Bạn trở vá» văn phòng làm việc sau cuá»™c há»p và quyết định kiểm tra email. Má»™t giá» sau, vá»›i việc tải vá» các email, lá»±a chá»n những email câÌ€n thiêÌt vaÌ€ quan troÌ£ng, xoá những email có vẻ là thÆ° rác, trả lá»i vaÌ€ sắp xếp những email khác sẽ quan tâm sau. Có vẻ nhÆ° bạn đến văn phòng làm việc vào hôm qua, sáng nay và ngày mai Ä‘êÌ€u giôÌng nhau.
Email Ä‘ang dần trở thành má»™t phần không thể thiêÌu trong hình ảnh kinh doanh của các công ty giống nhÆ° những chiếc áo bạn mặc trên ngÆ°á»i, những bức bÆ°u thiếp bạn viết, lá»i chào trong voice mail và những cái bắt tay lịch thiệp. Nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu và xây dá»±ng những mối quan hệ kinh doanh tích cá»±c, hãy chú ý tá»›i những nguyên tắc sá» dụng email và tránh xa 12 sai lầm email lá»›n nhất sau Ä‘ây:
1. Bá» sót tiêu Ä‘á» thÆ°
Nhiá»u khi chúng ta thÆ°á»ng không nháºn ra được tầm quan trá»ng của tiêu Ä‘á» thÆ°. Má»™t lá thÆ° được gá»i Ä‘i mà thiếu tiêu Ä‘á» sẽ không có bất cứ ý nghÄ©a nào cả mà tháºm chí khiến ngÆ°á»i nháºn thấy khó chịu. Khi từng cá nhân sẽ nháºn được rất nhiá»u email, thì tiêu Ä‘á» thÆ° là yếu tố quan trá»ng nếu bạn muốn email của mình nhanh chóng được Ä‘á»c. Tiêu Ä‘á» thÆ° Ä‘ã trở thành má»™t chìa khoá quan trá»ng quyết định email có được mở ra Ä‘á»c hay không.
2. Tiêu Ä‘á» thÆ° không tÆ°Æ¡ng thích
Ví dụ, nếu bạn Ä‘ang viết thÆ° cho hãng xuất bản web, tiêu Ä‘á» thÆ° của bạn có thể là “Ná»™i dung trang web”. Tuy nhiên, khi trang web của bạn phát triển và bạn gá»i thêm các thông tin, các tiêu Ä‘á» cÅ©ng cần được thay đổi, chẳng hạn nhÆ° “thông tin liên lạc”, “hình ảnh” hay “trang chủ”.
Không nên ấn vào nút “reply” trong má»i thá»i Ä‘iểm. Việc thay đổi tiêu Ä‘á» thÆ° sẽ cho phép ngÆ°á»i nháºn biết được ná»™i dung cụ thể trong thÆ° mà không cần phải kiểm tra lại há» Ä‘ã gá»i những gì trÆ°á»›c Ä‘ó.
3. Lá»i mở đầu thÆ° không có ý nghÄ©a
Tiêu Ä‘á» thÆ° nên Ä‘i thẳng vào ná»™i dung thông Ä‘iệp, không phải là ““Hi” hay “Xin chào”. NgÆ°á»i nháºn sẽ quyết định thứ tá»± mình sẽ Ä‘á»c email căn cứ vào ai là ngÆ°á»i gá»i và ná»™i dung email là gì. Email của bạn sẽ có rất nhiá»u đối thủ cạnh tranh.
4. Không cá nhân hoá email của bạn tá»›i ngÆ°á»i nháºn
Email là không chính thức nhÆ°ng nó vẫn cần những lá»i chào theo Ä‘úng quy tắc viết thÆ°. Hãy bắt đầu vá»›i “Thân gá»i ….”, “Xin chào ….” Hay chỉ “Anh/chị…”. Thất bại trong việc Ä‘Æ°a tên ngÆ°á»i nháºn vào thÆ° có thể khiến bạn và email của bạn trở nên lạnh lẽo.
5. Không quan tâm tá»›i từ ngữ
Khi bạn giao tiếp mặt đối mặt vá»›i má»™t ai Ä‘ó, 93% thông Ä‘iệp của bạn là không thành lá»i. Email không có ngôn ngữ cÆ¡ thể. NgÆ°á»i Ä‘á»c không thể thấy được khuôn mặt bạn hay nghe giá»ng Ä‘iệu lá»i nói, vì váºy, bạn cần lá»±a chá»n từ ngữ má»™t cách cẩn tháºn và chuẩn xác. Bạn nên đặt mình vào vị trí của ngÆ°á»i khác và suy nghÄ© xem từ ngữ của bạn có tác Ä‘á»™ng tá»›i há» ra sao.
6. Quên kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp
Vào những ngày đầu khi email má»›i ra Ä‘á»i, má»™t vài ngÆ°á»i Ä‘ã ghi chú rằng dạng giao tiếp này không đảm bảo chuẩn xác vá» mặt chính tả và ngữ pháp. Äiá»u này là không Ä‘uÌng, chính tả và ngữ pháp là sá»± đại diện cho bạn. Nếu bạn không kiểm tra lại để chắc chắn email được soạn thảo chính xác nhất, má»i ngÆ°á»i sẽ đặt câu há»i vá» trình Ä‘á»™ và sá»± nghiêm túc của bạn.
