Tạo cân bằng công việc và cuộc sống

Mặc dù chÆ°a được đề cập nhiều, song việc cân bằng giữa công việc và cuá»™c sống cho nhân viên được xem là má»™t yếu tố mang tính chiến lược trong lÄ©nh vá»±c quản lý nhân sá»± tại các công sở trong thế ká»· 21.

Cân bằng ở Ä‘ây không phải là má»™t trạng thái thăng bằng tuyệt đối và không biến đổi chút gì. Trạng thái cân bằng vẫn có thể tồn tại khi có má»™t vài dao Ä‘á»™ng nhỏ. Má»™t người có thể bị lệch khỏi trạng thái cân bằng vì rất nhiều lý do nhÆ°:

1. Vị trí và hoàn cảnh làm việc thay đổi.
2. Thói quen làm việc nhiều giờ liên tục, không dành thời gian để thÆ° giãn, bỏ qua những nhu cầu cá nhân.
3. Cố gắng bắt chÆ°á»›c hay chạy theo lối sống, quan Ä‘iểm của người khác mà mình cho là tốt.

 

Muốn tạo sá»± cân bằng giữa công việc và cuá»™c sống cho nhân viên, bạn phải có khả năng Ä‘Æ°a ra quyết định hợp lý về những việc cần làm trong từng tình huống và thời Ä‘iểm cụ thể.

Thiết lập trạng thái cân bằng
TrÆ°á»›c khi bắt tay vào việc tạo dá»±ng má»™t chế Ä‘á»™ làm việc cân bằng và khoa học cho nhân viên, bạn cần:

1. Liệt kê tất cả những việc cần thiết cho quá trình Ä‘iều Ä‘á»™ công việc.
Nhà quản lý có thể tìm thấy nhiều công cụ trợ giúp đắc lá»±c nhÆ° những tiêu chuẩn do Viện quốc gia về sáng kiến cân bằng công việc và cuá»™c sống (National Work-Life Initiative) tại Arizona, Mỹ, đề xuất. Má»™t công cụ khác là chỉ số EI (Excellence Index) được Trung tâm nghiên cứu về công việc và gia Ä‘ình thuá»™c Đại Học Boston, Anh, xây dá»±ng. Chỉ số này rất hữu ích đối vá»›i những doanh nghiệp má»›i bắt đầu hoạt Ä‘á»™ng và những doanh nghiệp muốn Ä‘ánh giá hiệu quả của ná»— lá»±c Ä‘iều chỉnh tạo sá»± cân bằng. Nó sẽ giúp tổ chức phát triển Ä‘úng hÆ°á»›ng cÅ©ng nhÆ° tìm ra những Ä‘iểm khiếm khuyết để kịp thời bổ sung, sá»­a chữa.

2. Xác định các vấn đề nảy sinh khi nhân viên gặp khó khăn trong việc cân bằng giữa yêu cầu của công ty vá»›i những nhu cầu cá nhân.
Bạn cần xem xét tất cả các dữ liệu về công ty bao gồm doanh số, tỉ lệ vắng mặt của nhân viên, chi phí tuyển dụng, chi phí cho những vị trí còn để trống, sản lượng hoặc hiệu quả của công việc… để tìm nguồn gốc của sá»± trục trặc. Khi hiểu được vấn đề, bạn hãy Ä‘ánh giá mức Ä‘á»™ nghiêm trọng của vấn đề Ä‘ó bằng việc trả lời những câu hỏi sau: Vấn đề mang tính cục bá»™ hay Ä‘ã lan rá»™ng trong công ty, nó chỉ là hiện tượng nhất thời, Ä‘ã kéo dài từ lâu hay rắc rối Ä‘ó là hệ quả của nhiều yếu tố khác nhau? Nhóm nhân viên nào bị tác Ä‘á»™ng nhiều nhất? Chất lượng công việc sẽ bị ảnh hưởng nhÆ° thế nào? Câu trả lời sẽ giúp bạn xác định được những rắc rối cần tháo gỡ và các cá nhân, bá»™ phận cần được quan tâm.

