15 điều cần chuẩn bị cho 15 phút thuyết trình

Má»™t ngày, bạn bất ngờ nhận được yêu cầu của lãnh đạo là thuyết trình trÆ°á»›c Ä‘ông đảo khách hàng và nhà đầu tÆ° để giá»›i thiệu về công ty và quảng bá các sản phẩm/dịch vụ của mình. Bạn không tin vào tai mình nữa. Thuyết trình – trong khi bạn chÆ°a hề được trang bị má»™t kỹ năng nào cho công việc này? Bạn sẽ tưởng tượng được quang cảnh bao nhiêu ánh mắt đổ dồn vào bạn – người Ä‘ang đứng trên bục thuyết trình, mặt đỏ ran lên vì mất bình tÄ©nh, miệng lắp bắp không nói nên lời và hai tay cứ loay hoay vá»›i mấy tờ giấy… Vậy bạn sẽ làm thế nào để không phải rÆ¡i vào tình trạng Ä‘ó?

15 lời khuyên dÆ°á»›i Ä‘ây có thể giúp bạn thá»±c hiện má»™t buổi thuyết trình thành công.

1. Chuẩn bị thật kỹ càng: Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dá»± buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng và phù hợp, cÅ©ng nhÆ° chuẩn bị về tâm lý và tác phong giao tiếp. Tuy nhiên, bạn nên nhá»› rằng má»™t nền tảng kiến thức sâu rá»™ng má»›i tạo nên sức mạnh của người thuyết trình.

 

2. Hãy biết tạo cầu nối giữa người thuyết trình vá»›i thính giả: Đây là Ä‘iều mà khách hàng và nhà đầu tÆ° Ä‘ánh giá rất cao ở bạn. Thông thường trong má»™t buổi thuyết trình, bạn quá chăm chú vá»›i việc chuyển tải các ná»™i dung căn bản, còn khán giả, họ lại kiếm tìm ở bạn những giá trị khác có thể gây thiện cảm và tạo niềm tin cho họ. Bởi vậy, bạn không nên quá cứng nhắc mà hãy giao lÆ°u vá»›i khán giả qua ánh mắt và cá»­ chỉ thân thiện, cÅ©ng nhÆ° những ngôn từ giản dị, dá»… hiểu, pha chút hài hÆ°á»›c nhẹ nhàng.

3. Trình bày ngắn gọn và thuyết phục: Đôi khi bạn chỉ có 5 phút cho phần thuyết trình, nhÆ°ng bạn hãy tá»± tin là sẽ truyền đạt được thông tin cần thiết, do Ä‘ó không nên xin lá»—i khán giả trÆ°á»›c hay đề cập đến việc bạn không có nhiều thời gian. Hãy vào đề ngay và chia nhỏ ná»™i dung để bài thuyết trình được mạch lạc.

4. Đi thẳng vào những ná»™i dung quan trọng: Đừng nói lan man làm thính giả không hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, ná»™i dung chủ yếu mà bạn muốn nói đến là gì. Bạn hãy tập trung ngay vào những ná»™i dung quan trọng mà bạn biết chắc chắn sẽ giúp bạn giành được sá»± chú ý của đối tác, cÅ©ng nhÆ° sẽ thôi thúc khách hàng tiềm năng mua sắm sản phẩm của bạn. CÅ©ng không nên níu kéo mọi người để “cho phép tôi bổ sung…”, sau khi buổi thuyết trình Ä‘ã kết thúc.

5. Điều chỉnh giọng nói: Kể cả khi bạn có ít thời gian, bạn cÅ©ng không nhất thiết phải nói thật nhanh, bởi nhÆ° thế sẽ khiến khán giả khó bắt kịp ná»™i dung, chÆ°a kể người nói nhanh hay vô tình tạo cho người nghe cảm giác về sá»± thiếu trung thá»±c. Có thể bạn sẽ thuyết phục và lôi cuốn khán giả hÆ¡n, khi bạn nói ở tốc Ä‘á»™ vừa phải, có giọng Ä‘iệu tá»± tin, phát âm chuẩn và rõ ràng, nhấn mạnh từng từ và xen kẽ má»™t vài khoảng lặng khi bạn muốn mọi người tập trung hÆ¡n.

6. Minh họa: Nếu có má»™t số vấn đề khó diá»…n đạt hoặc bạn cảm thấy cần làm rõ thêm, bạn hãy minh họa bằng các ví dụ hay câu chuyện ngắn gọn, súc tích, hoặc trích dẫn những tình tiết tiêu biểu nào Ä‘ó, giúp khán giả hình dung rõ ràng và cụ thể hÆ¡n về Ä‘iều bạn muốn nói. Bên cạnh Ä‘ó, những câu chuyện dí dóm sẽ giúp bạn làm dịu không khí long trọng hay căng thẳng của buổi thuyết trình. Tuy nhiên, “Trào phúng nhÆ° muối – hãy dùng cẩn thận”. Nếu quá lạm dụng những câu chuyện nhÆ° thế, bạn sẽ mất nhiều thời gian và còn bị thính giả Ä‘ánh giá là người thiếu nghiêm túc.

7. Biết thắt nút và gỡ nút trong khi thuyết trình: Các khách hàng và nhà đầu tÆ° sẽ rất khó chịu khi bạn nói về hiện tại mà không bàn đến kế hoạch tÆ°Æ¡ng lai, nói đến khó khăn mà không có giải pháp cụ thể, nhắc đến ngân quỹ khổng lồ mà không cho biết số tiền Ä‘ó được sá»­ dụng hiệu quả thế nào… Hãy tỉnh táo để biết mình Ä‘ang nói gì, bởi sá»± mất bình tÄ©nh dá»… làm cho bạn lỡ lời hay phát ngôn thiếu chính xác.

