Bảy nguyên tắc quản lý các nhân viên làm việc

Đã 10 giờ sáng, bạn có biết các nhân viên của mình Ä‘ang ở Ä‘âu và làm gì không? Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, Ä‘úng giờ và hiệu quả cao. NhÆ°ng để quản lý má»™t Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó buá»™c và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là má»™t Ä‘iều không hề Ä‘Æ¡n giản. Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này má»™t cách có hiệu quả nhất?Đây đều là má»™t câu hỏi không dá»… có câu trả lời.

Ngày nay, cùng vá»›i sá»± phát triển mạnh mẽ của Internet không dây là các thiết bị di Ä‘á»™ng hiện đại, website, há»™p thÆ° cá nhân ,mạng ná»™i bá»™ (LAN),… Do vậy số lượng các nhân viên lÆ°u Ä‘á»™ng và làm việc từ xa Ä‘ang ngày càng có xu hÆ°á»›ng tăng cao. Theo thống kê của hãng Nemertes Research, tại châu Âu và Mỹ cứ 10 nhân viên thì có đến 9 nhân viên thường xuyên làm việc tại các địa Ä‘iểm ngoài trụ sở chính của công ty. Ngoài ra, có từ 40% đến 70% các nhân viên làm việc tại các địa Ä‘iểm chịu sá»± giám sát từ xa của các nhà quản lý.

 

Song vấn đề này không phải là mối quan tâm lá»›n của nhiều người. Việc tuyển dung các nhân viên lÆ°u Ä‘á»™ng có thể Ä‘em lại những lợi ích nhất định cho công ty. “Nhà tuyển dụng có thể cắt giảm chi phí văn phòng cÅ©ng nhÆ° tuyển dụng được nhiều tài năng hÆ¡n”, Manny Avramidis, Phó chủ tịch cấp cao của Hãng nhân sá»± toàn cầu American Management Association (AMA), cho biết nhÆ° vậy.

Việc cho phép các nhân viên làm việc từ xa dường nhÆ° làm tăng năng suất làm việc, củng cố lòng trung thành và tạo sá»± hài lòng trong công việc của nhân viên, đồng thời giảm Ä‘áng kể lượng nhân viên xin thôi việc. Ngoài ra, bản thân những nhân viên làm việc từ xa cÅ©ng khẳng định rằng hình thức này giúp họ giữ được cân bằng giữa công việc và các trách nhiệm riêng tÆ°.

Tuy nhiên, việc quản lý, giám sát Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên được “tháo dây trói” này cÅ©ng phát sinh không ít các thách thức gai góc. Bạn giám sát công việc của họ thế nào? Bạn giữ mối liên lạc vá»›i họ ra sao? Còn về vấn đề Ä‘ào tạo và mối quan hệ gắn bó giữa họ vá»›i công ty nữa?

Vá»›i quá nhiều thông tin xung quanh vấn đề này nhÆ° vậy, bạn sẽ làm gì để bảo đảm quyền sở hữu trí tuệ? Thá»±c tế cho thấy, số lượng nhân viên làm việc từ xa ngày càng Ä‘ông và hệ quả tất yếu là vấn đề bảo mật thông tin trở nên nóng bỏng hÆ¡n bao giờ hết.

Để giải quyết triệt để bài toán khó nói trên, Ä‘òi hỏi ở bạn rất nhiều ná»— lá»±c và sá»± đầu tÆ° cả về công nghệ và con người. Tuy nhiên, bù lại bạn có thể sá»›m có được sá»± tưởng thưởng xứng Ä‘áng.

Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạt Ä‘á»™ng từ xa. Hãy đặt ra các chính sách tập trung vào Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên làm việc trong môi trường này, theo Ä‘ó cần có các quy định cụ thể về hoạt Ä‘á»™ng Ä‘ào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gá»­i thÆ° Ä‘iện tá»­ (email) và sàng lọc thông tin.

Ví dụ nhÆ°, các nhân viên lÆ°u Ä‘á»™ng của bạn có lÆ°u giữ các dữ liệu cạnh tranh của Công ty trên máy tính của họ? Việc sao lÆ°u dữ liệu được thá»±c hiện nhÆ° thế nào? Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mà nhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có thoả thuận nào bằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cận laptop hay thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa?