3. Chuẩn bị thá»±c thi các giải pháp:
Để đảm bảo thành công cho những biện pháp sẽ được áp dụng, bạn hãy tiến hành mọi việc theo Ä‘úng thứ tá»±. TrÆ°á»›c tiên, quan tâm tá»›i văn hóa của doanh nghiệp mình: Liệu có tồn tại những nguyên tắc thành văn và bất thành văn hay những chính sách nào cản trở sức sáng tạo, cản trở việc xây dá»±ng má»™t môi trường làm việc thân thiện và thoải mái nÆ¡i công sở? Thứ hai, lập danh sách các công việc theo trình tá»± Æ°u tiên, Æ°á»›c tính chi phí cÅ©ng nhÆ° lợi ích đạt được của những phÆ°Æ¡ng án khả thi nhất. Trong vai trò quản lý, bạn hãy chú ý xem xét kết quả các cuá»™c kiểm tra, giám sát và những rắc rối được phát hiện trong công ty. Sau Ä‘ó, vận dụng những thông tin này để Ä‘Æ°a ra các giải pháp hợp lý nhằm tạo ra những thay đổi hiệu quả nhất. Thứ ba, kết hợp tất cả những ná»— lá»±c trên vào các chÆ°Æ¡ng trình hoạt Ä‘á»™ng vì lợi ích nhân viên, đồng thời áp dụng các biện pháp cải thiện sá»± cân bằng giữa công việc và cuá»™c sống cho họ nhÆ°: đề ra lịch làm việc cho từng cá nhân, lịch nghỉ phép linh hoạt hÆ¡n, sắp xếp sao cho các nhân viên trong cùng bá»™ phận có thể san sẻ công việc cho nhau, giảm giờ làm, cho phép làm việc tại nhà và tổ chức các chÆ°Æ¡ng trình Ä‘ào tạo…

Những hÆ°á»›ng dẫn thiết thá»±c giúp người lao Ä‘á»™ng cân bằng công việc và cuá»™c sống của họ má»™t cách tốt nhất có thể được tóm tắt vào ba cách sau:

a. Sắp xếp công việc theo những cách khác nhau:
Rất ít công ty để ý đến việc tạo ra má»™t thời gian làm việc linh hoạt cho nhân viên. Trên thá»±c tế, người sá»­ dụng lao Ä‘á»™ng hoàn toàn  có thể áp dụng hai cách sau để giảm bá»›t sá»± gò bó về thời gian cho nhân viên mà vẫn đảm bảo năng suất làm việc của họ: Cách thứ nhất là giữ nguyên thời gian làm việc 8h/ngày, nhÆ°ng thời gian bắt đầu và kết thúc có thể thay đổi sao cho phù hợp vá»›i giờ giấc của cả nhân viên và công ty. Cách thứ hai là người lao Ä‘á»™ng có thể làm nhiều giờ hÆ¡n trong má»™t ngày và ít ngày hÆ¡n trong má»™t tuần, miá»…n sao họ đảm bảo làm việc đủ 40h/tuần. Những cách sắp xếp này cho phép người lao Ä‘á»™ng quản lý thời gian của mình dá»… dàng hÆ¡n và họ có thể dành nhiều thời gian hÆ¡n cho các nhu cầu khác của cuá»™c sống cá nhân.

b. Phúc lợi cho người lao Ä‘á»™ng:
Vá»›i trình Ä‘á»™, kiến thức và mong muốn tá»± chủ ngày càng cao trong công việc, người lao Ä‘á»™ng hiện nay hoàn toàn có khả năng kiểm soát những lợi ích mà họ Ä‘áng được hưởng. Khi những quyền lợi thiết yếu của gia Ä‘ình được đảm bảo (về tinh thần và vật chất), nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thoải mái vì thoát khỏi áp lá»±c công việc. Điều này sẽ tác Ä‘á»™ng rõ rệt tá»›i sá»± tận tâm vá»›i công việc cÅ©ng nhÆ° lòng trung thành của họ vá»›i công ty.