8. Kỹ năng dàn dá»±ng và sá»­ dụng PowerPoint: Bằng cách sá»­ dụng PowerPoint, bạn có thể tạo nên má»™t bá»™ khung hoàn chỉnh và minh họa bản thuyết trình của mình vá»›i hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê nhằm giúp khán giả tiện theo dõi. Bên cạnh Ä‘ó, các slide được trình bày khoa học và ấn tượng sẽ thu hút khán giả hÆ¡n, và giúp bạn tránh mất phÆ°Æ¡ng hÆ°á»›ng trong thuyết trình. Nếu bạn khéo léo cài vào chÆ°Æ¡ng trình má»™t chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp vá»›i không gian, bạn sẽ chinh phục được cả những khách hàng và nhà đầu tÆ° khó tính nhất!

9. Luyện tập trÆ°á»›c: Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trÆ°á»›c má»™t tấm gÆ°Æ¡ng lá»›n hoặc nhờ bạn bè,h61 đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều Ä‘ó sẽ giúp bạn có phong cách tá»± tin và cuốn hút hÆ¡n, cÅ©ng nhÆ° nắm vững những ná»™i dung cần thuyết trình, đặc biệt là Ä‘iều khiển tốc Ä‘á»™ nói để Æ°á»›c lượng thời gian.

10. Có nên phát trÆ°á»›c bản đề cÆ°Æ¡ng cho thính giả? Nếu làm nhÆ° vậy thì người xem sẽ hầu nhÆ° không chú ý đến bạn nữa, họ chỉ việc chăm chú vào bản đề cÆ°Æ¡ng mà thôi. Má»™t số công ty rất khôn ngoan, chỉ sau khi kết thúc buổi thuyết trình, họ má»›i phát tài liệu về ná»™i dung kèm theo địa chỉ liên lạc để người nghe xem lại và giao dịch vá»›i công ty khi cần thiết.

11. Chuẩn bị trả lời câu hỏi: Đừng quên rằng bạn còn phải trả lời má»™t vài câu hỏi khá hóc búa của khách hàng và nhà đầu tÆ° sau buổi thuyết trình, bởi vậy, bên cạnh việc trang bị kiến thức, bạn cÅ©ng nên học hỏi cách ứng xá»­ khéo léo. Chẳng hạn nhÆ° má»™t lời nói “Cảm Æ¡n câu hỏi thú vị của quý khách và xin được trả lời rằng…”

12. Biết từ chối khéo léo: Trong buổi thuyết trình, bạn nên từ chối trả lời má»™t số Ä‘iều mang tính chất “kiêng kỵ” trong lần gặp đầu tiên hay ở há»™i thảo Ä‘ông người, chẳng hạn nhÆ° các câu hỏi về chi phí, tài chính nói chung. Bạn nên biết cách “lái” những câu hỏi này, hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sá»±: “Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hÆ¡i sá»›m”, hay “Bản thân tôi cÅ©ng chÆ°a nhận được quyết định cụ thể nào…”

13. “Đợi hồi sau sẽ rõ”: TrÆ°á»›c má»™t vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể ná»™i dung kế tiếp. Thay vào Ä‘ó là câu nói gợi sá»± tò mò và mang tính mời mọc người nghe tiếp tục theo dõi: “Tôi sẽ tiết lá»™ Ä‘iều này sau má»™t vài phút nữa…”. Khán giả sẽ náo nức chờ đợi bài thuyết trình của bạn ở phần tiếp theo.

14. Ngôn ngữ hình thể: Nếu bạn cứ đứng yên má»™t chá»— vá»›i cái dáng thẳng Ä‘Æ¡ thì bạn Ä‘ang tá»± làm cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán và Ä‘Æ¡n Ä‘iệu. NhÆ°ng khán giả sẽ cảm thấy bá»±c bá»™i nếu bạn lặp lại mãi những Ä‘á»™ng tác, cá»­ chỉ nhất định. Hãy làm chủ không gian của bạn bằng cách linh hoạt di chuyển trong khán phòng, tìm cách tiếp cận người nghe nếu thấy cần thiết và Ä‘a dạng hóa các cá»­ chỉ, Ä‘iệu bá»™.

15. Nhận thức về vai trò của bạn: Bạn là nhà thuyết trình, người góp phần Ä‘áng kể trong các cố gắng chung nhằm mang lại cÆ¡ há»™i má»›i cho công ty. Cho dù bạn không phải là nhà lãnh đạo, nhÆ°ng bạn có thể thay mặt họ phổ biến những kinh nghiệm công ty bạn Ä‘ã trải qua để đạt được uy tín nhÆ° ngày nay, và quan trọng nhất là kêu gọi các khách hàng và nhà đầu tÆ° ký kết hợp đồng kinh doanh.

Nên nhá»› là tâm lý bình tÄ©nh và tá»± tin sẽ giúp bạn làm chủ được bản thân để thá»±c hiện buổi thuyết trình thành công. Chỉ vá»›i 15 phút, thậm chí 5 phút ngắn ngủi đứng trên bục thuyết trình, nhÆ°ng bạn Ä‘ã góp phần giúp công ty bạn đạt được má»™t hợp đồng kinh doanh lá»›n, nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tạo được ấn tượng cho lãnh đạo về khả năng tÆ° duy và làm việc của bạn. Bởi vậy, hãy trang bị cho mình càng nhiều kỹ năng cần thiết trong lÄ©nh vá»±c thuyết trình càng tốt. Chúc các bạn sá»›m trở thành nhà thuyết trình thành công!