PR – vị trí không thể thiếu trong kinh doanh hiện đại

Ngày nay, vị trí "Quan hệ đối ngoại" (PR) trong các doanh nghiệp Ä‘ang trở nên quan trọng hÆ¡n bao giờ hết. Vị trí này xuất hiện muá»™n và còn khá má»›i mẻ bởi đặc thù của nó. Tuy nhiên, có được má»™t chuyên gia PR giỏi, có năng lá»±c thì doanh nghiệp sẽ thu được rất nhiều lợi ích.

Lịch làm việc của các nhân viên PR luôn bận rá»™n. Nào là lập kế hoạch khuếch trÆ°Æ¡ng hình ảnh công ty, triển khai các hoạt Ä‘á»™ng tuyên truyền quảng bá, xem xét các nguy cÆ¡ có thể xảy ra từ má»™t hoạt Ä‘á»™ng nào Ä‘ó, tìm cách giải quyết những rắc rối liên quan tá»›i hình ảnh công ty…

Trong quá trình làm việc, các nhân viên PR gặp gỡ và tiếp xúc vá»›i rất nhiều người thuá»™c nhiều lÄ©nh vá»±c khác nhau: báo Ä‘ài, cÆ¡ quan chính quyền, công ty dịch vụ, đại lý công ty… Hầu hết các cuá»™c gặp bắt đầu bằng những cái bắt tay thân thiện và kết thúc trong sá»± hiểu biết. Xây dá»±ng và cải thiện các mối quan hệ cÅ©ng là má»™t phần quan trọng trong công việc của má»™t nhân viên PR. Những mối quan hệ tốt đẹp giúp nâng cao hiệu quả công việc.

 

Cầu nối giữa công ty vá»›i khách hàng

Thông thường, những người nhÆ° làm chức năng quan hệ đối ngoại được gọi là nhân viên PR (Public Relations). Tuy nhiên, tuỳ theo chức năng và phạm vi hoạt Ä‘á»™ng ở má»—i công ty họ còn được gọi là CORA (Corporate and Regulatory Affairs), là EA (External Affairs). Trong hầu hết các sá»± vụ có tính quan trọng nổi bật, người ta đều thấy sá»± tham gia của họ – có thể chỉ nhÆ° má»™t thành viên trong dàn nhạc nhÆ°ng cÅ©ng có thể là nhạc trưởng. Dù ở vị trí nào thì hoạt Ä‘á»™ng của họ cÅ©ng có má»™t vai trò đặc biệt. Đó là tạo cho doanh nghiệp má»™t hình ảnh lành mạnh vá»›i những cam kết làm ăn lâu dài.

Trong các công ty nÆ°á»›c ngoài hiện nay, phạm vi hoạt Ä‘á»™ng của nhân viên PR rất rá»™ng nhÆ°ng tập trung nhất ở các mảng: tổ chức các sá»± kiện đặc biệt, chế ngá»± khủng hoảng (kể cả khủng hoảng tiềm ẩn), quan hệ vá»›i giá»›i truyền thông đại chúng, vá»›i các cÆ¡ quan hữu trách… Bên cạnh Ä‘ó, PR còn làm các công việc nhÆ° trích lục thông tin, tài trợ, từ thiện, đối ná»™i…

Bằng việc tổ chức các sá»± kiện đặc biệt nhÆ° họp báo, giá»›i thiệu sản phẩm má»›i, há»™i nghị khách hàng, các cuá»™c thi…, công ty thu hút được sá»± quan tâm của những người có liên quan và báo giá»›i, và công ty nhờ vậy có thể được nhanh chóng quảng bá tá»›i công chúng (đối vá»›i những doanh nghiệp Ä‘ang tìm cách thâm nhập thị trường má»›i hoặc cung cấp những sản phẩm bị cấm quảng cáo, thì hoạt Ä‘á»™ng PR trong lÄ©nh vá»±c này là không thể thiếu).

Trong việc quản lý chặt chẽ và tích cá»±c quan hệ vá»›i báo giá»›i và cÆ¡ quan chính quyền, nhân viên PR giúp công ty kịp thời ngăn ngừa hoặc giải quyết các rắc rối hoặc khủng hoảng tiềm ẩn có thể xảy ra. Ví dụ nhÆ° má»™t bức thÆ° khiếu nại chất lượng hay má»™t bài báo thiếu thiện chí về má»™t sản phẩm nào Ä‘ó có thể sẽ không xuất hiện trên mặt báo nếu nhân viên PR của công ty kinh doanh sản phẩm trên biết sá»›m thông tin này và tiến hành Ä‘àm phán vá»›i các bên có liên quan. Khi làm nhiệm vụ trích lục thông tin, nhân viên PR sẽ theo dõi báo chí thường xuyên và kịp thời phản ánh những thông tin không có lợi để công ty có những quyết sách hợp lý…

Người canh giữ uy tín của công ty

Trong các hoạt Ä‘á»™ng của mình, PR nổi bật hÆ¡n cả trong vai trò của người chế ngá»± khủng hoảng. Cuối năm 2000, tại Nhật Bản Ä‘ã xảy ra hàng loạt vụ ngá»™ Ä‘á»™c do sá»­ dụng má»™t loại sữa bị nhiá»…m khuẩn. Hãng sữa này tại Nhật Ä‘ã phải tạm Ä‘óng cá»­a nhà máy sản xuất để kiểm soát tình hình.

Đối vá»›i mọi công ty, uy tín – hình ảnh là thứ "tài sản" có giá trị lá»›n. Chính vì vậy, hoạt Ä‘á»™ng PR còn được nhiều công ty Ä‘ánh giá nhÆ° má»™t công cụ hiệu quả để xây dá»±ng hình ảnh vá»›i chi phí thấp. Theo Æ°á»›c tính thì chi phí PR trong các công ty ở châu Mỹ và châu Âu, nÆ¡i nghề PR phát triển mạnh mẽ nhất hiện nay thông thường chỉ bằng khoảng 1/10 chi phí quảng cáo.

Về má»™t khía cạnh nào Ä‘ó, hoạt Ä‘á»™ng đối ná»™i và đối ngoại ở doanh nghiệp (do phòng hành chính, tổng hợp tiến hành) chính là hoạt Ä‘á»™ng PR. Tuy nhiên, nó mang tính tá»± phát, không chuyên, không được đầu tÆ° má»™t cách thoả Ä‘áng nên hiệu quả còn hạn chế. Trong sá»± cố "nghẽn mạch" của má»™t công ty thông tin di Ä‘á»™ng của Việt Nam thời gian qua, do công tác PR không tốt Ä‘ã dẫn tá»›i sá»± không nhất quán trong thông tin trên các phÆ°Æ¡ng tiện thông tin đại chúng. Cá»™ng vá»›i thái Ä‘á»™ thiếu tích cá»±c trÆ°á»›c những thiệt hại của khách hàng Ä‘ã khiến uy tín của công ty bị sụt giảm nặng nề. Thậm chí, công ty còn bị má»™t khách hàng kiện ra toà. Trong môi trường cạnh tranh, Ä‘iều này cÅ©ng đồng nghÄ©a vá»›i những thiệt hại lá»›n về kinh tế.

Mặc dù có những bá»™ phận chuyên trách nhÆ°ng do tính phức tạp và chuyên nghiệp của công việc, nhÆ°ng nhiều công ty vẫn cần dịch vụ há»— trợ của các công ty PR bên ngoài.
                                                                                                                                                  Tổng hợp