Cách đúng để giải quyết vấn đề

Tạo lập những nhóm hành động là một trong những cách tốt nhất để giải quyết các vấn đề đau đầu trong kinh doanh

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng gặp rắc rối và những doanh nghiệp tốt nhất thường xuyên phải có cách thức giải quyết vấn đề. Tuy nhiên vẫn có những cách đúng và sai trong việc giải quyết vấn đề này. Tôi sẽ nói cho các bạn biết một kỹ năng giải quyết vấn đề mà tôi đã được học, hy vọng nó sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề về quản lý doanh nghiệp mà bạn đang phải đối mặt hàng ngày.

Khi các công ty lần đầu tiên gặp rắc rối, họ cần phải giải quyết vấn đề để công ty tiếp tục phát triển và đi lên và họ phải vạch ra làm thế nào để có được thông tin đúng về vấn đề, làm thế nào để lựa chọn được những giải pháp tốt nhất và làm thế nào để thực thi giải pháp đã lựa chọn.

 

Những nhóm hành động có thể làm như thế – họ là cách thức đã được cơ cấu để giải quyết những những rắc rối trong quản lý doanh nghiệp. Nếu bạn thực sự muốn thay đổi doanh nghiệp của mình, hãy tiếp nhận ý niệm về nhóm hành động, nó sẽ đưa đến cho bạn cơ sở để giải quyết rắc rối và cải tiến hệ thống của bạn cho những năm sắp tới.

Một nhóm hành động được tạo ra để giải quyết một rắc rối cụ thể và nó tập trung đi đến những giải pháp, sau đó tiến hành thực hiện các giải pháp này. Một nhóm thường phải họp mặt nhau trong vòng 4 đến 6 tuần, chỉ tập trung vào giải quyết một vấn đề. Các cuộc họp mặt sẽ được tổ chức hàng tuần và trong khoảng thời gian là 1 giờ đồng hồ. Cuối buổi họp, nếu cần thiết, các thành viên trong nhóm sẽ được chỉ định hoàn tất nhiệm vụ trước phiên họp tiếp theo. Bằng cách này, các thành viên sẽ tích cực và chủ động tham gia giải quyết vấn đề.

Bây giờ chúng ta sẽ bàn đến việc ai sẽ tham gia vào nhóm hành động. Một nhóm thường bao gồm từ 4 đến 6 thành viên, mỗi thành viên sẽ chịu một mảng trách nhiệm trong vấn đề đang cần phải giải quyết nhưng việc giao trách nhiệm này cũng có thể linh hoạt được. Ví dụ, nếu vấn đề cần phải giải quyết liên quan tới việc kiểm kê thì bạn có thể lấy các thành viên từ các phòng shipping, phòng sản xuất, quản lý kho, phòng thương mại hoặc phòng kế toán bởi vì mỗi người ở các bộ phận ấy sẽ giải quyết những vấn đề về kiểm kê theo chuyên môn của phòng mình.

Điều bạn không muốn là một nhóm được thành lập hoàn toàn từ một phòng ban chịu trách nhiệm về vấn đề, trong trường hợp này là phòng quản lý kho. Thêm vào đó, các thành viên của nhóm có thể ở các trình độ rất khác nhau chứ không ở cùng trình độ quản lý. Đồng thời với các hoạt động của nhóm, bạn nên nhìn nhận các thành viên của nhóm trong cùng một trình độ, chứ không phải là các trình độ khác nhau. Trong nhóm hành động, tất cả các thành viên đều bình đẳng, không có sự phân biệt trong nhóm.

Khi các nhân viên của bạn phải chịu trách nhiệm về nhóm hành động, vị trí đầu tiên cần phải chú ý đó là trưởng nhóm. Đó là người phải tổ chức được các cuộc họp đúng hạn và đảm bảo được rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều tham gia. Họ không được phép theo kiểu “các câu truyện chiến tranh” để chi phối các cuộc họp. Nhóm nên tập trung vào việc tìm kiếm các giải pháp hơn là sửa mới rắc rối một khi các rắc rối ấy đã được xác định rõ ràng. Trưởng nhóm cũng phải sẵn sàng tham gia cùng với các thành viên trong nhóm khi tình hình yêu cầu. Khi lựa chọn trưởng nhóm, bạn hãy chọn một người đã có những cống hiến trên mức đòi hỏi trung bình và có cách làm việc hiệu quả.

Một vai trò quan trọng khác trong nhóm là người sao chép bản thảo. Người này phải có trách nhiệm nắm bắt thông tin xung quanh cuộc họp và đặc biệt là ghi chép các nhiệm vụ đã giao cho các thành viên trong nhóm trong kỳ họp phải hoàn thành. Những biên bản được ghi chép này sẽ được chuyển tới từng người trong nhóm trong vòng 24 tiếng đồng hồ sau cuộc họp để họ biết nhiệm vụ trong tuần của mình. Người ghi chép sẽ được trưởng nhóm chọn ra trong phiên họp nhóm đầu tiên.

Nhóm hành động
Để bắt đầu quá trình giải quyết rắc rối với nhóm hành động, bạn hãy chọn ra một rắc rối cần phải giải quyết. Bạn phải cân nhắc kỹ cụm từ “rắc rối cần phải cải tiến” vì thế phải hiểu rõ bạn sẽ thu được kết quả gì từ nhóm hành động. Sau đó gửi email tới tất cả các thành viên đã được lựa chọn vào nhóm để yêu cầu họ tham gia.

Trong buổi họp đầu tiên, bạn nên tóm tắt tầm quan trọng của việc hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm, nhấn mạnh rằng sự hỗ trợ lẫn nhau ấy còn quan trọng hơn cả trách nhiệm thông thường. Bạn nên tổ chức các cuộc họp trong giờ làm việc để nhân viên của bạn hiểu rằng bạn sẵn sàng trả tiền cho họ trong nhiệm vụ quan trọng này.

Mỗi một nhóm hành động nên lên kế hoạch công việc trong thời gian là 4 tuần, cho dù đôi khi cũng cần phải linh hoạt, điều này giải thích tại sao có khi thời gian kéo dài lên tới 6 tuần(Với những dự án cần nhiều thời gian hơn, phần lớn thời gian sẽ dùng để hoàn thành những gạch đầu dòng dưới đây. Tiến trình này về cơ bản sẽ theo trình tự sau:

Tuần thứ nhất bao gồm việc xác định rắc rối một cách rõ ràng và tìm hiểu vấn đề và các số liệu liên quan. Việc này có thể bao gồm cả việc tính toán các hạng mục chi phí và tìm thêm những giải pháp khả thi khác.

Tuần thứ hai là để đánh giá vấn đề và số liệu, xác định các công đoạn mới hoặc các công đoạn đổi khác và để xác định những thông tin cập nhật cũng như những thay đổi cần thiết cho hệ thống báo cáo. Bạn muốn theo dõi sự thay đổi ảnh hưởng như thế nào đến việc kinh doanh của bạn vì thế bạn cần phải thiết lập vài biện pháp đánh giá để kiểm soát.

Tuần thứ ba được dùng để kết thúc những công đoạn cuối cùng thông qua sự tương tác của cả nhóm. Nói cách khác, nhóm sẽ bắt đầu công đoạn viết những hành động theo yêu cầu mới.

Tuần thứ tư kết thúc với bản thảo cuối cùng về các công đoạn mới và việc thực hiện kế hoạch.
Kết quả sẽ là một công đoạn hoạt động chuẩn và sẽ dùng để đào tạo việc sử dụng những công đoạn mới đã được tạo ra.

Leave A Comment...