Quản lý nội dung một kỹ năng quan trọng

Ngày nay internet Ä‘ã làm thay đổi hoạt Ä‘á»™ng quản lý công ty. TrÆ°á»›c Ä‘ây, quản lý tập trung vào việc “đến và trò chuyện”. Còn ngày nay, việc “đọc và và viết” Ä‘ang trở thành trọng tâm của các hoạt Ä‘á»™ng quản lý Ä‘iều hành. Và má»™t kỹ năng quan trọng của các nhà quản lý hiện đại ra đời từ Ä‘ây:“Quản lý ná»™i dung” (Content Management – CM).

Xu hÆ°á»›ng này được củng cố mạnh mẽ khi mà má»™t nghiên cứu gần Ä‘ây của hãng nghiên cứu META Group cho thấy trên 80% các nhà quản lý kinh doanh hiện lá»±a chọn email nhÆ° má»™t công cụ giao tiếp hàng đầu của họ.
 
Cuá»™c cách mạng công nghệ thông tin Ä‘ã làm thay đổi Ä‘áng kể bá»™ mặt các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh. Trong quá khứ, các hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh được dá»±a nhiều trên các địa chỉ liên lạc, các bữa ăn trÆ°a và những cái bắt tay. Còn giờ Ä‘ây, ngày má»™t ít hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh được thá»±c hiện theo cách này.

 
HÆ¡n tất cả, đối vá»›i những người sá»­ dụng Internet hiện nay, ná»™i dung nhàm chán là lý do thích Ä‘áng để không quay trở lại má»™t web. Và nếu nhÆ° bạn xem ná»™i dung nhÆ° là má»™t tài sản chủ yếu và muốn duy trì tính "tÆ°Æ¡i má»›i" để tạo nên sá»± hiệu quả của các website, việc quản lý ná»™i dung sẽ Ä‘óng vai trò quan trọng.
 
Có thể khẳng định rằng ná»™i dung ở má»™t trang web hay bất cứ ở Ä‘âu về công ty bạn luôn là má»™t tài sản có giá trị. Ná»™i dung này phải được cập nhật thường xuyên nếu muốn khách hàng quay trở lại. Má»™t hệ thống quản lý ná»™i dung tốt sẽ cho phép bạn tập trung vào má»™t số công việc kinh doanh khác. Bạn có thể giảm chi phí vận hành, tÇŽng mức Ä‘á»™ thường xuyên của việc cập nhật ná»™i dung, cÅ©ng nhÆ° tÇŽng cường chất lượng và số lượng của ná»™i dung được giá»›i thiệu trên website của bạn.
 
Không ít nhà quản lý ngày nay Ä‘ang tìm kiếm má»™t công cụ giúp họ tá»± Ä‘á»™ng hoá các quá trình quản lý ná»™i dung. Lợi ích lá»›n nhất của việc quản lý ná»™i dung là ở chá»— bất cứ ai cho dù có hay không có chuyên môn kỹ thuật đều có thể gá»­i thông tin tá»›i công ty của bạn. Điều này rất quan trọng đối vá»›i những hoạt Ä‘á»™ng kinh doanh chịu áp lá»±c về thời gian và các website có chức năng tÆ°Æ¡ng tác vá»›i khách hàng.
 
Nghiên cứu của META Group cho thấy có tá»›i 80% các nhà quản lý kinh doanh tin rằng email là má»™t công cụ giao tiếp hiệu quả hÆ¡n Ä‘iện thoại rất nhiều. Ba lý do hàng đầu khiến các nhà quản lý kinh doanh Æ°a chuá»™ng email hÆ¡n Ä‘iện thoại Ä‘ó là:
 
– Nó cho phép giao tiếp vá»›i rất nhiều đối tượng khác nhau.
 
– Nó có thể đẩy nhanh quá trình giao tiếp.
 
– Nó cho phép các giao tiếp được ghi lại má»™t cách chính thức.
 
