Càng chuyên sâu càng cần hợp tác

Má»™t số Công ty trong nÆ°á»›c gần Ä‘ây áp dụng tiêu chuẩn ISO nhÆ° là má»™t biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm thay dịch vụ. NhÆ°ng đối vá»›i nhà quản lý doanh nghiệp muốn xây dá»±ng sá»± hợp tác giữa các cá nhân hay các Ä‘Æ¡n vị trong tổ chức vá»›i nhau thì ISO sẽ có thêm má»™t Ä‘iểm tốt. Quy trình triển khai ISO bắt đầu bằng việc thu thập số liệu để hiểu rõ quy trình cÅ©ng nhÆ° phân tích công việc của từng vị trí để Ä‘ánh giá mối liên hệ và thiết lập phân giá»›i giữa các bá»™ phận trong quy trình SXKD. Công việc này vô hình trung tạo Ä‘iều kiện cho mọi người chuyên môn hóa công việc hàng ngày của mình, má»™t yếu tố để nâng cao chất lượng cÅ©ng nhÆ° thúc đẩy tính hợp tác trong tổ chức.

Thá»±c ra, hầu hết các thao tác và quyết định ở trong doanh nghiệp đều có tính lặp lại. Lấy ví dụ khách hàng M mua má»™t chiếc máy tính do Công ty A sản xuất.

Khi máy có trục trặc kỹ thuật, M gọi Ä‘iện đến Công ty, Nhân viên tổng Ä‘ài sẽ chuyển cuá»™c gọi này cho phòng bảo hành, nếu nhân viên bảo trì không thể giải quyết sá»± cố qua Ä‘iện thoại, anh ta sẽ yêu cầu khách hàng mang máy đến phòng dịch vụ khách hàng để Công ty sá»­a chữa. Rõ ràng, má»—i người, má»—i khâu liên Ä‘á»›i trong quá trình này phái hiểu rõ trong hoàn cảnh nào mình phái hành Ä‘á»™ng theo trách nhiệm phân công và cần tiền hành thủ tục nào để công việc được việc sang cho cá nhân hay bá»™ phận có liên quan. Nói cách khác, nhân viên sẽ biết "học gói học mở" cho thuần thục để có thể trở thành những chuyên gia trong má»™t công Ä‘oạn nào Ä‘ó của quy trình công việc.

Tính hợp tác trong tồ chức sẽ nhân lên nếu doanh nghiệp tạo Ä‘iều kiện cho nhân viên nắm vững công việc thường nhật của mình. Khi Ä‘ó tùy vào từng tình huống, nhân viên sẽ nhanh chóng ra quyết định xá»­ lý hay không xá»­ lý mà không cần phải tốn nhiều thời gian bàn tháo vá»›i nhau. Thông tin trong doanh nghiệp vì thế sẽ di chuyển nhanh chóng, góp phần làm tăng tính hiệu quả xá»­ lý công việc.

Tính chuyên sâu của cấp dÆ°á»›i còn tạo Ä‘iều kiện để giám áp lá»±c công việc lên các cấp Ä‘iều hành. Ở nhiều doanh nghiệp của ta, má»—i khi giám đốc vắng nhà là các cấp dÆ°á»›i ngồi chÆ¡i hay giảm cường Ä‘á»™ làm việc Trái lại ở các Công ty nÆ°á»›c ngoài, cho dù giam đốc có Ä‘i công tác, công việc vẫn chạy đều. Thậm chí, vá»›i má»™t máy tính xách tay và má»™t Ä‘iện thoại di Ä‘á»™ng hay má»™t thiết bị há»— trợ cá nhân, nhà quản lý có thể biến Văn phòng Công ty thành má»™t văn phòng di Ä‘á»™ng.

Không chỉ có thông tin, việc phân phối nguyên liệu, vật tÆ° giữa các bá»™ phận sản xuất, kế toán tài chính của doanh nghiệp cÅ©ng sẽ được tăng tốc nếu các bá»™ phận này được chuyên môn hóa trong công việc của mình . Khi trách nhiệm được phân định rõ ràng, các bá»™ phận sẽ tá»± hoàn thành công việc theo quy định. Quản lý doanh nghiệp sẽ bá»›t thời gian can thiệp vào hệ thống cÅ©ng nhÆ° quá trình SXKD của Ä‘Æ¡n vị.

Do đặc Ä‘iềm văn hóa và lịch sứ, các doanh nghiệp trong nÆ°á»›c thường ra quyết định tập thể. Nhiều nghiên cứu cho rằng làm quyết định tập thể thường "chậm nhÆ°ng chắc". Vì thể, nâng cao tính chuyên sâu trong phÆ°Æ¡ng pháp ra quyết định tập thể có thể giải quyết hạn chế này. Má»™t số ngân hàng, Công ty xuất nhập khẩu ở TP. Hồ Chí Minh thường tổ chức các ban tín dụng hay nhóm công tác… má»—i khi cần ra quyết định cho vay hay làm hàng xuất khẩu.

Ngoài những đặc Ä‘iểm nói trên, khi má»—i cá thể hay tập thể có má»™t bảng mô tả công việc cho mình, doanh nghiệp có thể dá»±a vào Ä‘ó để Ä‘ánh giá thành qủa lao Ä‘á»™ng, từ Ä‘ó làm quyết định khen thưởng hay đề bạt má»™t cách khách quan. Đây là má»™t yếu tố không kém phần quan trọng trong việc xây dá»±ng tính Ä‘oàn kết của doanh nghiệp.