12 sai lầm khi giao dịch qua email

Bạn trở về văn phòng làm việc sau cuá»™c họp và quyết định kiểm tra email. Má»™t giờ sau, vá»›i việc tải về các email, lá»±a chọn những email câÌ€n thiết vaÌ€ quan troÌ£ng, xoá những email có vẻ là thÆ° rác, trả lời vaÌ€ sắp xếp những email khác sẽ quan tâm sau. Có vẻ nhÆ° bạn đến văn phòng làm việc vào hôm qua, sáng nay và ngày mai Ä‘êÌ€u giống nhau.

Email Ä‘ang dần trở thành má»™t phần không thể thiếu trong hình ảnh kinh doanh của các công ty giống nhÆ° những chiếc áo bạn mặc trên người, những bức bÆ°u thiếp bạn viết, lời chào trong voice mail và những cái bắt tay lịch thiệp. Nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu và xây dá»±ng những mối quan hệ kinh doanh tích cá»±c, hãy chú ý tá»›i những nguyên tắc sá»­ dụng email và tránh xa 12 sai lầm email lá»›n nhất sau Ä‘ây:

 

1. Bỏ sót tiêu đề thÆ°
Nhiều khi chúng ta thường không nhận ra được tầm quan trọng của tiêu đề thÆ°. Má»™t lá thÆ° được gá»­i Ä‘i mà thiếu tiêu đề sẽ không có bất cứ ý nghÄ©a nào cả mà thậm chí khiến người nhận thấy khó chịu. Khi từng cá nhân sẽ nhận được rất nhiều email, thì tiêu đề thÆ° là yếu tố quan trọng nếu bạn muốn email của mình nhanh chóng được đọc. Tiêu đề thÆ° Ä‘ã trở thành má»™t chìa khoá quan trọng quyết định email có được mở ra đọc hay không.

2. Tiêu đề thÆ° không tÆ°Æ¡ng thích
Ví dụ, nếu bạn Ä‘ang viết thÆ° cho hãng xuất bản web, tiêu đề thÆ° của bạn có thể là “Ná»™i dung trang web”. Tuy nhiên, khi trang web của bạn phát triển và bạn gá»­i thêm các thông tin, các tiêu đề cÅ©ng cần được thay đổi, chẳng hạn nhÆ° “thông tin liên lạc”, “hình ảnh” hay “trang chủ”.

Không nên ấn vào nút “reply” trong mọi thời Ä‘iểm. Việc thay đổi tiêu đề thÆ° sẽ cho phép người nhận biết được ná»™i dung cụ thể trong thÆ° mà không cần phải kiểm tra lại họ Ä‘ã gá»­i những gì trÆ°á»›c Ä‘ó.

3. Lời mở đầu thÆ° không có ý nghÄ©a
Tiêu đề thÆ° nên Ä‘i thẳng vào ná»™i dung thông Ä‘iệp, không phải là ““Hi” hay “Xin chào”. Người nhận sẽ quyết định thứ tá»± mình sẽ đọc email căn cứ vào ai là người gá»­i và ná»™i dung email là gì. Email của bạn sẽ có rất nhiều đối thủ cạnh tranh.

4. Không cá nhân hoá email của bạn tá»›i người nhận
Email là không chính thức nhÆ°ng nó vẫn cần những lời chào theo Ä‘úng quy tắc viết thÆ°. Hãy bắt đầu vá»›i “Thân gá»­i ….”, “Xin chào ….” Hay chỉ “Anh/chị…”. Thất bại trong việc Ä‘Æ°a tên người nhận vào thÆ° có thể khiến bạn và email của bạn trở nên lạnh lẽo.

5. Không quan tâm tá»›i từ ngữ
Khi bạn giao tiếp mặt đối mặt vá»›i má»™t ai Ä‘ó, 93% thông Ä‘iệp của bạn là không thành lời. Email không có ngôn ngữ cÆ¡ thể. Người đọc không thể thấy được khuôn mặt bạn hay nghe giọng Ä‘iệu lời nói, vì vậy, bạn cần lá»±a chọn từ ngữ má»™t cách cẩn thận và chuẩn xác. Bạn nên đặt mình vào vị trí của người khác và suy nghÄ© xem từ ngữ của bạn có tác Ä‘á»™ng tá»›i họ ra sao.

6. Quên kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp
Vào những ngày đầu khi email má»›i ra đời, má»™t vài người Ä‘ã ghi chú rằng dạng giao tiếp này không đảm bảo chuẩn xác về mặt chính tả và ngữ pháp. Điều này là không Ä‘úng, chính tả và ngữ pháp là sá»± đại diện cho bạn. Nếu bạn không kiểm tra lại để chắc chắn email được soạn thảo chính xác nhất, mọi người sẽ đặt câu hỏi về trình Ä‘á»™ và sá»± nghiêm túc của bạn.