Matt Cain, trưởng nhóm nghiên cứu của META Group, giải thích rằng: “Những kết quả này hé mở nhiều vấn đề quan trọng trong cuá»™c cách mạng giao tiếp ngày nay. Rõ ràng rằng email hoàn toàn phù hợp vá»›i môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng cả về mặt địa lý lẫn tính năng Ä‘á»™ng tuyệt vời. Email giải quyết tốt vấn đề truyền tải thông tin má»™t cách nhanh chóng và đảm bảo những bản lÆ°u thông tin kinh doanh có thể tái sá»­ dụng bất cứ lúc nào”.
 
Ná»™i dung – cho dù ở trong email, website hay trong các văn bản tài liệu in – Ä‘ã trở thành dầu bôi trÆ¡n giúp bá»™ máy kinh doanh vận hành trÆ¡n tru hÆ¡n. Vì vậy, thật ngạc nhiên khi rất ít công ty hiểu được giá trị cÅ©ng nhÆ° sá»± hiệu quả của việc quản lý ná»™i dung.
 
Theo nghiên cứu của hãng Prescient Digital Media, chỉ có khoảng chÆ°a đến 6% các công ty ngày nay quan tâm thá»±c sá»± tá»›i việc quản lý ná»™i dung thông tin. Rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp ngày nay vẫn chỉ chú tâm đến những phÆ°Æ¡ng thức quản lý truyền thống.
 
Đây rõ ràng là má»™t việc Ä‘áng tiếc. Các công ty kinh doanh hiện đại ngày má»™t tạo ra nhiều những ná»™i dung hÆ¡n. NhÆ°ng các công ty dường nhÆ° bỏ qua việc Ä‘ánh giá mức Ä‘á»™ hiệu quả của các ná»™i dung Ä‘ó cÅ©ng nhÆ° những giá trị mà nó tạo ra. Vậy làm thế nào các nhà quản lý có thể quản lý ná»™i dung má»™t cách chuyên nghiệp nhất?
 
Má»™t trong vấn đề quan trọng trong thế giá»›i internet Ä‘ó là không quan tâm tá»›i bạn viết nhÆ° thế nào, việc chính tả chuẩn xác và ngữ pháp đầy đủ không phải là yếu tố thiết yếu nhất mà Ä‘iểm mấu chốt ở chá»— bạn phải tập trung vào sá»± lôi cuốn người đọc và hÆ°á»›ng tá»›i những gì họ cần.
 
Má»™t cách thức diá»…n đạt rõ ràng, Ä‘Æ¡n giản và ngắn gọn cÅ©ng không kém phần quan trọng. Nó sẽ khiến người đọc cảm thấy thoải mái và dá»… chịu.
 
Hãy nghÄ© về cách bạn đọc má»™t tài liệu nào Ä‘ó. Nếu má»™t hai Ä‘oạn đầu không mấy liên quan tá»›i những gì bạn cần hay không thu hút được bạn, bạn sẽ chuyển ngay sang tài liệu khác. Việc cải thiện khả năng viết của bạn sẽ cải thiện luôn cả cÆ¡ há»™i được mọi người đọc những gì bạn viết. Trong má»™t nền kinh tế có quá nhiều các thông tin tràn ngập, ai thu hút được quan tâm của mọi người, người Ä‘ó sẽ giành phần thắng.
 
Nhiều công ty hiện bố trí, sắp xếp thông tin hết sức nghèo nàn. Nhiều trang web xem ra giống má»™t nÆ¡i gom góp các thông tin rời rạc hÆ¡n là má»™t thÆ° viện được sắp xếp có tổ chức.
 
Nếu bạn không tổ chức, sắp xếp thật tốt các ná»™i dung, mọi người sẽ không thế nhanh chóng tìm thấy những gì họ muốn. Những gì không thể tìm thấy sẽ không được đọc.
 
Hiện nay, có rất nhiều loại sản phẩm nhằm giúp quản lý ná»™i dung trên thị trường. Các sản phẩm này thá»±c hiện những chức năng và có những tính năng khác nhau. Bạn cần phải nghiên cứu và tìm ra giải pháp tốt nhất phù hợp vá»›i các nhu cầu của tổ chức.
 
Cuối cùng, ná»™i dung má»™t tài sản giá trị vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Việc quản lý ná»™i dung hiệu quả bao gồm việc tạo dá»±ng, biên tập và đăng tải  – sẽ Ä‘em lại cho bạn hình ảnh má»™t nhà quản lý hiện đại và thành công.