Cơ cấu tổ chức

Lá»±a chọn má»™t mô hình thiết kế bá»™ máy tổ chức thích hợp cho doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề hợp tác.

Nếu gọi văn hóa doanh nghiệp là Ä‘òn bẩy tinh thần để gắn kết tập thể và cá nhân vá»›i nhau, thì mô hình tổ chức cho chúng ta biết của cải vật chất và dòng thông tin di chuyển nhÆ° thế nào khi doanh nghiệp tiến hành hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh.

Mô hình tổ chức thứ bậc phân theo chức năng tồn tại lâu đời trong xã há»™i loài người. Nếu có dịp thăm viếng lăng vua Tá»± Đức ở Thừa Thiên-Huế hay dinh của Tổng thống Washington ở bang Virginia, Mỹ, bạn sẽ nhận ra cả phÆ°Æ¡ng Đông lẫn phÆ°Æ¡ng Tây đều áp dụng cÆ¡ cấu tổ chức này. ThÆ°Æ¡ng trường là chiến trường!

Có lẽ vì thế khi thành lập doanh nghiệp, hầu hết các ông chủ đều sắp xếp các bá»™ phận theo chức năng nhÆ° phòng kế toán, phòng sản xuất, phòng nhân sá»±, kế hoạch. Khi mở rá»™ng kinh doanh về ngành nghề và khu vá»±c địa lý, doanh nghiệp nhân rá»™ng mô hình chức năng theo lẽ tá»± nhiên. Các tổng công ty thuá»™c sở hữu nhà nÆ°á»›c gần Ä‘ây được tổ chức theo mô hình “mẹ con” gồm tổng công ty và các Ä‘Æ¡n vị thành viên. Trong Ä‘ó, má»—i Ä‘Æ¡n vị có đầy đủ các bá»™ phận theo mô hình chức năng.

Mô hình tổ chức theo chức năng:

Mô hình chức năng giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên sâu trong công việc của nhân viên, nhất là ở các công ty dịch vụ kỹ thuật nhÆ° tÆ° vấn thiết kế, y tế, ngân hàng… Rõ ràng, nếu gom hết kỹ sÆ° về phòng kỹ thuật dá»… làm cho họ nâng cao tay nghề thông qua học hỏi lẫn nhau trong công việc chuyên môn. Ngoài ra, chênh lệch trình Ä‘á»™ tay nghề, kinh nghiệm giữa các kỹ sÆ° vô hình trung phân chia họ thành thứ bậc. Vì thế, má»—i cá nhân cảm thấy có nhu cầu phát triển bản thân thông qua đầu tÆ° vào việc học tập, nghiên cứu để nâng cao trình Ä‘á»™ và để được thăng tiến theo nấc thang nghề nghiệp. Tuy nhiên, nếu các kỹ sÆ°, các chuyên viên cùng làm việc vá»›i nhau, sản phẩm họ nghiên cứu chế tạo ra Ä‘ôi khi không phù hợp vá»›i thị hiếu khách hàng. Ngoài ra, rất phổ biến tình trạng các bá»™ phận tiếp thị, kế toán không kịp thời cung ứng, chia sẻ nguồn lá»±c cho bá»™ phận kỹ thuật chỉ vì không hiểu hoặc thiếu thông tin về tầm quan trọng của sản phẩm hay dịch vụ nhóm này Ä‘ang nghiên cứu. Kết quả là tính phối hợp lẫn nhau giữa các bá»™ phận dá»… bị ảnh hưởng.

