Kỹ năng lập kế hoạch dự án mini

Chiếu theo định nghÄ©a "Dá»± án là má»™t tập hợp những hoạt Ä‘á»™ng được sắp đặt theo lịch trình, có thời hạn, trong phạm vi ngân sách và không phải là hoạt Ä‘á»™ng thường xuyên" (Lewis, 2001 ) thì má»™t kế hoạch dá»± án cá nhân cÅ©ng được coi là má»™t dá»± án – dá»± án mini.

Đặc trÆ°ng của dá»± án mini là nó do má»™t người hoàn toàn chịu trách nhiệm từ bÆ°á»›c phát kiến ý tưởng tá»›i bÆ°á»›c Ä‘ánh giá tổng kết, tuy người này vẫn phối hợp vá»›i các đối tượng khác liên quan trong thời gian thá»±c hiện dá»± án.

 

Thá»±c tế cho thấy, các dá»± án mini thường có tính khả thi cao hÆ¡n so vá»›i nhÅ©ng dá»± án quy mô lá»›n, lý do rất Ä‘Æ¡n giản vì tính tá»± chủ của cá nhân cao hÆ¡n nhiều so vá»›i các dá»± án quy mó lá»›n. Tuy nhiên, dá»± án mini có Ä‘iểm yếu là Ä‘á»™ng cÆ¡ của sá»± tá»± giám sát và sức ép từ bên ngoài thường yếu hÆ¡n. Vì vậy, để má»™t dá»± án mini được triển khai theo Ä‘úng tiến Ä‘á»™ và yêu cầu thì nó cần dược thiết lập má»™t cách khoa học vá»›i sá»± trợ giúp của công cụ lập kế hoạch phù hợp. Phần dÆ°á»›i Ä‘ây đề cập má»™t công cụ lập kế hoạch dá»± án mini theo quy trình 5 bÆ°á»›c.

1) Tìm kiếm ý tưởng về dá»± án

Cá nhân bắt dầu bằng việc nêu ra các ý tưởng ban đầu. Câu hỏi giúp kích thích ý tưởng tốt là: "Điều gì là quan trọng dối vá»›i bản thân bạn hay đối vá»›i Ä‘Æ¡n vị, Công ty của bạn và "Trong những Ä‘iều quan trọng Ä‘ó thì Ä‘iều gì hiện tại còn chÆ°a dược tết nhÆ° mong muốn Trả lời dược hai câu hỏi này sẽ giúp bạn có được ý tưởng thiết thá»±c và có tính khả thi nhất vì hÆ¡n ai hết, bạn hiểu biết rõ nhất về mình cÅ©ng nhÆ° cóng việc mình Ä‘ang làm. Bạn có thể Ä‘o lường Ä‘á»™ quan trọng của má»™t dá»± án bằng cách trả lời câu hỏi nếu dá»± án Ä‘ó dược thá»±c hiện thì tính hiệu quả và cạnh tranh của bản thân hoặc tổ chức sẽ dược cải thiện ở mức Ä‘á»™ nào.

2) Lá»±a chọn ý tưởng dá»± án

Do nguồn lá»±c là có hạn, bạn cần thanh lọc các ý tưởng tÆ°Æ¡ng đối kém khả thi để lá»±a chọn ra ý tưởng dá»± án Ä‘áng thá»±c hiện nhất. Để làm việc này, bạn hãy trả lời câu hởi: ở vị trí hiện tại, bạn có thể làm gì để cải thiện tình hình? Có rất nhiều ý tưởng hay nhÆ°ng nó vượt quá khả năng thá»±c hiện của bạn và khả năng bạn thuyết phục dược người khác tham gia thá»±c hiện cÅ©ng có nhiều rui ro. Chính vì vậy, kết quả đầu ra của bÆ°á»›c lá»±a chọn là má»™t dá»± án mà tính tá»± chủ của bạn là nhân tố cÆ¡ bản đảm bảo dá»± án được thá»±c hiện thành công, các yếu tố rủi ro bên ngoài Ä‘ã được giảm thiểu.

3) Chiến lược thực hiện

Câu hỏi cần trả lời trong bÆ°á»›c này là: "Bạn dá»± định sẽ làm những gì?” Hãy liệt kê những hoạt Ä‘á»™ng cần thá»±c hiện. Điều quan trọng là bạn cần sấp xếp các hoạt Ä‘á»™ng Ä‘ó theo má»™t trình tá»± logic về thời gian và mang tính hệ thống, kết quả của hoạt Ä‘á»™ng trÆ°á»›c là tiền đề cho việc triển khai hoạt Ä‘á»™ng tiếp theo. Ở má»—i bÆ°á»›c hoạt Ä‘á»™ng, cần phải xác định cách thức tốt nhất để thá»±c hiện hoạt Ä‘á»™ng.

