8 nguyên tắc cho một giám đốc điều hành giỏi

Các giám đốc Ä‘iều hành giỏi có thể là những người có tính cách, thái Ä‘á»™, quan niệm về giá trị, Ä‘iểm mạnh và Ä‘iểm yếu khác nhau. Tuy nhiên, để trở thành má»™t giám đốc Ä‘iều hành có sức thuyết phục, họ thường phải tuân thủ 8 nguyên tắc sau:

Đặt câu hỏi “Cần phải làm Ä‘iều gì?”
Đây là má»™t trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sá»± thành công của nhà quản trị doanh nghiệp. Nếu không đặt ra được câu hỏi này, má»™t giám đốc Ä‘iều hành (GĐĐH) có nhiều quyền lá»±c và tầm ảnh hưởng nhất cÅ©ng có thể trở thành má»™t người làm việc không có kết quả.

Trả lời được cho câu hỏi “Cần phải làm Ä‘iều gì?”, thường nhiều nhiệm vụ khẩn cấp sẽ được đặt ra. Tuy nhiên, những GĐĐH làm việc có hiệu quả không tá»± “chia mình” ra để thá»±c hiện tất cả mà chỉ tập trung vào má»™t nhiệm vụ có tính khả thi nhất.

 

Sau khi đặt câu hỏi cần phải làm Ä‘iều gì, bạn cần phải đặt ra thứ tá»± Æ°u tiên giải quyết những nhiệm vụ này và tuân thủ theo thứ tá»± Ä‘ó. Những nhiệm vụ khác, dù có quan trọng hay khẩn cấp đến Ä‘âu, cÅ©ng sẽ được hoãn lại.

Đặt câu hỏi “Điều gì là Ä‘úng đắn cho doanh nghiệp?”
Nguyên tắc này đặc biệt quan trọng đối vá»›i các GĐĐH ở các doanh nghiệp gia Ä‘ình, nhất là khi họ phải ra những quyết định về vấn đề nhân sá»±. Trong má»™t công ty gia Ä‘ình thành công, má»™t người thân trong gia Ä‘ình chỉ được thăng chức nếu anh ta, cô ta vượt trá»™i hÆ¡n những người không thuá»™c gia Ä‘ình ở cùng má»™t cấp bậc và Ä‘iều này phải thông qua má»™t sá»± Ä‘ánh giá rõ ràng.

Việc đặt câu hỏi “Điều gì là Ä‘úng đắn cho doanh nghiệp” không đảm bảo rằng bạn sẽ có má»™t quyết định Ä‘úng đắn. Bởi vì ngay cả má»™t GĐĐH tài giỏi nhất cÅ©ng là má»™t con người và cÅ©ng có lúc mắc phải sai lầm và chịu ít nhiều thành kiến. NhÆ°ng nếu bạn không đặt ra câu hỏi này, Ä‘iều gần nhÆ° chắc chắn là bạn sẽ có má»™t quyết định sai.

Xây dá»±ng kế hoạch hành Ä‘á»™ng
Nếu bạn không chuyển những hiểu biết của mình thành hành Ä‘á»™ng, những khi bắt tay vào hành Ä‘á»™ng, bạn cần phải lên kế hoạch. Bạn cần phải nghÄ© đến những kết quả mong muốn, những hạn chế, khó khăn có thể xảy ra, những Ä‘iều cần xem xét, Ä‘iều chỉnh lại trong tÆ°Æ¡ng lai, những Ä‘iểm cần kiểm tra; kế hoạch phân bổ thời gian để thá»±c hiện kế hoạch hành Ä‘á»™ng Ä‘ó.

Má»™t kế hoạch hành Ä‘á»™ng là má»™t bản tường trình những dá»± định chứ không phải là má»™t bản cam kết, má»™t sá»± ràng buá»™c cứng nhắc. Kế hoạch hành Ä‘á»™ng cần phải được xem xét lại thường xuyên dá»±a trên những thay đổi về môi trường kinh doanh, thị trường và nhất là nhân sá»± trong doanh nghiệp.

Chịu trách nhiệm về các quyết định
Bạn chỉ nên ra quyết định khi mọi người Ä‘ã thông suốt nhÆ°ng vấn đề sau:
– Tên của người chịu trách nhiệm thá»±c hiện các kế hoạch hành Ä‘á»™ng;
– Thời hạn thá»±c hiện;
– Tên của những người sẽ bị tác Ä‘á»™ng bởi quyết định và do Ä‘ó cần phải biết, hiểu và tán đồng vá»›i quyết định Ä‘ó – hay ít nhất là không chống đối mạnh mẽ;
– Tên của những người cần được thông báo về quyết định, ngay cả khi quyết định Ä‘ó không trá»±c tiếp ảnh hưởng đến họ.

Xem xét lại quyết định má»™t cách có hệ thống cÅ©ng là má»™t công cụ đắc lá»±c giúp bạn tá»± phát triển. Qua việc kiểm tra kết quả của má»™t quyết định vá»›i những Ä‘iều mong đợi, các GĐĐH sẽ biết được Ä‘âu là Ä‘iểm mạnh, Ä‘iểm yếu của mình, Ä‘âu là nÆ¡i họ Ä‘ang thiếu kiến thức hay thông tin. Thông thường, quá trình này sẽ cho họ biết quyết định của mình không mang lại kết quả nhÆ° mong đợi vì họ Ä‘ã không bố trí Ä‘úng người, Ä‘úng việc.