PhÆ°Æ¡ng tiện giao thông vận tải, công nghệ truyền thông và cả thị trường vốn phát triển làm bùng nổ thÆ°Æ¡ng mại toàn cầu. Dá»±a trên nền tảng công nghệ thông tin và mạng Internet, các doanh nghiệp có cÆ¡ há»™i bành trÆ°á»›ng về quy mô và phạm vi hoạt Ä‘á»™ng ra toàn thế giá»›i. Đây chính là lý do khiến các doanh nghiệp lá»›n của Mỹ nhÆ° GM, DuPont… trong thế ká»· 20 hầu hết Ä‘ã chuyển sang mô hình tổ chức bá»™ phận. HÆ¡n nữa, sắp xếp doanh nghiệp theo từng Ä‘Æ¡n vị tác chiến riêng biệt vá»›i đầy đủ các chức năng có thể tăng cường tính phối hợp và lÆ°u chuyển thông tin trong toàn hệ thống. Nếu phân các kỹ sÆ° sản xuất cùng Ä‘á»™i vá»›i bá»™ phận bán hàng, họ sẽ nhanh chóng nhận biết sá»± thay đổi “khẩu vị” của khách hàng hÆ¡n là bố trí họ làm việc cùng vá»›i Ä‘á»™i ngÅ© chuyên môn. Tính cạnh tranh giữa các Ä‘Æ¡n vị thúc đẩy sáng tạo. Nếu má»™t công ty của Mỹ ở khu vá»±c châu Á – Thái Bình DÆ°Æ¡ng có sáng kiến hoặc phát minh làm lợi cho doanh nghiệp, các Ä‘Æ¡n vị khác của công ty này ở Bắc Mỹ, châu Âu sẽ có Ä‘á»™ng cÆ¡ áp dụng thá»±c tiá»…n kinh doanh Ä‘ó vào khu vá»±c của mình. Tuy vậy, cÅ©ng nên nói thêm rằng tổ chức theo mô hình này dá»… làm thui chá»™t tay nghề của các kỹ sÆ° vì con đường thăng tiến của họ không rõ ràng. Nhiều người từ chuyên môn kỹ thuật chuyển sang làm kinh doanh cÅ©ng má»™t phần vì lý do này.

Mô hình tổ chức theo bá»™ phận:

Do má»—i loại hình tổ chức có các Æ°u Ä‘iểm khác nhau, lá»±a chọn mô hình tổ chức theo chức năng hay bá»™ phận vẫn còn nhiều tranh luận trong giá»›i quản lý doanh nghiệp. Tuy vậy, Ä‘i theo mô hình nào, chủ doanh nghiệp cÅ©ng phải giải quyết bài toán phối hợp để tài sản và thông tin luân chuyển xuyên qua ranh giá»›i các phòng ban hay các bá»™ phận trong doanh nghiệp. Đây cÅ©ng là má»™t trong những quyết định quan trọng thuá»™c về chức năng của ban giám đốc cÅ©ng nhÆ° các trưởng Ä‘Æ¡n vị. Ngoài ra, để có quyết định Ä‘úng và kịp thời trong kinh doanh, quản lý cấp trên còn phải phụ thuá»™c vào các báo cáo từ cấp dÆ°á»›i chuyển lên nhanh chóng và chính xác. Công ty Hewlett Packard có má»™t ví dụ Ä‘iển hình liên quan đến sá»± việc này. Do thành lập bá»™ phận sản xuất máy in và sản xuất má»±c in thành hai Ä‘Æ¡n vị khác nhau, các quản lý xí nghiệp sản xuất máy in Ä‘ã không nghÄ© đến việc tính giá bán máy in làm ảnh hưởng đến tốc Ä‘á»™ tiêu thụ ống má»±c. Nhận ra vấn đề này, các quản lý cấp cao khi nhận báo cáo luôn chú ý đến tính phối hợp giữa các bá»™ phận.

Ngoài việc để tâm đến tính phối hợp, quản lý doanh nghiệp còn phải chú ý đến Ä‘á»™ chính xác của thông tin khi Ä‘i qua các tầng trong tổ chức. Doanh nghiệp càng lá»›n, cÆ¡ cấu tổ chức càng nảy sinh nhiều tầng lá»›p làm cho thông tin khó giữ được tính trung thá»±c tuyệt đối khi đến cấp quản lý cao nhất. Nghiên cứu của Công ty IBM (Mỹ) phát hiện rằng cứ di chuyển lên má»™t bậc, có 20% tin xấu về tình hình sản xuất và kinh doanh bị mất Ä‘i khỏi báo cáo. Vì vậy, lúc đến tay Tổng giám đốc IBM, chỉ còn là những tin tốt đẹp!