Triển khai kế hoạch PR

Bạn muốn biết chắc chắn thÆ°Æ¡ng hiệu của mình sẽ được quảng bá trong năm nay? Bạn cần lập kế hoạch PR.

Đối vá»›i hầu hết các doanh nghiệp, năm má»›i là thời Ä‘iểm Ä‘ánh giá các thành tá»±u và những hoạch định chiến lược Ä‘ã đề ra. Khi Ä‘ã tá»›i giai đọan cần phải có PR, Ä‘ây là thời Ä‘iểm Ä‘Æ°a ra mục tiêu và lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể đạt được những kết quả tối Æ°u trên phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông đại chúng.

Khi lên kế hoạch cho các hoạt Ä‘á»™ng PR trong má»™t năm, nhÆ° má»™t quy luật chung, cần phải nghiên cứu kỹ cho cả năm tá»›i, lập kế hoạch má»—i sáu tháng và hy vọng có thể đạt được trong ba tháng. Giống nhÆ° hầu hết các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh khác, người làm PR Ä‘òi hỏi phải có sá»± linh hoạt và phải luôn nhận thức rằng mọi vật đều thay đổi theo thời gian.Tuy nhiên, có má»™t số nhân tố sẽ tạo ra sá»± thay đổi Ä‘áng kể cho thành công của công ty bạn nếu bạn quan tâm đến chúng ngay từ giai Ä‘oạn đầu.

 

Đánh giá và hoạch định

TrÆ°á»›c tiên, hãy xem xét các hoạt Ä‘á»™ng liên quan đến PR trong năm vừa qua. Nếu năm trÆ°á»›c doanh nghiệp của bạn gây được sá»± chú ý qua phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông thì hãy xem xét yếu tố thành công Ä‘ó dÆ°á»›i con mắt của nhà phân tích. Xác định các góc Ä‘á»™ và khía cạnh hoạt Ä‘á»™ng tích cá»±c. Ghi chú theo phong cách nhà báo những Ä‘iều làm mình thích thú và cả những Ä‘iều mình không thích. Có má»™t cái nhìn tổng thể các mặt tiêu cá»±c, tích cá»±c và trung lập về Ä‘iều mà bạn Ä‘ã đạt được. Nếu bạn thá»±c hiện dịch vụ quảng bá qua phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông, hãy Ä‘ánh giá kết quả trong chiến dịch quảng bá Ä‘ó, và nếu có thể, hãy so sánh sá»± tiến bá»™ của bạn vá»›i các đối thủ khác.

Kế đến, hãy xem xét các mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp, và sá»­ dụng những mục tiêu này làm nền tảng cho việc phát triển các thông Ä‘iệp quảng bá của mình. Hãy chắc chắn rằng Ä‘iều bạn nói và cách bạn nói sẽ phản ánh ná»— lá»±c đạt được mục tiêu của bạn. Những thông Ä‘iệp nhắn gá»­i trên phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông chính là bá»™ xÆ°Æ¡ng sống của các hoạt Ä‘á»™ng quảng bá của bạn trong cả năm.

Sau cùng là triển khai kế hoạch hành Ä‘á»™ng. Xem xét kế hoạch kinh doanh của mình dÆ°á»›i con mắt của má»™t nhà báo – Điều gì là mối quan tâm của khách hàng hay nhà đầu tÆ°? Xác định các cÆ¡ há»™i truyền thông tiềm năng có thể xuất hiện trong năm nhÆ° giá»›i thiệu sản phẩm, các hoạt Ä‘á»™ng mở rá»™ng, thêm dịch vụ má»›i, phát hành má»™t bá»™ lịch có in những sá»± kiện Ä‘áng chú ý trong năm. Nếu có thể, hãy cố gắng tổ chức những sá»± kiện quan trọng để tạo được sức lan truyền lá»›n. Ví dụ, nếu công ty của bạn Ä‘ang giá»›i thiệu trang phục áo tắm, thời gian quảng bá sản phẩm là vào mùa xuân khi có thời tiết ấm áp.

Phải luôn ghi chép lại những mục tiêu Ä‘ã đề ra để bạn có thể xem lại bất kỳ lúc nào và Ä‘ánh giá thành công của mình trong suốt má»™t năm.

Công cụ và chiến thuật

Má»™t khi bạn Ä‘ã phác thảo kế hoạch cho cả năm, Ä‘ó là thời Ä‘iểm xem xét các hoạt Ä‘á»™ng nào sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu của mình.