Bố trí những người giỏi nhất vào Ä‘úng việc là má»™t công việc khá quan trọng nhÆ°ng nhiều GĐĐH lại ít để ý đến, bởi những người giỏi thường Ä‘ã rất bận rá»™n. Những GĐĐH thông minh thường không tá»± mình quyết định hay hành Ä‘á»™ng trong những lÄ©nh vá»±c họ còn yếu mà giao phó cho người khác làm Ä‘iều này.

Người ta cÅ©ng thường cho rằng chỉ có những GĐĐH cấp cao má»›i ra quyết định và chỉ có quyết định của họ má»›i có ý nghÄ©a. Đây chính là má»™t sai lầm nguy hiểm. Việc ra quyết định phải được thá»±c hiện ở tất cả các cấp của tổ chức. Bởi vì các nhân viên cấp dÆ°á»›i thường biết rõ về lÄ©nh vá»±c chuyên môn của mình hÆ¡n cấp trên nên quyết định của họ thường có má»™t tầm ảnh hưởng sâu rá»™ng đến toàn công ty.

Chịu trách nhiệm trong việc truyền đạt thông tin
Những GDĐH có hiệu quả thường phải bảo đảm rằng mọi người trong công ty hiểu được các kế hoạch hành Ä‘á»™ng của họ cÅ©ng nhÆ° những thông tin gì họ cần. Điều này cÅ©ng có nghÄ©a là họ chia sẻ các kế hoạch của mình vá»›i tất cả các đồng nghiệp – cấp trên, cấp dÆ°á»›i, cÅ©ng nhÆ° đồng sá»± – và mong muốn họ Ä‘Æ°a ra những lời bình luận.

Mặt khác, họ cÅ©ng cho các nhân viên biết họ cần thông tin gì để thá»±c hiện các kế hoạch Ä‘ó. Thông tin từ cấp dÆ°á»›i lên cấp trên thường được chú trọng nhất. Tuy nhiên, bạn cÅ©ng cần phải chú ý đến các nhu cầu thông tin của cấp trên và những người cùng chức vụ.

Tập trung vào các cÆ¡ há»™i
Những GĐĐH giỏi thường tập trung vào các cÆ¡ há»™i nhiều hÆ¡n nhÆ°ng khó khăn. DÄ© nhiên, họ cÅ©ng cần quan tâm đến việc giải quyết những khó khăn. Tuy nhiên, Ä‘iều này chỉ ngăn ngừa thiệt hại mà không Ä‘em đến kết quả. Chỉ có việc khai thác cÆ¡ há»™i má»›i Ä‘em lại kết quả.

Trên tinh thần Ä‘ó, các GĐĐH hiệu quả xem má»™t sá»± thay đổi là cÆ¡ há»™i chứ không phải là mối Ä‘e dọa. Họ thường nhìn vào những thay đổi bên trong cÅ©ng nhÆ° bên ngoài doanh nghiệp và tá»± hỏi: “Làm thế nào để chúng ta có thể biến sá»± thay đổi này thành má»™t cÆ¡ há»™i cho doanh nghiệp?".

Các GĐĐH hiệu quả còn phải bảo đảm rằng những khó khăn không lấn át các cÆ¡ há»™i. Trong hầu hết các công ty, trang đầu tiên của bản báo cáo quản trị hằng tháng thường là những vấn đề khó khăn. Nếu là má»™t GĐĐH khôn ngoan, bạn nên để những cÆ¡ há»™i lên trÆ°á»›c và Ä‘Æ°a những khó khăn ra sau. Chỉ khi Ä‘ã phân tích xong các cÆ¡ há»™i, bạn má»›i quay sang thảo luận những khó khăn.

Tổ chức những cuá»™c họp có hiệu quả
Bí quyết để tổ chức má»™t cuá»™c họp có hiệu quả là xác định trÆ°á»›c Ä‘ó là cuá»™c họp gì. Các loại cuá»™c họp khác nhau Ä‘òi hỏi các hình thức chuẩn bị khác nhau và sẽ Ä‘i đến những kết quả khác nhau.
Sau khi Ä‘ã xác định ná»™i dung và hình thức của cuá»™c họp, bạn nên bám theo chúng và nên dừng cuá»™c họp lại ngay sau khi Ä‘ã đạt được mục Ä‘ích chính. Bạn không nên Ä‘Æ°a ra má»™t vấn đề khác để thảo luận mà nên tóm tắt lại những vấn đề Ä‘ã bàn bạc để theo dõi tiếp.
Việc theo dõi, triển khai những kết luận của cuá»™c họp cÅ©ng quan trọng không kém bản thân cuá»™c họp.

Dùng từ “chúng tôi” trong suy nghÄ© và lời nói
Các GĐĐH có hiệu quả hiểu rằng họ là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong tổ chức và Ä‘iều này không thể chia sẻ hay giao phó cho ai. Tuy nhiên, họ có được quyền lá»±c chỉ vì họ được tổ chức tin tưởng. Điều này có nghÄ©a là họ nghÄ© đến nhu cầu và cÆ¡ há»™i của tổ chức trÆ°á»›c khi họ nghÄ© đến nhu cầu và cÆ¡ há»™i của bản thân.

Để có được sá»± tin tưởng của các nhân viên và trở thành má»™t người có tính thuyết phục, bạn không nên dùng từ ”tôi” trong suy nghÄ© và hành Ä‘á»™ng của mình mà thay vào Ä‘ó bạn nên dùng từ ”chúng tôi”.