c. Các chÆ°Æ¡ng trình há»— trợ:
Ngày nay, các công ty nhận thấy rằng nhân viên vắng mặt không phải vá»›i lý do ốm Ä‘au hay tai nạn, mà má»™t tá»· lệ Ä‘áng kể trong các ngày nghỉ của họ được dành để giải quyết việc gia Ä‘ình (con cái ốm Ä‘au hoặc những công việc cá nhân khác). Bạn có thể làm nhiều việc để giảm bá»›t ná»—i lo lắng cho nhân viên của mình, ví dụ nhÆ°: các chÆ°Æ¡ng trình há»— trợ chăm sóc sức khỏe cho người già, cho nghỉ phép trong trường hợp ốm nặng, cố vấn cách thức quản lý và giải quyết công việc gia Ä‘ình….

d. Làm gÆ°Æ¡ng cho nhân viên:
Bạn cần thể hiện rõ quan Ä‘iểm ủng há»™ việc xây dá»±ng má»™t lá»±c lượng lao Ä‘á»™ng lành mạnh và năng Ä‘á»™ng, má»™t doanh nghiệp thành công và hiệu quả, Ä‘áp ứng được các yêu cầu của khách hàng cÅ©ng nhÆ° của đối tác. Muốn đạt được Ä‘iều Ä‘ó, Ä‘á»™i ngÅ© quản lý nguồn nhân lá»±c cần Ä‘Æ°a ra má»™t chính sách kết hợp hài hòa giữa công việc và cuá»™c sống. Vì nhân viên thường có xu hÆ°á»›ng Ä‘iều chỉnh hành vi của họ dá»±a trên hành vi của nhà lãnh đạo, nên để làm gÆ°Æ¡ng cho họ, bạn cÅ©ng phải ngÆ°ng làm việc trong giờ giải lao và Ä‘i du lịch trong những kỳ nghỉ hằng năm. Điều Ä‘ó sẽ tạo tâm lý thoải mái cho người lao Ä‘á»™ng.

Hiệu quả của các chÆ°Æ¡ng trình há»— trợ cân bằng công việc và cuá»™c sống. Bạn có thể sá»­ dụng năm nhân tố sau để làm tiêu chuẩn:
– Lượng thời gian mà nhân viên Ä‘ã tiết kiệm được.
– Khả năng giữ nhân viên lại công ty.
– Hiệu quả và Ä‘á»™ng lá»±c làm việc của nhân viên tăng lên.
– Tỉ lệ vắng mặt của nhân viên giảm xuống.
– Sá»± giảm sút của các chi phí dành cho việc chăm sóc sức khỏe nhân viên và các bệnh có liên quan tá»›i áp lá»±c công việc.

Để tối Ä‘a hóa hiệu quả, bạn nên so sánh danh mục các chÆ°Æ¡ng trình phát triển nguồn nhân lá»±c vá»›i má»™t danh mục các yếu tố có thể định lượng được nhÆ° tiền lÆ°Æ¡ng, phúc lợi, những nhân tố khác liên quan tá»›i môi trường làm việc… Những câu hỏi liên quan cần đặt ra là: nếu tăng cường đầu tÆ°, các hoạt Ä‘á»™ng này sẽ tác Ä‘á»™ng nhÆ° thế nào tá»›i hiệu quả công việc của người lao Ä‘á»™ng, tá»›i doanh số, lượng nhân viên tuyển dụng, mức Ä‘á»™ tận tụy của họ đối vá»›i công ty? Sau Ä‘ó, nếu những chỉ số trên tăng lên thì chúng sẽ tác Ä‘á»™ng nhÆ° thế nào tá»›i khách hàng của công ty?

Các chÆ°Æ¡ng trình há»— trợ cân bằng công việc và cuá»™c sống luôn có tác dụng cải thiện lòng trung thành của nhân viên đối vá»›i công ty, giảm tỉ lệ vắng mặt cÅ©ng nhÆ° duy trì nguồn trí lá»±c cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong những giai Ä‘oạn khó khăn. Trong khi các công ty đều hÆ°á»›ng tá»›i việc giảm chi phí để tăng hiệu quả, thì nhiệm vụ của các chuyên gia về nguồn nhân lá»±c là phải hiểu được tầm quan trọng của việc tạo ra má»™t sá»± hài hòa giữa công việc và cuá»™c sống cho người lao Ä‘á»™ng, cÅ©ng nhÆ° tác Ä‘á»™ng tích cá»±c của các chÆ°Æ¡ng trình há»— trợ cho mục tiêu cân bằng này.