Tuyển dụng quản trị viên

Người  Ä‘iều hành công việc hiệu quả trong lúc bạn không có mặt tại văn phòng là những nhân viên quan trọng nhất mà bạn sẽ phải tuyển dụng. Hãy sá»­ dụng những bí quyết sau Ä‘ây để giúp bạn tìm ra những ứng viên quản trị sáng giá nhất.

Nếu bạn là chủ má»™t doanh nghiệp thường xuyên vắng mặt , chỉ có mặt vài giờ tại công ty má»—i tuần. Và nếu bạn kinh doanh bán lẻ hoặc kinh doanh thá»±c phẩm, thời gian không bị ràng buá»™c có thể vượt xa thời gian có mặt ở cá»­a hàng. Hoặc bạn quá bận rá»™n vá»›i những việc quan trọng Æ°u tiên hàng đầu mà khó có thể quản lý chặt chẽ những nhân viên duá»›i quyền.

 

Nếu gặp má»™t trong những trường hợp trên, hoặc những lý do tÆ°Æ¡ng tá»± khác, Ä‘ó là lúc bạn cần phải thuê 1 quản trị viên. Điều này có thể chiếm nhiều thời gian và công sức nhÆ°ng vá»›i sá»± nổ lá»±c Ä‘ó bạn có thể tìm được má»™t quản trị viên Ä‘áng tin cậy.

Bạn Ä‘ang tìm kiếm má»™t quản trị viên há»™i đủ tất cả những Ä‘iều kiện cần  thiết nhÆ°: dày dạn kinh nghiệm, chín chắn, năng Ä‘á»™ng, có sức thuyết phục và có thể làm tốt công việc cho bạn. Nói má»™t cách lý tưởng là bạn muốn thuê má»™t quản trị viên tận tâm và trung thá»±c nữa. Đây là lý do tại sao bạn cần phải đặt ra những tiêu chuẩn về con người và khả năng làm việc để có thể tuyển Ä‘úng người bạn cần. Để làm việc naỳ Ä‘iều đầu tiên bạn phải xem xét công việc của bạn yêu cầu những Ä‘iều gì và Ä‘iều gì thật sá»± là quan trọng. Lên danh sách những gì phải làm má»—i ngày đối vá»›i má»™t quản trị viên và cÅ©ng chú ý đến vài năm sắp tá»›i xem những yêu cầu Ä‘òi hỏi má»™t quản trị viên  có thay đổi hay không. Nếu bạn thấy trÆ°á»›c được những Ä‘iều Ä‘ó, hãy thêm những yêu cầu này vào bảng mô tả nhân vật mà bạn Ä‘ang tìm kiếm.

Liệt kê những yêu cầu cho má»™t quản trị viên thành danh sách và in thành nhiều bản, làm nhÆ° vậy để bạn có thể sá»­ dụng từng bảng cho má»—i ứng viên mà bạn phỏng vấn. Bên cạnh Ä‘ó bạn hãy xếp loại từ 1 đến 10 những ứng viên và thêm vào những nhận xét để giúp bạn so sánh các ứng viên sau này.

Dá»±a vào bảng đặc Ä‘iểm của má»™t quản trị viên, bạn có thể chuẩn bị việc quảng cáo cho công việc này, nhấn mạnh những Ä‘iểm tích cá»±c của công việc kinh doanh của bạn. Nếu bạn đề cập đến má»™t vài yếu Ä‘iểm của công ty bạn có thể loại ra những ứng viên cảm thấy ngại ngùng vì những yếu Ä‘iểm Ä‘ó. NhÆ°ng trong giai Ä‘oạn khởi đầu này, hãy sá»­ dụng quảng cáo để lôi cuốn các ứng viên chứ không phải để gạn lọc. Bạn có thể sàng lọc những ứng viên có đủ tiêu chuẩn cho công việc trong cuá»™c phỏng vấn lần đầu hoặc sàng lọc qua phỏng vấn bằng Ä‘iện thoại.

Bạn nên đăng quảng cáo ở Ä‘âu? Đừng hạn chế quảng cáo trên những phÆ°Æ¡ng tiện thông thường nhÆ° báo địa phÆ°Æ¡ng hoặc những website tìm việc, mặc dù Ä‘iều này cÅ©ng rất hữu ích. Những tạp chí kỹ nghệ thÆ°Æ¡ng mại và những website chuyên ngành cÅ©ng có những trang quảng cáo việc làm. Bạn cÅ©ng có thể sá»­ dụng các chuyên gia săn đầu người.

Thông thường quảng cáo trên những tạp chí thÆ°Æ¡ng mại và trên website có thể sẽ không đắt lắm. HÆ¡n nữa bạn có thể lôi cuốn được má»™t nhóm người có đủ khả năng Ä‘ã được sàng lọc trÆ°á»›c. Bạn có thể phát hiện những người Ä‘ang có việc làm và những người chÆ°a có việc làm nhÆ°ng thỉnh thoảng đọc qua tạp chí thÆ°Æ¡ng mại và lÆ°á»›t qua mẫu quảng cáo của bạn.

