Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Việc xây dá»±ng, áp dụng Hệ thống kiểm soát ná»™i bá»™ doanh nghiệp cÅ©ng nhÆ° lợi ích của nó Ä‘ã được đề cập. Tuy nhiên, hệ thống này chỉ mang lại những lợi ích thiết thá»±c cho doanh nghiệp khi bản thân hệ thống hoạt Ä‘á»™ng hiệu quả. Bài viết này xin chia sẻ má»™t số kinh nghiệm xây dá»±ng và Ä‘ánh giá chất lượng hoạt Ä‘á»™ng của hệ thống này nhằm khai thác nó tối Æ°u.

“Doanh nghiệp Ä‘ã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành Ä‘á»™ng cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại của rủi ro đến má»™t giá»›i hạn chấp nhận nào Ä‘ó, hoặc doanh nghiệp Ä‘ã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cÅ©ng nhÆ° giá»›i hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được”.

 

Muốn hệ thống kiểm soát ná»™i bá»™ doanh nghiệp hoạt Ä‘á»™ng hiệu quả, nó phải có đủ năm thành phần và từng thành phần phải hoạt Ä‘á»™ng hiệu quả, cụ thể là:

1) Môi trường kiểm soát

Đây là môi trường mà trong Ä‘ó toàn bá»™ hoạt Ä‘á»™ng kiểm soát ná»™i bá»™ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các ná»™i dung sau được đảm bảo:

    * Doanh nghiệp Ä‘ã ban hành dÆ°á»›i dạng văn bản các quy tắc, chuẩn má»±c phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung Ä‘á»™t quyền lợi vá»›i doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xá»­ phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn má»±c này bị vi phạm.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã phổ biến rá»™ng rãi các quy tắc, chuẩn má»±c nêu trên, Ä‘ã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn má»±c được thiết lập.
    * TÆ° cách đạo đức, hành vi ứng xá»­ và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gÆ°Æ¡ng sáng đế nhân viên noi theo.
    * Doanh nghiệp có sÆ¡ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sá»±, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
    * Doanh nghiệp có bá»™ phận kiểm toán ná»™i bá»™ hoạt Ä‘á»™ng theo các chuẩn má»±c của kiềm toán Nhà nÆ°á»›c và kiểm toán quốc tế. Bá»™ phận kiểm toán ná»™i bá»™ phải có khả năng hoạt Ä‘á»™ng hữu hiệu do được trá»±c tiếp báo cáo Ä‘á»™c lập, cởi mở vá»›i cÆ¡ quan kiểm toán cấp trên hoặc vá»›i các lãnh đạo cao cấp của tổ chức.
    * Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cÅ©ng nhÆ° hÆ°á»›ng dẫn cụ thể trong hoạt Ä‘á»™ng quản lý tổng thể và trong các hoạt Ä‘á»™ng chuyển ngân.
    * Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. Ä‘ào tạo, Ä‘ánh giá nhân viên, đề bạt, trả lÆ°Æ¡ng, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã sá»­ dụng "Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sá»± cho từng vị trí trong tổ chức.
    * Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn má»±c tiêu chí thiếu thá»±c tế hoặc những danh sách Æ°u tiên, Æ°u Ä‘ãi, lÆ°Æ¡ng, thưởng… bất hợp lý tạo cÆ¡ há»™i cho các hành vi vô ká»· luật, gian dối, bất lÆ°Æ¡ng.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp vá»›i những chuẩn má»±c thông dụng Ä‘ã được chấp nhận cho loại hình hoạt Ä‘á»™ng SXKD của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sá»­ dụng các chuẩn má»±c, công cụ kiểm toán không phù hợp.
    * Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sá»± trong các khu vá»±c vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vá»±c vị trí Ä‘á»™c hại, nặng nhọc theo Ä‘úng quy định.

2) Đánh giá rủi ro

Việc Ä‘ánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

    * Ban lãnh đạo Ä‘ã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, Ä‘ánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành Ä‘á»™ng cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến má»™t giá»›i hạn chấp nhận nào Ä‘ó hoặc doanh nghiệp Ä‘ã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cÅ©ng nhÆ° giá»›i hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã đề ra mục tiêu tổng thể cÅ©ng nhÆ° chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy Ä‘ó làm cÆ¡ sở tham chiếu khi triển khai công việc.

3) Hoạt Ä‘á»™ng kiểm soát

Chất lượng hoạt Ä‘á»™ng kiểm soát được coi là tốt nếu các ná»™i dung sau được đảm bảo:

    * Doanh nghiệp Ä‘ã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản Ä‘ánh giá hiệu quả hoạt Ä‘á»™ng nhÆ° những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để Ä‘iều chỉnh hoạt Ä‘á»™ng sản xuất phù hợp vá»›i mục tiêu đề ra.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được vá»›i các định mức, chỉ số định trÆ°á»›c để Ä‘iều chỉnh, bổ sung kịp thời.
    * Quyền hạn, trách nhiệm và nghÄ©a vụ trong ba lÄ©nh vá»±c: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định Ä‘á»™c lập rõ ràng.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uá»· quyên phê duyệt toàn bá»™ hay má»™t loại vấn đề tài chính nào Ä‘ó.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã lÆ°u giữ các chứng cứ dÆ°á»›i dạng văn bản tạo Ä‘iều kiện phân định rõ ràng phần thá»±c hiện công việc vá»›i phần giám sát tại bất kỳ thời Ä‘iểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tÆ° trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sá»­ dụng không Ä‘úng mục Ä‘ích.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sá»­ dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục Ä‘ích riêng.

4) Hệ thống thông tin và truyền thông

Chất lượng hệ thống là tốt khi các ná»™i dung sau lược đảm bảo:

    * Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
    * Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp Ä‘á»™ đều có thể hiểu và nắm rõ các ná»™i quy, chuẩn má»±c của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã thiết lập các kênh thông tin nóng (má»™t ủy ban hay má»™t cá nhân nào Ä‘ó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt há»™p thÆ° góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sá»± kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sá»± truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã xây dá»±ng các chÆ°Æ¡ng trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và/ hoặc kế hoạch ứng cứu sá»± cố mất thông tin số liệu.

5) Hệ thống giám sát và thẩm định

Đây là quá trình theo dõi và Ä‘ánh giá chất lượng kiếm soát ná»™i bá»™ để đảm bảo việc này được triển khai, Ä‘iều chỉnh và cải thiện liên tục Hệ thống này hoạt Ä‘á»™ng tốt nếu:

    * Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so vá»›i chỉ tiêu, kế hoạch Ä‘ã định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp Ä‘ã triển khai các biện pháp Ä‘iều chỉnh thích hợp.
    * Việc kiểm toán ná»™i bá»™ được thá»±c hiện bởi người có trình Ä‘á»™ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trá»±c tiếp cho cấp phụ trách cao hÆ¡n và cho ban lãnh đạo.
    * Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát ná»™i bá»™ được phát hiện bởi kiểm toán ná»™i bá»™ hoặc kiểm toán Ä‘á»™c lập được báo cáo trá»±c tiếp và kịp thời vá»›i cấp phụ trách cao hÆ¡n, kể cả ban lãnh đạo để Ä‘iều chỉnh Ä‘úng lúc.
    * Doanh nghiệp Ä‘ã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay vá»›i lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm ná»™i quy, quy định của doanh nghiệp cÅ©ng nhÆ° quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.

Nếu Hệ thống kiểm soát ná»™i bá»™ doanh nghiệp có đủ năm thành phần và nếu tất cả những ná»™i dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lá»›n cho doanh nghiệp.