Ứng dụng mô hình đội nhóm

Mô hình làm việc theo nhóm có thể thúc đẩy tinh thần hợp tác, sá»± phối hợp, hiểu biết và há»— trợ lẫn nhau giữa các thành viên, tạo ra những giải pháp má»›i cho mọi vấn đề khó khăn. Những kỹ năng và sá»± hiểu biết khi làm việc nhóm sẽ Ä‘em lại lợi ích lá»›n đối vá»›i từng cá nhân. Tuy nhiên, lợi ích lá»›n nhất của mô hình Ä‘á»™i nhóm là tận dụng mọi nguồn lá»±c chung của nhóm. Kỹ năng của má»—i cá nhân và sá»± tá»± giám sát của nhóm sẽ tạo Ä‘iều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu má»™t cách tốt nhất. Thậm chí ngay cả vá»›i những vấn đề có thể được xá»­ lý bởi cá nhân, thì việc giao cho Ä‘á»™i nhóm giải quyết vẫn có những ích lợi riêng: thứ nhất là việc tham gia của nhóm sẽ tăng khả năng quyết định và thá»±c hiện, thứ hai là có những vấn đề mà nhóm sẽ có khả năng phân tích rõ hÆ¡n từng cá nhân riêng lẻ.

Ích lợi của mô hình Ä‘á»™i nhóm còn được thể hiện qua sá»± hoàn thiện bản thân của má»—i thành viên tham gia.

 

Tham gia thảo luận, tìm hiểu mục Ä‘ích và văn hoá nhóm, má»—i người sẽ có khả năng giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc. Từ Ä‘ó má»—i người có thể phát huy được khả năng tiềm tàng của mình. Vì nhóm có thể tạo môi trường làm việc tập thể – nÆ¡i má»—i cá nhân đều được giao trách nhiệm và có quyền hạn, nÆ¡i mà sá»± tin tưởng và sẻ chia được đặt lên hàng đầu – nên có thể khuyến khích mọi người làm việc nhiệt tình hÆ¡n.

Vá»›i những lợi ích nhÆ° vậy, việc xây dá»±ng và phát triển nhóm là má»™t nhiệm vụ rất quan trọng. Thông thường, quá trình phát triển của má»™t nhóm trải qua các giai Ä‘oạn: hình thành, xung Ä‘á»™t, bình thường hoá và cuối cùng là thá»±c hiện.

Giai Ä‘oạn thứ nhất là khi mọi người tập hợp thành má»™t nhóm. Trong giai Ä‘oạn này, các thành viên tỏ ra giữ ý, khiêm nhường và có phần hÆ¡i lạnh nhạt. Mâu thuẫn hiếm khi bùng phát do chủ yếu mọi hoạt Ä‘á»™ng còn mang tính chất cá nhân. Má»—i cá nhân sẽ đều có ý kiến riêng và nhìn chung đều dè dặt. Dường nhÆ° không ai chứng tỏ được khả năng làm lãnh đạo của nhóm.

Giai Ä‘oạn thứ hai là giai Ä‘oạn làm Ä‘au đầu các cấp lãnh đạo. Đây là thời kỳ bắt đầu hình thành bè cánh, có sá»± xung Ä‘á»™t giữa các tính cách trái ngược nhau, không ai chấp nhận ý kiến của người khác mà chÆ°a có cuá»™c tranh cãi gay gắt trÆ°á»›c Ä‘ó. Đặc biệt là có rất ít sá»± giao tiếp giữa các thành viên, vì không ai sẵn sàng nghe người khác nói cÅ©ng nhÆ° không chịu mở lòng vá»›i người khác. Cuá»™c chiến tranh ngầm này mang tính cá»±c Ä‘oan vá»›i những lời châm chọc, công kích có ý nghÄ©a sâu xa.

Giai Ä‘oạn thứ ba là bình thường hoá. Các tiểu nhóm bắt đầu nhận ra giá trị của mô hình làm việc hợp tác, do Ä‘ó sá»± xung Ä‘á»™t dần lắng xuống. Vì tinh thần hợp tác Ä‘ã rõ ràng hÆ¡n nên má»—i thành viên cảm thấy an toàn để phát biểu ý kiến của mình và mọi vấn đề bắt đầu được thảo luận cởi mở vá»›i toàn nhóm. Đặc biệt là mọi người Ä‘ã lắng nghe lẫn nhau. PhÆ°Æ¡ng pháp làm việc nhóm bắt đầu được thiết lập và được mọi thành viên thừa nhận.

Giai Ä‘oạn cuối cùng là thá»±c hiện nhiệm vụ của nhóm. Đây là giai Ä‘oạn nhóm làm việc nhiệt tình, tích cá»±c và hiệu quả nhất. Nhóm ổn định thành má»™t hệ thống có tổ chức, nền tảng của việc trao đổi ý kiến má»™t cách tá»± do và thẳng thắn. Đây cÅ©ng là giai Ä‘oạn nhóm đạt được những mục tiêu chủ yếu và là công cụ há»— trợ đắc lá»±c nhất cho tổ chức.