Có má»™t Ä‘iều rất quan trọng, Ä‘ó là bạn cần phải có biện pháp hữu hiệu để giám sát mọi hoạt Ä‘á»™ng kể trên.

Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn. Nếu bạn vẫn chÆ°a sá»­ dụng các máy chủ có Ä‘á»™ tin cậy và có cấu hình thích hợp, chẳng hạn nhÆ° Microsoft Windows Small Business Server 2003, để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất, việc tìm kiếm và giám sát hoạt Ä‘á»™ng của Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên lÆ°u Ä‘á»™ng sẽ trở nên khó khăn hÆ¡n rất nhiều.

DÆ°á»›i Ä‘ây là 7 nguyên tắc sẽ giúp bạn duy trì các mối quan tâm, bảo vệ các lợi ích kinh doanh của Công ty, đồng thời giúp Ä‘á»™ng viên Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên lÆ°u Ä‘á»™ng làm việc hiệu quả nhất:

1. Đổi má»›i phong cách quản lý. Các nhà quản lý thường thiếu sá»± tin cậy hoặc không mấy hài lòng vá»›i các nhân viên làm việc từ xa – những người thường rất dá»… bị bỏ qua và không được thông tin má»™t cách đầy đủ.

Phong cách giám sát và mệnh lệnh nhÆ° vậy giờ Ä‘ây không còn thích hợp vá»›i các nhân viên làm việc từ xa vốn rất năng Ä‘á»™ng. “Khi các mối quan hệ thất bại, nguyên nhân Ä‘a phần Ä‘ó là do nhà quản lý hÆ¡n là lá»—i của nhân viên”, Avramidis cho biết nhÆ° vậy.

Có má»™t giải pháp được nêu ra Ä‘ó là hãy yêu cầu mọi nhân viên trong công ty đều có má»™t khoảng thời gian làm việc từ xa, kể cả bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc làm này giúp nhanh chóng thay đổi thái Ä‘á»™ của bạn ra sao.

2. Hãy đặt mọi người trong cùng má»™t khung chính sách. Nếu không có những hÆ°á»›ng dẫn nhất quán, má»—i nhân viên làm từ xa sẽ tá»± đặt ra má»™t danh sách các Æ°u tiên cá nhân. Trong trường hợp này, nếu may mắn sẽ tạo sá»± đồng thuận, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, còn không sẽ ảnh hưởng, thậm chí Ä‘ánh mất tính hiệu quả trong công việc.

Hãy đảm bảo và tạo cho Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận thức và cách làm Ä‘áp ứng những mục tiêu kinh doanh của Công ty. Các giải pháp công nghệ ngày nay sẽ giúp bạn thá»±c hiện việc này trở nên dá»… dàng hÆ¡n.

Ví dụ, phần mềm Microsoft Share Point Services có thể được sá»­ dụng để xây dá»±ng má»™t trang web bảo mật dùng riêng cho các nhân viên và nhà quản lý. Khi cần đối chiếu hoặc chia sẻ các thông báo, những vấn đề cần quan tâm,… má»—i thành viên có thể truy cập từ bất cứ địa Ä‘iểm nào để tìm kiếm thông tin, tìm hiểu quy trình và Ä‘ánh giá tiến Ä‘á»™, lịch trình cùng các mục tiêu.

Ngoài ra, các công cụ trá»±c tuyến khác được thiết kế cho việc giám sát nhân viên định kỳ cÅ©ng rất sẵn có trên thị trường. Hãng Success Factors Ä‘ã cung cấp má»™t sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng theo Ä‘ó giúp cho việc kết nối hoạt Ä‘á»™ng của nhân viên vá»›i các mục tiêu của công ty được dá»… dàng.

