Kỹ nǎng giao tiếp dành cho nhà quản lý

Lý do số 1 làm cho người ta rời bỏ công việc chính là "cách đối xá»­ không tốt của ông chủ". Nói cách khác, Ä‘ó là vì họ Ä‘ã gặp phải những ông chủ tồi.

Những nguyên nhân được nêu lên nhiều nhất là do… kỹ nÇŽng giao tiếp kém. Người ta thường được khuyến khích để hoàn thành tốt công việc ở nÆ¡i làm việc, nhÆ°ng không có má»™t Ä‘ánh giá nào về kỹ nÇŽng giao tiếp của họ. Nếu bạn không thể nói năng lÆ°u loát trong những cuá»™c họp, thì bạn sẽ mất Ä‘i sá»± tín nhiệm và tin cậy mà má»™t nhà quản lý cần có. nếu bạn không phải là má»™t người biết truyền đạt có hiệu quả, thì có lẽ bạn không nên làm ông chủ. Vậy làm thế nào để các nhà quản lý ngày nay truyền đạt tốt, kể cả sá»­ dụng e-mail?

DÆ°á»›i Ä‘ây là vài Ä‘iểm cần thiết Ä‘áng để lÆ°u ý.

 

1. Cần phải chú ý lắng nghe.
Quan tâm đến những người làm công cho bạn. Điều này má»›i nghe có vẻ Ä‘Æ¡n giản, nhÆ°ng Ä‘ó là lời phàn nàn phổ biến và cÅ©ng là ý kiến của nhiều chuyên gia về con người. Họ nhấn mạnh nhiều nhất trong các cuá»™c há»™i thảo của các nhà quản lý là "học cách lắng nghe sao cho tốt hÆ¡n".

Nên có những cuá»™c gặp từng người – thành viên Ä‘á»™i công tác của bạn – là rất quan trọng. Nếu họ làm việc ở nÆ¡i xa, thì gặp qua Ä‘iện thoại. Nếu bạn không thể gặp hàng tuần, thì ít ra cÅ©ng phải gặp má»™t tháng hai lần, và đừng có gọi Ä‘iện thoại cho ai trong khi Ä‘ang gặp nhau, trừ phi cá»±c kỳ cần thiết. Điều này chứng tỏ cho những người làm biết rằng họ luôn được ông chủ chú ý. Nên nói về con đường nghề nghiệp của họ và hình dung họ Ä‘ang phát triển công việc ra sao

3. Nêu ra má»™t thông Ä‘iệp nhất quán về những giá trị của bạn.
Nhận biết rõ bạn là ai và bạn đại diện cho những gì, Ä‘iều Ä‘ó có thể giúp cho những người làm của bạn có những quyết định tốt hÆ¡n của chính họ (hoặc ít ra là những quyết định mà bạn sẽ vừa lòng hÆ¡n).

4. Cần có thông tin phản hồi thường xuyên, tránh những bất ngờ.
Những người làm không nên biết về những vấn đề công việc hoàn thành có ý nghÄ©a trong má»™t Ä‘ánh giá hàng nÇŽm. Mà họ nên sẵn sàng trÆ°á»›c để đối mặt cho tốt (và càng nhân đạo càng tốt) rằng có những Ä‘iều mà họ cần cải tiến.

5. Cần gây được ấn tượng và có kết quả khi nói vá»›i các nhóm.
Tại Ä‘ây, ta nói đến các nhóm người làm công. Nếu bạn không thể nói lÆ°u loát trong những cuá»™c họp, thì bạn Ä‘ã mất Ä‘i sá»± tín nhiệm và tin cậy mà má»™t nhà quản lý cần có. Hãy học để biết cách nói ngắn gọn nhÆ°ng có sức thuyết phục.

6. Đừng che giấu đằng sau e-mail.
Phần lá»›n những vấn đề tế nhị phải được thảo luận vá»›i cá nhân. Hầu hết những mâu thuẫn phải được giải quyết vá»›i cá nhân, hoặc ít ra phải bằng Ä‘iện thoại, khi Ä‘ã dính líu đến những xúc Ä‘á»™ng thì e-mail cÅ©ng không phù hợp để truyền tin và giao tiếp. Và e-mail cÅ©ng không là má»™t phÆ°Æ¡ng pháp thích hợp để nói vá»›i ai Ä‘ó rằng anh hay chị Ä‘ã bị sa thải. Tuy nhiên, e-mail vẫn là má»™t công cụ truyền đạt quan trọng, bởi vậy Ä‘ây là những lời khuyên làm thế nào để truyền đạt thông tin bằng e-mail được tốt nhất.

7. Có được sá»± Ä‘ánh giá của chính bạn.
Bạn nên tìm thông tin phản hồi từ những người làm về kết quả công việc của bạn vá»›i tÆ° cách là má»™t giám đốc. Điều Ä‘ó sẽ làm cho bạn trở thành ông chủ tốt hÆ¡n và cÅ©ng khiến nhân viên cấp dÆ°á»›i của bạn khâm phục hÆ¡n.

Tuy nhiên, đừng làm việc này qua e-mail mà phải gặp trá»±c tiếp má»™t người để nghe họ về má»™t vấn đề riêng hoặc có liên quan đến phong cách quản lý của bạn. Bạn cần thành thật trong cách quan tâm về những gì mà anh ấy hay chị ấy Ä‘ang nói. Điều Ä‘ó có thể khó chịu cho bạn nhÆ°ng có thể còn khó chịu hÆ¡n nếu người ta không nói ra. Và cuối cùng thường có thể tạo nên má»™t mối quan hệ tốt hÆ¡n. Điều tốt nhất cho bạn là duy trì được đối thoại, đừng làm cho người lao Ä‘á»™ng ấm ức trong lòng.

8. Hành Ä‘á»™ng qua thông tin phản hồi của người làm.
Bạn xá»­ sá»± ra sao khi má»™t người làm chỉ trích bạn? Bạn hãy lắng nghe những gì mà người ta phải nói, hỏi những câu hỏi ở nÆ¡i thích hợp tiếp nhận những gợi ý của họ về việc bạn có thể cải tiến nhÆ° thế nào rồi sau Ä‘ó hứa suy xét nó.

Bạn có thể không đồng ý vá»›i mọi Ä‘iều người ta nói, ít ra là ban đầu. Thế nhÆ°ng hãy tiếp thu nó để suy nghÄ© cho thận trọng. Bởi vì phản ứng ban đầu của bạn có thể thủ tiêu hết tất cả những thông tin phản hồi. Nên nói vá»›i người phê bình rằng bạn sẽ dành thời gian để suy nghÄ© kỹ những Ä‘iều chỉ trích này và trả lời cho họ sau.