Những kỹ năng cần thiết của nhóm:
Má»™t nhóm cần bao gồm hai kỹ năng là kỹ năng quản lý và kỹ năng tÆ°Æ¡ng tác cá nhân. Để phát huy hiệu quả làm việc theo nhóm, cần tập hợp được cả hai kỹ năng này. Má»™t nhóm phải thá»±c hiện hầu hết các nhiệm vụ nhÆ° tổ chức các cuá»™c họp, quyết định ngân sách, lập các kế hoạch chiến lược, các mục tiêu và giám sát việc thá»±c hiện. Thật khó khi hi vọng má»™t cá nhân đảm nhận mọi trách nhiệm quản lý nhóm mà không có sá»± há»— trợ nào từ các thành viên khác. Là má»™t tập hợp các cá nhân khác nhau, nhóm cần phải học các cách ứng xá»­ và các kỹ năng quản lý con người.

Sau Ä‘ây là má»™t vài gợi ý bạn có thể tham khảo khi làm việc nhóm:
Đầu tiên, nhóm cần có tâm Ä‘iểm. Nếu cần quyết định má»™t vấn đề, nhóm sẽ quyết định. Nếu có vÆ°á»›ng mắc, nhóm sẽ giải quyết. Nếu má»™t thành viên không đủ năng lá»±c hoàn thành nhiệm vụ, nhóm sẽ yêu cầu thay thế. Khi mâu thuẫn cá nhân tăng lên, nhóm cần xem xét vấn đề từ khía cạnh ảnh hưởng của mâu thuẫn Ä‘ó tá»›i những nhiệm vụ được giao cho má»—i cá nhân. NhÆ°ng nếu nhóm thiếu sá»± tổ chức và mục Ä‘ích cụ thể, thì khi Ä‘ó trách nhiệm lại thuá»™c về cấp lãnh đạo và chủ đầu tÆ°.

Thứ hai là cần có sá»± minh bạch rõ ràng về mục tiêu chính của dá»± án. Trong bất kỳ trường hợp nào, nhóm cÅ©ng phải giải thích rõ ràng và cụ thể nhằm đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về Ä‘iều Ä‘ó.

Tiếp theo, nhóm cần có những cách tác Ä‘á»™ng khác nhau lên các loại người khác nhau trong nhóm. Trưởng nhóm nên khuyến khích các cá nhân ít nói bá»™c bạch ý kiến của mình và tham gia vào các cuá»™c thảo luận và hoạt Ä‘á»™ng của nhóm. Đối vá»›i những người sôi nổi trong nhóm khuyến khích họ Ä‘óng góp ý kiến, đồng thời nhắc nhở họ phải biết lắng nghe ý kiến người khác.

Nhóm cÅ©ng cần có sá»± phản hồi trong mọi hoạt Ä‘á»™ng của các cá nhân. Mọi sá»± phê bình phải mang tính công bằng và khách quan, tập trung vào nhiệm vụ mà họ thá»±c hiện chứ không phải cá nhân họ. Sẽ rất có ích nếu trưởng nhóm Ä‘Æ°a ra sá»± phản hồi má»™t cách thường xuyên, đặc biệt đối vá»›i lá»—i lầm, dù là nhỏ nhất. Điều này sẽ làm giảm Ä‘i những tác Ä‘á»™ng tiêu cá»±c của sá»± sai lầm khi mọi việc Ä‘ã trở nên quá muá»™n. Còn vá»›i các trường hợp làm việc tốt, trưởng nhóm nên khen ngợi và Ä‘ánh giá cao sẽ khuyến khích mọi người làm việc tốt hÆ¡n.

Má»™t Ä‘iều khác cÅ©ng cần thiết khi làm việc trong nhóm là sá»± chủ Ä‘á»™ng giao tiếp giữa các thành viên. Người nói phải chủ Ä‘á»™ng tìm cách diá»…n đạt ý kiến má»™t cách ngắn gọn và dá»… hiểu nhất, còn người nghe thì chủ Ä‘á»™ng tìm cách hiểu ý của người nói và nếu có thắc mắc thì nên hỏi lại kỹ hÆ¡n. Tóm lại, nên đảm bảo ý kiến sẽ được diá»…n đạt má»™t cách đầy đủ và chính xác.

Mô hình Ä‘á»™i nhóm mang lại nhiều ích lợi, nhÆ°ng cÅ©ng là phong cách làm việc khó khăn đối vá»›i mọi người. Đội nhóm là má»™t mối quan hệ, vì vậy bạn cần phải gìn giữ và củng cố nó. Má»™t khi mọi người trong nhóm có trách nhiệm vá»›i mục tiêu chung, họ sẽ tạo thành má»™t Ä‘á»™ng lá»±c lá»›n cho sá»± phát triển. Bên cạnh Ä‘ó, thời gian và nguồn lá»±c cần được phân bổ hợp lý trong nhóm, quy trình thá»±c hiện của nhóm cần được thiết lập, giám sát và xem xét cụ thể.