Phỏng vấn các ứng viên quản trị

Thông thường người chÆ°a có kinh nghiệm phỏng vấn không có những phÆ°Æ¡ng pháp kỹ thuật Ä‘iêu luyện để dò tìm những “ giá trị bên trong” của ứng viên quản trị trong cuá»™c phỏng vấn. Nếu bạn sắp sá»­a chọn má»™t quản trị viên mà má»—i quyết định và cách hành xá»­ má»—i ngày của anh ta có ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty bạn, cách tốt nhất bạn phải tìm hiểu rõ má»™t cách thấu Ä‘áo mọi việc để từ Ä‘ó khéo léo chọn hoặc từ chối anh ta cho chức vụ này.

Giả sá»­ bạn Ä‘ã cho đăng má»™t quảng cáo tuyển nhân viên đầy nhiệt tình lên báo, bạn sẽ nhận được nhiều cú gọi từ  những ứng viên có năng lá»±c. Họ sẽ gởi hồ sÆ¡ xin việc cho bạn, Ä‘ây là má»™t hình thức để chọn lọc trÆ°á»›c. Nhiều chủ doanh  nghiệp tin rằng chỉ nên đăng số Ä‘iện thoại liên lạc trên quảng cáo mà thôi, họ thích kiểm tra các ứng viên qua Ä‘iện thoại hÆ¡n và cÅ©ng sẽ tiết kiệm thời gian cho những cuá»™c phỏng vấn trá»±c diện.

Để sàn lọc các ứng viên, bạn cần soạn thảo má»—i tờ Ä‘Æ¡n má»™t trang giấy cho má»—i ứng viên, khoảng trống trên cùng để viết tên họ và thông tin liên lạc, tiếp đến vá»›i tiêu đề “ quá trình làm việc”, chá»— cho quá trình học vấn, năng khiếu chuyên môn (nếu bạn có yêu cầu) nhÆ° là bán hàng hoặc kinh nghiệm kỹ thuật, bạn có thể để trống vài hàng cho lÄ©nh vá»±c này. Khi bạn Ä‘ã Ä‘iền những thông tin cần thiết của những ứng viên Ä‘ang được tuyển lá»±a, kể cả mức lÆ°Æ¡ng trong quá khứ của họ, bây giờ bạn có thể loại ra ứng viên không Ä‘áp ứng những yêu cầu tối thiểu cho công việc.

Cách thức sàn lọc phổ biến ngày nay hoàn toàn không thá»±c hiện qua Ä‘iện thoại nữa. Thay vào Ä‘ó người ta có thể gá»­i thÆ° Ä‘iện tá»­ hoặc gởi fax hồ sÆ¡ xin việc của họ tá»›i văn phòng của bạn. Bạn có thể phân lọai những ứng viên qua sÆ¡ yếu lý lịch để tìm ra những cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Sau Ä‘ó bạn có thể Ä‘iện thoại để hỏi thêm những thông tin nếu cần thiết. Qúa trình chọn lọc này rất phổ biến vá»›i những ai quảng cáo công việc qua mạng.

Chọn ra mười người có nhiều khả năng nhất và tiến hành phỏng vấn từng người. Không nên sá»­ dụng sÆ¡ yếu lý lịch nhÆ° là kim chỉ nam duy nhất để Ä‘ánh giá tốt người được phỏng vấn nhÆ°ng là cách kiểm tra ứng viên qua những người tham khảo. Nếu bạn sàn lọc dá»±a trên sÆ¡ yếu lý lịch, bạn có thể chọn ra những ứng viên biết cách viết sÆ¡ yếu lý lịch tốt nhất mà là những người có khả năng nhất và ngược lại nếu bạn đặt sÆ¡ yếu lý lịch là thứ yếu bạn có thể gặp được má»™t quản trị viên giỏi vá»›i ít kinh nghiệm viết sÆ¡ yếu lý lịch mà thôi.

Má»—i ứng viên nên được yêu cầu hoàn tất hồ sÆ¡ xin việc thật chi tiết cùng vá»›i người tham khảo. Nếu bạn có ấn tượng về má»™t ứng viên sau khi phỏng vấn, nên kiểm tra cẩn thận người tham khảo để xác định rõ bạn sẽ làm việc vá»›i má»™t người nhÆ° thế nào trong tÆ°Æ¡ng lai.

