14 nguyên tắc thành công (Phần 11): Quản lý thời gian

Có lẽ vấn đề mà nhiều người hiện nay thường gặp phải là việc thiếu thốn thời gian. Hầu nhÆ° ai cÅ©ng cảm thấy mình có quá nhiều việc phải làm và dường nhÆ° chẳng có lúc nào để nghỉ ngÆ¡i thÆ° giãn cả. Có nhiều người luôn cảm thấy mệt mỏi vì trăm công nghìn việc, và tệ hại là càng làm việc nhiều họ càng rÆ¡i vào cảm giác mệt mỏi này.

Chính Ä‘iều này khiến bạn dá»… lâm vào tình trạng đối phó vá»›i mọi thứ xung quanh. Có nghÄ©a là thay vì quyết định rõ ràng muốn làm gì, bạn lại thường xuyên phản ứng lại má»™t cách tá»± nhiên những gì diá»…n ra xung quanh mình. Và hiển nhiên là chẳng mấy chốc mà bạn sẽ mất Ä‘i khả năng tá»± chủ của mình. Bạn dá»… rÆ¡i vào trạng thái cảm thấy cuá»™c sống Ä‘ang Ä‘iều khiển mình, chứ không phải là bản thân bạn Ä‘ang sống cuá»™c sống của chính mình.

 

Để tránh Ä‘iều này xảy ra, bạn phải thường xuyên nhìn lại bản thân, xem mình Ä‘ang làm gì. Hãy suy nghÄ© thật nghiêm túc bạn là ai và bạn Ä‘ang Ä‘i về Ä‘âu. Bạn phải biết được những gì là thá»±c sá»± quan trọng vá»›i bản thân, và liệu những gì bạn làm có Ä‘úng nhÆ° thế hay không. Bạn phải quản lý tốt thời gian của mình, chứ không phải là má»™t tên nô lệ của thời gian, của hàng trăm công việc và nhu cầu cần đến quỹ thời gian quý báu của bạn. Bạn phải biết cách sắp xếp mọi hoạt Ä‘á»™ng thật hợp lý để đạt được cân bằng cuá»™c sống cho bản thân.

Hành Ä‘á»™ng thiếu suy nghÄ© chính là nguyên nhân của mọi thất bại. Khả năng tÆ° duy chính là tài sản có giá trị nhất mà bạn Ä‘ang sở hữu. Nếu bạn cải thiện được khả năng tÆ° duy của mình, bạn sẽ cải thiện được chất lượng cuá»™c sống của bạn, Ä‘ôi lúc là ngay lập tức.

Thời gian là nguồn tài sản vô giá, má»™t khi Ä‘ã trôi qua thì không thể lấy lại được và cÅ©ng không phải là thứ mà bạn có thể tiết kiệm được. Có má»™t cách để sá»­ dụng hợp lý thời gian là phân bổ nó vào những hoạt Ä‘á»™ng mang lại giá trị cao cho bạn. Mọi việc đều cần thời gian. Và hiển nhiên thời gian cÅ©ng rất cần thiết đối vá»›i những mối quan hệ quan trọng trong đời bạn. Chính vì thế, trÆ°á»›c khi định dùng thời gian vào việc gì, hãy dành ra má»™t lúc để suy nghÄ© cân nhắc về khoảng thời gian Ä‘ó. Đó chính là cách mà bạn có thể cải thiện tình trạng quản lý thời gian của mình má»™t cách nhanh chóng.

Tôi Ä‘ã từng nghÄ© rằng quản lý thời gian Ä‘Æ¡n giản chỉ là má»™t công cụ kinh doanh, giống nhÆ° má»™t cái máy tính hay má»™t chiếc Ä‘iện thoại di Ä‘á»™ng. Hay nói cách khác quản lý thời gian là cách để bạn làm được nhiều việc hÆ¡n trong má»™t khoảng thời gian ngắn hÆ¡n, và cuối cùng là bạn sẽ kiếm được nhiều tiền hÆ¡n. Tuy nhiên, sau Ä‘ó tôi má»›i vỡ ra rằng quản lý thời gian không phải là má»™t hoạt Ä‘á»™ng hay má»™t kỹ năng thứ yếu. Ngược lại Ä‘ó chính là kỹ năng cốt lõi mà mọi thứ khác trong cuá»™c sống phải dá»±a theo Ä‘ó.

Trong công việc hay trong hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh nói chung, có rất nhiều nhu cầu mà bạn phải cần đến quỹ thời gian không chỉ của mình mà còn của người khác nữa. Tuy nhiên, khi ở nhà hay trong đời sống riêng tÆ° của mình, bạn lại toàn quyền quyết định đối vá»›i tất cả thời gian mà mình có. Và Ä‘ây chính là quỹ thời gian mà tôi muốn tập trung bàn đến.

