Qui trình vận hành để thành công kinh doanh

Qui trình vận hành được xem nhÆ° là tập hợp các chỉ dẫn, qui tắc, và chuẩn má»±c mà người làm công việc chuyên môn cần tuân thủ và thá»±c hiện, cụ thể gồm:

* Các nhiệm vụ và nghÄ©a vụ cần hoàn thành vá»›i vị trí Ä‘ang đảm nhận;
* Nguyên tắc đạo đức và hành vi cần tuân thủ trong thá»±c hiện công việc, giao tiếp và truyền thông vá»›i đồng nghiệp, đối tác và khách hàng;
* CÆ¡ cấu tổ chức và hệ thống quan hệ chuyên môn;
* Các biểu mẫu, bảng biểu, báo cáo… theo tiêu chuẩn;
* CÆ¡ chế và chuẩn má»±c Ä‘ánh giá hiệu quả công việc;
* Quy tắc khen thưởng và xá»­ phạt;
* Các qui tắc thá»±c hành, xá»­ lý tốt nhất (best practice);
* Kiến thức và kỹ năng cÆ¡ bản cần có và trau dồi thường xuyên.

 

Qui trình vận hành luôn cần thiết cho kinh doanh nhượng quyền. Má»™t bản qui trình vận hành tốt là tiền đề quan trọng cho thành công của tổ chức kinh doanh. Viết qui trình vận hành chính là má»™t công việc chuẩn bị quan trọng cho quá trình chuẩn bị khởi nghiệp kinh doanh. Sản phẩm, dịch vụ sẽ cung cấp cho thị trường được định nghÄ©a chính xác. Các công việc cần thá»±c hiện để đảm bảo cung cấp Ä‘úng và đủ đầu ra của doanh nghiệp được mô tả đầy đủ. Từ Ä‘ó, có thể xác định được các nhu cầu về nguồn lá»±c cần chuẩn bị và huy Ä‘á»™ng để triển khai hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh.

Thường xuyên đối chiếu vận hành thá»±c tế vá»›i các ná»™i dung trong qui trình vận hành giúp ích rất nhiều cho người làm công tác quản lý. Các hành vi sai lệch sẽ được Ä‘iều chỉnh. Các công Ä‘oạn bất hợp lý được giảm dần. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp tá»›i khách hàng được đảm bảo và đồng nhất. Cuối cùng, bản qui trình vận hành Ä‘ã được viết ra thì cÅ©ng sẽ được sá»­a đổi cho phù hợp vá»›i môi trường kinh doanh biến Ä‘á»™ng, và/hoặc hÆ°á»›ng sản xuất kinh doanh vá»›i các sản phẩm và dịch vụ má»›i.

Tuân thủ sáu bÆ°á»›c sau giúp chúng ta có má»™t bản qui trình vận hành tốt.

1. Viết qui trình vận hành cho người sá»­ dụng, không phải cho luật sÆ°
Nhiều người cho rằng qui trình vận hành cần cho đủ và mang ít tính thá»±c tiá»…n, do vậy, bản qui trình được viết bằng ngôn ngữ mà chỉ các luật sÆ° hay đại lý bảo hiểm má»›i có thể hiểu được. Các bản qui trình theo dạng này có vô số chÆ°Æ¡ng, Ä‘iều, khoản, mục… và trình bày các thông tin quan trọng trong các tiểu mục vô cùng khó tìm. Má»™t đặc Ä‘iểm chung khác của qui trình vận hành loại này là rất dày, thậm chí tá»›i mức không thể di chuyển và sá»­ dụng. Điều này là không cần thiết.
Vì qui trình vận hành thường được sá»­ dụng làm tài liệu Ä‘ào tạo ná»™i bá»™ và Ä‘ào tạo nhân viên má»›i. Má»™t số phÆ°Æ¡ng pháp có thể áp dụng để xây dá»±ng qui trình có khả năng Ä‘áp ứng mục tiêu này nhÆ°: Ä‘Æ°a câu hỏi tại cuối má»—i phần ná»™i dung quan trọng; miêu tả các tình huống thá»±c tiá»…n Ä‘iển hình trong xá»­ lý sá»± cố, giải Ä‘áp thắc mắc khách hàng…

2. Tận dụng các hình ảnh minh hoạ
“Trăm nghe không bằng má»™t thấy”. Hãy tận dụng các hình ảnh minh hoạ để thu hút sá»± chú ý và diá»…n giải các qui trình, thủ tục, khái niệm phức tạp.

3. Sá»­ dụng nhiều dạng trình bày thay thế
Qui trình vận hành thường ở dạng má»™t tập văn bản dày, in trên khổ giấy A4. Không nhất thiết phải nhÆ° vậy. Bản qui trình lá»›n có thể được chia thành nhiều tờ gấp nhỏ, được in và thiết kế đẹp, có Ä‘ánh mã số để tiện sá»­ dụng và tra cứu. Đôi khi, còn có bắt gặp má»™t vài qui trình được Ä‘ính trên cánh cá»­a hoặc dán trên tường. Thường thấy nhất có lẽ là hÆ°á»›ng dẫn làm gì khi xảy ra hoả hoạn.

4. Dùng kiểu chữ và cách bài trí văn bản hấp dẫn
Kiểu chữ và cách bài trí giúp bản qui trình vận hành trở nên dá»… đọc hÆ¡n. Kiểu chữ và logo sá»­ dụng trong bản qui trình tốt nhất là thống nhất vá»›i kiểu chữ và logo chuẩn của tổ chức. Cỡ chữ không nên to vừa phải và rõ đảm bảo thuận tiện nhất cho việc đọc và sao lại qua máy photocopy. Sá»­ dụng kiểu chữ đậm và/hoặc nghiêng cho các ná»™i dung quan trọng.

5. Bố trí ná»™i dung dá»… đọc nhất
Bố trí các khoảng trống trắng hợp lý trong trình bày ná»™i dung qui trình. Cách dòng giữa các tiêu đề và đề mục vừa giúp người đọc không bị quá mỏi mắt vừa tạo ra Ä‘iểm nhấn vá»›i các ná»™i dung cần chú ý.

Có thể bố trí ná»™i dung thành các cá»™t, hai đến ba là vừa. Từ khoá vá»›i ná»™i dung của từng Ä‘oạn được trình bày tách rời bên cạnh má»—i cá»™t.

6. Các phÆ°Æ¡ng thức truyền đạt khác nhau
Tiến bá»™ công nghệ mang lại nhiều lá»±a chọn phong phú trong cách thức truyền đạt ná»™i dung qui trình vận hành: bản in trên giấy, bản pdf trên mạng ná»™i bá»™, Ä‘Ä©a CD, băng video,v.v… Tổ chức có thể lá»±a chọn hình thức truyền đạt phù hợp vá»›i ngân sách và cách thức vận hành của mình.

SÆ¡ đồ quan hệ giữa các bá»™ phận thể hiện bằng các hình khối, gạch nối và mÅ©i tên được lÆ°u giữ tại phòng tổ chức, hành chính, hay nhân sá»± trong các doanh nghiệp. Khi giá cổ phiếu được xác định qua cung cầu của Ä‘ông đảo các nhà đầu tÆ° trên các sàn giao dịch, má»™t bản qui trình làm việc chuyên nghiệp Ä‘i kèm vá»›i các tài liệu giá»›i thiệu tiềm năng doanh nghiệp và các thông số kết quả kinh doanh, tình hình tài chính giúp nhà đầu tÆ° tin tưởng hÆ¡n vào năng lá»±c cạnh tranh và thành công của doanh nghiệp Ä‘ang trong tầm ngắm.