QUÁ TRÌNH PHỎNG VẤN

Trong khi phỏng vấn, bạn cần đặt Ä‘Æ¡n xin việc trÆ°á»›c mặt và bạn phải chắc có đủ thời gian sắp xếp trong quá trình phỏng vấn và tránh việc bạn và người phỏng vấn vá»™i vả có thể bỏ sót những thông tin quan trọng. Bạn cần tạo sá»± thoải mái cho ứng viên.Hầu hết người Ä‘i xin việc trong vài lÄ©nh vá»±c đều cảm thấy căng thẳng trong suốt cuá»™c phỏng vấn và Ä‘ây là cách giúp giải tỏa được căng thẳng Ä‘ó. Khi người được phỏng vấn vừa bÆ°á»›c vào văn phòng, bạn có thể nói: “ bạn cứ tá»± nhiên và thoải mái” hoặc là: “bạn muốn dùng má»™t tách cà phê không?” hãy vui vẻ và nhã nhặn nhÆ°ng tránh nói quá nhiều những câu xã giao nhÆ° vậy sẽ lãng phí thời gian và tạo ra má»™t bầu khí không nghiêm túc lắm trong cuá»™c thảo luận. Những câu xã giao đầu tiên cÅ©ng giúp phá tan bầu khí lạnh lùng từ hai phía. Sau Ä‘ó bạn bắt đầu giải thích về công việc, mô tả về công ty và công việc kinh doanh của bạn, lịch sá»­ và quá trình phát triển công ty. Sá»± sôi nổi nhiệt tình khi trình bày má»™t công việc cÅ©ng quan trọng nếu bạn cÅ©ng mong muốn ứng viên có sá»± nhiệt tình trong công việc nhÆ° vậy.

Trong suốt cuá»™c phỏng vấn bạn có thể trá»±c tiếp thảo luận đề tài khác nhau để có thể tìm hiểu rõ hÆ¡n về cá nhân Ä‘ó. (NhÆ°ng tránh những câu hỏi có tính chất: chủng tá»™c, con cái, tôn giáo và những Ä‘iều tiềm ẩn sá»± kì thị). Nếu chÆ°a biết  thì hãy Ä‘àm phán thu nhập truá»›c Ä‘ây hoặc mức lÆ°Æ¡ng và thưởng mong muốn.

Nếu những quan Ä‘iểm bạn nhận từ ứng viên chứng tỏ người Ä‘ó hoàn toàn không phải là người bạn muốn thuê, bạn nên kết thúc cuá»™c phỏng vấn càng nhanh càng tốt. Bạn không phải Ä‘óng kịch và thật vậy Ä‘iều Ä‘ó sẽ không tốt cho bạn. NhÆ°ng bạn Ä‘á»™ng viên người được phỏng vấn và nói: “ cảm Æ¡n anh/chị, chÆ°Æ¡ng trình làm việc của chúng ta hôm nay là đủ. Chúng tôi sẽ thông báo cho anh/ chị biết kết quả sau khi chúng tôi thống nhất quyết định”. Và khi Ä‘ã hứa sẽ liên lạc bạn phải chắc chắn thá»±c hiện Ä‘iều này. Bạn có thể viết má»™t bức thÆ° khoảng hai hàng ngắn gọn nhÆ° sau: “ Chúng tôi xin thông báo đến bạn là chúng tôi Ä‘ã tìm được ứng viên cho vị trí quản trị công ty XYZ. Cám Æ¡n bạn Ä‘ã dành thời gian và quan tâm đến vị trí này”.

Nếu bạn thật sá»± quan tâm đến má»™t ứng viên nào Ä‘ó, bạn có thể tiếp tục tìm hiểu và cho họ biết này, bạn có thể yêu cầu họ suy nghÄ© thêm về công việc va nếu họ thá»±c sá»± thích công việc này thì gọi Ä‘iện cho bạn và sau Ä‘ó bạn có thể xem xét sÆ¡ yếu ịch của họ, nếu có gì mâu thuẩn bạn có thể tìm hiểu rõ hÆ¡n những vấn đề này khi họ gọi Ä‘iện thoại đến cho bạn.

Đừng bao giờ quên rằng việc thuê má»™t quản trị viên là má»™t việc quan trọng nhiều so vá»›i việc thuê má»™t thÆ° ký hoặc má»™t nhân viên tiếp tân. Đó là lý do tại sao trong cuá»™c khởi đầu phỏng vấn bạn nên hỏi những câu hỏi mang tính chất tìm hiểu, những câu hỏi đặc trÆ°ng rõ ràng. Bạn nên đặt câu hỏi mà lời giải Ä‘áp thích hợp vá»›i công việc của bạn cÅ©ng nhÆ° kiến thức của ứng viên.  Bạn có thể nghỉ ra những tình huống có thể xảy ra trong vòng 5 hoặc 6 tháng tá»›i và hỏi họ về cách giải quyết những vấn đề Ä‘ó nhÆ° thế nào. Bạn cÅ©ng sẽ cùng lúc đạt được những hiểu biết sâu sắc hÆ¡n về công việc của mình đồng thời Ä‘ánh giá Ä‘úng mức những ứng viên bạn mong đợi.

Leave a Reply