Hãy xác định rõ ai là người thá»±c hiện từng hoạt Ä‘á»™ng của dá»± án. Người thá»±c hiện bao gồm má»™t người chịu trách nhiệm và các bên liên quan. Trong dá»± án mini, người chịu trách nhiệm chính là bạn – chủ dá»± án, các bên liên quan thường chỉ Ä‘óng vai trò trợ giúp. Má»—i hoạt Ä‘á»™ng trong chuá»—i hoạt Ä‘á»™ng của dá»± án cần dược đặt má»™t thời hạn để thá»±c hiện. Thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt riêng có Ä‘á»™ dài ngắn khác nhau nên cần có sá»± Æ°á»›c lượng trÆ°á»›c về thời Ä‘iểm bắt đầu và thời hạn chót phải hoàn thành của từng hoạt Ä‘á»™ng để có sá»± phân bổ nguồn lá»±c má»™t cách hợp lý.

Tổng quát hóa cách thức thá»±c hiện của tất cả các hoạt Ä‘á»™ng trong dá»± án chính là chiến lược thá»±c hiện dá»± án, bạn hãy dặt cho chiến lược Ä‘ó má»™t cái tên. Đến lượt nó, chiến lược sẽ là định hÆ°á»›ng chủ đạo cho toàn bá»™ các hoạt Ä‘á»™ng trong suốt thời gian thá»±c hiện dá»± án.

4) Nguồn lá»±c nào để sẵn sàng và những gì cần huy Ä‘á»™ng thêm?

Bạn cần trả lời cầu hỏi: Những tri thức, khoản tài chính và các mối quan hệ cua bạn sẽ được sá»­ dụng nhÆ° thế nào trong dá»± án. TÆ°Æ¡ng ứng vá»›i má»—i hoạt Ä‘á»™ng, hãy liệt kê những gì bạn dã tích lÅ©y sẵn, bạn có sá»± tá»± chủ sá»­ dụng. Ngoài ra, bạn cÅ©ng cần xác định rõ những nguồn lá»±c cần thiết nhÆ°ng cần phải huy Ä‘á»™ng thêm từ bên ngoài. Đối vá»›i những nguồn lá»±c ban còn thiếu, hãy tính tá»›i phÆ°Æ¡ng án dá»… nhất để huy Ä‘á»™ng nguồn lá»±c Ä‘ó.

5) Đưa tất cả các yếu tố vào trong má»™t bảng

Ở bÆ°á»›c cuối cùng này, mọi chi tiết của má»™t dá»± án mini sẽ được thể hiện dÆ°á»›i dạng bảng. Bảng này giúp bạn dá»… dàng ghi nhá»› các bá»™ phận cấu thành của dá»± án, nó cÅ©ng là công cụ hữu hiệu để bạn kiểm soát dược tiến Ä‘á»™ thá»±c hiện từng hoạt Ä‘á»™ng cÅ©ng nhÆ° tiến Ä‘á»™ chung của dá»± án. Ở bất kỳ thời diềm nào, bạn đều Ä‘ánh giá dược tiến Ä‘á»™ thá»±c tế so vá»›i kế hoạch và nếu có sá»± chậm trá»… ở hoạt Ä‘á»™ng nào thì ban sẽ nhanh chóng có được những Ä‘iều chỉnh để mục tiêu cuối cùng là thá»±c hiện hoàn thành mục tiêu dá»± án.

Hoạt Ä‘á»™ng xây dá»±ng dá»± án mini được sá»­ dụng khá phổ biến trong các khóa Ä‘ào tạo kỹ năng. Nó giúp cho học viên có được định hÆ°á»›ng rõ ràng và có ý thức xây dá»±ng má»™t dá»± án thiết thá»±c dối vá»›i công việc ngay từ ban đầu. Dá»± án này được từng bÆ°á»›c hoàn thiện theo ná»™i dung chÆ°Æ¡ng trình của khóa học, giúp học viên kích thích tÆ° duy về má»™t giải pháp thiết thá»±c cải thiện chất lượng hoạt Ä‘á»™ng và nâng cao tính cạnh tranh.