• Lên chÆ°Æ¡ng trình cho các hoạt Ä‘á»™ng quảng bá để vạch kế hoạch cho những quảng cáo mà bạn sẽ thá»±c hiện trong suốt má»™t năm. Bạn có thể cần phải Ä‘iều chỉnh lại chÆ°Æ¡ng trình hÆ¡n khi bắt tay vào thá»±c hiện các dá»± định của mình trong từng giai Ä‘oạn những chÆ°Æ¡ng trình này sẽ tạo má»™t nền tảng ban đầu để theo Ä‘ó triển khai và giúp bạn tập trung vào việc sáng tạo thêm những cái má»›i.

• Quảng bá trên phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông dÆ°á»›i hình thức mời phóng viên hoặc đăng lên báo vẫn là phÆ°Æ¡ng thức cốt lõi để thá»±c hiện PR, và nền tảng của bất cứ má»™t chÆ°Æ¡ng trình PR là má»™t danh sách dày đặc các phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông.TrÆ°á»›c khi tiến hành bất kỳ hoạt Ä‘á»™ng PR nào, cần có thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng và lập bảng dữ liệu các phóng viên chủ chốt. Danh sách của bạn phải có các chi tiết về tên ấn phẩm phát hành, tên nhà báo hoạt Ä‘á»™ng trong lÄ©nh vá»±c của bạn và được sắp xếp theo mức Ä‘á»™ đạt được sá»± chú ý của khách hàng trọng tâm của bạn.

Má»™t khi bạn Ä‘ã lập danh sách, hãy lập thời gian biểu cho việc quảng bá trên phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông. Hãy liên lạc từng phóng viên riêng lẻ để bạn có dịp giá»›i thiệu về bản thân mình và sắp xếp những buổi gặp mặt  thân mật ở những nÆ¡i mà bạn có thể thảo luận về triển vọng của công ty bạn và lÄ©nh vá»±c mà công ty Ä‘ang hoạt Ä‘á»™ng.

• Lịch biên tập các ấn bản tạo ra má»™t phÆ°Æ¡ng tiện tuyệt hảo để triển khai hoạch định chiến lược quảng bá trên phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông. Việc nghiên cứu chÆ°Æ¡ng trình này sẽ cho phép bạn xác định được những cÆ¡ há»™i để giúp chính bạn trở thành má»™t chuyên gia tÆ° vấn, Ä‘óng góp ý kiến cho má»™t bài báo hoặc thậm chí tạo ra má»™t hình tượng về công ty của bạn. Má»™t khi bạn Ä‘ã lập danh sách các biên tập viên trọng tâm cho mình, hãy liên lạc vá»›i họ ngay khi có thể. Hầu hết các phòng biên tập đều có hạn ná»™p là vài tháng trÆ°á»›c khi xuất bản. Phải lÆ°u tâm kỹ đến ngày ná»™p bài, nếu không bạn sẽ mất Ä‘i cÆ¡ há»™i. Để biết thêm thông tin về lịch trình biên tập, xem “Generating Coverage Between Press Release”.

• Chăm chút cho “hàng tít” của các bài báo là má»™t cách tuyệt vời  để bạn quảng cáo cho công ty của mình cÅ©ng nhÆ° giúp bạn trở thành má»™t chuyên gia trong lÄ©nh vá»±c của mình. Hãy nghiên cứu trên các tạp chí, báo hay là địa chỉ website để tìm kiến các phòng biên tập xuất bản những bài báo nhÆ° bạn mong muốn, sau Ä‘ó hãy liên lạc vá»›i biên tập viên và đề xuất má»™t chủ đề nào Ä‘ó. Nhá»› phải bảo đảm trọng tâm của phÆ°Æ¡ng tiện quảng bá phải đồng bá»™ vá»›i mục tiêu công ty bạn và bài báo phải chuyển tải được các thông Ä‘iệp chính.

• Tình huống thá»±c tế có sức thu hút lá»›n đối vá»›i phÆ°Æ¡ng tiện quảng cáo vì nó rõ ràng, có ví dụ thá»±c tế về những lợi ích từ sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Thách thức để triển khai tình huống thá»±c tế là cần có sá»± tham gia của các khách hàng năng Ä‘á»™ng. Vì thế, hãy nói chuyện vá»›i khách hàng của mình và đề nghị họ nếu bạn có thể viết má»™t bài báo về sá»± thành công của họ. Nếu Ä‘iều này Ä‘òi hỏi khách hàng của bạn phải chia sẻ  “những cuá»™c chiến” của họ, thì chính nó sẽ tạo cho họ cÅ©ng nhÆ° chính bạn má»™t cÆ¡ há»™i để tỏa sáng,