Hãy sá»­ dụng chấm câu và viết hoa Ä‘úng nhất và luôn kiểm tra lá»—i chính tả. Bạn cần nhá»› rằng, phần mềm kiểm tra chính tả chỉ có thể phát hiện má»™t số từ sai chính tả rõ ràng không phải laÌ€ tất cả. Do vậy, tốt nhất bạn cần tá»± kiểm tra chính tả.

7. Viết một cuốn tiểu thuyết lớn
E-mail cần ngắn gọn. Hãy giữ cho ná»™i dung của bạn được cô đọng. Hãy sá»­ dụng má»™t vài Ä‘oạn văn và má»™t vài câu trong má»—i Ä‘oạn. Mọi người sẽ đọc lÆ°á»›t các email, vì vậy những ná»™i dung dài dòng rất lãng phí. Nếu bạn thấy cần phải truyền tải những thông Ä‘iệp dài, hãy gọi Ä‘iện thoại trò chuyện hay hẹn má»™t cuá»™c gặp.

8. Chuyển tiếp email mà chÆ°a có sá»± đồng ý
Hầu hết mọi người đều làm Ä‘iều này. Bạn có thể tá»± hỏi nếu thÆ° được gá»­i mình và chỉ duy nhất mình, tại sao mình phải chịu trách nhiệm khi chuyển tiếp nó cho người khác? Rất thường xuyên các thông tin bảo mật bị lan truyền rá»™ng rãi vì má»™t ai Ä‘ó thiếu sá»± nghiêm túc. Trừ khi bạn được đề nghị hay bạn yêu cầu sá»± cho phép, đừng chuyển tiếp bất cứ ná»™i dung nào được gá»­i tá»›i cho bạn.

9. NghÄ© rằng sẽ không ai khác thấy đọc được email của bạn ngoài người gá»­i
Má»™t khi bạn rời hòm thÆ° của mình, bạn sẽ không thể biết được email của mình kết thúc ở Ä‘âu. Đừng sá»­ dụng internet để gá»­i Ä‘i tất cả mọi thứ mà bạn không thể kiểm soát được nó. Hãy sá»­ dụng những công cụ khác để truyền tải các thông tin cá nhân hay những thông tin nhạy cảm.

10. Bỏ qua chữ ký của bạn
Bạn hãy luôn kết thúc email vá»›i tên của mình, thậm chí nó Ä‘ã được đặt ở đầu thÆ°. Bạn cÅ©ng cần bổ sung các thông tin liên lạc chẳng hạn nhÆ° số Ä‘iện thoại, fax và địa chỉ cÆ¡ quan. Người nhận có thể muốn gọi Ä‘iện cho bạn hay gá»­i cho bạn những tài liệu mà không thể được gá»­i qua email. Việc xây dá»±ng mẫu chữ ký chính thức vá»›i tất cả các dữ liệu liên quan là cách thức chuyên nghiệp nhất để email của bạn được hoàn hảo hÆ¡n.

11. Mong đợi những phản hồi ngay lập tức
Không phải tất cả mọi người đều ngồi trÆ°á»›c máy tính vá»›i chÆ°Æ¡ng trình email được bật. Vẻ đẹp của giao tiếp Internet nằm ở sá»± thuận tiện của nó. Nó không phải là má»™t sá»± ngắt quãng công việc của mọi người. Họ có thể kiểm tra email vào thời Ä‘iểm nào thuận tiện nhất vá»›i họ chứ không phải vá»›i bạn. Nếu giao tiếp thá»±c sá»± quan trọng đến mức bạn cần câu trả lời ngay, hãy sá»­ dụng Ä‘iện thoại.

12. Hoàn thành mục “Gá»­i” ngay đầu tiên
Trên thá»±c tế, tên và địa chỉ của người nhận thÆ° nên là phần thông tin sau cùng bạn Ä‘Æ°a vào email. Hãy kiểm tra cẩn thận tất cả các ná»™i dung khác, bao gồm chính tả, ngữ pháp, chấm câu và ngôn ngữ. Nếu bạn gõ tên và địa chỉ người nhận đầu tiên, má»™t sÆ¡ sót có thể nào Ä‘ó khiến lá thÆ° được gá»­i Ä‘i khi mà nó chÆ°a hoàn thành. Bạn sẽ không bao giờ có thể lấy lại nó.

E-mail Ä‘ang khiến mọi công việc kinh doanh trở nên dá»… dàng và nhanh chóng hÆ¡n, bao gồm cả việc tạo ra được những ấn tượng mạnh mẽ và xây dá»±ng các mối quan hệ đối tác hiệu quả. Sá»­ dụng công cụ email má»™t cách hiệu quả và thích hợp, chắc chắn baÌ£n sẽ có được rất nhiêÌ€u các kết quả kinh doanh tích cá»±c trong tÆ°Æ¡ng lai.