Quản lý thời gian cá nhân bắt đầu từ chính bản thân bạn. Nó bắt đầu bằng việc bạn suy nghÄ© xem cái gì thá»±c sá»± quan trọng vá»›i bạn trong cuá»™c đời này. Và Ä‘iều này chỉ thá»±c sá»± có ý nghÄ©a khi bạn sắp xếp các công việc cụ thể mà bạn muốn đạt được. Trong trường hợp này, bạn cÅ©ng cần phải đặt ra các mục tiêu cho ba lÄ©nh vá»±c chính trong đời mình. Thứ nhất, Ä‘ó là các mục tiêu liên quan đến gia Ä‘ình và đời sống cá nhân. Đây chính là những lý do tại sao bạn lại thức dậy má»—i sáng, tại sao bạn phải làm việc chăm chỉ và không ngừng nâng cao những kỹ năng của mình, tại sao bạn phải bận tâm về tiền bạc và Ä‘ôi lúc còn phải bá»±c tức vì những nhu cầu cần đến thời gian của bạn.

Vậy những mục tiêu cá nhân và gia Ä‘ình của bạn là gì, cả hữu hình và vô hình? Má»™t mục tiêu hữu hình cho gia Ä‘ình có thể là má»™t ngôi nha khang trang hÆ¡n, xe hÆ¡i sang trọng hÆ¡n, má»™t chiếc tivi to hÆ¡n, má»™t chuyến du lịch, hay bất kỳ thứ gì khác cần đến tiền bạc. Trong khi Ä‘ó, má»™t mục tiêu vô hình có thể là xây dá»±ng mối quan hệ tốt đẹp hÆ¡n vá»›i người bạn đời và con cái, cÅ©ng có thể là dành nhiều thời gian hÆ¡n cho gia Ä‘ình, để cùng Ä‘i dạo hay đọc sách vá»›i nhau… Khi bạn Ä‘ã được những mục tiêu cá nhân và gia Ä‘ình nhÆ° thế này có nghÄ©a là về cÆ¡ bản bạn Ä‘ã quản lý được thời gian của mình, hay nói cách khác bạn Ä‘ã đạt được mục Ä‘ích chính của việc quản lý thời gian.

Mục tiêu thứ hai liên quan đến công việc và sá»± nghiệp của bạn. Đây chính là phÆ°Æ¡ng tiện để bạn đạt được mục tiêu thứ nhất. Bạn phải có được mức thu nhập bao nhiêu má»›i Ä‘áp ứng được những mục tiêu của gia Ä‘ình bạn? Bạn phải làm thế nào để phát triển các kỹ năng và khả năng của mình để đứng vững và vÆ°Æ¡n liên trong sá»± nghiệp của mình? Những mục tiêu về công việc nhÆ° thế này cÅ©ng vô cùng quan trọng, đặc biệt là khi cân bằng vá»›i những mục tiêu cá nhân và gia Ä‘ình.

Loại mục tiêu thứ ba là những mục tiêu phát triển cá nhân. Nên nhá»›, chiến thắng bản thân luôn là chiến thắng vÄ© đại nhất. Cuá»™c sống bên ngoài của bạn sẽ phản ánh đời sống ná»™i tại của bạn nhÆ° thế nào. Nếu bạn mong nhận được những Ä‘iều có giá trị trong đời sống cá nhân cÅ©ng nhÆ° sá»± nghiệp, trÆ°á»›c hết bạn phải trở thành má»™t người có giá trị trong quá trình tá»± phát triển bản thân mình. Hãy xây dá»±ng chính bản thân trÆ°á»›c khi muốn xây dá»±ng cuá»™c sống của mình. Có lẽ bí quyết thành công lá»›n nhất nằm ở chá»— bạn có thể trở thành má»™t người mà mình muốn để đạt được bất kỳ mục tiêu nào mà bạn thá»±c sá»± muốn đạt được. Tuy nhiên để làm được nhÆ° thế, bạn phải ná»— lá»±c rất nhiều và không bao giờ được bỏ cuá»™c.

Má»™t khi bạn Ä‘ã có danh sách những mục tiêu cá nhân và gia Ä‘ình, cÅ©ng nhÆ° những mục tiêu về công việc và sá»± nghiệp, bạn phải quyết định thứ tá»± Æ°u tiên rõ ràng cho chúng. Điều gì là quan trọng nhất vá»›i bạn, mà bạn có thể làm để có được hạnh phúc, sá»± thoả mãn và niềm vui trong cuá»™c sống. Song song vá»›i việc làm này là xác định những vấn đề thứ yếu, là những việc mà bạn sẽ làm ít hÆ¡n và muá»™n hÆ¡n.