• Những cÆ¡ há»™i phát biểu tạo ra má»™t cách quảng cáo khác. Khi lập kế hoạch cho các hoạt Ä‘á»™ng PR trong má»™t năm, hãy tìm hiểu về các há»™i nghị, triển lãm thÆ°Æ¡ng mại và há»™i thảo trên internet để dành được cÆ¡ há»™i đề cá»­ chính bạn thành người phát biểu chính  hoặc là thành viên trong danh sách những người sẽ phát biểu. Gía trị của việc tham gia những cuá»™c nói chuyện này rất là lá»›n, đặc biệt là đối vá»›i các doanh nghiệp Ä‘ang phát triển; tuy nhiên, Ä‘iều này cÅ©ng Ä‘òi hỏi việc hoạch định phải thật kỹ lưỡng vì hầu hết những cÆ¡ há»™i phát biểu đều phải hoàn chỉnh vài tháng trÆ°á»›c Ä‘ó. .

• Nhật ký trên mạng và phÆ°Æ¡ng tiện truyền thông đại chúng Ä‘ã phát triển rá»™ng rãi cùng vá»›i các phÆ°Æ¡ng tiện thông tin liên lạc vì những phÆ°Æ¡ng tiện này tạo ra phÆ°Æ¡ng thức giao tiếp hiệu quả vá»›i các đối tác năng Ä‘á»™ng. Khi xem xét các chiến thuật PR, đừng quên nghiên cứu các trang nhật ký trên mạng có liên quan đến lÄ©nh vá»±c của bạn, tìm hiểu phong cách cÅ©ng nhÆ° tính cách của tác giả. Technorati là công cụ hữu hiệu hàng đầu dùng để tìm kiếm các trang nhật ký trên mạng và là má»™t địa chỉ tuyệt vời đề bắt đầu. Sá»± xuất hiện trên trang nhật ký trên mạng có thể biến bạn thành chuyên gia hàng đầu về nhận thức của công ty. NhÆ°ng hãy nhá»› rằng mọi thông tin trong trang nhật ký trên mạng của bạn đều được Ä‘ông đảo bạn đọc nhìn thấy và có thể tạo ra nhiều cuá»™c tranh luận không luôn theo quan Ä‘iểm của bạn Ä‘âu nhé.

• Nếu bạn muốn tạo trang nhật ký trên mạng của chính bạn, có nhiều công cụ miá»…n phí nhÆ° Blogger và Blog.com giúp bạn có thể thá»±c hiện má»™t cách dá»… dàng. Khi trang nhật ký Ä‘ã được tạo, hãy chắc chắn là nó Ä‘ã có tên trong danh sách của Technorati.

Mạng internet cÅ©ng chứa nhiều hệ thống mạng truyền thông đại chúng nhÆ° del.icio.us và Digg. Các hệ thống mạng này được dùng để lÆ°u trữ và chia xẻ ná»™i dung cÅ©ng nhÆ° những thông tin trong các bài viết giữa các thành viên. Ngoài ra, nếu bạn có má»™t đọan phim video muốn chia xẻ vá»›i các khán thính giả là khách hàng tiêu thụ của bạn, bạn nên tập làm quen vá»›i các chuyên trang chia xẻ phim ảnh nhÆ° YouTube và Metacafe.

• Lập kế hoạch đối phó khủng hoảng cÅ©ng là má»™t phần quan trọng trong kế họach PR của công ty bạn. Kế hoạch này cần phải bao quát cả những tình huống xấu có thể xảy ra cÅ©ng nhÆ° các giải pháp ứng phó phù hợp. Phải đảm bảo rằng các thành viên khác trong công ty của bạn đều nắm được quy trình xá»­ lí tình huống khủng hoảng nếu có, và hãy dành thời gian kiểm tra tổng thể xem có thiếu nhất quán hay sÆ¡ sót nào trong kế hoạch.

Hoạch định chiến lược PR ngay từ bây giờ sẽ không chỉ có tác dụng tạo ra nhiều ý tưởng má»›i và những cÆ¡ há»™i giúp bạn và công ty cùng tỏa sáng, mà còn mang đến cho bạn tinh thần thanh thản trong từng hoạt Ä‘á»™ng hàng ngày. Nếu kế hoạch PR luôn phụ thuá»™c vào mọi thay đổi thì việc hoạch định trÆ°á»›c sẽ giúp bạn theo Ä‘uổi được mục tiêu chung và duy trì các hoạt Ä‘á»™ng trọng Ä‘iểm của bạn.
                                                                                                                                          Rachel Meranus

Rachel Meranus là người phụ trách PR của  Entrepreneur.com’s và là chủ tịch há»™i xuất bản PR Newswire. Hãy tham khảo thêm các thông tin về PR Newswire và các quan hệ cá»™ng đồng thông qua PR Toolkit dành cho các doanh nghiệp nhỏ.