NgÆ°á»i Ä‘iá»u hành công việc hiệu quả trong lúc bạn không có mặt tại văn phòng là những nhân viên quan trá»ng nhất mà bạn sẽ phải tuyển dụng. Hãy sá» dụng những bí quyết sau Ä‘ây để giúp bạn tìm ra những ứng viên quản trị sáng giá nhất.
Nếu bạn là chủ má»™t doanh nghiệp thÆ°á»ng xuyên vắng mặt , chỉ có mặt vài giá» tại công ty má»—i tuần. Và nếu bạn kinh doanh bán lẻ hoặc kinh doanh thá»±c phẩm, thá»i gian không bị ràng buá»™c có thể vượt xa thá»i gian có mặt ở cá»a hàng. Hoặc bạn quá báºn rá»™n vá»›i những việc quan trá»ng Æ°u tiên hàng đầu mà khó có thể quản lý chặt chẽ những nhân viên duá»›i quyá»n.
Nếu gặp má»™t trong những trÆ°á»ng hợp trên, hoặc những lý do tÆ°Æ¡ng tá»± khác, Ä‘ó là lúc bạn cần phải thuê 1 quản trị viên. Äiá»u này có thể chiếm nhiá»u thá»i gian và công sức nhÆ°ng vá»›i sá»± nổ lá»±c Ä‘ó bạn có thể tìm được má»™t quản trị viên Ä‘áng tin cáºy.
Bạn Ä‘ang tìm kiếm má»™t quản trị viên há»™i đủ tất cả những Ä‘iá»u kiện cần thiết nhÆ°: dày dạn kinh nghiệm, chín chắn, năng Ä‘á»™ng, có sức thuyết phục và có thể làm tốt công việc cho bạn. Nói má»™t cách lý tưởng là bạn muốn thuê má»™t quản trị viên táºn tâm và trung thá»±c nữa. Äây là lý do tại sao bạn cần phải đặt ra những tiêu chuẩn vá» con ngÆ°á»i và khả năng làm việc để có thể tuyển Ä‘úng ngÆ°á»i bạn cần. Äể làm việc naỳ Ä‘iá»u đầu tiên bạn phải xem xét công việc của bạn yêu cầu những Ä‘iá»u gì và Ä‘iá»u gì tháºt sá»± là quan trá»ng. Lên danh sách những gì phải làm má»—i ngày đối vá»›i má»™t quản trị viên và cÅ©ng chú ý đến vài năm sắp tá»›i xem những yêu cầu Ä‘òi há»i má»™t quản trị viên có thay đổi hay không. Nếu bạn thấy trÆ°á»›c được những Ä‘iá»u Ä‘ó, hãy thêm những yêu cầu này vào bảng mô tả nhân váºt mà bạn Ä‘ang tìm kiếm.
Liệt kê những yêu cầu cho má»™t quản trị viên thành danh sách và in thành nhiá»u bản, làm nhÆ° váºy để bạn có thể sá» dụng từng bảng cho má»—i ứng viên mà bạn phá»ng vấn. Bên cạnh Ä‘ó bạn hãy xếp loại từ 1 đến 10 những ứng viên và thêm vào những nháºn xét để giúp bạn so sánh các ứng viên sau này.
Dá»±a vào bảng đặc Ä‘iểm của má»™t quản trị viên, bạn có thể chuẩn bị việc quảng cáo cho công việc này, nhấn mạnh những Ä‘iểm tích cá»±c của công việc kinh doanh của bạn. Nếu bạn Ä‘á» cáºp đến má»™t vài yếu Ä‘iểm của công ty bạn có thể loại ra những ứng viên cảm thấy ngại ngùng vì những yếu Ä‘iểm Ä‘ó. NhÆ°ng trong giai Ä‘oạn khởi đầu này, hãy sá» dụng quảng cáo để lôi cuốn các ứng viên chứ không phải để gạn lá»c. Bạn có thể sàng lá»c những ứng viên có đủ tiêu chuẩn cho công việc trong cuá»™c phá»ng vấn lần đầu hoặc sàng lá»c qua phá»ng vấn bằng Ä‘iện thoại.