NhÆ° vây, các nhân viên và nhà quản lý sẽ biết và có Ä‘iều kiện để truy cập vào má»™t trang web trá»±c tuyến được định sẵn để cập nhập những mục tiêu và nhiệm vụ thường xuyên của Công ty. Điều này, theo Andy Cohen, Giám đốc Sucess Factors, cho biết: “Nó sẽ giúp mọi người trong công ty biết rõ nhiệm vụ chung”,

3. Giá»›i hạn quyền tiếp cận thông tin. Không có lý do thích hợp nào có thể giải thích tại sao mọi nhân viên có quyền tiếp cận tất cả các thông tin và dữ liệu của công ty. Theo ông Harprit Singh, CEO của Intellicomm, Hãng dịch vụ viá»…n thông toàn cầu có trụ sở tại Philadelphia – Mỹ thì “Quyền tiếp cận cần được thiết kế từ bối cảnh thá»±c tế của công ty”. Ông còn nhấn mạnh: “Bá»™ phận IT cần đặt câu hỏi về những ai cần tiếp cận những gì và khi nào, sau Ä‘ó đặt ra các mức tiếp cận khác nhau. Bạn cÅ©ng có thể giá»›i hạn dữ liệu vá»›i các hoạt Ä‘á»™ng tiếp cận từ xa và mở rá»™ng hÆ¡n đối vá»›i các hoạt Ä‘á»™ng tiếp cận tại văn phòng”.

4. Thường xuyên giữ mối liên lạc. Việc giao tiếp và theo sát các nhân viên lÆ°u Ä‘á»™ng Ä‘òi hỏi ở bạn (nhà quản lý) má»™t ná»— lá»±c đặc biệt. Đối vá»›i các nhân viên làm việc tại công sở, họ có thể trá»±c tiếp nhìn vào mặt sếp và biết được bầu không khí trong công ty. Còn đối vá»›i các nhân viên làm việc từ xa, việc trông cậy vào các email, tin nhắn hay văn bản sẽ không thể giúp họ nhiều về vấn đề này. Do vậy, bạn cần thường xuyên trò chuyện qua Ä‘iện thoại vá»›i các nhân viên lÆ°u Ä‘á»™ng. Hãy mang lại cho các nhân viên này những thông tin cập nhập định kỳ để duy trì mối quan hệ vá»›i các nhân viên khác trong công ty.

5. Tạo ra sá»± phối hợp giữa quản lý nhân sá»± (HR) vá»›i quản lý công nghệ thông tin(IT) . Chuyện gì xảy ra khi má»™t nhân viên làm việc từ xa gọi Ä‘iện báo ốm? Bạn có tin chuyện Ä‘ó không? Và làm thế nào để các nhân viên này được hưởng tất cả các trợ cấp hay những chÆ°Æ¡ng trình Ä‘ào tạo? Các Ä‘iều kiện HR, trợ cấp và chính sách lÆ°Æ¡ng thưởng vá»›i các nhân viên làm việc từ xa phải không có gì khác biệt so vá»›i các nhân viên làm việc tại công sở.

Có má»™t cách thức để giải quyết vấn đề này Ä‘ó là hãy yêu cầu có sá»± phối hợp hiệu quả giữa nhà quản lý nhân sá»± vá»›i nhà quản lý công nghệ thông tin . Họ cần Ä‘Æ°a ra các giải pháp, chính sách Ä‘ã được thống nhất thông qua trao đổi, thảo luận để tạo Ä‘iều kiện thuận lợi nhất cho công việc của các nhân viên lÆ°u Ä‘á»™ng. Làm được Ä‘iều này, chắc hẳn bạn sẽ rất ngạc nhiên khi có được không ít các chính sách tuyệt vời.

6. Luôn kết nối công nghệ. Má»™t trong những thách thức thá»±c sá»± đối vá»›i việc quản lý Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên làm việc từ xa Ä‘ó là khả năng kết nối vá»›i các thiết bị mà những nhân viên này sá»­ dụng. Bạn thường xuyên cập nhập thông tin đến các nhân viên này ra sao? Bạn tích hợp các thiết bị công nghệ cầm tay cá nhân của họ nhÆ° Ä‘iện thoại di Ä‘á»™ng, mạng LAN, website cá nhân vá»›i các firewall của công ty ra sao? Thế còn về những giao tiếp ná»™i bá»™ thì nhÆ° thế nào?