Có má»™t sá»± thật là lịch của bạn sẽ luôn đặc kín. Bạn không có má»™t khoảng thời gian nào trống cả. Chính bởi vậy, nếu muốn làm má»™t việc gì Ä‘ó má»›i, bạn phải từ bỏ má»™t công việc cÅ© nào Ä‘ó. Nếu muốn tham gia vào má»™t hoạt Ä‘á»™ng nào Ä‘ó, cÅ©ng đồng nghÄ©a vá»›i việc phải rút khỏi má»™t công việc khác. Đây chính là lúc mà bạn phải cân nhắc thật cẩn thận, được cái này thì mất cái kia.

Nếu bạn muốn dành nhiều thời gian hÆ¡n cho gia Ä‘ình, bạn phải xác định được những công việc nào có thể cản trở ý muốn này của bạn. Má»™t nguyên tắc của quản lý thời gian là khoảng thời gian "cứng", ví dụ nhÆ° thời gian làm việc, sẽ tác Ä‘á»™ng đến những khoảng thời gian "mềm", nhÆ° thời gian bạn dành cho gia Ä‘ình. Điều này có nghÄ©a là nếu bạn không hoàn thành công việc ở cÆ¡ quan vì Ä‘ã không sá»­ dụng tốt thời gian của mình ở Ä‘ó, bạn phải lấy bá»›t thời gian mình dành cho gia Ä‘ình. Và kết quả là bạn sẽ dá»… rÆ¡i vào trạng thái mâu thuẫn, vì vá»›i bạn gia Ä‘ình là quan trọng, nhÆ°ng bạn cÅ©ng không muốn công việc bị ảnh hưởng. Bạn sẽ dá»… bá»±c tức và tưởng chừng nhÆ° phải chịu rất nhiều sức ép.

Hãy suy nghÄ© theo hÆ°á»›ng này. Má»—i giây phút mà bạn Ä‘ang lãng phí từ lúc bạn thức dậy chính là khoảng thời gian mà cuối cùng chính gia Ä‘ình bạn thiếu thốn. Vì thế hãy tập trung vào công việc khi bạn ở cÆ¡ quan để cuối ngày bạn có thời gian vá»›i gia Ä‘ình khi bạn về nhà. Có ba câu hỏi mấu chốt mà bạn có thể thường xuyên hỏi bản thân mình để giữ được cân bằng trong cuá»™c sống. Câu hỏi thứ nhất là: "Cái gì thá»±c sá»± quan trọng vá»›i tôi?" Bất kỳ lúc nào bạn cảm thấy mình có quá nhiều việc phải làm trong khi lại có rất ít thời gian, hãy dừng ngay mọi việc lại và hỏi bản thân mình câu hỏi này. Và sau Ä‘ó, phải đảm bảo những gì bạn làm chính là câu trả lời cho câu hỏi Ä‘ó.

Câu hỏi thứ hai là: "Những hoạt Ä‘á»™ng nào mang lại cho tôi những giá trị cao nhất?" Trong đời sống cá nhân của bạn, Ä‘iều này có nghÄ©a là "Những việc nào mang lại cho tôi sá»± thỏa mãn và hài lòng nhất? Trong số những việc mà tôi có thể làm được, Ä‘âu là công việc mà tôi có thể tạo ra nhiều giá trị nhất cho cuá»™c sống của mình?"

Và câu hỏi cuối cùng mà bạn phải thường xuyên hỏi Ä‘i hỏi lại là: "Hiện tại cách sá»­ dụng thời gian nào của tôi là có giá trị nhất?" Bởi vì bạn chỉ có thể làm được má»™t việc tại má»™t thời Ä‘iểm, bạn phải thường xuyên sắp xếp lại cuá»™c sống của mình để có thể làm được má»™t việc quan trọng nhất vào bất kỳ thời Ä‘iểm nào.

Quản lý thời gian cá nhân khiến bạn có thể lá»±a chọn công việc nào để làm trÆ°á»›c, công việc nào làm sau, và việc gì không nên làm. Nó cÅ©ng giúp bạn có thể sắp xếp hợp lý mọi khía cạnh trong đời sống của mình. Làm sao để có được niềm vui, hạnh phúc và sá»± thỏa mãn lá»›n nhất từ những việc mà bạn làm.

(Lược dịch từ Principles of Success)
(Còn tiếp)