Bạn nên đăng quảng cáo ở Ä‘âu? Äừng hạn chế quảng cáo trên những phÆ°Æ¡ng tiện thông thÆ°á»ng nhÆ° báo địa phÆ°Æ¡ng hoặc những website tìm việc, mặc dù Ä‘iá»u này cÅ©ng rất hữu ích. Những tạp chí kỹ nghệ thÆ°Æ¡ng mại và những website chuyên ngành cÅ©ng có những trang quảng cáo việc làm. Bạn cÅ©ng có thể sá» dụng các chuyên gia săn đầu ngÆ°á»i.
Thông thÆ°á»ng quảng cáo trên những tạp chí thÆ°Æ¡ng mại và trên website có thể sẽ không đắt lắm. HÆ¡n nữa bạn có thể lôi cuốn được má»™t nhóm ngÆ°á»i có đủ khả năng Ä‘ã được sàng lá»c trÆ°á»›c. Bạn có thể phát hiện những ngÆ°á»i Ä‘ang có việc làm và những ngÆ°á»i chÆ°a có việc làm nhÆ°ng thỉnh thoảng Ä‘á»c qua tạp chí thÆ°Æ¡ng mại và lÆ°á»›t qua mẫu quảng cáo của bạn.
Phá»ng vấn các ứng viên quản trị
Thông thÆ°á»ng ngÆ°á»i chÆ°a có kinh nghiệm phá»ng vấn không có những phÆ°Æ¡ng pháp kỹ thuáºt Ä‘iêu luyện để dò tìm những “ giá trị bên trong” của ứng viên quản trị trong cuá»™c phá»ng vấn. Nếu bạn sắp sá»a chá»n má»™t quản trị viên mà má»—i quyết định và cách hành xá» má»—i ngày của anh ta có ảnh hưởng nghiêm trá»ng đến công ty bạn, cách tốt nhất bạn phải tìm hiểu rõ má»™t cách thấu Ä‘áo má»i việc để từ Ä‘ó khéo léo chá»n hoặc từ chối anh ta cho chức vụ này.
Giả sá» bạn Ä‘ã cho đăng má»™t quảng cáo tuyển nhân viên đầy nhiệt tình lên báo, bạn sẽ nháºn được nhiá»u cú gá»i từ những ứng viên có năng lá»±c. Há» sẽ gởi hồ sÆ¡ xin việc cho bạn, Ä‘ây là má»™t hình thức để chá»n lá»c trÆ°á»›c. Nhiá»u chủ doanh nghiệp tin rằng chỉ nên đăng số Ä‘iện thoại liên lạc trên quảng cáo mà thôi, há» thích kiểm tra các ứng viên qua Ä‘iện thoại hÆ¡n và cÅ©ng sẽ tiết kiệm thá»i gian cho những cuá»™c phá»ng vấn trá»±c diện.
Äể sàn lá»c các ứng viên, bạn cần soạn thảo má»—i tá» Ä‘Æ¡n má»™t trang giấy cho má»—i ứng viên, khoảng trống trên cùng để viết tên há» và thông tin liên lạc, tiếp đến vá»›i tiêu Ä‘á» “ quá trình làm việc”, chá»— cho quá trình há»c vấn, năng khiếu chuyên môn (nếu bạn có yêu cầu) nhÆ° là bán hàng hoặc kinh nghiệm kỹ thuáºt, bạn có thể để trống vài hàng cho lÄ©nh vá»±c này. Khi bạn Ä‘ã Ä‘iá»n những thông tin cần thiết của những ứng viên Ä‘ang được tuyển lá»±a, kể cả mức lÆ°Æ¡ng trong quá khứ của há», bây giá» bạn có thể loại ra ứng viên không Ä‘áp ứng những yêu cầu tối thiểu cho công việc.