Hãy sá» dụng chấm câu và viết hoa Ä‘úng nhất và luôn kiểm tra lá»—i chính tả. Bạn cần nhá»› rằng, phần má»m kiểm tra chính tả chỉ có thể phát hiện má»™t số từ sai chính tả rõ ràng không phải laÌ€ tâÌt cả. Do váºy, tốt nhất bạn cần tá»± kiểm tra chính tả.
7. Viết một cuốn tiểu thuyết lớn
E-mail cần ngắn gá»n. Hãy giữ cho ná»™i dung của bạn được cô Ä‘á»ng. Hãy sá» dụng má»™t vài Ä‘oạn văn và má»™t vài câu trong má»—i Ä‘oạn. Má»i ngÆ°á»i sẽ Ä‘á»c lÆ°á»›t các email, vì váºy những ná»™i dung dài dòng rất lãng phí. Nếu bạn thấy cần phải truyá»n tải những thông Ä‘iệp dài, hãy gá»i Ä‘iện thoại trò chuyện hay hẹn má»™t cuá»™c gặp.
8. Chuyển tiếp email mà chÆ°a có sá»± đồng ý
Hầu hết má»i ngÆ°á»i Ä‘á»u làm Ä‘iá»u này. Bạn có thể tá»± há»i nếu thÆ° được gá»i mình và chỉ duy nhất mình, tại sao mình phải chịu trách nhiệm khi chuyển tiếp nó cho ngÆ°á»i khác? Rất thÆ°á»ng xuyên các thông tin bảo máºt bị lan truyá»n rá»™ng rãi vì má»™t ai Ä‘ó thiếu sá»± nghiêm túc. Trừ khi bạn được Ä‘á» nghị hay bạn yêu cầu sá»± cho phép, đừng chuyển tiếp bất cứ ná»™i dung nào được gá»i tá»›i cho bạn.
9. NghÄ© rằng sẽ không ai khác thấy Ä‘á»c được email của bạn ngoài ngÆ°á»i gá»i
Má»™t khi bạn rá»i hòm thÆ° của mình, bạn sẽ không thể biết được email của mình kết thúc ở Ä‘âu. Äừng sá» dụng internet để gá»i Ä‘i tất cả má»i thứ mà bạn không thể kiểm soát được nó. Hãy sá» dụng những công cụ khác để truyá»n tải các thông tin cá nhân hay những thông tin nhạy cảm.
10. Bá» qua chữ ký của bạn
Bạn hãy luôn kết thúc email vá»›i tên của mình, tháºm chí nó Ä‘ã được đặt ở đầu thÆ°. Bạn cÅ©ng cần bổ sung các thông tin liên lạc chẳng hạn nhÆ° số Ä‘iện thoại, fax và địa chỉ cÆ¡ quan. NgÆ°á»i nháºn có thể muốn gá»i Ä‘iện cho bạn hay gá»i cho bạn những tài liệu mà không thể được gá»i qua email. Việc xây dá»±ng mẫu chữ ký chính thức vá»›i tất cả các dữ liệu liên quan là cách thức chuyên nghiệp nhất để email của bạn được hoàn hảo hÆ¡n.
11. Mong đợi những phản hồi ngay láºp tức
Không phải tất cả má»i ngÆ°á»i Ä‘á»u ngồi trÆ°á»›c máy tính vá»›i chÆ°Æ¡ng trình email được báºt. Vẻ đẹp của giao tiếp Internet nằm ở sá»± thuáºn tiện của nó. Nó không phải là má»™t sá»± ngắt quãng công việc của má»i ngÆ°á»i. Há» có thể kiểm tra email vào thá»i Ä‘iểm nào thuáºn tiện nhất vá»›i há» chứ không phải vá»›i bạn. Nếu giao tiếp thá»±c sá»± quan trá»ng đến mức bạn cần câu trả lá»i ngay, hãy sá» dụng Ä‘iện thoại.
12. Hoàn thành mục “Gá»i” ngay đầu tiên
Trên thá»±c tế, tên và địa chỉ của ngÆ°á»i nháºn thÆ° nên là phần thông tin sau cùng bạn Ä‘Æ°a vào email. Hãy kiểm tra cẩn tháºn tất cả các ná»™i dung khác, bao gồm chính tả, ngữ pháp, chấm câu và ngôn ngữ. Nếu bạn gõ tên và địa chỉ ngÆ°á»i nháºn đầu tiên, má»™t sÆ¡ sót có thể nào Ä‘ó khiến lá thÆ° được gá»i Ä‘i khi mà nó chÆ°a hoàn thành. Bạn sẽ không bao giá» có thể lấy lại nó.
E-mail Ä‘ang khiến má»i công việc kinh doanh trở nên dá»… dàng và nhanh chóng hÆ¡n, bao gồm cả việc tạo ra được những ấn tượng mạnh mẽ và xây dá»±ng các mối quan hệ đối tác hiệu quả. Sá» dụng công cụ email má»™t cách hiệu quả và thích hợp, chắc chắn baÌ£n sẽ có được râÌt nhiêÌ€u các kết quả kinh doanh tích cá»±c trong tÆ°Æ¡ng lai.