25 bí quyết quản lý dự án

Đã có rất nhiều sách báo viết về phÆ°Æ¡ng thức và kỹ thuật quản lý dá»± án hiệu quả. 25 bí quyết dÆ°á»›i Ä‘ây được Ä‘úc kết lại từ lý thuyết và kinh nghiệm quản lý của các chuyên gia nổi tiếng về Ä‘ào tạo Quản Trị Kinh Doanh

1. Xây dá»±ng má»™t Ä‘á»™i nhóm Ä‘oàn kết cùng giải quyết vấn đề. Nếu không bạn sẽ khó có thể Ä‘Æ°a ra giải pháp Ä‘úng đắn hoặc sẽ tạo ra nhiều tranh cãi về mục tiêu của dá»± án

2. Hãy luôn ghi nhá»› và tuân theo các mục tiêu Ä‘ã đề ra trong suốt quá trình dá»± án

3. Xây dá»±ng má»™t chiến lược để đạt được tất cả các mục tiêu của dá»± án

 

4. Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dá»± án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu Ä‘ã đề ra.

5. Xác định rõ các cá»™t mốc và chuẩn Ä‘ánh giá: kết quả mong muốn, các trở ngại, lập ra các chính sách sẽ giúp bạn đạt được kết quả nhÆ° mong đợi

6. Cập nhật thông tin từ tất cả những người có liên quan, dính líu hoặc bị tác Ä‘á»™ng bởi các hoạt Ä‘á»™ng của dá»± án để tránh mâu thuẫn về mặt lợi ích sau này

7. Lá»±a chọn thành viên thích hợp cho dá»± án – là những người có thể Ä‘óng góp những nhận định và thông tin có ích cho dá»± án chứ không chỉ Ä‘Æ¡n thuần là người có thể hợp tác làm việc nhóm.

8. Làm việc theo nhóm. Nếu tất cả các thành viên của má»™t Ä‘á»™i/nhóm làm việc Ä‘á»™c lập, sản phẩm sau cùng sẽ không ăn khá»›p cÅ©ng giống nhÆ° những gì nhóm Ä‘ã thể hiện.

9. Hãy thá»±c tế về số lượng dá»± án mà bạn hoặc tổ chức của bạn có thể đảm trách và các mục tiêu Ä‘ã đề ra.

10. Lập kế hoạch dá»± án theo cách trả lời các câu hỏi nhÆ°: phải làm những gì ? Ai làm ? Bao nhiêu ? Khi nào ? Làm nhÆ° thế nào ? …

11. Đưa ra thật nhiều giải pháp lá»±a chọn (brainstorming), sau Ä‘ó chọn ra cái tối Æ°u nhất dá»±a trên các thông số Ä‘ã thiết lập ban đầu (Vd: dá»±a trên chi phí, thời gian, mục tiêu …)

12. Hãy thÆ°Æ¡ng lÆ°Æ¡ng khi cần những nguồn lá»±c/tài nguyên/yếu tố có rất ít hoặc khó tìm kiếm.

13. Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cá»™t mốc chính của dá»± án, nhờ vậy mà tiến trình sẽ có thể được Ä‘o lường dá»… dàng hÆ¡n

14. Đưa ra chuẩn Ä‘ánh giá, định lượng, đặc tả tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá trị của các chuẩn này.

15. Đừng lập thời gian biểu cho bất kỳ công việc nào có thời gian nhiều hÆ¡n từ 4 đến 6 tuần. Thay vì vậy, hãy chia nhỏ ra thành nhiều tác vụ để dá»… quản lý.

16. Tiếp tục đặt ra những câu hỏi. Càng có nhiều câu hỏi, bạn sẽ càng tìm ra nhiều cách giải quyết các vấn đề hoặc khám phá ra những vấn đề đối lập vá»›i những gì Ä‘ã định nghÄ©a ban đầu.

17. Tránh sá»± “cám dá»—” cố gắng hoàn thành xuất sắc mọi việc – Ä‘iều Ä‘ó sẽ dành cho phiên bản sau của sản phẩm hoặc bá»™ phận dịch vụ.

18. Hãy dành thời gian dá»± phòng trong trường hợp xảy ra những tình huống không mong đợi hoặc những vấn đề chÆ°a được dá»± tính.

19. Làm tất cả mọi thứ mà bạn có thể để giữ cho các tác vụ theo Ä‘úng lịch trình, má»™t sá»± sai lầm nào Ä‘ó ở Ä‘ây có thể làm sa lầy dá»± án hiện tại

20. Luôn cảnh giác các rào cản “phong tỏa” trong quá trình dá»± án (roadblocks) và hãy hÆ°á»›ng đến hoạt Ä‘á»™ng chuyên nghiệp (pro-active), đừng phản ứng lại chúng mà hãy giúp các thành viên trong dá»± án hoàn thành nhiệm vụ của họ.

21. Xem nhÆ° các thành viên trong nhóm Ä‘ang thá»±c hiện các nhiệm vụ quan trọng, do Ä‘ó, họ sẽ không thể cố gắng liên tục để thá»±c hiện thêm các công việc khác.

22. Đề cá»­ ra những thành viên có thể thá»±c thi nhiều vai trò khác nhau trong qui trình quản lý dá»± án.

23. Đừng để các thành viên đợi đến “sát nút” má»›i bắt đầu thá»±c hiện nhiệm vụ. Khi Ä‘ó, nếu vấn đề phát sinh, sẽ không còn thời gian trống để sá»­a chữa và sẽ bị trá»… hạn bàn giao.

24. Hãy luôn ghi nhá»› 3 lần sức ép: hoàn thành dá»± án theo Ä‘úng tiến Ä‘á»™, kinh phí, mục tiêu và mong đợi của khách hàng.

25. Hãy ghi nhận lại kết quả của các dá»± án: xem xét lại cả nhóm làm việc và các nhiệm vụ thá»±c thi.