Cách thức sàn lá»c phổ biến ngày nay hoàn toàn không thá»±c hiện qua Ä‘iện thoại nữa. Thay vào Ä‘ó ngÆ°á»i ta có thể gá»i thÆ° Ä‘iện tá» hoặc gởi fax hồ sÆ¡ xin việc của há» tá»›i văn phòng của bạn. Bạn có thể phân lá»ai những ứng viên qua sÆ¡ yếu lý lịch để tìm ra những cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Sau Ä‘ó bạn có thể Ä‘iện thoại để há»i thêm những thông tin nếu cần thiết. Qúa trình chá»n lá»c này rất phổ biến vá»›i những ai quảng cáo công việc qua mạng.
Chá»n ra mÆ°á»i ngÆ°á»i có nhiá»u khả năng nhất và tiến hành phá»ng vấn từng ngÆ°á»i. Không nên sá» dụng sÆ¡ yếu lý lịch nhÆ° là kim chỉ nam duy nhất để Ä‘ánh giá tốt ngÆ°á»i được phá»ng vấn nhÆ°ng là cách kiểm tra ứng viên qua những ngÆ°á»i tham khảo. Nếu bạn sàn lá»c dá»±a trên sÆ¡ yếu lý lịch, bạn có thể chá»n ra những ứng viên biết cách viết sÆ¡ yếu lý lịch tốt nhất mà là những ngÆ°á»i có khả năng nhất và ngược lại nếu bạn đặt sÆ¡ yếu lý lịch là thứ yếu bạn có thể gặp được má»™t quản trị viên giá»i vá»›i ít kinh nghiệm viết sÆ¡ yếu lý lịch mà thôi.
Má»—i ứng viên nên được yêu cầu hoàn tất hồ sÆ¡ xin việc tháºt chi tiết cùng vá»›i ngÆ°á»i tham khảo. Nếu bạn có ấn tượng vá» má»™t ứng viên sau khi phá»ng vấn, nên kiểm tra cẩn tháºn ngÆ°á»i tham khảo để xác định rõ bạn sẽ làm việc vá»›i má»™t ngÆ°á»i nhÆ° thế nào trong tÆ°Æ¡ng lai.
QUÁ TRÌNH PHỎNG VẤN
Trong khi phá»ng vấn, bạn cần đặt Ä‘Æ¡n xin việc trÆ°á»›c mặt và bạn phải chắc có đủ thá»i gian sắp xếp trong quá trình phá»ng vấn và tránh việc bạn và ngÆ°á»i phá»ng vấn vá»™i vả có thể bá» sót những thông tin quan trá»ng. Bạn cần tạo sá»± thoải mái cho ứng viên.Hầu hết ngÆ°á»i Ä‘i xin việc trong vài lÄ©nh vá»±c Ä‘á»u cảm thấy căng thẳng trong suốt cuá»™c phá»ng vấn và Ä‘ây là cách giúp giải tá»a được căng thẳng Ä‘ó. Khi ngÆ°á»i được phá»ng vấn vừa bÆ°á»›c vào văn phòng, bạn có thể nói: “ bạn cứ tá»± nhiên và thoải mái” hoặc là: “bạn muốn dùng má»™t tách cà phê không?” hãy vui vẻ và nhã nhặn nhÆ°ng tránh nói quá nhiá»u những câu xã giao nhÆ° váºy sẽ lãng phí thá»i gian và tạo ra má»™t bầu khí không nghiêm túc lắm trong cuá»™c thảo luáºn. Những câu xã giao đầu tiên cÅ©ng giúp phá tan bầu khí lạnh lùng từ hai phía. Sau Ä‘ó bạn bắt đầu giải thích vá» công việc, mô tả vá» công ty và công việc kinh doanh của bạn, lịch sá» và quá trình phát triển công ty. Sá»± sôi nổi nhiệt tình khi trình bày má»™t công việc cÅ©ng quan trá»ng nếu bạn cÅ©ng mong muốn ứng viên có sá»± nhiệt tình trong công việc nhÆ° váºy.