Theo má»™t cách thức tá»± nhiên, khi Ä‘á»™i ngÅ© nhân viên làm việc từ xa tăng lên, những Ä‘òi hỏi về quản lý theo Ä‘ó cÅ©ng tăng theo. Chủ tịch Doug Young của hãng Live Cargo, thành lập vào năm 2003, Ä‘ã áp dụng nhiều dạng công cụ trá»±c tuyến theo yêu cầu của khách hàng để kết nối hiệu quả giữa công ty và các nhân viên ở mọi nÆ¡i, mọi lúc. Các phần mềm này được thiết kế để truyền tải file dữ liệu, chẳng hạn nhÆ° Ä‘ính kèm file gá»­i qua email, thá»±c hiện lÆ°u trữ từ xa và tăng cường năng lá»±c cá»™ng tác, qua Ä‘ó đảm bảo dữ liệu của các nhân viên luôn được Ä‘Æ°a vào hệ thống dữ liệu chung của Công ty.

Các giải pháp của LiveCargo đồng nghÄ©a vá»›i việc bạn sẽ không phải tải (download) hàng chục bản copy các file dữ liệu từ Ä‘Ä©a cứng của các nhân viên, thay vào Ä‘ó tất cả Ä‘ã được lÆ°u trữ tại má»™t nguồn duy nhất.

7. Đánh giá hiệu suất chứ không phải hoạt Ä‘á»™ng. “Nếu bạn vạch ra các yêu cầu rõ ràng cùng những mục tiêu hành Ä‘á»™ng, và các nhân viên không cần ở trong văn phòng hay không cần giao tiếp bằng lời nói vá»›i mọi người, Ä‘iều này sẽ không thành vấn đề gì lá»›n khi mà 8 giờ làm việc của nhân viên là từ giữa Ä‘êm cho đến 8 giờ sáng”, Roberta Matuson, má»™t nhà tÆ° vấn nhân sá»±, cho biết.

Ngoài ra, các nhân viên làm việc từ xa thường gặp nhiều khó khăn hÆ¡n các nhân viên khác trong việc chứng tỏ bản thân, Ä‘iều này có nghÄ©a rằng họ có thể không được thăng tiến hay được chia thưởng nhÆ° nhiều đồng nghiệp có các mối quan hệ mặt đối mặt vá»›i nhà quản lý.

Do vậy, bạn cần có chính sách Ä‘ánh giá chuẩn xác nhất hiệu quả công việc của các nhân viên làm việc từ xa, chứ không phải là họ chăm chỉ ra sao, chấp hành Ä‘úng giá»› giấc làm việc nhÆ° thế nào,….

***

Rõ ràng, các chính sách cho phép nhân viên làm việc từ xa hoàn toàn có thể tạo ra má»™t chất lượng và hiệu quả công việc to lá»›n, nhÆ°ng Ä‘iều này chỉ có được khi bạn thá»±c thi những bÆ°á»›c Ä‘i hiệu quả để sá»­ dụng Ä‘úng sức mạnh của phÆ°Æ¡ng thức làm việc này.

Có thể thấy làm việc từ xa Ä‘òi hỏi có sá»± thích nghi từ phía các nhà quản lý cùng má»™t hoạt Ä‘á»™ng giám sát thích hợp. Bởi nếu các nhân viên làm việc từ xa không nằm trong tầm kiểm soát thì làm sao họ kiểm tra được liệu các nhân viên Ä‘ó có Ä‘ang chuyên tâm làm việc hay không.

Giải pháp đặt ra là các nhà quản lý nên chú trọng đến kết quả thay vì các hoạt Ä‘á»™ng cụ thể. Điều này có nghÄ©a là phải đề ra được các mục tiêu rõ ràng cho từng nhân viên làm việc từ xa, đảm bảo rằng các nhân viên hiểu rõ mục tiêu đề ra. Trên cÆ¡ sở Ä‘ó, các nhà quản lý xây dá»±ng má»™t kế hoạch giám sát theo từng tiến Ä‘á»™ công việc.

Má»™t Ä‘iều quan trọng nữa là các nhà quản lý cÅ©ng phải tìm cách để dần Ä‘Æ°a những nhân viên làm việc từ xa gia nhập các tập thể lá»›n hÆ¡n nhằm đảm bảo họ không bị cô lập vá»›i thế giá»›i bên ngoài.