếp. Đó là má»™t trong những cách thức dá»… dàng nhất và hiệu quả nhất để xây dá»±ng má»™t thông Ä‘iệp Ä‘áng nhá»› và thúc đẩy mạnh các kỹ năng giao tiếp tổng thể của bạn trong công việc cÅ©ng nhÆ° trong cuá»™c sống.