Trong suốt cuá»™c phá»ng vấn bạn có thể trá»±c tiếp thảo luáºn Ä‘á» tài khác nhau để có thể tìm hiểu rõ hÆ¡n vá» cá nhân Ä‘ó. (NhÆ°ng tránh những câu há»i có tính chất: chủng tá»™c, con cái, tôn giáo và những Ä‘iá»u tiá»m ẩn sá»± kì thị). Nếu chÆ°a biết thì hãy Ä‘àm phán thu nháºp truá»›c Ä‘ây hoặc mức lÆ°Æ¡ng và thưởng mong muốn.
Nếu những quan Ä‘iểm bạn nháºn từ ứng viên chứng tá» ngÆ°á»i Ä‘ó hoàn toàn không phải là ngÆ°á»i bạn muốn thuê, bạn nên kết thúc cuá»™c phá»ng vấn càng nhanh càng tốt. Bạn không phải Ä‘óng kịch và tháºt váºy Ä‘iá»u Ä‘ó sẽ không tốt cho bạn. NhÆ°ng bạn Ä‘á»™ng viên ngÆ°á»i được phá»ng vấn và nói: “ cảm Æ¡n anh/chị, chÆ°Æ¡ng trình làm việc của chúng ta hôm nay là đủ. Chúng tôi sẽ thông báo cho anh/ chị biết kết quả sau khi chúng tôi thống nhất quyết định”. Và khi Ä‘ã hứa sẽ liên lạc bạn phải chắc chắn thá»±c hiện Ä‘iá»u này. Bạn có thể viết má»™t bức thÆ° khoảng hai hàng ngắn gá»n nhÆ° sau: “ Chúng tôi xin thông báo đến bạn là chúng tôi Ä‘ã tìm được ứng viên cho vị trí quản trị công ty XYZ. Cám Æ¡n bạn Ä‘ã dành thá»i gian và quan tâm đến vị trí này”.
Nếu bạn tháºt sá»± quan tâm đến má»™t ứng viên nào Ä‘ó, bạn có thể tiếp tục tìm hiểu và cho há» biết này, bạn có thể yêu cầu há» suy nghÄ© thêm vá» công việc va nếu há» thá»±c sá»± thích công việc này thì gá»i Ä‘iện cho bạn và sau Ä‘ó bạn có thể xem xét sÆ¡ yếu ịch của há», nếu có gì mâu thuẩn bạn có thể tìm hiểu rõ hÆ¡n những vấn Ä‘á» này khi há» gá»i Ä‘iện thoại đến cho bạn.
Äừng bao giá» quên rằng việc thuê má»™t quản trị viên là má»™t việc quan trá»ng nhiá»u so vá»›i việc thuê má»™t thÆ° ký hoặc má»™t nhân viên tiếp tân. Äó là lý do tại sao trong cuá»™c khởi đầu phá»ng vấn bạn nên há»i những câu há»i mang tính chất tìm hiểu, những câu há»i đặc trÆ°ng rõ ràng. Bạn nên đặt câu há»i mà lá»i giải Ä‘áp thích hợp vá»›i công việc của bạn cÅ©ng nhÆ° kiến thức của ứng viên. Bạn có thể nghỉ ra những tình huống có thể xảy ra trong vòng 5 hoặc 6 tháng tá»›i và há»i há» vá» cách giải quyết những vấn Ä‘á» Ä‘ó nhÆ° thế nào. Bạn cÅ©ng sẽ cùng lúc đạt được những hiểu biết sâu sắc hÆ¡n vá» công việc của mình đồng thá»i Ä‘ánh giá Ä‘úng mức những ứng viên bạn mong đợi.